Warum und wie man Remote Work im Unternehmen einführt

Mitarbeitenden das Arbeiten aus der Ferne zu ermöglichen ist eine Entscheidung, die sowohl Arbeitnehmenden als auch Arbeitgebenden zahlreiche wertvolle Vorteile bietet. Von der Flexibilität für die Mitarbeitenden bis hin zu den Kosteneinsparungen für Unternehmen – dieses Arbeitsmodell hat vieles für sich. Gleichzeitig gibt es Herausforderungen, mit denen die Beteiligten bei der Einführung umgehen müssen. Zudem sind eine Reihe von Schritten erforderlich, um Mitarbeitende ins Remote Work zu überführen.

Was ist Full Remote Work?

Ähnlich wie die klassische Arbeit vor Ort im Unternehmen ist Full Remote Work ein eigenständiges Arbeitsmodell. Es bietet den Mitarbeitenden das höchste Maß an Freiheit, da sie ihre Aufgaben vollständig aus der Ferne erledigen. Das englische Wort „remote" bedeutet so viel wie „abgelegen" oder „isoliert". Ein Full-Remote-Worker übt seine Tätigkeit also an einem Ort aus, der offiziell nicht an das Unternehmen gebunden ist. Er oder sie kann den Arbeitsort frei wählen – ob zu Hause, in einem Coworking Space, einem spezialisierten Zentrum oder anderswo.

Welche Vorteile bietet Vollzeit-Remote-Work?

Die Einführung von Remote Work bietet sowohl Mitarbeitenden als auch dem Unternehmen zahlreiche Vorteile.

Vorteile für Mitarbeitende

Die freie Einteilung der Arbeitszeit ist eine der großen Stärken von Remote Work. Remote-Mitarbeitende können ihren Tag nach eigenen Vorlieben planen – morgens, nachmittags oder auch abends –, solange die vom Arbeitgeber übertragenen Aufgaben effektiv erledigt werden. Auch die Wahl des Arbeitsortes ist ein wesentlicher Vorteil. Remote-Mitarbeitende können das Umfeld wählen, das ihnen am besten passt, und sparen sich so die Zeit für den täglichen Arbeitsweg. Dieser Ort kann das eigene Zuhause oder ein Coworking Space sein – einzige Voraussetzung ist eine zuverlässige Internetverbindung. Darüber hinaus steigt die Produktivität bei Remote-Mitarbeitenden häufig an, vor allem weil Lärmstörungen in Großraumbüros wegfallen. Ohne diese Ablenkungen können sich Mitarbeitende stärker auf ihre Aufgaben konzentrieren, was zu einer höheren Effizienz führt.

Vorteile für das Unternehmen

Remote Work bietet dem Unternehmen erhebliche Vorteile, angefangen beim Zugang zu den besten Talenten. Dieses Arbeitsmodell ermöglicht es, die qualifiziertesten Fachkräfte zu gewinnen, ohne durch geografische Einschränkungen begrenzt zu sein. So lässt sich ein Team aus den besten Kräften zusammenstellen, ohne auf Kandidatinnen und Kandidaten verzichten zu müssen – selbst in Zeiten des Fachkräftemangels. Remote Work gibt dem Unternehmen außerdem die Möglichkeit, Kosten für Büroräume und -bedarf erheblich zu senken. Mit weniger Mitarbeitenden vor Ort kann das Unternehmen die Nutzung seiner Räumlichkeiten optimieren und die Fläche verkleinern, was zu beträchtlichen Einsparungen führt. Schließlich verbessert die Einführung von Remote Work die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich. Indem das Unternehmen die Möglichkeit zum Homeoffice bietet, kann es die Zufriedenheit seiner Mitarbeitenden steigern und ihnen eine bessere Work-Life-Balance ermöglichen. Dies kann zu einer besseren Lebensqualität bei der Arbeit und damit zu mehr Motivation, Engagement und Loyalität gegenüber dem Unternehmen führen.

Welche Nachteile hat Full Remote Work?

Wie seine Vorteile hat auch die Einführung von Remote Work Nachteile – sowohl für Mitarbeitende als auch für den Arbeitgeber.

