7 Onboarding-Lösungen für die Integration neuer Mitarbeitender

Um die Integration ihrer neuen Mitarbeitenden zu erleichtern, muss jedes Unternehmen die besten Onboarding-Lösungen suchen und anwenden. Diese Maßnahmen verkürzen die Einarbeitungszeit der neuen Mitarbeitenden und ermöglichen eine Optimierung ihrer Produktivität und Effizienz. Darüber hinaus ermöglichen sie es, die investierten Mittel und Bemühungen beim Recruiting Ihrer Talente vollständig zu nutzen. Entdecken Sie hier, wie ein effektiver Integrationsprozess aufgebaut werden kann. Wir stellen Ihnen sieben relevante Onboarding-Lösungen vor.

Onboarding: Was genau steckt dahinter?

Onboarding bezeichnet die Gesamtheit der Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um seine neuen Mitarbeitenden reibungslos in die Organisation zu integrieren. Im Deutschen wird dieser englische Begriff wörtlich mit „Einschiffung" übersetzt. Neu eingestellte Mitarbeitende haben oft Schwierigkeiten, sich an die Gegebenheiten ihres neuen Arbeitsumfelds anzupassen. Als Unternehmen ist es Ihre Aufgabe, ihre Eingliederung zu erleichtern, damit sie ihre Rollen innerhalb des Unternehmens verinnerlichen und effektiv arbeiten können. Das Ziel eines Onboarding-Prozesses besteht darin, leistungsstärkere Teams aufzubauen, indem die Integration und Effizienz der neuen Mitarbeitenden gefördert wird. Dies wird sich positiv auf die Produktivität des Unternehmens auswirken.

Die verschiedenen Phasen eines Onboarding-Prozesses

Ein Integrationsprozess für neue Mitarbeitende, der auf den richtigen Onboarding-Lösungen basiert, gliedert sich in vier Phasen:

• Die Compliance-Phase: Sie stellt sicher, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Dokumente im Zusammenhang mit der Einstellung konform sind;
• Die Klärungsphase: In dieser Phase werden alle Informationen geklärt, die von den neuen Mitarbeitenden während ihrer Einstellung nicht vollständig verstanden wurden;
• Die Kulturphase: In diesem Stadium eignet sich die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter bereits die Unternehmenskultur an und passt sich ohne größere Schwierigkeiten daran an;
• Die Verbindungsphase, die darauf abzielt, die Bindung zwischen dem neuen Mitarbeitenden und dem gesamten Unternehmenspersonal zu stärken.

Der Nutzen von Onboarding-Lösungen

Onboarding ist weit entfernt von einem improvisierten Verfahren – es ist ein Prozess der Eingliederung der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters, der Vertrautmachung mit der neuen Stelle und der Sozialisation. Es ist auch ein Ansatz, der es einem Unternehmen ermöglicht, seine Mitarbeitenden langfristig zu binden und zu loyalisieren. Konkret ermöglichen Onboarding-Lösungen, drei entscheidende Probleme zu vermeiden:

• Die freiwillige Kündigung des neuen Mitarbeitenden aufgrund einer schlechten Integration in das Arbeitsumfeld;
• Stagnation in Bezug auf Kompetenzen;
• Unentschlossenheit in Entscheidungssituationen aufgrund mangelnder Kenntnis der übergeordneten Unternehmensvision oder Unkenntnis der im Team angewandten Strategien.

Es ist daher offensichtlich, dass es keinerlei Vorteile bringt, den Onboarding- und Offboarding-Prozess zu vernachlässigen. Als Arbeitgeber müssen Sie unbedingt in diesen Prozess investieren, um Ihre Recruiting-Bemühungen zu unterstützen und Ihre neuen Mitarbeitenden effektiver im Job zu machen. Langfristig kann Ihr Unternehmen durch die Anwendung der richtigen Onboarding-Lösungen seine Wachstums- und Entwicklungsziele erreichen.

