Alles over de kandidaatervaring, het belang ervan en de beste praktijken in een organisatie

Om de beste talenten aan te trekken en te behouden, moet elke organisatie een authentieke en onvergetelijke kandidaatervaring bieden aan de mensen die solliciteren op haar vacatures. De ervaring die kandidaten wordt geboden, is immers een sleutelelement van het werkgeversimago. Het staat centraal in de HR-uitdagingen. Goed beheerd wordt het een effectief instrument waarmee de organisatie haar wervingsdoelstellingen kan bereiken. Dit artikel presenteert het concept van de kandidaatervaring, legt het belang ervan voor de organisatie uit en deelt de beste praktijken.

Wat is de kandidaatervaring?

De kandidaatervaring begint op het moment dat de werkzoekende zijn of haar sollicitatie indient als reactie op een vacature. Ze wordt gedefinieerd als het geheel van gevoelens, indrukken en emoties die deze potentiële kandidaat ervaart gedurende het volledige wervingsproces. De kandidaatervaring is dus het resultaat van de verschillende interacties tussen de werkgever, dat wil zeggen de organisatie, en de kandidaat. Via die interacties kan de kandidaat het gedrag van de werkgever inschatten en vervolgens beslissen of hij of zij bereid is voor die organisatie te werken. Gezien de schaarste aan bepaalde profielen moeten organisaties creatief zijn als ze de beste kandidaten willen aantrekken en werven. Ze moeten hun toekomstige medewerkers een constructieve en authentieke kandidaatervaring bieden, en dat al vóór de eigenlijke sollicitatie. Voor de organisatie begint de kandidaatervaring namelijk al vóór de sollicitatie. Ze wordt al opgebouwd via communicatiecampagnes of content gepubliceerd op verschillende media om mensen naar een wervingscampagne te trekken. Deze techniek wordt inbound recruiting genoemd. Inbound recruiting maakt het mogelijk een eerste contact te leggen met passieve kandidaten. Er zijn ook andere contactpunten die de werkgever kan benutten, waaronder:

• De carrièresite van de organisatie;
• De vacature;
• De gesprekken (telefonisch gesprek, fysiek gesprek of videogesprek);
• De feedback na het gesprek;
• De onboarding.

Inzetten op de kandidaatervaring bij werving en investeren in de optimalisering ervan is onmisbaar voor elke organisatie die wil groeien.

De kandidaatervaring optimaliseren: welke uitdagingen voor recruiters?

De kwaliteit van de kandidaatervaring die een organisatie biedt, beïnvloedt haar vermogen om de beste talenten te verleiden en te werven. Het is bijvoorbeeld duidelijk dat een talent dat slecht is behandeld tijdens zijn of haar kandidatentraject ontevreden zal zijn en waarschijnlijk niet voor die organisatie wil werken. Tegenwoordig lijkt werving meer op een wederkerig verlokkingsproces. Net als kandidaten moet de organisatie zich onderscheiden van haar concurrenten en haar toekomstige medewerkers charmeren. Dit is van belang voor haar imago, reputatie en productiviteit. Hier zijn vier goede redenen om de kandidaatervaring van uw organisatie te optimaliseren.

1 - Een aantrekkingsinstrument voor schaarse profielen

De kandidaatervaring is een effectieve aanpak om de uitdagingen van de war for talent aan te pakken. Met inbound recruiting-methoden kan een recruiter zijn organisatie, cultuur en waarden promoten. Kandidaten van de nieuwe generatie Z zijn gevoelig voor het imago van de organisatie waarvoor ze solliciteren. Een inbound recruiting-strategie voeren helpt dat imago te versterken en de werkgever te doen winnen in zijn zoektocht naar schaarse profielen. Merk op dat potentiële kandidaten voor uw werving een troef zijn voor uw organisatie. Zij kennen misschien iemand in hun netwerk die ze kunnen aanbevelen voor de beschikbare functie. De kandidaatervaring die u hen biedt, is dus bepalend.

