Hoe investeer je in welzijn bij thuiswerken?

Thuiswerken ja, maar deeltijds en onder betere omstandigheden! Dat denken 98% van de ondervraagde Franse werknemers volgens een onderzoek van de Ugict-CGT. Bovenaan de lijst van eisen staan het recht op ontkoppeling en materiaal. Het remote-budget is zowel een kwestie van productiviteit als van werkplezier en is onmisbaar geworden om het welzijn bij thuiswerken te waarborgen. Het gaat om veel meer dan alleen de aanschaf van een ergonomische stoel – volg de gids!

Waarom investeren in een remote-budget?

Ten eerste, omdat de nationale sectorale overeenkomst (ANI) van november 2020 stelt dat de kosten die voortvloeien uit de invoering van thuiswerken voor rekening van de werkgever komen. Toch wordt er ook bepaald dat de vergoeding het voorwerp moet zijn van een bedrijfsspecifieke overeenkomst. Het Ugict-CGT-onderzoek stelt vast dat minder dan de helft van de ondervraagde werknemers een voor hun activiteit geschikt scherm van hun werkgever heeft ontvangen. In veel thuiswerkbare beroepen doet dat denken aan een hele horde schoenmakers die op blote voeten lopen! In eerste instantie zorgt een specifiek budget voor welzijn bij thuiswerken ervoor dat iedereen zijn werk efficiënt en veilig kan uitvoeren. Bovendien toont de werkgever door bij te dragen aan het welzijn van zijn thuiswerkers dat hij zich inzet voor de duurzame verankering van deze werkvorm. Niet alle bedrijven zitten uiteraard in dezelfde positie. Het is voor een kmo niet altijd gemakkelijk om zich te verbinden aan een remote-budget wanneer de toekomst onzeker is. En toch: alle voorwaarden scheppen voor een positieve thuiswerkervaringen betekent ook het veiligstellen van de toekomst bij een eventuele nieuwe lockdown. Beschikken over alle benodigde hulpmiddelen voor welzijn bij thuiswerken brengt ook vertrouwen in de toekomst en verlicht de mentale belasting van medewerkers, omdat ze weten dat ze uitgerust zijn voor elke situatie.

Welke subsidies staan u ter beschikking?

Voor werkgevers die een vergoeding uitkeren aan hun werknemers, is de forfaitaire vergoeding voor thuiswerken vrijgesteld van sociale bijdragen en heffingen. Voor een thuiswerker die één dag per week thuiswerkt, bedraagt deze vergoeding maximaal 10 euro per maand, 20 euro voor twee dagen thuiswerken per week, enzovoort tot een maximum van 55 euro per maand. Deze vergoeding kan worden voorzien in een collectieve overeenkomst over thuiswerken. Voor werknemers met een handicap kunnen de kosten hoger uitvallen. Daarom biedt l'Agefiph, als aanvulling op overheidssubsidies, een tegemoetkoming in de kosten van de invoering van thuiswerken voor werknemers met een handicap. Deze uitzonderlijke subsidie van maximaal 1.000 € per werkplek is beschikbaar tot 31 december 2021; ze geldt echter uitsluitend voor een nieuwe invoering van thuiswerken in het kader van de pandemie.

Wat moet een remote-budget dekken?

Sommige bedrijven hebben hun remote-budget in twee delen gesplitst: één deel als maandelijkse forfaitaire vergoeding voor terugkerende kosten, zoals elektriciteit en internetverbinding, en een ander deel als globaal bedrag voor de eenmalige aankoop van producten en hulpmiddelen om het welzijn bij thuiswerken te verbeteren.

