7 onboardingoplossingen voor een vlotte integratie van nieuwe medewerkers

Om de integratie van nieuwe medewerkers te vergemakkelijken, moet elk bedrijf op zoek gaan naar de beste onboardingoplossingen en deze toepassen. Deze praktijken verkorten de aanpassingstijd van nieuwe medewerkers en optimaliseren hun productiviteit en efficiëntie. Bovendien stellen ze u in staat maximaal te profiteren van de middelen en inspanningen die zijn geïnvesteerd in het werven van uw talent. Ontdek hier hoe u een effectief integratieproces kunt opzetten. Wij presenteren u zeven relevante onboardingoplossingen.

Onboarding: wat houdt het precies in?

Onboarding verwijst naar het geheel van acties die een bedrijf onderneemt om nieuwe medewerkers gemakkelijk in zijn organisatie te integreren. In het Nederlands vertaalt deze Engelse term zich letterlijk als "aan boord komen". Nieuw aangeworven medewerkers hebben immers vaak moeite om zich aan te passen aan de realiteit van hun nieuwe werkomgeving. Als bedrijf is het uw plicht om hun integratie te vergemakkelijken, zodat ze hun rollen binnen de organisatie kunnen begrijpen en correct kunnen functioneren. Het doel van een onboardingproces is dan ook het opbouwen van betere teams door de integratie en efficiëntie van nieuwe medewerkers te bevorderen. Dit heeft een positief effect op de productiviteit van het bedrijf.

De verschillende stappen van een onboardingproces

Een integratieproces voor nieuwe medewerkers dat steunt op de juiste onboardingoplossingen verloopt in vier stappen:

• De compliance-stap: hierbij wordt gecontroleerd of alle wettelijke documenten met betrekking tot de aanwerving conform zijn;
• De verduidelijkingsstap: hierbij worden alle informatie die door de nieuwe medewerkers tijdens hun aanwerving niet goed werd begrepen, verduidelijkt;
• De cultuurstap: in dit stadium maakt de nieuwe medewerker zich de bedrijfscultuur eigen en past zich er relatief eenvoudig aan aan;
• De verbindingsstap, die tot doel heeft de band tussen de nieuwe medewerker en het volledige personeelsbestand van het bedrijf te versterken.

Het belang van onboardingoplossingen

Onboarding is allesbehalve een geïmproviseerd proces; het is een aanpak om de nieuwe medewerker te integreren, hem vertrouwd te maken met zijn nieuwe functie en te socialiseren. Het is ook een methode die een bedrijf in staat stelt om zijn medewerkers te engageren en aan zich te binden op de lange termijn. In de praktijk helpen onboardingoplossingen drie cruciale problemen te vermijden:

• Het vrijwillig vertrek van de nieuwe medewerker, vanwege een slechte integratie in de werkomgeving;
• Stagnatie op het vlak van competenties;
• Onzekerheid in besluitvormingssituaties door een gebrek aan kennis van de algemene visie van het bedrijf of onbekendheid met de binnen het team gehanteerde strategieën.

Het is dan ook duidelijk dat er geen enkel voordeel is om het onboarding- en offboardingproces te verwaarlozen. Als werkgever moet u absoluut investeren in dit proces om uw wervingsinspanningen te ondersteunen en uw nieuwe medewerkers effectiever te maken op het werk. Op de lange termijn zal uw bedrijf, door de juiste onboardingoplossingen toe te passen, zijn groei- en ontwikkelingsdoelstellingen kunnen bereiken.

7 onboardingoplossingen voor een geslaagde integratie

Hier zijn zeven onboardingoplossingen die u kunt inzetten binnen uw bedrijf.

1 - De komst van de nieuwe medewerker intern aankondigen

De beste manier om de integratie van een nieuwe medewerker te vergemakkelijken, is de interne teams op voorhand te informeren over zijn of haar komst. Deze onboardingoplossing is zeer effectief, want ze kan een warme en gezellige sfeer creëren die ideaal is om de nieuwe medewerker op zijn gemak te stellen. Bovendien voorkomt een tijdige aankondiging een gevoel van ongemak of verrassingseffect op de eerste dag. Een korte informatieve e-mail volstaat. Vergeet niet de naam van de nieuwkomer te vermelden, zijn of haar functie in het bedrijf en eventueel zijn of haar interesses of hobby's.

2 - Een onthaalbrochure of verwelkomingsgids opstellen

Vanaf de eerste dag van de nieuwe medewerker in uw organisatie zult u ongetwijfeld heel wat informatie moeten doorgeven. De nieuwe medewerker zal op zijn beurt tal van vragen stellen. Om ervoor te zorgen dat hij of zij de essentie onthoudt, raden we als tweede onboardingoplossing aan een verwelkomingsgids op te stellen. Deze gids bevat alle praktische en administratieve gegevens en dient als referentiedocument. Hij kan ook het huishoudelijk reglement van het bedrijf bevatten, de werktijden, de toegang tot het intranet en de interne netwerken, en de data van bedrijfsevenementen. Zorg ervoor dat u geen belangrijke informatie vergeet. Deze onboardingoplossing bespaart u tijd en vergemakkelijkt de assimilatie van de bedrijfscultuur door de nieuwe medewerker.

