Comment licencier un salarié : les étapes de la procédure

Savoir comment licencier un salarié est une compétence essentielle pour tout professionnel RH ou dirigeant d'entreprise. Le licenciement constitue la rupture du contrat de travail à l'initiative de l'employeur et nécessite le respect d'une procédure légale encadrée par le droit du travail. Pour licencier un salarié légalement, il est impératif de justifier d'un motif réel et sérieux et de suivre scrupuleusement chaque étape du processus. Chez AssessFirst, nous constatons que les entreprises qui maîtrisent ces procédures évitent non seulement les contentieux coûteux, mais préservent également leur marque employeur. La démarche pour licencier un salarié varie selon qu'il s'agit d'un motif personnel (disciplinaire ou non) ou économique, chaque cas impliquant des obligations spécifiques, des délais particuliers et des conséquences différentes pour les deux parties.

Ce qu'il faut retenir

• Tout licenciement doit impérativement reposer sur une cause réelle et sérieuse, qu'elle soit d'ordre personnel (faute, insuffisance professionnelle) ou économique, sous peine d'être jugé abusif.
• La procédure légale est stricte et séquentielle, impliquant obligatoirement une convocation à un entretien préalable, la tenue de cet entretien, puis l'envoi d'une lettre de licenciement motivée, le tout en respectant des délais précis.
• Le non-respect de ces étapes ou l'absence d'un motif valable expose l'entreprise à des sanctions financières importantes et à des contentieux coûteux, pouvant aller jusqu'à la nullité du licenciement dans les cas les plus graves.

Quels sont les différents motifs de licenciement ?

Pour comprendre comment licencier un salarié correctement, il est fondamental de déterminer le motif précis justifiant cette décision. La législation française distingue deux grandes catégories de motifs qui conditionnent l'ensemble de la procédure à suivre. Le choix du motif n'est pas anodin puisqu'il détermine non seulement les étapes procédurales à respecter mais également les droits du salarié en termes d'indemnisation et de préavis. Lorsqu'un employeur envisage de licencier un salarié, il doit s'assurer que son motif répond aux exigences légales de cause réelle et sérieuse, notion centrale du droit français du licenciement qui sera systématiquement évaluée par les juges en cas de contestation.

Les motifs personnels

Le licenciement pour motif personnel concerne toute décision de licencier un salarié en raison de faits qui lui sont directement imputables. Cette catégorie se divise en deux sous-groupes distincts : les motifs disciplinaires et non disciplinaires. Pour licencier un salarié pour motif personnel, l'employeur doit impérativement justifier d'une cause réelle et sérieuse, c'est-à-dire d'un motif objectif, exact et suffisamment grave pour justifier la rupture définitive du contrat de travail.Dans le cadre disciplinaire, l'employeur peut licencier un salarié en cas de faute simple (comportement inadéquat, non-respect des directives), de faute grave (manquement sérieux rendant impossible le maintien du salarié dans l'entreprise, même temporairement) ou de faute lourde (intention de nuire à l'entreprise). Chaque niveau de faute entraîne des conséquences différentes, notamment concernant le droit aux indemnités.Les motifs non disciplinaires incluent principalement l'insuffisance professionnelle, qui doit être démontrée par des faits concrets et répétés, l'inaptitude médicale constatée par le médecin du travail, ou encore les absences prolongées ou répétées perturbant le fonctionnement de l'entreprise. Pour éviter d'en arriver à licencier un salarié pour insuffisance, de nombreuses entreprises travaillent aujourd'hui à lutter contre l'obsolescence des compétences par des programmes de formation continue adaptés.

