Pour une entreprise qui se veut compétitive, la transformation digitale RH est une étape incontournable. Elle consiste en effet à intégrer différentes technologies numériques et digitales dans les processus et les pratiques de la fonction des ressources humaines.
Encore appelée dématérialisation, cette transformation vient mettre fin à la montagne de paperasse ainsi qu’à la pile de dossiers sur les bureaux. A la place, des outils numériques tels que des ordinateurs et des logiciels viennent remplacer les procédures chronophages et à faible valeur ajoutée.
Dans une organisation, la transformation se caractérise notamment par des modes de management hybrides, des échanges plus fluides et des fiches de paie digitales. Découvrez les enjeux et les avantages d’une transformation digitale RH pour une entreprise qui choisit ce changement.
Quels sont les enjeux de la transformation digitale RH ?
Compte tenu de la forte croissance du numérique, les entreprises font de plus en plus face à des problématiques différentes ainsi qu’à des besoins changeants. Pour réagir à cette évolution, la transformation digitale de la fonction RH devient la solution pour les employés et l’entreprise.
Ainsi, que ce soit pour le recrutement, la formation ou même les procédures administratives, l’utilisation de solutions numériques permet de rationaliser le processus. De même, digitaliser les processus les plus demandés permet de faciliter le quotidien des professionnels RH.
La digitalisation implique par ailleurs de nouvelles organisations ainsi que de nouvelles pratiques. Il est alors important, pour la réussite du projet, que la DRH puisse s’y adapter rapidement. Mais avant, il faut définir les principaux enjeux de cette transformation digitale RH.
Les enjeux de la transformation digitale d’une entreprise concernent 4 points importants.
Accroitre la productivité de l’entreprise
Effectuer un recrutement sans CV, déterminer le bon salaire, régler les conflits, intégrer une nouvelle loi, améliorer les conditions de travail, etc. Il est clair que les journées de travail des ressources humaines sont assez chargées. Surtout qu’il y a des tâches répétitives et chronophages.
La digitalisation de ces procédés permet de réduire considérablement les ressources qui y sont normalement consacrées. La plus importante est le temps. Cela offre aux services RH et aux employés plus de temps pour se consacrer aux missions créatrices de valeurs comme :
- Les campagnes de recrutement ;
- Les envois des contrats de travail ;
- La gestion des dossiers du personnel ;
- La gestion et l’envoi des fiches de paie ;
- La gestion des temps et des congés ;
- Les stratégies de fidélisation des employés ;
- Le développement des talents ;
- La génération et l’utilisation des KPI RH.
La transformation digitale des fonctions RH a également pour objectif d’accroître l’efficacité des équipes RH au sein d’une organisation. Cela passe par une rationalisation des activités, des prises de décisions rapides, une amélioration des processus internes et une coordination efficiente du travail.
Une meilleure qualité des services RH se répercute positivement sur l’expérience collaborateur et sur le service aux clients. Cela permet à l’entreprise de booster ses performances et de gagner par la même occasion en productivité.
Optimiser les différentes procédures administratives
L’un des défis majeurs des ressources humaines concerne les nombreuses tâches administratives. En effet, ces missions découlent en général d’obligations réglementaires et légales. Même si elles sont nécessaires au fonctionnement de l’entreprise, elles n’apportent aucune valeur ajoutée.
A cet effet, la transformation digitale RH prend en compte la gestion efficiente de la plupart des fonctions administratives du service des RH. Ainsi, l’automatisation et la dématérialisation touchent les domaines comme la paie, le recrutement, la formation et tout autre nécessitant l’usage de documents RH.
Quant aux autres tâches, elles peuvent être affectées par la DRH à des spécialistes du service. La transformation digitale pourra ainsi se faire au moyen d’outils numériques comme les chatbots, le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) et l’ATS (Applicant Tracking System). Il est ainsi possible de gagner 2h par jour en gestion RH grâce à la transformation digitale.
L’efficacité des nouvelles solutions numériques peut influer les rapports entre le personnel et donc sur la culture d’entreprise. Il est donc primordial que leur utilisation réponde à une stratégie digitale bien mise en place. C’est la clé pour une transformation digitale cohérente à tous les niveaux.
Améliorer la communication dans l’entreprise
Une stratégie de transformation digitale RH efficace doit pouvoir mettre les femmes et les hommes de l’entreprise au cœur des préoccupations. L’une de ces problématiques concerne d’ailleurs la qualité des échanges entre les collaborateurs, les managers, les salariés et le service RH.
A cet effet, certains outils digitaux permettent de raccourcir les délais de traitement des différentes demandes des employés et de joindre l’équipe RH 24h sur 24. D’autres outils, comme les réseaux sociaux d’entreprises, sont très utiles pour recueillir régulièrement les feedbacks des collaborateurs.
