7 soluciones de onboarding para facilitar la integración de nuevos colaboradores

Para facilitar la integración de sus nuevas incorporaciones, cada empresa debe investigar y aplicar las mejores soluciones de onboarding. Estas prácticas reducen el tiempo de adaptación de los nuevos colaboradores y permiten optimizar su productividad y eficacia. Además, le permiten aprovechar plenamente los medios y esfuerzos invertidos en el reclutamiento de sus talentos. Descubra aquí cómo implementar un proceso de integración eficaz. Le presentamos siete soluciones de onboarding pertinentes.

El onboarding: ¿de qué se trata exactamente?

El onboarding designa el conjunto de acciones que implementa una empresa para integrar fácilmente a sus nuevos empleados en su organización. En español, este término inglés se traduce literalmente como «embarque». En realidad, los colaboradores recién reclutados suelen tener dificultades para adaptarse a las realidades de su nuevo entorno de trabajo. Como empresa, su deber es facilitar su inserción para que sean capaces de asimilar sus roles dentro de la empresa y trabajar correctamente. El objetivo de un proceso de onboarding es, por tanto, construir equipos más eficientes facilitando la integración y la eficacia de los nuevos colaboradores. Esto tendrá un impacto positivo en la productividad de la empresa.

Las diferentes etapas de un proceso de onboarding

Un proceso de integración de nuevos empleados basado en las soluciones de onboarding adecuadas se desarrolla en cuatro etapas:

• La etapa de conformidad: permite verificar que todos los documentos legales inherentes al reclutamiento sean conformes;
• La etapa de clarificación: consiste en aclarar toda la información que no haya sido bien comprendida por las nuevas incorporaciones durante su contratación;
• La etapa de cultura: en esta fase, la nueva incorporación ya se impregna de la cultura de la empresa y se adapta sin grandes dificultades;
• La etapa de conexión, que busca reforzar el vínculo entre el nuevo colaborador y el conjunto del personal de la empresa.

El interés de utilizar soluciones de onboarding

Lejos de ser un proceso improvisado, el onboarding es un proceso de inserción de la nueva incorporación, una familiarización con su nuevo puesto y una socialización. También es un enfoque que permite a una empresa comprometer y fidelizar a sus colaboradores a largo plazo. De forma práctica, las soluciones de onboarding permiten evitar tres problemas cruciales:

• La salida voluntaria del nuevo empleado, por razones de mala integración al entorno laboral;
• El estancamiento en materia de competencias;
• La indecisión en situaciones de toma de decisiones debido al desconocimiento de la visión global de la empresa o a la ignorancia de las estrategias adoptadas dentro del equipo.

Por tanto, es evidente que no hay ninguna ventaja en descuidar el proceso de onboarding y offboarding. Como empleador, debe invertir imperativamente en este proceso para apoyar sus esfuerzos de reclutamiento y hacer que sus nuevos empleados sean más eficaces en el trabajo. A largo plazo, aplicando las soluciones de onboarding adecuadas, su empresa podrá alcanzar sus objetivos de crecimiento y desarrollo.

7 soluciones de onboarding para una integración exitosa

A continuación, siete soluciones de onboarding que puede utilizar y aplicar en su empresa.

1 - Anunciar internamente la llegada de la nueva incorporación

La mejor forma de facilitar la integración de un nuevo colaborador es avisar a los equipos internos de su llegada. Esta solución de onboarding es muy eficaz, ya que puede crear un clima cordial y cálido, ideal para que el colaborador se sienta cómodo. Además, avisar con antelación permite evitar un sentimiento de incomodidad o el efecto sorpresa el primer día. Un pequeño correo informativo será suficiente. No olvide precisar el nombre y apellido del recién llegado, su puesto en la empresa y, por qué no, sus aficiones o hobbies.

2 - Preparar un manual o guía de acogida

Desde el día de llegada del nuevo colaborador a su organización, seguramente tendrá un montón de información que comunicarle. A su vez, este no dejará de hacer numerosas preguntas. Para asegurarse de que retiene lo esencial, le sugerimos como segunda solución de onboarding preparar una guía de acogida. Esta guía contendrá el conjunto de datos prácticos y administrativos y servirá como documento de referencia. También puede incluir el reglamento interno de la empresa, los horarios, el acceso a la intranet y a las redes internas y las fechas de los eventos de la empresa. Asegúrese de no olvidar ningún dato importante. Esta solución de onboarding le hará ganar tiempo y facilitará la asimilación de la cultura empresarial por parte de la nueva incorporación.