Les motifs économiques

Le licenciement pour motif économique se distingue fondamentalement du motif personnel car il est indépendant de la personne du salarié. Pour licencier un salarié selon ce motif, l'employeur doit démontrer que sa décision est justifiée par des difficultés économiques, des mutations technologiques, une réorganisation nécessaire à la sauvegarde de la compétitivité de l'entreprise ou la cessation complète d'activité.La loi impose des obligations particulièrement strictes avant de licencier un salarié pour motif économique. L'employeur doit notamment rechercher toutes les possibilités de reclassement au sein de l'entreprise ou du groupe auquel elle appartient. Cette obligation de reclassement constitue un préalable obligatoire et son non-respect peut entraîner la requalification du licenciement en licenciement abusif.Le périmètre d'appréciation du motif économique s'étend au niveau du secteur d'activité du groupe en France, ce qui signifie que même si une filiale rencontre des difficultés, le licenciement pourrait être jugé sans cause réelle si le groupe dans son ensemble est prospère dans le même secteur d'activité. Pour licencier un salarié dans ce contexte, l'employeur doit également définir des critères d'ordre des licenciements lorsque plusieurs postes similaires sont concernés, en tenant compte notamment de l'ancienneté, des charges familiales et des qualités professionnelles.

Comment licencier un salarié : la procédure à suivre

La procédure pour licencier un salarié comporte plusieurs étapes successives et obligatoires, quel que soit le motif invoqué. Savoir comment licencier un salarié implique de maîtriser parfaitement ce processus séquentiel et de respecter scrupuleusement chaque délai légal. Un manquement, même mineur, à cette procédure de licenciement peut entraîner des conséquences juridiques et financières importantes pour l'employeur.Le non-respect des étapes peut rendre le licenciement irrégulier sur la forme, voire licenciement sans cause réelle sur le fond, exposant l'entreprise à des sanctions financières significatives. C'est pourquoi de nombreux employeurs consultent des experts ou se réfèrent à des ressources détaillées pour s'assurer de suivre correctement la procédure complète de licenciement. Chaque phase du processus pour licencier un salarié a son importance et mérite une attention particulière.

La convocation du salarié à un entretien préalable

La première étape indispensable pour licencier un salarié est la convocation à entretien préalable. Cette formalité obligatoire doit respecter des règles précises tant sur la forme que sur le délai. L'employeur doit adresser cette convocation par lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise en main propre contre décharge, ce qui constitue un élément de preuve essentiel.Le contenu de cette convocation pour licencier un salarié doit mentionner explicitement l'objet de l'entretien (à savoir que l'employeur envisage un licenciement), la date, l'heure et le lieu précis de la rencontre. La lettre doit également informer le salarié de son droit de se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ou, en l'absence de représentants du personnel, par un conseiller du salarié inscrit sur une liste préfectorale.Un délai minimum de 5 jours ouvrables doit impérativement être respecté entre la présentation de la lettre et la date de l'entretien préalable. Ce délai permet au salarié de préparer sa défense et, le cas échéant, de contacter un assistant. Pour licencier un salarié dans les règles, ce délai constitue une protection fondamentale qui ne peut être réduit sous aucun prétexte, sous peine d'irrégularité de la procédure.

L'entretien proprement dit

L'entretien préalable représente une étape cruciale dans la démarche pour licencier un salarié. Durant cette rencontre, l'employeur doit précisément exposer les motifs qui l'amènent à envisager le licenciement et recueillir les explications du salarié. Cet échange doit être réel et permettre au salarié de présenter sa version des faits ou ses arguments.Lors de cet entretien, le salarié peut être assisté par une personne de son choix appartenant à l'entreprise ou, en l'absence de représentants du personnel, par un conseiller extérieur inscrit sur une liste préfectorale. L'employeur qui souhaite licencier un salarié ne peut s'opposer à cette assistance, qui constitue une liberté fondamentale du salarié dans la procédure.Il est important de noter que l'absence du salarié à cet entretien, même si elle est regrettable, ne constitue pas une faute et n'empêche pas la poursuite de la procédure. L'employeur qui prévoit de licencier un salarié peut alors poursuivre le processus, mais devra être en mesure de prouver que la convocation a bien été envoyée et présentée au domicile du salarié. Bien qu'aucun procès-verbal ne soit légalement exigé, il est vivement recommandé de prendre des notes détaillées sur le déroulement de l'entretien, les arguments échangés et les personnes présentes.