Nachteile für Mitarbeitende

Remote Work bringt bestimmte Herausforderungen mit sich, insbesondere eine Abnahme sozialer Interaktionen. Gesellige Momente wie Kaffeepausen oder Mittagessen mit Kolleginnen und Kollegen entfallen, was das Risiko sozialer Isolation erhöht. Darüber hinaus erfordert dieses Arbeitsmodell eine strenge Selbstdisziplin: Remote Work setzt die Fähigkeit voraus, ohne fest definierte Arbeitszeiten eigenständig aktiv zu werden. Es ist daher entscheidend, der Versuchung zu widerstehen, Dinge aufzuschieben. Außerdem ist eine klare Trennung zwischen Berufs- und Privatleben gefragt – mit einer deutlichen Unterscheidung zwischen Arbeitszeiten und Freizeit.

Nachteile für das Unternehmen

Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen, die Remote Work einführen, besteht darin, ein Zugehörigkeitsgefühl zu schaffen und eine Unternehmenskultur mit remote arbeitenden Mitarbeitenden zu pflegen. Zwar ist persönliche Interaktion nicht in allen Phasen eines Recruiting-Prozesses notwendig, doch sie ist hilfreich, um bedeutungsvolle Beziehungen aufzubauen und die Übereinstimmung mit den Unternehmenswerten sicherzustellen. Daher ist es unerlässlich, neue Strategien zu entwickeln, die eine positive Dynamik fördern – auch im Rahmen eines Remote-Work-Modells.

Wie führt man Remote Work ein?

Es gibt 3 grundlegende Schritte, die für die Einführung von Remote Work unbedingt erforderlich sind: Bedarfsanalyse, Festlegung der einzuhaltenden Regeln und Auswahl der richtigen Tools.

Bedarfsanalyse

Bevor Remote Work eingeführt wird, ist es unerlässlich, eine gründliche Analyse der Bedürfnisse sowohl der Mitarbeitenden als auch des Unternehmens durchzuführen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass die Einführung von Full Remote Work machbar ist und den Besonderheiten des jeweiligen Tätigkeitsbereichs Rechnung trägt.

Analyse der Unternehmensbedürfnisse

Ähnlich wie beim Recruitment 2.0 erfordert die Einführung von Remote Work eine vorherige Analyse der Unternehmensbedürfnisse. Der Arbeitgeber muss dabei Fragen zu verschiedenen Aspekten klären, wie etwa:

• Die Personalverwaltungspolitik;
• Den Arbeitsaufwand, der für die Durchführung von Projekten oder Aufgaben innerhalb der Organisation erforderlich ist;
• Statistiken zu Verzögerungen und Abwesenheiten;
• Die Anzahl der Stellen im Unternehmen, die remote ausgeübt werden können;
• Die mit dem Wechsel des Arbeitsmodells verbundenen Kosten.

Sobald diese Bedürfnisse definiert sind, muss der HR-Verantwortliche sicherstellen, dass Full Remote tatsächlich das Arbeitsmodell ist, das den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht. Die Einführung von Vollzeit-Remote-Work bietet den Mitarbeitenden die Möglichkeit, vollständig außerhalb der Unternehmensräumlichkeiten zu arbeiten – was sich für Stellen eignet, die keine häufigen Teaminteraktionen erfordern.

Analyse der Mitarbeitererwartungen

Die Pandemie hat die Vorbehalte vieler Führungskräfte gegenüber Remote Work zerstreut; einige haben sogar festgestellt, dass es das Performance Management verbessert. Diese Beobachtung hat viele dazu veranlasst, nach den Erfahrungen in der Lockdown-Phase über die Einführung von Remote Work nachzudenken. So lässt sich eine Debatte eröffnen und frühere Remote-Work-Erfahrungen können diagnostiziert werden, indem Mitarbeitende ermutigt werden, ihr positives Feedback und Verbesserungsvorschläge zu teilen. Mitarbeiterbefragungen (die Anonymität gewährleisten) können Daten erheben wie:

• Die Anzahl der Mitarbeitenden, die remote arbeiten möchten;
• Ihre Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten;
• Ihren Bedarf an Ausstattung;
• Ihren Schulungsbedarf, einschließlich der Nutzung digitaler Tools.

Regeln für die Einführung von Remote Work festlegen

Die zweite Phase der Einführung von Remote Work im Unternehmen umfasst die Festlegung der Rechte und Pflichten jeder beteiligten Partei – und damit die Schaffung eines Rahmens, der Remote Work in der Organisation regelt.

