Waarom en hoe een systeem voor thuiswerken in een bedrijf implementeren

Medewerkers op afstand laten werken is een keuze die talrijke waardevolle voordelen biedt aan zowel medewerkers als werkgevers. Van de flexibiliteit die het biedt aan medewerkers tot de kostenbesparingen die het mogelijk maakt voor bedrijven — deze werkvorm heeft alles mee. Er zijn echter uitdagingen waarmee belanghebbenden geconfronteerd worden bij de implementatie ervan. Bovendien moeten er een aantal stappen worden ondernomen om medewerkers op afstand te laten werken.

Wat is full remote werken?

Net als traditioneel werken op locatie binnen een bedrijf is full remote werken ook een activiteitsmodus. Het biedt de medewerker de meeste vrijheid, omdat hij of zij zijn taken volledig op afstand uitvoert. De term "remote", vertaald uit het Engels, betekent "geïsoleerd". Een full remote werker voert zijn werk dus uit vanaf een locatie die niet officieel verbonden is aan het bedrijf. Hij of zij heeft de mogelijkheid om de werkplek naar eigen keuze te kiezen, of dat nu thuis is, in coworkingruimtes, gespecialiseerde centra of elders.

Wat zijn de voordelen van fulltime thuiswerken?

Het implementeren van een systeem voor thuiswerken biedt talrijke voordelen voor zowel medewerkers als het bedrijf.

Voordelen van thuiswerken voor medewerkers

Vrijheid in het organiseren van de werktijd is een van de sterke punten van thuiswerken. Thuiswerkers hebben de mogelijkheid om hun dag in te plannen naar eigen voorkeur, 's ochtends, 's middags of zelfs 's avonds, zolang de door de werkgever toegewezen taken effectief worden uitgevoerd. De keuze van de werkplek is ook een groot voordeel. Thuiswerkers hebben de vrijheid om de omgeving te kiezen die het best bij hen past, waardoor verloren tijd aan pendelen wordt geëlimineerd. Deze plek kan hun thuis zijn of een coworkingruimte; de enige vereiste is een betrouwbare internetverbinding. Bovendien neemt de productiviteit toe bij thuiswerkers, grotendeels door de afwezigheid van geluidsoverlast in open kantoorruimtes. Door deze afleidingen te vermijden, kunnen medewerkers zich beter concentreren op hun taken, wat resulteert in meer efficiëntie.

Voordelen voor het bedrijf

Thuiswerken biedt het bedrijf aanzienlijke voordelen, te beginnen met toegang tot het beste talent. Inderdaad, deze werkvorm stelt het bedrijf in staat de meest gekwalificeerde professionals te rekruteren, zonder beperkt te worden door geografische beperkingen. Zo kan het een team samenstellen uit de beste elementen, zonder zichzelf te beroven van kandidaten, zelfs in tijden van talentschaarste. Thuiswerken geeft het bedrijf ook de mogelijkheid om de kosten voor kantoorhuur en -benodigdheden aanzienlijk te verlagen. Met minder medewerkers die fysiek aanwezig zijn, kan het bedrijf het gebruik van de werkruimte optimaliseren en de omvang van zijn kantoor verkleinen, waardoor aanzienlijke besparingen worden gegenereerd. Tot slot verbetert het implementeren van een systeem voor thuiswerken de medewerkerstevredenheid sterk. Door de mogelijkheid van thuiswerken aan te bieden, kan het bedrijf de tevredenheid van zijn medewerkers verhogen door hen een betere balans tussen professioneel en privéleven toe te staan. Dit kan leiden tot een betere kwaliteit van het werkleven en daarmee een toename van motivatie, betrokkenheid en loyaliteit van medewerkers aan het bedrijf.

Wat zijn de nadelen van full remote werken?

Net als zijn voordelen heeft het implementeren van een systeem voor thuiswerken ook nadelen voor zowel medewerkers als de werkgever.