Een digitale infrastructuur afgestemd op thuiswerken

Als het bedrijf er nog niet over beschikt, is het hoog tijd om een HRIS-oplossing aan te schaffen! Niet alleen om thuiswerken te beheren, maar ook om administratieve taken te digitaliseren, de terugkeer naar kantoor en de planning van presentie- en thuiswerkdagen te vergemakkelijken. Voordat u een keuze maakt, raden we u aan een bedrijfstest uit te voeren om de compatibiliteit met bestaande systemen te controleren. Intussen stijgen collaboratieve HRIS-platforms met cloudopslag sterk in populariteit. Volgens een onderzoek van adviesbureau ISG (Information Services Group) heeft 46% van de ondervraagde bedrijven SaaS- of hybride oplossingen voor hun HRIS ingevoerd, een aandeel dat in twee jaar tijd verdubbeld is. Bovendien levert hun investering tastbare resultaten op: zes op de tien organisaties (64%) behalen een ROI op het vlak van productiviteit, kostenoptimalisatie en medewerkersretentie. Deze keuze is ingegeven door waarden als gegevensbeveiliging, gebruiksgemak en onderhoudsgemak. Het voordeel van investeren in digitale transformatie op het moment dat thuiswerken structureel wordt, is dat het samenvalt met een periode waarin de meeste medewerkers al vertrouwd zijn met samenwerken op afstand. Ingebruikname verloopt daardoor vlotter. Bovendien hebben HR-professionals al een idee van de prestatie-indicatoren die ze kunnen toepassen. Ten slotte betekent de keuze voor een uitbestede oplossing een geringere mobilisatie van interne middelen, niet alleen qua kosten, maar ook qua personeel. Het HR-team, bevrijd van deze last die vaak buiten zijn competenties valt, kan zijn energie richten op meer strategische en boeiende taken.

Algemene kosten die worden doorgeschoven naar het thuisadres van de werknemer

Met de na de zomer gesloten akkoorden voelen werknemers de behoefte om hun welzijn bij thuiswerken te verbeteren door kantoormeubelen aan te schaffen. De boodschappenlijst kan een ergonomische stoel voor lange zittingen, een tafel op de juiste hoogte en accessoires zoals een voetensteun of een laptopstandaard omvatten. Deze aankopen helpen houdingsgerelateerde aandoeningen te voorkomen en dragen ongetwijfeld bij aan het algemene werkplezier van werknemers. Een recent onthullend onderzoek naar de kosten van welzijn bij thuiswerken, uitgevoerd door het adviesbureau ConvictionsRH en Le Parisien, situeert de uitgaven voor thuiswerken in een bandbreedte van 13 tot 174 euro, met een gemiddelde van ongeveer 100 euro per maand. Naast het basiswerkmateriaal moet het remote-budget ook verwarming, elektriciteits- en waterverbruik omvatten. Houd er ook rekening mee dat de werkgever verplicht is de uitgebreide arbeidsongevallenverzekering voor het thuisadres te bekostigen bij thuiswerken, evenals een eventuele audit van de elektrische installatie bij de thuiswerkende medewerker om de conformiteit te garanderen.

Geld besparen met thuiswerken: mythe of werkelijkheid?

Het is mogelijk om kantoorkosten te verminderen door gedeeltelijk of volledig thuiswerken in te voeren, op voorwaarde dat de thuiswerkrirothmes goed zijn georganiseerd. Als u van plan bent kleinere kantoren te huren, moet u er zeker voor zorgen dat niet al uw medewerkers op dezelfde dag aankomen zonder werkplek voor die dag. Als flex office of hot desking al oplossingen hebben aangedragen, zult u moeten zorgen voor naleving van de gezondheidsmaatregelen en reiniging van de ruimtes bij gedeeld gebruik. Afhankelijk van de teamgrootte kunnen de algemene kosten drastisch worden verlaagd; sommige grote bedrijven hebben immers aanzienlijke besparingen op vastgoedkosten kunnen realiseren door hun medewerkers thuis te laten werken. Bovendien zal de kantorenmarkt veranderen en zullen verhuurders ongetwijfeld flexibeler worden op het gebied van huurvoorwaarden. Alvorens een beslissing te nemen of een aankondiging te doen, moet u de tijd nemen om de behoeften en kosten voor een optimaal welzijn bij thuiswerken gedetailleerd in kaart te brengen en te evalueren. Daarna is het verstandig om dit te bespreken met managers, die de behoeften van hun teams beter kennen en u een realistisch budget kunnen aangeven. Raadpleeg voor meer advies Objectif télétravail, een gratis initiatief van ANACT om de arbeidsomstandigheden bij thuiswerken te verbeteren.