Perché e come implementare un sistema di smart working in azienda

Far lavorare i dipendenti da remoto è una scelta che offre numerosi vantaggi preziosi sia ai dipendenti che ai datori di lavoro. Dalla flessibilità che garantisce ai dipendenti, ai risparmi sui costi che consente alle aziende, questa modalità di lavoro ha tutto dalla sua parte. Tuttavia, ci sono sfide che le parti coinvolte devono affrontare nella sua implementazione. Inoltre, è necessario seguire una serie di passaggi per far lavorare i dipendenti da remoto.

Cos'è il full remote work?

Analogamente al tradizionale lavoro in presenza all'interno di un'azienda, anche il full remote è una modalità lavorativa. Offre la massima libertà al dipendente, che svolge le proprie mansioni interamente a distanza. Il termine remote, tradotto dall'inglese, significa isolato. Pertanto, un lavoratore full remote svolge il proprio lavoro da un luogo non ufficialmente collegato all'azienda. Ha la possibilità di scegliere il proprio posto di lavoro, che si tratti della propria abitazione, di spazi di coworking, di centri specializzati o di altri luoghi.

Quali sono i vantaggi del full remote work?

Implementare un sistema di remote work offre numerosi vantaggi sia ai dipendenti che all'azienda.

Vantaggi del lavoro da remoto per i dipendenti

La libertà nell'organizzazione dei tempi di lavoro è uno dei punti di forza del remote work. I lavoratori da remoto hanno la possibilità di pianificare la propria giornata in base alle proprie preferenze, che si tratti della mattina, del pomeriggio o persino della sera, purché i compiti assegnati dal datore di lavoro vengano svolti efficacemente. Anche la scelta del luogo di lavoro rappresenta un grande vantaggio. I lavoratori da remoto hanno la libertà di selezionare l'ambiente che più si adatta a loro, eliminando così il tempo perso negli spostamenti. Questo luogo può essere la propria abitazione o uno spazio di coworking; l'unico prerequisito è una connessione internet affidabile. Inoltre, la produttività aumenta tra i lavoratori da remoto, principalmente grazie all'assenza dei rumori degli open space. Evitando queste distrazioni, i dipendenti possono concentrarsi maggiormente sui propri compiti, con conseguente aumento dell'efficienza.

Vantaggi per l'azienda

Il remote work offre considerevoli vantaggi all'azienda, a partire dall'accesso ai migliori talenti. Questa modalità di lavoro consente infatti all'azienda di reclutare i professionisti più qualificati, senza essere limitata da vincoli geografici. In questo modo, può formare un team composto dagli elementi migliori, senza rinunciare a nessun candidato, anche in periodi di scarsità di talenti. Il remote work offre inoltre all'azienda l'opportunità di ridurre significativamente i costi legati all'affitto degli uffici e alle forniture. Con un minor numero di dipendenti fisicamente presenti in sede, l'azienda può ottimizzare l'utilizzo degli spazi di lavoro e ridurre le dimensioni dei propri locali, generando così risparmi considerevoli. Infine, l'implementazione di un sistema di remote work migliora notevolmente la soddisfazione dei dipendenti. Offrendo la possibilità di lavorare da remoto, l'azienda può aumentare la soddisfazione dei propri dipendenti consentendo loro un migliore equilibrio tra vita professionale e personale. Ciò può portare a una migliore qualità della vita lavorativa e, di conseguenza, a un aumento della motivazione, dell'impegno e della fidelizzazione dei dipendenti nei confronti dell'azienda.

Quali sono gli svantaggi del full remote work?

Proprio come i suoi vantaggi, l'implementazione di un sistema di remote work presenta degli svantaggi sia per i dipendenti che per il datore di lavoro.

Svantaggi del lavoro da remoto per i dipendenti

Il remote work comporta sfide specifiche, tra cui una riduzione delle interazioni sociali. Momenti conviviali come le pause caffè o i pranzi con i colleghi diventano difficili da realizzare, con il rischio di un isolamento sociale. Inoltre, adottare questa modalità di lavoro richiede una rigorosa autodisciplina, poiché il remote work impone la capacità di mettersi al lavoro senza orari rigidamente definiti. È quindi fondamentale non cedere alla tentazione di procrastinare. Infine, si avverte la necessità di separare nettamente la propria vita professionale, con una chiara distinzione tra i momenti dedicati al lavoro e quelli riservati ad altro.

Svantaggi per l'azienda

Una delle principali sfide per le aziende che adottano il remote work risiede nella difficoltà di instillare un senso di appartenenza e coltivare una cultura aziendale con i dipendenti a distanza. Sebbene l'interazione faccia a faccia non sia necessaria in tutte le fasi di un processo di selezione, è utile per costruire connessioni significative e garantire l'allineamento ai valori aziendali. Diventa quindi fondamentale creare nuove strategie che favoriscano una dinamica positiva, nonostante l'implementazione di un sistema di remote work.

Come implementare un sistema di remote work?

Esistono 3 passaggi fondamentali assolutamente necessari per implementare un sistema di remote work. Questi includono l'analisi dei bisogni, la definizione delle regole da rispettare e la scelta degli strumenti giusti.

Analisi dei bisogni

Prima di implementare un sistema di remote work, è essenziale condurre un'analisi approfondita dei bisogni sia dei dipendenti che dell'azienda. Questo approccio garantisce la fattibilità dell'adozione del full remote work, tenendo conto delle specificità del settore di attività.