7 Onboarding-Lösungen für eine erfolgreiche Integration

Hier sind sieben Onboarding-Lösungen, die Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen und anwenden können.

1 - Die Ankunft des neuen Mitarbeitenden intern ankündigen

Die beste Möglichkeit, die Integration einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters zu erleichtern, besteht darin, die internen Teams vorab über deren Ankunft zu informieren. Diese Onboarding-Lösung ist sehr wirksam, da sie dazu beitragen kann, eine freundliche und herzliche Atmosphäre zu schaffen, die ideal ist, um die neue Person in ihrer neuen Umgebung willkommen zu heißen. Darüber hinaus verhindert eine frühzeitige Information ein Gefühl der Verlegenheit oder den Überraschungseffekt am ersten Tag. Eine kurze informative E-Mail wird hier ihren Zweck erfüllen. Vergessen Sie nicht, den Vor- und Nachnamen der neuen Person, ihre Position im Unternehmen und wenn möglich ihre Interessen oder Hobbys anzugeben.

2 - Ein Willkommensheft oder einen Leitfaden vorbereiten

Ab dem ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters in Ihrer Organisation werden Sie sicherlich eine Fülle von Informationen zu übermitteln haben. Im Gegenzug wird die neue Person nicht mit Fragen geizen. Um sicherzustellen, dass sie das Wesentliche behält, empfehlen wir als zweite Onboarding-Lösung die Vorbereitung eines Willkommensleitfadens. Dieser Willkommensleitfaden enthält alle praktischen und administrativen Daten und dient somit als Referenzdokument. Er kann auch die internen Unternehmensrichtlinien, Arbeitszeiten, Zugangsdaten zum Intranet und zu internen Netzwerken sowie Termine für Unternehmensveranstaltungen enthalten. Achten Sie darauf, keine wichtigen Informationen zu vergessen. Diese Onboarding-Lösung spart Ihnen Zeit und erleichtert der neuen Person die Verinnerlichung der Unternehmenskultur.

3 - Den künftigen Arbeitsplatz vorbereiten

Die schlimmste Erfahrung, die eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter machen kann, ist am ersten Tag zu erfahren, dass ihr oder sein Arbeitsplatz noch nicht bereit ist. Eine solche Situation sendet eine sehr schlechte Botschaft und vermittelt den Eindruck, nicht willkommen zu sein. Dies müssen Sie unbedingt vermeiden. Den Arbeitsplatz vorzubereiten und die für die Arbeit der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters spezifischen Werkzeuge bereitzustellen, ermöglicht es ihr oder ihm, vom ersten Tag an in eine professionelle Atmosphäre einzutauchen. In diesem Sinne muss darauf geachtet werden, dass nichts dem Zufall überlassen bleibt. Vom betriebsbereiten Computer bis zur Kaffeetasse – alles muss bereit sein.

4 - Eine Integrationspatin oder einen Integrationspaten für die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter benennen

Patenschaften oder Mentoring sind eine der am häufigsten genutzten Onboarding-Lösungen, um die Integration einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen zu erleichtern. Konkret ist der Integrationspate oder die Integrationspatin eine freiwillige Mitarbeiterin oder ein freiwilliger Mitarbeiter – nicht die direkte Führungskraft. Ihre oder seine Aufgabe besteht darin, der neuen Person als Orientierungshilfe bei der Entdeckung und dem Verständnis des Arbeitsumfelds zu dienen. Die Patin oder der Pate baut eine Beratungs-, Vertrauens- und Hilfsbeziehung zur neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter auf und gibt gerne Tipps, um Kontakte zu anderen Mitarbeitenden zu knüpfen. Diese Aufgabe erfordert Geduld, Toleranz, Offenheit – vor allem aber eine gute Kenntnis der Anforderungen der zu besetzenden Stelle.

