Pour rester compétitive et performante, toute entreprise doit avoir un outil RH performant pour la gestion de ses talents. Il s’agit d’un système qui permet aux organisations d’offrir à leurs salariés une expérience cohérente.
Du processus de recrutement à la gestion de la succession, en passant par la formation et l’évaluation des performances, ce logiciel joue un rôle essentiel dans l’administration du personnel.
Cela dit, quelle est réellement son utilité dans la gestion des talents ? Qu’apporte-t-il concrètement aux entreprises ? Pour répondre à ces questions, cet article présente, entre autres, les fonctionnalités et les avantages d’un outil RH.
Qu’est-ce que la gestion des talents en entreprise ?
Avant d’aborder les fonctions et atouts d’un outil RH performant, il est important de comprendre la notion de gestion des talents en entreprise.
Définition
La gestion des talents est une démarche stratégique qui consiste à identifier, recruter, développer et retenir les personnes les plus susceptibles de participer au succès de l’entreprise.
En d’autres termes, elle vise principalement à valoriser et développer les talents des collaborateurs qui présentent une forte valeur ajoutée à l’organisation.
La mise en œuvre de cette démarche passe par la formation continue des talents détectés, la planification de leurs carrières et l’élaboration de programmes d’engagement.
La gestion des talents permet donc de créer un environnement propice à l’épanouissement professionnel et personnel de chaque salarié.
Objectifs
La gestion des talents vise plusieurs objectifs. Il s’agit, entre autres, de :
- Identifier les salariés les plus compétents et les plus qualifiés de l’entreprise et développer leur potentiel ;
- Détecter les compétences dont l’entité a besoin et élaborer des stratégies pour les acquérir;
- Anticiper les futurs besoins en formation, en promotion interne et en embauche pour améliorer son taux de recrutement afin d’avoir des ressources humaines adaptées à la stratégie de l’entreprise sur le long terme ;
- Empêcher les meilleurs talents de l’organisation d’aller vers la concurrence en créant des conditions favorables à leur rétention ;
- Créer un cadre de travail qui incite les collaborateurs à prendre des initiatives et à innover afin de leur permettre de faire éclore leurs talents cachés.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de gestion RH ?
Les logiciels de gestion des ressources humaines figurent parmi les outils nécessaires à la bonne gestion des talents d’une organisation.
Ils se déclinent sous une multitude de modèles, avec chacun offrant des fonctionnalités diverses en fonction des besoins RH des entreprises. Voici quelques fonctionnalités qu’il est possible de retrouver sur la majorité de ces outils.
La gestion des dossiers du personnel
Un outil RH permet de constituer des dossiers dans lesquels se trouve l’ensemble des données utiles sur chaque salarié. En d’autres termes, le logiciel de gestion des ressources humaines en entreprise permet de centraliser toutes les informations qui concernent les membres du personnel.
Grâce aux fonctionnalités du logiciel RH, il est possible de consulter les dossiers de tous les collaborateurs. En centralisant toutes les données des salariés, cet outil permet de les retrouver facilement en quelques clics.
La gestion des processus d’accueil et d’intégration
Un outil RH permet également de connaître les étapes d’intégration retenues et de déterminer avec précision les employés qui doivent encadrer les nouvelles recrues.
Il facilite, de même, le suivi de l’avancement de l’intégration et permet de recueillir des feedbacks pour améliorer le processus.
En outre, il offre une visibilité sur les ressources nécessaires à l’accueil et à l’intégration, que ce soit en termes de formation, de matériel ou de soutien logistique. Ainsi, cet outil constitue un pilier essentiel pour garantir une intégration réussie des nouveaux employés dans l’entreprise.
Le suivi des KPIs
À travers un outil RH, il est possible d’avoir un aperçu clair des différents Key Performance Indicators (KPI) relatifs à la gestion des ressources humaines, tels que :
- L’effectif des salariés actifs ou inactifs à l’emploi ;
- Le taux d’absentéisme ;
- Le taux de départs volontaires ;
- Le taux de rétention des collaborateurs ;
- Le nombre d’années d’ancienneté.
Étant le principal utilisateur du logiciel RH, le département des ressources humaines peut analyser ces KPI pour déterminer les tendances.
Le suivi du développement des compétences
Avec une solution de gestion RH, l’entreprise peut consulter les informations liées aux formations continues que suit chaque collaborateur. Elle peut y renseigner les dates des différentes formations suivies par les salariés ainsi que les objectifs atteints.
De même, sur la base du calendrier de formations établi par la direction, le département des ressources humaines peut programmer et automatiser des rappels.
La gestion des demandes de congés
L’outil RH se révèle très utile pour la gestion des congés et absences. En effet, avec ce logiciel, il est possible de gérer efficacement les demandes de congés des collaborateurs en notant les motifs ainsi que les dates de départ et d’arrivée.
Le logiciel de ressources humaines permet aussi de dresser le planning des congés et absences de chaque salarié de l’entreprise. Cela facilite le traitement des demandes de congés ainsi que la gestion de la disponibilité du personnel.
Les différents atouts d’un outil RH pour la gestion des talents
Les avantages d’un logiciel de gestion de talents sont multiples en raison des nombreuses fonctionnalités qu’il offre.
Automatisation des processus RH
Le principal atout d’un outil RH est qu’il permet d’automatiser différents processus de l’organisation. Il sert donc à optimiser la gestion de tous les services de l’entreprise.
Avec ce logiciel, il est possible de simplifier la réalisation des tâches chronophages et répétitives liées au management des ressources humaines. Ainsi, il permet de gagner plus de temps dans la gestion quotidienne des employés.