2 - De beste manier om ambassadeurs voor uw merk te creëren

In principe is het werkgeversimago een hefboom voor werving. Dit imago is echter nauw verbonden met, zo niet onlosmakelijk verbonden aan, de kandidaatervaring. Het een gaat niet zonder het ander. Om zich te onderscheiden op de competitieve arbeidsmarkt, moet je niet alleen het verschil maken, maar ook een onberispelijke reputatie hebben. Door een positief imago uit te stralen, zal een organisatie meer kandidaten aantrekken, ook al worden ze niet allemaal aangenomen. De kandidaatervaring moet daarom tot in de kleinste details worden uitgewerkt. Uitschuivers zoals een gebrek aan aandacht, een vijandig gesprek of een onaangename uitwisseling kunnen een negatieve impact hebben op uw werkgeversimago.

3 - Positieve effecten op de klantrelatie

Een kandidaat is ook een potentiële klant van de organisatie. En zelfs zonder aankoophandeling is een klant die tevreden is over zijn ervaring met uw organisatie een trouwe klant. Hij of zij kan anderen over die ervaring vertellen en hen aansporen vertrouwen te stellen in uw aanbod. Het omgekeerde effect treedt uiteraard op als de ervaring slecht is. Als een sollicitant gefrustreerd of geïrriteerd de wervingsprocedure afrondt, is de kans groot dat hij of zij negatief zal spreken over de organisatie waar hij of zij solliciteerde. Denk even na over het aantal consumenten dat u zou kunnen verliezen als de kandidaatervaring die u biedt niet aan de verwachtingen voldoet. Deze situatie moet ten koste van alles worden vermeden.

4 - Een uitstekende manier om nieuwe medewerkers te motiveren

De kandidaatervaring is ook een goede manier om medewerkers al vanaf hun aanwerving te motiveren. Een medewerker die een positief kandidatentraject heeft doorlopen, begint zijn werk met veel enthousiasme en inzet. Hij of zij zal ernaar streven goede resultaten te behalen vanaf de eerste opdrachten. Met dit alles in gedachten moet het verbeteren van de kandidaatervaring die u biedt uw voornaamste zorg zijn. Dit proces stelt u in staat de organisatie van uw wervingscampagnes te verbeteren en gekwalificeerde nieuwe medewerkers te integreren in uw organisatie. Het toevoegen van gekwalificeerde en tevreden talenten aan uw organisatie zal een aanzienlijke impact hebben op uw productiviteit en efficiëntie. Bied een onvergetelijke kandidaatervaring en uw organisatie kan een nieuwe fase van haar ontwikkeling inluiden. Wat zijn dan de beste praktijken die u kunt toepassen om uw kandidaatervaringsprogramma te versterken?

10 beste praktijken voor een onvergetelijke kandidaatervaring

Om positieve ervaringen te bieden aan mensen die op uw vacatures solliciteren, zijn er een aantal elementen waaraan u nauwkeurig aandacht moet besteden. De basisgids voor werving zonder cv helpt u een goede start te maken in dit proces. Moet men de persoonlijkheid van een kandidaat verkiezen boven zijn cv? Dat is bijvoorbeeld een pertinente vraag waarop deze gids een antwoord biedt. We hebben de beste praktijken samengevat in 10 sleuteltips voor een onvergetelijke kandidaatervaring. Ontdek ze zonder verder oponthoud.

1 - Verzorg en zet uw carrièresite in de schijnwerpers

Uw carrièresite weerspiegelt uw bedrijfscultuur en werkgeversimago. Het is een ideaal kanaal om met kandidaten te communiceren. U kunt er bijvoorbeeld uw verhaal vertellen, uw waarden delen of uw vacatures promoten. Houd er rekening mee dat sollicitanten altijd beginnen met het raadplegen van de carrièresite van een organisatie voordat ze hun sollicitatie indienen. Deze bevoorrechte ruimte is perfect om hen te verleiden.