Nadelen van thuiswerken voor medewerkers

Thuiswerken brengt uitdagingen met zich mee die inherent zijn aan dit model, met name een afname van sociale interacties. Gezellige momenten zoals koffiepauzes of lunches met collega's worden immers onhaalbaar, wat leidt tot het risico van sociale isolatie. Bovendien is strikte zelfdiscipline vereist bij de adoptie van deze werkvorm, omdat thuiswerken het vermogen vereist om aan het werk te gaan zonder strikt gedefinieerde uren. Het is daarom cruciaal om niet toe te geven aan de verleiding om uit te stellen. Daarnaast wordt de behoefte gevoeld om het professionele leven te compartimenteren, met een duidelijk onderscheid tussen momenten gewijd aan werk en die bestemd voor andere zaken.

Nadelen voor het bedrijf

Een van de grote uitdagingen voor bedrijven die thuiswerken adopteren, ligt in de moeilijkheid om een gevoel van verbondenheid te creëren en een bedrijfscultuur te cultiveren bij medewerkers op afstand. Hoewel persoonlijke interactie niet noodzakelijk is tijdens alle fasen van een rekruteringsproces, is het nuttig voor het opbouwen van betekenisvolle verbindingen en het waarborgen van afstemming op de waarden van het bedrijf. Het wordt dan ook noodzakelijk om nieuwe strategieën te creëren die een positieve dynamiek bevorderen, ondanks de implementatie van een thuiswerksysteem.

Hoe implementeert u een systeem voor thuiswerken?

Er zijn 3 grote stappen die absoluut noodzakelijk zijn voor het implementeren van een systeem voor thuiswerken. Deze omvatten een behoeftenanalyse, het definiëren van de na te leven regels en het kiezen van de juiste tools.

Behoeftenanalyse

Voordat een systeem voor thuiswerken wordt geïmplementeerd, is het essentieel om een grondige analyse te maken van de behoeften van zowel medewerkers als het bedrijf. Deze aanpak waarborgt de haalbaarheid van de adoptie van full remote werken, rekening houdend met de specifieke kenmerken van de sector.

Analyse van de behoeften van het bedrijf

Net als in de context van rekrutering 2.0 vereist de implementatie van thuiswerken een voorafgaande analyse van de behoeften van het bedrijf. Dit vereist dat de werkgever vragen stelt over verschillende aspecten, zoals:

• Het beleid voor human resource management;
• De werklast die nodig is voor het uitvoeren van projecten of taken binnen de organisatie;
• Statistieken met betrekking tot vertragingen en afwezigheden;
• Het aantal functies in het bedrijf dat op afstand kan worden uitgevoerd;
• De kosten verbonden aan het wijzigen van de werkvorm.

Zodra deze behoeften zijn gedefinieerd, moet de HR-manager ervoor zorgen dat full remote inderdaad de werkvorm is die past bij de behoeften van het bedrijf. Het implementeren van een systeem voor fulltime thuiswerken biedt de medewerker de mogelijkheid om volledig buiten de bedrijfsruimten te werken, wat geschikt is voor functies die geen frequente teaminteracties vereisen.

Analyse van de verwachtingen van medewerkers

De pandemie heeft de aarzeling van veel managers ten aanzien van thuiswerken weggenomen; sommigen merkten zelfs op dat het prestatiebeheer verbetert. Deze observatie heeft velen aangemoedigd om na de ervaringen met thuiswerken tijdens de lockdown na te denken over de implementatie van een thuiswerksysteem. Dit maakt het mogelijk een debat te openen en eerdere thuiswerkervaringen te diagnosticeren, waarbij medewerkers worden aangespoord hun positieve feedback en suggesties voor verbetering te delen. Medewerkersenquêtes (die anonimiteit garanderen) kunnen gegevens verzamelen zoals:

• Het aantal medewerkers dat op afstand wil werken
• Hun vermogen om autonoom te blijven werken
• Hun behoeften op het gebied van uitrusting
• Welke opleidingen zij nodig hebben, inclusief het gebruik van digitale tools.