De plus, l’outil RH élimine les risques d’erreurs et aide l’entreprise à optimiser et uniformiser ses processus RH.
Identification des candidats talentueux
Recourir à un outil RH pour la gestion des talents permet d’identifier aisément et rapidement les collaborateurs qui présentent un potentiel élevé.
En effet, ce logiciel de gestion des performances permet de croiser les données personnelles et professionnelles des salariées. Il aide donc à détecter facilement les meilleurs éléments à placer à différents postes dans l’entreprise.
L’outil RH est donc très utile pour une sélection de candidats efficace et en particulier pour la mobilité interne. Grâce à cet outil, les responsables RH peuvent identifier les collaborateurs les plus compétents et capables d’évoluer au sein de l’organisation afin de les nommer aux postes appropriés.
Amélioration du recrutement
L’optimisation du recrutement est l’un des principaux atouts d’un outil RH. Intégrant diverses métriques pertinentes et un mécanisme de suivi de candidatures, ce logiciel permet de réduire les risques d’erreurs pour un recrutement plus efficace.
En effet, il suffit d’observer les métriques qu’affiche l’outil RH pour savoir quels postes l’entreprise doit renforcer.
Ainsi, le service des ressources humaines pourra facilement évaluer les compétences dont l’organisation a besoin pour améliorer ses performances, puis déterminer des KPI de recrutement pour atteindre ses objectifs.
En outre, le logiciel de recrutement RH facilite l’identification des profils à recruter en assurant la centralisation des données.
Évaluation des collaborateurs
L’évaluation de chaque employé à travers un mécanisme de suivi précis et la définition d’indicateurs de performance RH aide à détecter les talents cachés dans l’entreprise.
Grâce aux fonctionnalités d’un outil RH de gestion des talents, non seulement ce suivi des performances est possible, mais il est également facile.
En effet, l’outil permet la création de grilles d’évaluation, l’organisation des entretiens annuels individuels, le suivi des objectifs, le bilan de carrière, etc.
Il s’agit là d’atouts de taille pour le département des ressources humaines, car l’outil RH lui offre la possibilité de suivre en temps réel l’évolution des compétences des membres du personnel.
Développement des compétences
La gestion des talents grâce à l’outil RH ne se résume pas au management des employés en fonction de leurs compétences et de leurs performances. Ce logiciel est aussi très utile pour le développement des compétences des salariés.
En effet, l’outil RH aide l’employeur à organiser et gérer des formations ponctuelles ou continues afin de permettre aux collaborateurs de développer leurs aptitudes professionnelles.
Pour chacune de ces formations, le service des ressources humaines peut suivre les différentes étapes et procéder aux choix des compétences à améliorer.
Les critères de choix d’un outil RH performant
L’efficacité du système de gestion des talents d’une entreprise dépend de la qualité de l’outil RH choisi. Pour cela, lors du choix du logiciel, il est nécessaire de prendre en compte les critères ci-après :
- Les fonctionnalités : outre les fonctionnalités principales citées ci-dessus, l’outil RH doit présenter les options dont l’entreprise a besoin. Pour cela, avant de choisir le logiciel, l’employeur doit faire une liste de ses besoins ;
- La compatibilité informatique : un outil RH a pour première fonction la centralisation des données des employés. Pour cela, il est important de choisir un logiciel qui est compatible avec l’arsenal informatique de l’organisation. Ainsi, grâce à une API, il pourra importer rapidement et facilement les données qui lui sont nécessaires ;
- La facilité d’utilisation : la prise en main du logiciel RH doit être facile. Cela simplifiera la transition au service des ressources humaines. En outre, il est essentiel que l’application RH soit accessible en tout temps à tous les salariés ;
- Le design de l’interface : loin d’être un critère secondaire, le design de l’interface de l’outil RH doit être pris en compte. Il joue un rôle crucial dans l’engagement des collaborateurs. En effet, un logiciel dont l’interface présente un bon design offre des process souples et simples. Il est donc avantageux d’avoir un outil RH présentant une conception soignée et offrant des options de personnalisation ;
- Le tarif : il existe sur le marché plusieurs logiciels de gestion des talents. Faire jouer la concurrence peut aider à obtenir un meilleur prix. Toutefois, il ne faut pas se baser uniquement sur le prix. Il faut aussi tenir compte du rapport qualité/prix dans le choix du logiciel RH. Les logiciels RH basés sur le Cloud sont à privilégier, car ils n’engendrent pas de coûts supplémentaires ;
- La sécurité : l’outil RH collecte et exploite les données sensibles des salariés. Par conséquent, il est vital pour l’entreprise que cette solution offre le meilleur niveau de sécurité possible. Elle doit respecter l’ensemble des normes de sécurités informatiques et être en conformité au RGPD. Pour les entreprises résidant en France, il serait avantageux de privilégier un logiciel RH hébergé sur des serveurs français ou en Union européenne.
Gestion des talents : L’essentiel à retenir sur les atouts d’un outil RH
Dans un marché très concurrentiel, la gestion des talents est une composante centrale de la stratégie de toute organisation. Pour la réussir, les entreprises doivent disposer d’un logiciel RH performant.
Très utile, cet outil permet d’automatiser les processus RH pour gagner du temps, d’évaluer les salariés et d’identifier les plus talentueux afin de les placer aux meilleurs postes.
Il aide aussi l’employeur à améliorer sa démarche de recrutement, à fidéliser ses collaborateurs et à développer les compétences de ces derniers.
L’outil RH est donc le meilleur allié de toute entreprise qui désire valoriser, développer et conserver ses meilleurs talents.