5 - Einen soliden und attraktiven Integrationspfad etablieren

Der erste Arbeitstag ist ein entscheidender Moment für den Erfolg des Onboarding-Prozesses. Sein Ablauf muss bis ins kleinste Detail geplant werden. Zunächst sollten die Führungskraft, die Kolleginnen und Kollegen sowie die HR-Mitarbeiterin oder der HR-Mitarbeiter, die oder der für die Rekrutierung der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters zuständig war, anwesend sein. Anschließend:

• Stellen die HR-Mitarbeitenden das Unternehmen der neuen Mitarbeiterin oder dem neuen Mitarbeiter vor und validieren die administrativen Aspekte ihrer oder seiner Integration;
• Übernimmt die Führungskraft oder der direkte Vorgesetzte und erläutert die verschiedenen Aspekte, die nach der Einstellung einer eingehenden Erklärung bedürfen, die Aufgaben der neuen Stelle sowie die damit verbundenen Erwartungen. Anschließend folgt eine allgemeine Führung durch die Räumlichkeiten und die verschiedenen Abteilungen;
• Nachdem die Räumlichkeiten besichtigt und die verschiedenen Kolleginnen und Kollegen kennengelernt wurden, wird die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter schließlich an dem im Voraus vorbereiteten Arbeitsplatz eingerichtet.

Diese Onboarding-Lösung verdient ein gutes Verständnis, um richtig angewendet zu werden.

6 - Regelmäßige Folgetermine während der gesamten Probezeit einplanen

Um die gute Integration Ihrer neuen Mitarbeiterin oder Ihres neuen Mitarbeiters sicherzustellen, empfehlen wir Ihnen, Folgegespräche zu organisieren. Diese Gesprächssitzungen bieten Ihnen die Möglichkeit, den Integrationsstand der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters zu evaluieren und positive Details sowie verbesserungswürdige Aspekte zu identifizieren. Diese Onboarding-Lösung ermöglicht es dem Arbeitgeber, einen möglichen vorzeitigen Abgang der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters zu vermeiden, der ein Scheitern der Rekrutierung bedeuten würde. Je besser es Ihnen gelingt, die Hindernisse zu identifizieren, auf die die neue Person bei ihrer Eingliederung stößt, desto leichter können Sie diese beheben. So können Sie seltene Talente in Ihrem Unternehmen halten und langfristig binden, indem Sie ihnen ein geeignetes Arbeitsumfeld bieten. Dazu kann eine Teamanalyse für Affinität nützlich sein, um jedem Talent einen leicht zugänglichen sozialen und professionellen Rahmen zu bieten.

7 - Die Möglichkeit zu Feedback geben

Um diese Serie von Onboarding-Lösungen abzuschließen, ist es wichtig zu betonen, dass das Unternehmen stets auf der Suche nach Verbesserungen sein sollte. Es muss bestrebt sein, den Onboarding-Prozess auf die Bedürfnisse und die gewünschte Erfahrung der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters auszurichten. Daher können regelmäßige Überprüfungen des Integrationsprozesses Ihnen helfen, ihn anzupassen und zu aktualisieren. Scheuen Sie sich nicht, die Meinungen der Mitarbeitenden einzuholen und sie zu ermutigen, Ideen einzureichen. So können Sie besser auf die Anforderungen des Arbeitsmarkts reagieren. Sich auch mit der Qualität des Arbeitslebens (QVT) zu befassen, ist ebenfalls vorrangig, um die verschiedenen angewandten Onboarding-Lösungen zu ergänzen. In unserem Artikel über QVT für HR: die 5 wichtigsten Punkte finden Sie interessante Erläuterungen zu diesem Konzept. Onboarding ist die erste Interaktion der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters mit Ihrem Unternehmen. Deshalb erfordert es eine gründliche Vorbereitung. Die in diesem Artikel vorgestellten verschiedenen Onboarding-Lösungen sind Ideen, die Sie nutzen können, um die Integration Ihrer neuen Mitarbeitenden zu erleichtern.