Wervingsdashboard: een instrument voor het sturen van het wervingsproces

Dankzij een eenvoudige visualisatie en monitoring van KPI's is een wervingsdashboard een instrument dat een belangrijke rol speelt in het wervingsproces binnen bedrijven. Het biedt een globaal overzicht van bruikbare informatie in het kader van de aanwerving van werknemers, wat de weloverwogen besluitvorming vergemakkelijkt. Wat is een wervingsdashboard? Wat zijn de voordelen ervan en hoe maakt u er een aan? Hier is alles wat u moet weten over het wervingsdashboard.

Het wervingsdashboard: wat is het?

Een wervingsdashboard is een sturings instrument dat door HR-professionals wordt gebruikt om alle gegevens met betrekking tot het wervingsproces te verzamelen en te organiseren. De gegevens die in dit dashboard worden gepresenteerd, ook wel 'HR-indicatoren' of KPI's (Key Performance Indicators) genoemd, worden weergegeven in de vorm van grafieken of tabellen. Het wervingsdashboard biedt dan een volledig overzicht van de wervingsdoelstellingen van het bedrijf en de mate waarin deze doelstellingen worden bereikt. Elke recruiter moet dus beschikken over een wervingsdashboard om de beste beslissingen te nemen en de organisatie en efficiëntie van het wervingsproces te optimaliseren. Door het gebruik van een wervingsdashboard te combineren met het naleven van enkele tips voor HR over logicatests bij werving, kunnen bedrijven hun kansen maximaliseren om hun aanwervingsdoelstellingen te bereiken.

Waarom een wervingsdashboard aanmaken?

Het aanmaken van een wervingsdashboard biedt verschillende essentiële voordelen voor bedrijven en HR-professionals. Het stelt hen, onder andere, in staat belangrijke wervingsgerelateerde gegevens te visualiseren, de effectiviteit van het wervingsproces te meten en de resultaten te maximaliseren.

Belangrijke wervingsgerelateerde gegevens visualiseren

Het dashboard biedt een volledig overzicht van de verschillende stappen in het wervingsproces, van de initiële zoektocht naar kandidaten tot de uiteindelijke selectie. Deze visualisatie stelt HR-professionals in staat te begrijpen hoe elke stap bijdraagt aan de evolutie van de werving. Bovendien is het door het visualiseren van gegevens gemakkelijker om knelpunten of potentiële vertragingen in het wervingsproces te identificeren. Als kandidaten bijvoorbeeld langdurig vastzitten in een bepaalde stap, zoals die van de persoonlijkheidsquiz en -test, kan dit wijzen op een op te lossen probleem.

De effectiviteit van het wervingsproces meten en de prestaties maximaliseren

Het andere voordeel van het wervingsdashboard is dat dit instrument kan worden gebruikt om de prestaties van het wervingsproces te analyseren. Het maakt het bijvoorbeeld mogelijk de effectiviteit te beoordelen van de wervingstest die het bedrijf gebruikt om zijn werknemers aan te werven. Het wervingsdashboard stelt het bedrijf ook in staat kennis te nemen van de gemiddelde wervingstijd, de kosten per werving, het retentiepercentage van nieuwe werknemers, het conversiepercentage van kandidaten naar werknemers, enz. Door deze gegevens te visualiseren, wordt het gemakkelijker inefficiënties of potentiële problemen te identificeren. Als de gemiddelde wervingstijd bijvoorbeeld buitensporig lang is, kan dit wijzen op problemen in het beheer van kandidaten of in de interne communicatie. De visualisatie van gegevens maakt het dan mogelijk deze problemen te targeten om ze snel op te lossen door nieuwe benaderingen te adopteren, zoals de simulatiemethode bij werving.

Hoe maakt u een wervingsdashboard aan?

Allereerst is het belangrijk te begrijpen dat er geen standaard wervingsdashboard bestaat dat voor alle bedrijven kan worden gebruikt. Het wordt dan ook sterk aanbevolen om uw eigen dashboard van nul te maken, geïnspireerd door een voorbeeld van een wervingsdashboard en rekening houdend met de wervingsbehoeften van uw bedrijf.

De te observeren KPI's kiezen

Het hoofddoel van het wervingsdashboard is het mogelijk maken de belangrijkste prestatie-indicatoren op het vlak van werving efficiënter op te volgen. Daarom is het belangrijk de verschillende relevante KPI's te identificeren die moeten worden gevolgd. Er bestaat een groot aantal indicatoren met betrekking tot werving. Daartoe behoren:

• De gemiddelde wervingstijd;
• De kosten per werving;

• Het aantal sollicitaties;
• Het aantal kandidaten dat de persoonlijkheidstest heeft afgelegd;
• Het retentiepercentage van nieuwe werknemers;
• Het conversiepercentage van kandidaten naar werknemers;
• De kwaliteit van kandidaten;

• Het acceptatiepercentage van jobaanbiedingen;
• De acquisitiekosten van een werknemer.

De nodige gegevens verzamelen

Zodra de te observeren KPI's zijn geïdentificeerd, is het tijd om de nodige gegevens te verzamelen voor het opstellen van de grafieken van het wervingsdashboard. Daartoe zal men eerst de bronnen van deze gegevens moeten bepalen. De betrokken bronnen kunnen inderdaad systemen voor het volgen van sollicitaties (ATS), interne databases, enquêtes bij kandidaten, evenals andere relevante gegevensbronnen omvatten. Indien nodig zullen gegevensverzamelingsmechanismen moeten worden ingevoerd om te garanderen dat relevante informatie systematisch en regelmatig wordt verzameld. Dankzij deze mechanismen en de geïdentificeerde bronnen zal het mogelijk zijn de vereiste gegevens regelmatig en continu te verzamelen om hun actualiteit te waarborgen.

Overgaan tot het aanmaken van de grafieken

Het aanmaken van de grafieken is een essentiële stap in het ontwerpen van een wervingsdashboard. Deze grafieken spelen een sleutelrol in de visualisatie van de gegevens die gedurende het hele wervingsproces zijn verzameld, waardoor ze begrijpelijker en toegankelijker worden voor de gebruikers. Om te beginnen is het belangrijk zorgvuldig de soorten grafieken te kiezen die geschikt zijn voor elke wervingsindicator. De gangbare opties omvatten staafdiagrammen, cirkeldiagrammen, lijndiagrammen en histogrammen, onder andere. De keuze zal afhangen van de aard van de te vertegenwoordigen gegevens. Zodra de gegevens op gepaste wijze zijn verzameld en georganiseerd, is het tijd de grafieken aan te maken met behulp van tools zoals Microsoft Excel, Google Sheets of geavanceerdere datavisualisatiesoftware. Elke grafiek moet op duidelijke wijze worden ontworpen, met expliciete titels, nauwkeurige legenda's en een coherente opmaak.

De hiërarchisering van gegevens plannen

De hiërarchisering van de gegevens in het wervingsdashboard is de laatste stap in het aanmaken van dit dashboard. Deze stap is des te belangrijker omdat ze de kwaliteit en bruikbaarheid van het HR-instrument bepaalt. De hiërarchie verwijst eenvoudigweg naar de volgorde waarin het dashboard de gegevens weergeeft. In het algemeen moet een dashboard zodanig worden gehiërarchiseerd dat de belangrijkste informatie als eerste wordt gevisualiseerd en gemakkelijk toegankelijk is. Als het doel van het wervingsdashboard dus is om het aantal sollicitaties te analyseren, is het bijvoorbeeld mogelijk bovenaan het dashboard een grafiek te plaatsen die de evolutie van het aantal sollicitaties weergeeft.