Einem Mitarbeiter kündigen: Schritte des Verfahrens

Zu wissen, wie man einem Mitarbeiter kündigt, ist eine wesentliche Kompetenz für jeden Personalverantwortlichen. Ob Kündigung aus persönlichen Gründen oder aus wirtschaftlichen Gründen – das Verfahren muss strengen gesetzlichen Regeln folgen, um die Rechte beider Parteien zu schützen. Dieser umfassende Leitfaden führt Sie durch alle Schritte des Kündigungsverfahrens und hilft Ihnen, häufige Fehler zu vermeiden.

Was sind die verschiedenen Kündigungsgründe?

Kündigung aus persönlichen Gründen

Die Kündigung aus persönlichen Gründen bezieht sich auf Fakten, die dem Arbeitnehmer persönlich zuzurechnen sind. Sie kann verschiedene Formen annehmen:

Kündigung wegen schwerwiegendem Fehlverhalten

Schwerwiegendes Fehlverhalten stellt eine Verletzung der vertraglichen Pflichten dar, die so schwerwiegend ist, dass sie die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unmöglich macht. Beispiele umfassen: Wiederholte unentschuldigte Abwesenheit, Arbeitsverweigerung, Beleidigungen oder Körperverletzung gegenüber Kolleginnen und Kollegen, Verstoß gegen die Geheimhaltungspflicht.

Kündigung wegen groben Fehlverhaltens

Grobes Fehlverhalten ist besonders schwerwiegend und macht die Weiterbeschfftigung des Mitarbeitenden selbst während der Kündigungsfrist unmöglich. Es umfasst: Diebstahl oder Unterschlagung von Firmeneigentum, vorsätzliche Beschädigung von Unternehmensgütern, sexuelle Belästigung oder Diskriminierung, Tätlichkeit am Arbeitsplatz.

Kündigung wegen beruflicher Unfähigkeit

Die berufliche Unfähigkeit kann ein Kündigungsgrund sein, wenn der Mitarbeitende nachweislich nicht in der Lage ist, seine Aufgaben ordnungsgemäß zu erfüllen. Dies muss durch objektive Kriterien belegt werden.

Kündigung aus wirtschaftlichen Gründen

Die betriebsbedingte Kündigung ist nicht auf das Verhalten des Mitarbeitenden zurückzuführen, sondern auf wirtschaftliche Schwierigkeiten, technologischen Wandel, Umstrukturierungen oder die Notwendigkeit, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu sichern. Das Verfahren bei einer betriebsbedingten Kündigung ist besonders stark reglementiert und erfordert: den Nachweis des wirtschaftlichen Grundes, die Einhaltung der Sozialauswahl, die Prüfung von Weiterbeschftigungsmöglichkeiten und die Information und Konsultation des Betriebsrats.

Wie kündigt man einem Mitarbeiter: Das einzuhaltende Verfahren

Schritt 1: Sachverhalt dokumentieren

Vor jeder Kündigung muss der Sachverhalt gründlich dokumentiert werden. Sammeln Sie alle relevanten Beweise: Abmahnungen, Leistungsbeurteilungen, Zeugenaussagen, E-Mails oder andere schriftliche Nachweise. Eine lückenlose Dokumentation ist entscheidend für die rechtliche Absicherung.

Schritt 2: Abmahnung(en) aussprechen

In den meisten Fällen muss vor einer Kündigung mindestens eine Abmahnung erfolgen. Die Abmahnung muss das beanstandete Verhalten präzise beschreiben, den Mitarbeitenden zur Änderung auffordern und die möglichen Konsequenzen bei Wiederholung aufzeigen. Bei schwerwiegendem oder grobem Fehlverhalten kann eine Kündigung auch ohne vorherige Abmahnung erfolgen.

Schritt 3: Anhörung des Mitarbeitenden

Der Mitarbeitende muss vor der Kündigung angehört werden. Dies ist ein grundlegendes Recht des Arbeitnehmers. Die Anhörung gibt dem Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich zu den Vorwürfen zu äußern und seine Sicht der Dinge darzulegen. Der Mitarbeitende hat das Recht, einen Betriebsratsmitglied oder eine Vertrauensperson hinzuzuziehen.

Schritt 4: Betriebsrat informieren

Der Betriebsrat muss vor jeder Kündigung informiert und angehört werden. Der Betriebsrat hat das Recht, Einwände gegen die Kündigung zu erheben. Auch wenn der Betriebsrat der Kündigung widerspricht, kann der Arbeitgeber die Kündigung durchführen, muss jedoch den Widerspruch dem Mitarbeitenden mitteilen.

Schritt 5: Kündigungsschreiben verfassen und übergeben

Das Kündigungsschreiben muss schriftlich erfolgen und folgende Elemente enthalten: die eindeutige Erklärung der Kündigung, den Kündigungsgrund, das Datum der Kündigung, den Beginn und die Dauer der Kündigungsfrist und Hinweise auf die Möglichkeit einer Kündigungsschutzklage. Die Kündigung sollte persönlich übergeben oder per Einschreiben zugestellt werden.