L'envoi de la lettre de licenciement

Pour finaliser la décision de licencier un salarié, l'employeur doit notifier sa décision par lettre de licenciement envoyée en recommandé avec accusé de réception. Cette notification ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables après la date de l'entretien préalable, un délai de réflexion obligatoire pour l'employeur, destiné à éviter les décisions précipitées.La lettre de licenciement constitue un document juridique déterminant qui doit être soigneusement rédigé. Pour licencier un salarié correctement, cette lettre doit exposer de façon précise et détaillée les motifs du licenciement. Ces motifs doivent être suffisamment clairs et circonstanciés, car ils fixent les limites du litige en cas de contestation ultérieure devant les tribunaux. La Cour de Cassation a régulièrement rappelé qu'un employeur ne peut pas invoquer d'autres motifs que ceux mentionnés dans cette lettre lors d'un éventuel contentieux.Depuis les ordonnances Macron, l'employeur qui souhaite licencier un salarié peut préciser les motifs énoncés dans les 15 jours suivant la notification du licenciement, soit de sa propre initiative, soit à la demande du salarié. Cette possibilité de précision a posteriori ne permet toutefois pas d'ajouter des motifs totalement nouveaux, mais simplement de clarifier ceux déjà évoqués.

Le préavis de licenciement

Après avoir notifié sa décision de licencier un salarié, l'employeur doit respecter une période de préavis durant laquelle le contrat de travail continue de s'exécuter normalement. La durée de ce préavis varie selon l'ancienneté du salarié dans l'entreprise et les dispositions de la convention collective applicable.En l'absence de dispositions conventionnelles plus favorables, le Code du travail prévoit un préavis d'un mois pour les salariés ayant entre six mois et deux ans d'ancienneté, et de deux mois pour ceux justifiant d'au moins deux ans d'ancienneté. Pour licencier un salarié ayant moins de six mois d'ancienneté, la durée du préavis est déterminée par les usages pratiqués dans la localité et la profession.Il existe toutefois des exceptions à cette obligation de préavis. Notamment, pour licencier un salarié pour faute grave ou lourde, l'employeur est dispensé de préavis, la rupture du contrat étant alors immédiate. Par ailleurs, l'employeur peut décider de dispenser le salarié d'effectuer son préavis, mais il doit dans ce cas verser une indemnité compensatrice équivalente à la rémunération que le salarié aurait perçue s'il avait travaillé pendant cette période.

La rupture effective du contrat

La rupture du contrat intervient soit à l'issue du préavis effectué, soit immédiatement en cas de dispense de préavis ou de licenciement pour faute grave ou lourde. À ce moment précis, pour finaliser le processus de licencier un salarié, l'employeur doit remettre plusieurs documents obligatoires dont l'absence peut être sanctionnée.Ces documents comprennent le certificat de travail, l'attestation Pôle Emploi permettant au salarié de faire valoir ses droits aux allocations chômage, le reçu pour solde de tout compte détaillant l'ensemble des sommes versées, et un état récapitulatif de l'ensemble des sommes et valeurs mobilières épargnées dans le cadre des dispositifs de participation.Le salarié qui souhaite contester son licenciement dispose d'un délai de 12 mois à compter de la notification de la rupture pour saisir le conseil de prud'hommes. Ce délai relativement court, instauré par les ordonnances Macron de 2017, a considérablement réduit la période d'incertitude juridique pour les employeurs. Toutefois, certaines actions spécifiques comme celles relatives à la discrimination ou au harcèlement bénéficient de délais plus longs. Pour licencier un salarié en toute sécurité juridique, il est donc essentiel de conserver l'ensemble des éléments justifiant la décision pendant plusieurs années.

Quelles sont les erreurs à éviter pour licencier un salarié ?