2 - Onderhoud uw werkgeversimago via heldere communicatie

Een geslaagde kandidaatervaring begint met een goede communicatiestrategie. Deze moet duidelijk en relevant zijn. Zo trekt en betrekt ze kandidaten in het wervingsproces. Webinars, videotestimonials van medewerkers, HR-evenementen, enzovoort – u beschikt over een breed scala aan tools om helder te communiceren over het imago van uw organisatie. Benut ze om het kandidatentraject te optimaliseren en uw werkgeversimago zal er sterker van worden. KWA en werving: een complementaire relatie tussen deze twee is bewezen. De kwaliteit van het werk en de werkomstandigheden die u uw huidige medewerkers biedt, heeft – als die gewaarborgd is – onvermijdelijk een positieve impact op het werkgeversimago van uw organisatie. Dit zal op zijn beurt nieuwe talenten aantrekken.

3 - Trek kandidaten aan vanaf de vacature

Zoals hierboven vermeld, is de vacature een van de eerste contactpunten met sollicitanten. De opmaak ervan verdient bijzondere aandacht. Vanaf het lezen van de advertentie moet de kandidaat zich in de functie kunnen inbeelden of zich kunnen zien binnen de organisatie. Om de aandacht van uw doelgroep te trekken, moet de advertentie beknopt, goed gestructureerd en vlot leesbaar zijn. Ze moet essentiële details bevatten zoals een omschrijving van de functie, de doelstellingen, een overzicht van de taken en het verwachte profiel. Speel de kaart van transparantie en authenticiteit. Spreek over uw bedrijfscultuur, uw waarden en uw instelling als leidinggevend lid van de organisatie. Zet ook in op emotie door enthousiasme en opwinding bij kandidaten te wekken. Beschrijf tot slot in de advertentie ook de details over het verloop van het wervingsproces.

4 - Stel krachtige benaderingsberichten op

Sourcing is een strategie die tactvol kan worden ingezet om kandidaten te bereiken. Vermijd daarom opdringerige en onpersoonlijke berichten voor uw doelprofielen. Dat riskeert hen weg te jagen in plaats van hun nieuwsgierigheid te wekken. Werk uw benaderingsberichten grondig uit. Verplaats u daarvoor in de positie van de kandidaat en vraag uzelf af op welke manier u door uw werkgever benaderd zou willen worden. Zet in op empathie en probeer vriendelijk te zijn.

5 - Beantwoord alle sollicitanten

Er is niets frustrerender dan tijd en moeite steken in een sollicitatie om vervolgens geen antwoord te ontvangen. Dit soort gedrag schaadt de kandidaatervaring en tast uw werkgeversimago aan. Doe uw best om alle kandidaten te beantwoorden. Of het nu gaat om de ontvangst van een sollicitatie, het einde van een gesprek of de afloop van een telefoongesprek, het is essentieel een duidelijk en eerlijk antwoord te geven over elke sollicitatie. Laat de kandidaat, zelfs bij een weigering, niet in het ongewisse. Geef hem of haar een terugkoppeling met uitleg over de redenen voor deze beslissing. Deze informatie zal nuttig zijn bij volgende sollicitaties, of het nu bij uw organisatie is of elders.

6 - Antwoord binnen korte termijnen

Als het nodig is te antwoorden, is het nog belangrijker dit snel te doen. Een organisatie die snel reageert in haar wervingsproces geeft kandidaten het beeld van een moderne en slagvaardige organisatie. In dit opzicht zou het interessant zijn u te uitrusten met een sollicitatiebeheeringstool. Dit instrument verbetert het kandidatentraject. Het vereenvoudigt het indienen van sollicitaties, centraliseert de gegevens en optimaliseert het opvolgen van alle sollicitaties. Het juiste instrument maakt het werk van de werkgever sneller. Het verhoogt uw reactievermogen en efficiëntie.

7 - Laat een goede eerste indruk achter bij het eerste contact

Na de voorselectie van kandidaten is de volgende stap die van de telefonische gesprekken. Deze helpen de eerste selectie te verfijnen. Dit contact is uw eerste echte ontmoeting met de kandidaat. Net als de kandidaat moet u een goede indruk maken. Opdat dit contact voor beide partijen voordelig zou zijn, moet het vriendelijk verlopen. Maak er dus geen verhoor van. Door beleefd en hartelijk te zijn, zult u gemakkelijk de informatie van de kandidaat krijgen die u nodig heeft. Zijn of haar kandidaatervaring zal er alleen maar aangenamer door worden. Merk op dat voor goede resultaten bij de selectiefase het belangrijk is de juiste talentevaluatieoplossing te kiezen. Met de juiste methode maakt u moeiteloos de juiste keuzes.