Bedingungen für die Einführung von Remote Work

Nach Arbeitsrecht wird empfohlen, dass der Arbeitgeber vor der Einführung von Remote Work im Unternehmen eine Charta oder eine Betriebsvereinbarung verwendet. Fehlen diese Dokumente, kann der Arbeitgeber Remote Work durch eine einfache Vereinbarung mit dem Arbeitnehmenden einführen, die in der Regel die Unterzeichnung eines Zusatzes zum Arbeitsvertrag erfordert. Die formelle Regelung von Remote Work muss verschiedene Aspekte festlegen, darunter:

• Die betroffenen Mitarbeitenden oder Stellen;
• Das Verfahren zur Beantragung von Remote Work;
• Die Bereitstellung von Ausstattung durch den Arbeitgeber;
• Die Methoden zur Leistungsbewertung der Mitarbeitenden;
• Die Arbeitszeitregelungen.

Die Verwaltung der Arbeitszeiten ist ein heikles Thema bei Remote Work, da das Arbeitsrecht normale Arbeitszeiten und Überstunden in diesem Kontext nicht klar definiert. Der Arbeitgeber kann die Mitarbeitenden jedoch leiten, indem er bestimmte Zeitfenster vorschlägt oder die täglich einzuhaltende Anzahl an Arbeitsstunden angibt, sodass die Mitarbeitenden ihre Agenda eigenständig unter Einhaltung ihrer vertraglichen Arbeitsstundenvorgabe gestalten können.

Verwaltung von Remote Work durch den Arbeitgeber

Um ein leistungsstarkes Team auch aus der Ferne zu erhalten, erfordert Remote Work die Entwicklung neuer Personalmanagementstrategien. Ein empfehlenswerter erster Schritt ist die Organisation einer Informationsveranstaltung, bei der allen Mitarbeitenden die Regeln dieses Arbeitsmodells erläutert werden. Zusätzlich kann der Arbeitgeber alle Chartas oder Betriebsvereinbarungen bezüglich Remote Work bekannt machen. Anschließend empfiehlt sich die Einführung eines neuen Zeiterfassungssystems, das alle Arbeitszeitfenster berücksichtigt. Parallel dazu ist es sinnvoll, ein System einzurichten, das Mitarbeitende über die täglich oder wöchentlich erledigten Aufgaben informiert. Um die Kommunikation zu fördern, ist es außerdem wesentlich, einen gemeinsamen wöchentlichen Zeitslot für Meetings über digitale Kanäle festzulegen. Dieser Ansatz fördert Gespräche in allen Teams über vorrangige Aufgaben und zu erreichende Ziele.

Die richtigen Tools auswählen

Verschiedene kollaborative Arbeitstools erleichtern die Einführung von Remote Work. Die Auswahl geeigneter Tools hängt von den Aktivitäten und der Betriebsweise des Unternehmens ab. Hier sind einige digitale Lösungen, die in Betracht gezogen werden sollten:

• Zoom: Ein Videokonferenztool für Team-Meetings mit vielen Teilnehmenden sowie für den Dateiaustausch;
• Trello: Geeignet für die Aufgabenorganisation in Projektform, ermöglicht Trello die Unterteilung von Projekten in Teilaktivitäten mit zugewiesenen Verantwortlichkeiten und bietet jedem Teammitglied Einblick in den Fortschritt laufender Projekte;
• Google Calendar: Durch das Zusammenführen mehrerer Kalender können Unternehmen das gesamte Team an Termine erinnern und Erinnerungen für Aufgaben- oder Berichtsfristen setzen.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Einführung von Remote Work erfordert ebenso viel Analyse der Bedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitenden wie die Schaffung eines regulatorischen Rahmens und die Auswahl geeigneter Tools.Demo buchenKostenloses Testen[uncode_index el_id="index-983816" loop="size:3|order_by:date|post_type:post|taxonomy_count:10" auto_query="yes" auto_query_type="related" screen_lg="1000" screen_md="600" screen_sm="480" gutter_size="3" post_items="media|featured|onpost|original,title,author|sm_size|hide_qualification" single_overlay_opacity="50" single_padding="2" single_title_dimension="h5" single_title_height="fontheight-179065"]