• Ne pas justifier le licenciement par une cause réelle et sérieuse
• Utiliser des motifs discriminatoires (âge, sexe, état de santé, activités syndicales)
• Ne pas respecter les délais légaux entre les différentes étapes
• Notifier oralement le licenciement avant l'envoi de la lettre
• Rédiger une lettre de licenciement imprécise ou insuffisamment motivée
• Refuser la présence d'un assistant lors de l'entretien préalable
• Licencier un salarié protégé sans autorisation de l'inspection du travail
• Ne pas rechercher de reclassement en cas de licenciement économique
• Oublier de remettre les documents obligatoires de fin de contrat

Mettre en avant de faux motifs

Licencier un salarié en invoquant des motifs inexacts ou insuffisants constitue l'une des erreurs les plus graves qu'un employeur puisse commettre. Le licenciement sans cause réelle sera systématiquement sanctionné par les tribunaux. Pour licencier un salarié légalement, l'employeur doit s'appuyer exclusivement sur des faits précis, objectifs et vérifiables, constituant une cause suffisamment sérieuse pour justifier la rupture définitive du contrat de travail.Les juges examinent avec une attention particulière la réalité des motifs invoqués et n'hésitent pas à requalifier un licenciement lorsque les faits allégués ne sont pas établis ou sont manifestement insuffisants. Un licenciement fondé sur des motifs discriminatoires (liés à l'âge, au sexe, à l'origine, aux activités syndicales, à l'état de santé ou à la grossesse) est considéré comme nul, ce qui peut entraîner la réintégration du salarié s'il le souhaite.De même, licencier un salarié en invoquant une insuffisance professionnelle sans pouvoir démontrer par des éléments concrets cette insuffisance, ou en prétextant une faute qui n'a pas été commise, expose l'employeur à une condamnation pour licenciement abusif. Les conséquences financières peuvent être lourdes, avec des indemnités pouvant atteindre jusqu'à 20 mois de salaire selon l'ancienneté du salarié et la taille de l'entreprise, sans compter les éventuels dommages et intérêts pour préjudice moral.

Le non-respect des étapes de la procédure de licenciement

Pour licencier un salarié conformément à la loi, chaque étape de la procédure doit être scrupuleusement respectée. Le non-respect des délais légaux, l'absence de convocation formelle à l'entretien préalable, ou une notification de licenciement insuffisamment motivée constituent des irrégularités qui fragilisent juridiquement la décision.Ces manquements procéduraux peuvent avoir différentes conséquences selon leur gravité. Une simple irrégularité de procédure, comme le non-respect du délai entre la convocation et l'entretien, peut être sanctionnée par une indemnité spécifique pouvant atteindre un mois de salaire. En revanche, des irrégularités plus substantielles, comme l'absence totale d'entretien préalable ou une lettre de licenciement non motivée, peuvent conduire à la requalification en licenciement sans cause réelle et sérieuse.Une attention particulière doit être portée aux salariés bénéficiant d'une protection particulière. Pour licencier un salarié protégé (représentant du personnel, délégué syndical, conseiller du salarié, médecin du travail), l'employeur doit obtenir préalablement l'autorisation de l'inspection du travail. L'absence de cette autorisation rend le licenciement nul, avec des conséquences particulièrement lourdes, incluant la réintégration obligatoire du salarié et le versement des salaires pour toute la période d'éviction, sans plafonnement.

Qu'en est-il des indemnités de licenciement ?

Lorsqu'un employeur décide de licencier un salarié, diverses indemnités peuvent être dues selon le motif du licenciement et l'ancienneté du salarié. L'indemnité légale de licenciement constitue un droit pour tout salarié en CDI licencié pour un motif autre qu'une faute grave ou lourde, à condition qu'il justifie d'au moins huit mois d'ancienneté ininterrompue dans l'entreprise.Cette indemnité est calculée sur la base de l'ancienneté et du salaire par année de référence, généralement la moyenne des 12 derniers mois précédant le licenciement. À cette indemnité légale peuvent s'ajouter l'indemnité compensatrice de préavis (en cas de dispense) et l'indemnité compensatrice de congés payés pour les droits acquis et non pris.Le régime indemnitaire varie considérablement selon qu'il s'agit d'un licenciement économique, d'un licenciement pour motif personnel non fautif, ou d'un licenciement pour faute grave. Pour licencier un salarié en comprenant parfaitement les implications financières, il est essentiel de maîtriser ces différentes configurations.