Analisi dei bisogni dell'azienda

Proprio come nel contesto del recruitment 2.0, l'implementazione del remote work richiede un'analisi preventiva dei bisogni dell'azienda. Ciò richiede al datore di lavoro di porsi domande che riguardano vari aspetti, come:

• La politica di gestione delle risorse umane;
• Il carico di lavoro necessario per lo svolgimento di progetti o attività all'interno dell'organizzazione;
• Le statistiche relative a ritardi e assenze;
• Il numero di mansioni in azienda che possono essere svolte da remoto;
• I costi associati al cambiamento della modalità di lavoro.

Una volta definiti questi bisogni, il responsabile HR deve verificare che il full remote sia effettivamente la modalità di lavoro a distanza più adatta alle esigenze dell'azienda. L'implementazione di un sistema di full remote work offre al dipendente la possibilità di lavorare interamente al di fuori della sede aziendale, il che si adatta a mansioni che non richiedono frequenti interazioni di team.

Analisi delle aspettative dei dipendenti

La pandemia ha dissipato le esitazioni di molti manager nei confronti del remote work, alcuni dei quali hanno persino osservato che esso migliora la gestione delle performance. Questa osservazione ha spinto molti a considerare l'implementazione di un sistema di remote work dopo l'esperienza del lockdown. Ciò consente di aprire un dibattito e di diagnosticare le precedenti esperienze di remote work, incoraggiando i dipendenti a condividere i propri feedback positivi e i suggerimenti di miglioramento. I sondaggi tra i dipendenti (che garantiscono l'anonimato) possono raccogliere dati come:

• Il numero di dipendenti che desiderano lavorare da remoto
• La loro capacità di rimanere autonomi nel lavoro
• Le loro esigenze in termini di attrezzature
• La formazione necessaria, incluso l'utilizzo degli strumenti digitali.

Definire le regole per inquadrare l'implementazione del remote work

La seconda fase dell'introduzione del remote work in azienda prevede la definizione dei diritti e dei doveri di ciascuna delle parti coinvolte, creando così un quadro normativo che regoli il remote work all'interno dell'organizzazione.

Condizioni per l'istituzione del remote work

Secondo la normativa sul lavoro, si raccomanda al datore di lavoro di utilizzare una carta o un accordo collettivo prima di istituire il remote work in azienda. In assenza di questi documenti, il datore di lavoro può implementare un sistema di remote work tramite un semplice accordo con il dipendente, che di solito richiede la firma di un addendum al contratto di lavoro. La formalizzazione del remote work deve specificare vari aspetti, tra cui:

• I dipendenti o le posizioni interessate;
• La procedura per richiedere di lavorare da remoto;
• La fornitura di attrezzature da parte del datore di lavoro;
• Le modalità di valutazione delle performance del dipendente;
• Le modalità di valutazione delle performance del dipendente;
• L'orario di lavoro.

La gestione degli orari è una questione delicata del remote work, poiché la normativa sul lavoro non definisce chiaramente gli orari ordinari e lo straordinario in questo contesto. Tuttavia, il datore di lavoro può orientare i dipendenti suggerendo fasce orarie specifiche o specificando il numero di ore lavorative da rispettare quotidianamente, consentendo al dipendente di organizzare la propria agenda nel rispetto del proprio monte ore professionale.

Gestione del remote work da parte del datore di lavoro

Per mantenere un team performante anche a distanza, il remote work richiede lo sviluppo di nuove strategie di gestione delle risorse umane a distanza. Un primo passo consigliato è organizzare una sessione informativa volta a spiegare le regole di questa modalità di lavoro a tutti i dipendenti. Oltre a ciò, il datore di lavoro può rendere noti tutti gli accordi o le carte collettive relativi al remote work. Successivamente, sarà opportuno istituire un nuovo sistema di rilevazione delle presenze in grado di tenere conto di tutte le fasce orarie lavorative. In parallelo, sarà necessario predisporre un sistema che informi i dipendenti sulle attività giornaliere o settimanali svolte. Inoltre, per favorire la comunicazione, è essenziale definire uno slot settimanale comune per le riunioni tramite canali digitali. Questo approccio favorirà le discussioni all'interno di tutti i team sulle attività prioritarie e sugli obiettivi da raggiungere.

Scegliere gli strumenti giusti

Vari strumenti di lavoro collaborativo semplificano l'implementazione di un sistema di remote work. La scelta degli strumenti appropriati dipenderà dalle attività e dalle modalità operative dell'azienda. Ecco alcune delle soluzioni digitali da considerare:

• Zoom: È uno strumento di videoconferenza che consente riunioni di team e l'accoglienza di numerosi partecipanti, oltre alla condivisione di file;
• Trello: Adatto all'organizzazione delle attività sotto forma di progetti, Trello è un'applicazione di project management che consente di suddividere i progetti in sotto-attività con responsabilità assegnate. Offre inoltre visibilità sull'avanzamento dei progetti in corso per ogni membro del team;
• Google Calendar: Unificando più calendari, questa soluzione consente all'azienda di ricordare a tutto il personale gli eventi e impostare promemoria per le scadenze di attività o report.

In sintesi, l'implementazione di un sistema di remote work richiede tanto l'analisi dei bisogni dell'azienda e dei dipendenti quanto la definizione di un quadro normativo e la scelta degli strumenti appropriati.