Regels opstellen om de implementatie van thuiswerken te kaderen

De tweede fase van het invoeren van thuiswerken in een bedrijf behelst het vaststellen van de rechten en plichten van elk van de betrokken partijen, waarmee een kader wordt gecreëerd dat thuiswerken binnen de organisatie regelt.

Voorwaarden voor het instellen van thuiswerken

Volgens het arbeidsrecht wordt aanbevolen dat de werkgever een charter of collectieve overeenkomst gebruikt voordat thuiswerken in een bedrijf wordt ingevoerd. Bij afwezigheid van deze documenten kan de werkgever een systeem voor thuiswerken implementeren via een eenvoudige overeenkomst met de medewerker, wat doorgaans het ondertekenen van een aanhangsel bij de arbeidsovereenkomst vereist. De formalisering van thuiswerken moet verschillende aspecten specificeren, waaronder:

• De betrokken medewerkers of functies;
• De procedure voor het aanvragen van thuiswerken;
• De terbeschikkingstelling van uitrusting door de werkgever;
• De methoden voor het evalueren van de prestaties van een medewerker;
• De methoden voor het evalueren van de prestaties van een medewerker;
• De werktijden.

Het beheer van uren is een delicate kwestie bij thuiswerken, omdat het arbeidsrecht normale uren en overuren in deze context niet duidelijk definieert. De werkgever kan medewerkers echter begeleiden door specifieke tijdsloten voor te stellen of het aantal dagelijks te respecteren werkuren te specificeren, waardoor de medewerker zijn agenda kan organiseren met respect voor zijn professioneel uurquotum.

Beheer van thuiswerken door de werkgever

Om ook op afstand een goed presterend team te behouden, vereist thuiswerken de ontwikkeling van nieuwe strategieën voor human resource management op afstand. Een aanbevolen eerste stap is het organiseren van een informatiesessie om alle medewerkers de regels van deze werkvorm uit te leggen. Daarnaast kan de werkgever alle charters of collectieve overeenkomsten met betrekking tot thuiswerken bekendmaken. Vervolgens zal het passend zijn om een nieuw systeem voor tijdregistratie op te zetten dat rekening kan houden met alle werktijdsloten. Parallel hieraan zal het ook noodzakelijk zijn om een systeem op te zetten dat medewerkers informeert over de dagelijkse of wekelijkse taken die door de medewerkers worden uitgevoerd. Om de communicatie te bevorderen, is het bovendien essentieel om een gemeenschappelijk wekelijks tijdslot te definiëren voor vergaderingen via digitale kanalen. Deze aanpak zal discussies binnen alle teams bevorderen over de taken die prioriteit hebben en de te behalen doelstellingen.

De juiste tools kiezen

Verschillende tools voor collaboratief werken vereenvoudigen de implementatie van een systeem voor thuiswerken. De keuze van de juiste tools hangt af van de activiteiten en de werkwijze van het bedrijf. Hier zijn enkele digitale oplossingen om te overwegen:

• Zoom: Dit is een videoconferentietool waarmee teamvergaderingen en het ontvangen van veel deelnemers mogelijk zijn, evenals het delen van bestanden;
• Trello: Aangepast voor het organiseren van taken in de vorm van projecten, is Trello een projectmanagementapplicatie waarmee projecten kunnen worden opgedeeld in subactiviteiten met toegewezen verantwoordelijkheden. Het biedt ook zichtbaarheid op de voortgang van lopende projecten voor elk teamlid;
• Google Calendar: Door meerdere agenda's samen te voegen, stelt deze oplossing het bedrijf in staat het volledige personeel te herinneren aan evenementen en herinneringen in te stellen voor deadlines van taken of rapporten.

Samengevat vereist het implementeren van een systeem voor thuiswerken evenveel analyse van de behoeften van het bedrijf en medewerkers als het opstellen van een regelgevend kader en de keuze van geschikte tools.