Licenciement économique et licenciement pour motif personnel autre que la faute

Type d'indemnitéLicenciement économiqueLicenciement pour motif personnel (hors faute)Indemnité légale1/4 de mois par année jusqu'à 10 ans, puis 1/31/4 de mois par année jusqu'à 10 ans, puis 1/3PréavisObligatoire (ou indemnité compensatrice)Obligatoire (ou indemnité compensatrice)Congés payésIndemnité pour congés acquis non prisIndemnité pour congés acquis non prisSpécificitésPriorité de réembauche pendant 1 anAucune spécificité particulièreDans le cadre d'un licenciement pour motif économique ou d'un licenciement pour motif personnel non fautif, le salarié a droit à l'indemnité légale de licenciement dont le montant est fixé par le Code du travail à un quart de mois de salaire par année d'ancienneté jusqu'à 10 ans, puis un tiers de mois par année au-delà. Pour licencier un salarié dans ces conditions, l'employeur doit également vérifier si la convention collective applicable prévoit une indemnité conventionnelle plus favorable, auquel cas c'est cette dernière qui s'appliquera.Le salarié bénéficie également du préavis ou de son indemnité compensatrice en cas de dispense, ainsi que de l'indemnité compensatrice de congés payés pour les droits acquis et non utilisés. Une spécificité importante du licenciement économique est la priorité de réembauche dont bénéficie le salarié pendant un an, à condition qu'il en fasse la demande. Pour licencier un salarié pour motif économique, l'employeur peut également être tenu de proposer un contrat de sécurisation professionnelle (CSP) ou un congé de reclassement selon la taille de l'entreprise.

Licenciement pour faute

En cas de licenciement pour faute, les indemnités dues varient considérablement selon la qualification de la faute. Pour licencier un salarié pour faute simple, l'employeur doit verser l'indemnité légale de licenciement ainsi que l'indemnité de préavis ou faire effectuer ce préavis. La faute simple, bien que constituant un manquement aux obligations contractuelles, n'est pas considérée comme suffisamment grave pour priver le salarié de ses droits indemnitaires.En revanche, pour licencier un salarié pour faute grave, définie comme un manquement rendant impossible le maintien du salarié dans l'entreprise même pendant la durée limitée du préavis, l'employeur est dispensé de verser l'indemnité de licenciement et l'indemnité de préavis. La faute lourde, qui implique une intention de nuire à l'entreprise, entraîne les mêmes conséquences que la faute grave.Il est important de noter que l'indemnité compensatrice de congés payés reste due dans tous les cas, y compris en cas de faute lourde, suite à une décision du Conseil constitutionnel de 2016 qui a considéré que priver un salarié de cette indemnité constituait une atteinte disproportionnée au droit à indemnisation. Le salarié licencié pour faute peut généralement bénéficier de l'allocation d'aide au retour à l'emploi versée par Pôle Emploi, sauf en cas de faute lourde où une période de carence spécifique peut être appliquée.

Que faut-il retenir de la procédure à suivre pour licencier un salarié ?

Licencier un salarié est un processus juridiquement encadré qui exige rigueur et respect scrupuleux des procédures. L'employeur doit impérativement s'assurer de disposer d'un motif réel et sérieux, de respecter chaque étape procédurale dans l'ordre et les délais prescrits, et de verser l'ensemble des indemnités dues selon la situation. Les étapes pour licencier un collaborateur ne peuvent être improvisées ou simplifiées sans risque juridique majeur.Un licenciement mal conduit expose l'entreprise à des contentieux potentiellement coûteux et chronophages. Selon la gravité des manquements, les sanctions peuvent aller d'une simple indemnité pour irrégularité de procédure à une condamnation pour licenciement sans cause réelle et sérieuse, voire à la nullité du licenciement dans les cas les plus graves. Pour licencier un salarié en toute sécurité juridique, il est souvent recommandé de se faire accompagner par un expert en droit social ou de consulter les ressources spécialisées sur les aides à l'embauche et la gestion des départs.