8 - Zet de menselijke kant van werving in de schijnwerpers

Laat uw kandidaten zien dat u hen al als toekomstige medewerkers beschouwt. Nodig hen bijvoorbeeld uit voor een virtuele of fysieke rondleiding in uw kantoren. Dit creëert een vriendelijkere sfeer en bevordert de projectie bij de kandidaat. Deze ontmoetingen zijn de gelegenheid om op een praktische manier de waarden te tonen die uw bedrijfscultuur definiëren. De kandidaat zal zich meer op zijn of haar gemak en ontspannen voelen. Hij of zij kan het gesprek in de beste omstandigheden aangaan. Het gesprek met de kandidaat is cruciaal, of hij of zij nu wel of geen professionele ervaring heeft. Het stelt de recruiter in staat zijn of haar persoonlijkheid te beoordelen. Om deze stap te laten slagen, moet u welwillend en beleefd zijn, maar ook leren hoe u de resultaten van een persoonlijkheidstest terug te koppelen. U kunt meer te weten komen over waarom u een persoonlijkheidstest zou afnemen. Naast het verbeteren van de kandidaatervaring versterkt interactie met de sollicitant zijn of haar betrokkenheid en markeert het al het begin van de medewerkervaring.

9 - Geef onboarding een centrale plaats bij uw kandidaten

Onboarding is een belangrijke stap in het wervingsproces. Na de selectie van de nieuwe medewerker is het immers belangrijk ervoor te zorgen dat hij of zij goed integreert in uw organisatie. Anders hebt u de doelstelling van uw werving niet bereikt. Zodra u een kandidaat meedeelt dat hij of zij is geselecteerd voor de functie, zorg er dan voor regelmatig contact te onderhouden tot de dag van indiensttreding. Dit kan onder meer door het versturen van organisatiedocumenten zoals een welkomstgids met praktische informatie over de structuur. Een welkomstboekje over het verloop van de eerste werkdag is ook nuttig. Voorzie ook bepaalde acties om de integratie te bevorderen, zoals een voorstelling van het team op afstand of de organisatie van een maaltijd met het hele team. Dergelijke praktijken bevorderen de betrokkenheid van de kandidaat en bevestigen het positieve beeld dat hij of zij had van de organisatie vóór zijn of haar aankomst. Hij of zij zal dan meer gemotiveerd zijn om te werken. Nadat u uw beste profielen heeft aangeworven, moet u uw inspanningen mobiliseren om ze te behouden. Ontdek de 5 sleutelpunten om uw talenten te behouden en hun medewerkervaring te verbeteren.

10 - Verzamel feedback van uw nieuwe aanwervingen

Hoe weet u of uw wervingsproces het juiste is? De beste manier is regelmatig feedback te verzamelen van uw potentiële aanwervingen. Vraag naar hun ervaringen met betrekking tot het aanwervingsproces. U kunt bij elke stap een follow-up uitvoeren om de indrukken vast te leggen terwijl ze nog vers zijn. Dit maakt het mogelijk het wervingsproces verder te optimaliseren en betere ervaringen te bieden aan de volgende kandidaten.

Conclusie

Elke organisatie moet werken aan de ervaring die ze biedt tijdens een wervingsprocedure. Het doel is de beste profielen te verleiden en aan te trekken zodat ze de organisatie willen vervoegen en bereid zijn het hele wervingsproces te doorlopen. Een organisatie die erin slaagt talenten aan te werven, presteert beter en is competitiever op haar markt. Het is dan ook belangrijk dat ze bepaalde beste praktijken volgt om een uitmuntende kandidaatervaring te bieden tijdens haar wervingscampagnes.