Dans le cadre d’une stratégie de communication, une bonne transformation digitale RH permet aussi :
- De débloquer les multiples résistances au changement ;
- D’améliorer les entretiens annuels ou semestriels ;
- De réussir la méthode de recrutement par stimulation ;
- Une meilleure transmission des informations ;
- Le partage aisé des connaissances et des informations ;
- L’intelligence collective à la place de l’individualisme :
- D’encourager les collaborations entre salariés de différents services ;
- La mise en place du télétravail.
Effectuer une transformation digitale des RH pour faciliter le suivi des données
La transformation digitale de la fonction RH permet aux entreprises d’améliorer efficacement la gestion et la fiabilité des processus internes. C’est aussi la solution pour renforcer la sécurité lors des échanges de données sur le recrutement, la formation, la paie et même la gestion des temps.
La dématérialisation des informations et des données par le biais d’un SIRH réduit les risques de perte de documents. Le système de centralisation d’informations permet en effet d’éviter les oublis d’envoi dans les délais, les erreurs de destinataires ou autres défaillances du système.
Les outils digitaux permettent aux RH de recueillir des données sur les interactions ainsi que les parcours et les activités de chaque employé. Cette individualisation est nécessaire pour offrir des suivis personnalisés, optimiser le reporting RH et encourager la reconnaissance du travail.
Par ailleurs, la transformation digitale RH est nécessaire pour identifier et évaluer les compétences de chaque employé. Au moyen d’un Competency framework ou comment booster votre gestion de talents, le responsable peut en plus trouver des pistes pour développer ces aptitudes selon le poste.
Quels sont les avantages de la transformation digitale RH ?
La transformation digitale des ressources humaines a de nombreux avantages, aussi bien pour les entreprises que pour les collaborateurs.
Les avantages de la transformation digitale RH pour les collaborateurs
Pour les salariés, la transformation digitale RH est un ensemble d’initiatives et d’outils digitaux qui participent à une expérience collaborateur personnalisée et fluide. Ainsi, elle contribue à améliorer la satisfaction et l’engagement des salariés grâce à un accès facile aux informations et services sur :
- Le contrat de travail ;
- Les bulletins de salaire ;
- Les formations suivies ou en cours ;
- Les congés et permissions ;
- La progression d’un employé dans l’entreprise ;
- Les compétences et lacunes de chacun.
L’intégration d’outils numériques au cœur des fonctions RH facilite l’implication des collaborateurs dans les processus décisionnels de l’entreprise.
Vous pouvez lire notre article sur les conseils pour les RH sur les tests de logique de recrutement.
Lorsqu’elle est correctement mise en œuvre, la transformation digitale RH contribue enfin au bien-être et à la qualité de vie au travail. Elle peut être utilisée pour créer une incidence positive sur la communication interne, réduire le stress au travail, baisser le taux de turn-over et faciliter l’organisation du travail.
Les avantages de la transformation digitale RH pour les entreprises
La transformation digitale RH est un processus incontournable qui permet à l’entreprise de gagner en temps, en efficacité, en sécurité tout en réduisant les coûts.
Avec la crise sanitaire, les méthodes de travail classiques ont également laissé la place aux options digitales plus flexibles, plus agiles et surtout mobiles. Intégrer les outils numériques et digitaux aux fonctions RH est alors le meilleur moyen pour s’adapter à l’évolution rapide du monde du travail.
Une rationalisation du processus d’embauche
En plus de simplifier les étapes, la transformation digitale RH vient révolutionner l’ensemble du processus de recrutement dans une entreprise. Elle permet en effet de recruter facilement et rapidement au moyen d’offres publiées sur les multiples canaux de sourcing des candidats.
Les plateformes numériques sont également d’excellents moyens pour déployer une stratégie de recrutement pour les RH avec le test psychométrique. Ce dernier est très utile pour évaluer les compétences, le développement professionnel des salariés ainsi que les besoins en formation.
Les outils de gestion des talents sont par ailleurs des trésors à exploiter. Ils permettent en effet à l’entreprise de se constituer un vivier de talents intéressants grâce à la collecte et l’analyse des informations sur les compétences et performances.
Toujours pour plus d’efficacité, la DRH peut aussi penser à un système d’accueil automatisé qui facilite l’intégration des nouveaux collaborateurs. Le plus important est d’offrir une expérience transparente et personnalisée pour chaque nouvelle recrue.
Une meilleure gestion et un suivi des formations internes ou externes
La digitalisation du processus de formation dans une entreprise permet d’offrir aux collaborateurs de nouvelles expériences plus immersives. Cela passe par l’utilisation des plateformes e-learning, l’accès facile au contenu pédagogique et par l’utilisation d’innovations comme la réalité virtuelle.
Les outils numériques sont de plus en plus pensés pour optimiser l’efficacité des formations. Certains permettent ainsi de proposer des contenus personnalisés selon le besoin, les objectifs et les compétences des apprenants.
La digitalisation des fonctions RH permet à une entreprise de gagner, non seulement en efficacité, mais en performance et en productivité. Pour les employés, cette transformation digitale RH est l’idéal pour améliorer leurs compétences et bénéficier d’une meilleure qualité de vie au travail.