Transformez vos pratiques pour le meilleur

Avant d'envisager de licencier un salarié, les entreprises ont tout intérêt à explorer les alternatives possibles et à mettre en place des pratiques RH préventives. La première approche consiste à identifier précocement les difficultés rencontrées par un collaborateur et à mettre en place un accompagnement adapté : formation, coaching, changement de poste ou de service. Ces mesures peuvent non seulement éviter un licenciement coûteux mais également réduire le turnover et préserver les compétences au sein de l'organisation.Dans certaines situations, des solutions alternatives au licenciement peuvent être envisagées, comme la rupture conventionnelle qui permet une séparation à l'amiable avec des conditions négociées. Pour les difficultés économiques temporaires, le recours à l'activité partielle peut constituer une alternative au licenciement économique, permettant de conserver les compétences dans l'entreprise en attendant une amélioration de la situation.Les entreprises les plus performantes en matière de gestion des talents adoptent une approche proactive, en mettant en place des évaluations régulières et des plans de développement personnalisés. Pour éviter d'avoir à licencier un salarié pour insuffisance professionnelle, elles investissent dans la formation continue et l'adaptation des compétences aux évolutions du marché. Cette approche préventive s'avère généralement plus efficace et moins coûteuse que la gestion des conséquences d'un licenciement, tant sur le plan financier que sur celui de l'image de marque employeur.

Solutions prédictives RH

Les outils d'évaluation prédictive peuvent jouer un rôle crucial pour anticiper et prévenir les situations pouvant mener à envisager de licencier un salarié. Ces solutions permettent d'identifier précocement les inadéquations entre les compétences d'un collaborateur et les exigences de son poste, ou entre sa personnalité et la culture de l'entreprise. Un test de personnalité scientifiquement validé peut, par exemple, révéler des traits comportementaux qui pourraient créer des tensions dans certains environnements de travail, permettant ainsi d'anticiper et d'adapter l'accompagnement.

À propos d'AssessFirst

AssessFirst propose des solutions prédictives RH qui aident les entreprises à optimiser leurs recrutements et à développer leurs talents, réduisant ainsi significativement le besoin de licencier un salarié pour inadéquation. Notre approche basée sur l'analyse des soft skills et les sciences comportementales permet d'identifier le potentiel de chaque collaborateur et de l'orienter vers les fonctions où il pourra pleinement s'épanouir et contribuer à la performance collective.

L’essentiel en 3 questions

Quelles sont les étapes clés obligatoires pour licencier un salarié ?

La procédure de licenciement impose trois étapes successives et obligatoires. D'abord, la convocation à un entretien préalable par lettre recommandée, en respectant un délai minimum de 5 jours ouvrables. Ensuite, la tenue de l'entretien durant lequel l'employeur expose les motifs envisagés et recueille les explications du salarié. Enfin, la notification du licenciement par une nouvelle lettre recommandée, envoyée au minimum 2 jours ouvrables après l'entretien, qui doit détailler précisément les motifs de la rupture.

Pour quels motifs un employeur peut-il licencier un salarié ?

Le licenciement doit impérativement reposer sur une cause réelle et sérieuse. Il existe deux grandes catégories de motifs : le motif personnel, qui est directement lié à la personne du salarié (une faute simple, grave ou lourde, une insuffisance professionnelle, une inaptitude médicale...), et le motif économique, qui est indépendant du salarié (difficultés économiques, réorganisation de l'entreprise, mutations technologiques...).

Quelles sont les erreurs les plus graves à éviter lors d'un licenciement ?

Les erreurs les plus graves sont de licencier un salarié sans cause réelle et sérieuse (motif inexact, insuffisant ou discriminatoire) et de ne pas respecter scrupuleusement la procédure légale (délais, formalisme de la convocation et de la lettre). Rédiger une lettre de licenciement imprécise est également une erreur majeure, car seuls les motifs qui y sont inscrits pourront être débattus en cas de litige devant le conseil de prud'hommes.Sources :

• LegalPlace, “Licenciement : motifs, procédure et indemnités”, 2025.
• Ministère du Travail, “La procédure en cas de licenciement pour motif personnel”, 2025.

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