3 - Preparar el futuro puesto de trabajo

La peor experiencia que puede tener una nueva incorporación es descubrir el primer día que su espacio de trabajo aún no está listo. Tal situación envía un mensaje muy negativo y da la impresión de que no es bienvenido. Debe evitar esto a toda costa. Preparar el puesto de trabajo y disponer las herramientas específicas para el trabajo del empleado le permite ponerse en un ambiente profesional desde su llegada. En este sentido, hay que asegurarse de que nada se deje al azar. Desde el ordenador en funcionamiento hasta la taza de café, todo debe estar listo.

4 - Designar un mentor de integración para la nueva incorporación

El apadrinamiento o mentoring es una de las soluciones de onboarding más utilizadas para facilitar la integración de una nueva incorporación en una empresa. Concretamente, el mentor de integración es un empleado voluntario, distinto del manager. Su rol consiste en servir de guía al recién llegado en el descubrimiento y la comprensión de su entorno laboral. Establece una relación de consejos, confianza y ayuda mutua con la nueva incorporación, y no duda en darle trucos para conectar con los demás empleados. Esta tarea exige paciencia, tolerancia, apertura mental, pero sobre todo un buen conocimiento de los mecanismos del puesto a cubrir.

5 - Establecer un recorrido de integración sólido y atractivo

El primer día de trabajo es un momento capital para que el proceso de onboarding sea un éxito. Su desarrollo debe organizarse hasta el mínimo detalle. Para empezar, el manager, los compañeros, pero también el o la profesional de RRHH que se ocupó del reclutamiento del colaborador deben estar presentes. Después:

• RRHH debe presentar la empresa al empleado y luego validar los aspectos administrativos relativos a su integración;
• El manager o el N+1 toma el relevo y expone los diferentes aspectos que requieren explicaciones en profundidad tras el reclutamiento, las misiones del puesto cubierto así como las expectativas asociadas. Le sigue una visita general de las instalaciones y los diferentes departamentos;
• Tras descubrir las instalaciones y conocer a sus diferentes compañeros, el nuevo colaborador se instala finalmente en su puesto de trabajo preparado con antelación.

Esta solución de onboarding merece una buena comprensión para ser bien aplicada.

6 - Programar citas para un seguimiento regular durante todo el período de prueba

Para velar por la buena integración de su nuevo empleado, le recomendamos organizar citas de seguimiento. Estas sesiones de entrevista le ofrecen la ocasión de evaluar el nivel de integración del empleado e identificar los aspectos positivos, pero también los puntos a mejorar. De hecho, esta solución de onboarding permite al empleador evitar una eventual salida prematura del colaborador, lo que significaría un fracaso del reclutamiento. Cuanto más consiga identificar los obstáculos que encuentra en su inserción, más fácilmente podrá corregirlos. Así, podrá preservar y fidelizar los talentos escasos en su empresa ofreciéndoles un entorno laboral apropiado. Para ello, analizar el equipo para una afinidad puede resultar útil para proporcionar a cada talento un marco social y profesional fácil de comprender.

7 - Dar la oportunidad de hacer feedback

Para completar esta serie de soluciones de onboarding, es importante precisar que la empresa debe permanecer en una búsqueda perpetua de mejora. Debe esforzarse por centrar el proceso de onboarding en las necesidades y la experiencia deseada del nuevo empleado. Por ello, prever revisiones periódicas del proceso de integración puede ayudarle a adaptarlo y actualizarlo. No dude en pedir la opinión de los empleados y animarles a presentar ideas. Así, podrá responder mejor a las necesidades del mercado laboral. Interesarse por la calidad de vida laboral (CVL) también es primordial para complementar las diferentes soluciones de onboarding aplicadas. Encontrará en nuestro artículo sobre La CVL cuando eres de RRHH: los 5 puntos clave a recordar, precisiones interesantes sobre este concepto. El onboarding es la primera interacción del nuevo empleado con su empresa. Por ello, exige una preparación en profundidad. Las diferentes soluciones de onboarding presentadas en este artículo son ideas que puede utilizar para facilitar la integración de sus nuevas incorporaciones. Obtener una demo Probar gratis durante 14 días.