3 - De toekomstige werkplek voorbereiden

De slechtste ervaring die een nieuwe medewerker kan meemaken, is op de eerste dag te ontdekken dat zijn werkruimte nog niet klaar is. Zo'n situatie stuurt een zeer negatieve boodschap en geeft de indruk dat hij of zij niet welkom is. Dit moet u koste wat kost vermijden. Het voorbereiden van de werkplek en het gereedleggen van de specifieke werkinstrumenten stelt de medewerker in staat zich vanaf zijn aankomst in een professionele sfeer te begeven. Niets mag aan het toeval worden overgelaten: van de werkende computer tot de koffiemok, alles moet klaar zijn.

4 - Een integratiepeter of -meter aanwijzen voor de nieuwe medewerker

Peterschap of mentoring is een van de meest gebruikte onboardingoplossingen om de integratie van een nieuwe medewerker te vergemakkelijken. Concreet is de integratiepeter een vrijwillige medewerker, iemand anders dan de manager. Zijn of haar rol bestaat erin als gids te dienen voor de nieuwkomer bij de ontdekking en het begrip van zijn werkomgeving. De peter of meter bouwt een relatie van advies, vertrouwen en wederzijdse hulp op met de nieuwe medewerker, en geeft hem of haar tips om contact te leggen met andere medewerkers. Deze taak vereist geduld, tolerantie, open-mindedness, maar vooral een goede kennis van de werking van de te vervullen functie.

5 - Een solide en aantrekkelijk integratietraject uitstippelen

De eerste werkdag is een cruciaal moment voor het welslagen van het onboardingproces. Het verloop ervan moet tot in de kleinste details worden georganiseerd. Om te beginnen moeten de manager, de collega's, maar ook de HR-medewerker die betrokken was bij de aanwerving, aanwezig zijn. Vervolgens:

• Stelt HR het bedrijf voor aan de nieuwe medewerker en valideert de administratieve aspecten van zijn of haar integratie;
• Neemt de manager of directe leidinggevende het over en legt de verschillende aspecten uit die na de aanwerving verdere uitleg behoeven, de taken van de functie en de bijbehorende verwachtingen. Daarna volgt een rondleiding door de kantoren en de verschillende diensten;
• Na de rondleiding en de kennismaking met de collega's wordt de nieuwe medewerker ten slotte geïnstalleerd op de vooraf voorbereide werkplek.

Deze onboardingoplossing verdient een goed begrip om correct te kunnen worden toegepast.

6 - Regelmatige opvolgingsgesprekken plannen gedurende de volledige proefperiode

Om de goede integratie van uw nieuwe medewerker te bewaken, raden wij u aan opvolgingsgesprekken te organiseren. Deze gespreksmomenten bieden u de gelegenheid om het integratieniveau van de medewerker te evalueren en zowel positieve punten als verbeterpunten te identificeren. Deze onboardingoplossing stelt de werkgever in staat een eventueel vroegtijdig vertrek van de medewerker te vermijden, wat zou neerkomen op een mislukking van de aanwerving. Hoe beter u de obstakels identificeert die de medewerker ondervindt bij zijn integratie, hoe gemakkelijker u deze kunt verhelpen. Zo kunt u zeldzame talenten in uw bedrijf behouden door hen een passende werkomgeving te bieden. Hiervoor kan het analyseren van het team op basis van affiniteit nuttig zijn om elk talent een gemakkelijk toegankelijk sociaal en professioneel kader te bieden.

7 - De gelegenheid geven voor feedback

Om deze reeks onboardingoplossingen af te sluiten, is het belangrijk te benadrukken dat het bedrijf voortdurend moet streven naar verbetering. Het moet ernaar streven het onboardingproces te centreren op de behoeften en de gewenste ervaring van de nieuwe medewerker. Het regelmatig evalueren van het integratieproces kan u helpen het aan te passen en bij te werken. Aarzel niet om de mening van medewerkers te vragen en hen aan te moedigen ideeën in te dienen. Zo kunt u beter inspelen op de behoeften van de arbeidsmarkt. Aandacht besteden aan de kwaliteit van het werkleven (QVT) is ook van primordiaal belang om de verschillende toegepaste onboardingoplossingen aan te vullen. In ons artikel over QVT als HR-professional: de 5 belangrijkste punten vindt u interessante verduidelijkingen over dit concept. Onboarding is de eerste interactie van de nieuwe medewerker met uw bedrijf. Het vereist dan ook een grondige voorbereiding. De verschillende in dit artikel gepresenteerde onboardingoplossingen zijn ideeën die u kunt gebruiken om de integratie van uw nieuwe medewerkers te vergemakkelijken.