Schritt 6: Kündigungsfrist einhalten

Die Kündigungsfrist richtet sich nach dem Arbeitsvertrag, dem anwendbaren Tarifvertrag und der Betriebszugehörigkeit. Die gesetzliche Mindestkuendigungsfrist beträgt in Deutschland: 4 Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats. Bei längerer Betriebszugehörigkeit verlängert sich die Frist entsprechend.

Schritt 7: Austrittsmanagement

Ein professionelles Austrittsmanagement umfasst: die Erstellung des Arbeitszeugnisses, die Aushändigung aller notwendigen Dokumente, die Rückgabe von Firmeneigentum, die Abmeldung bei Sozialversicherungen und die gegebenenfalls Fällige Abfindungszahlung. Die Reduzierung der Fluktuation beginnt mit einem professionellen Umgang, auch bei Kündigungen.

Welche Fehler sollten bei der Kündigung eines Mitarbeiters vermieden werden?

Fehlende oder unzureichende Dokumentation

Einer der häufigsten Fehler ist eine mangelnde Dokumentation. Ohne ausreichende schriftliche Nachweise ist eine Kündigung vor dem Arbeitsgericht kaum haltbar. Dokumentieren Sie alle relevanten Vorfälle zeitnah und detailliert.

Verstoß gegen die Anhörungspflicht

Die Anhörung des Mitarbeitenden und des Betriebsrats sind zwingend erforderlich. Ein Verstoß gegen diese Pflichten macht die Kündigung unwirksam.

Diskriminierung

Eine Kündigung darf nicht auf diskriminierenden Gründen basieren (Geschlecht, Herkunft, Religion, Alter, Behinderung, sexuelle Orientierung etc.). Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) bietet hier umfassenden Schutz.

Emotionale Reaktionen

Eine Kündigung sollte niemals im Affekt ausgesprochen werden. Nehmen Sie sich Zeit für eine sachliche Bewertung der Situation und holen Sie rechtlichen Rat ein, bevor Sie handeln.

Mangelhafte Kommunikation

Auch wenn eine Kündigung eine schwierige Situation darstellt, ist eine respektvolle und klare Kommunikation unerlässlich. Informieren Sie den betroffenen Mitarbeitenden persönlich, bevor Kolleginnen und Kollegen davon erfahren.

Was ist mit der Abfindung bei Kündigung?

Gesetzliche Regelungen

In Deutschland besteht – anders als in manchen anderen Ländern – kein genereller gesetzlicher Anspruch auf eine Abfindung. Es gibt jedoch Ausnahmen: bei betriebsbedingten Kündigungen gemäß § 1a Kündigungsschutzgesetz, bei einem Sozialplan, im Rahmen eines Aufhebungsvertrags und bei einem Vergleich vor dem Arbeitsgericht.

Berechnung der Abfindung

Die Faustformel für die Berechnung einer Abfindung lautet: 0,5 Brutto-Monatsgehälter pro Beschäftigungsjahr. In der Praxis können die tatsächlichen Beträge je nach Verhandlungsposition und Umständen erheblich abweichen.

Steuerliche Behandlung

Abfindungen unterliegen in Deutschland der Einkommensteuer. Durch die sogenannte Fünftelregelung (§ 34 EStG) kann die Steuerlast jedoch reduziert werden. Eine steuerliche Beratung ist in jedem Fall empfehlenswert.

Was sollte man über das Verfahren zur Kündigung eines Mitarbeiters wissen?

Kündigungsschutz in Deutschland

Das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) gilt für Betriebe mit mehr als 10 Mitarbeitenden und bietet umfassenden Schutz vor unrechtmäßigen Kündigungen. Es gibt besonderen Kündigungsschutz für: Schwangere und Mütter während des Mutterschutzes, Mitarbeitende in Elternzeit, Schwerbehinderte, Betriebsratsmitglieder und Auszubildende.

Alternativen zur Kündigung

Bevor Sie eine Kündigung aussprechen, sollten Sie alle Alternativen prüfen:

• Aufhebungsvertrag: Einvernehmliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Versetzung: Übertragung an eine andere Stelle im Unternehmen
• Weiterbildung: Gezielte Schulung bei Leistungsmängeln
• Coaching: Professionelle Unterstützung bei Verhaltensänderungen
• Änderungskündigung: Kündigung verbunden mit dem Angebot neuer Arbeitsbedingungen

Interne Mobilität kann eine wertvolle Alternative zur Kündigung darstellen.

Die Rolle präventiver Maßnahmen

Die beste Kündigung ist die, die nicht nötig wird. Durch prädiktive Assessments wie die von AssessFirst können Unternehmen von Anfang an sicherstellen, dass die eingestellten Mitarbeitenden sowohl fachlich als auch persönlich zum Unternehmen passen. Die Bewertung von Persönlichkeit (SWIPE), Motivationen (DRIVE) und kognitiven Fähigkeiten (BRAIN) reduziert das Risiko von Fehlbesetzungen erheblich und sorgt dafür, dass jeder Mitarbeitende in einem Umfeld arbeitet, in dem er sich vollständig entfalten und zum kollektiven Leistungserfolg beitragen kann.