Cómo despedir a un empleado: las etapas del procedimiento

Saber cómo despedir a un empleado es una competencia esencial para todo profesional de RRHH o directivo de empresa. El despido constituye la ruptura del contrato de trabajo por iniciativa del empleador y requiere el cumplimiento de un procedimiento legal regulado por el derecho laboral. Para despedir a un empleado legalmente, es imprescindible justificar un motivo real y serio y seguir escrupulosamente cada etapa del proceso. En AssessFirst, constatamos que las empresas que dominan estos procedimientos no solo evitan litigios costosos, sino que también preservan su marca empleadora. El proceso para despedir a un empleado varía según se trate de un motivo personal (disciplinario o no) o económico, cada caso implicando obligaciones específicas, plazos particulares y consecuencias diferentes para ambas partes.

Lo que hay que recordar

• Todo despido debe basarse imperativamente en una causa real y seria, ya sea de orden personal (falta, insuficiencia profesional) o económico, bajo pena de ser considerado abusivo.
• El procedimiento legal es estricto y secuencial, implicando obligatoriamente una convocatoria a una entrevista previa, la celebración de dicha entrevista, y luego el envío de una carta de despido motivada, todo ello respetando plazos precisos.
• El incumplimiento de estas etapas o la ausencia de un motivo válido expone a la empresa a sanciones financieras importantes y a litigios costosos, pudiendo llegar hasta la nulidad del despido en los casos más graves.

¿Cuáles son los diferentes motivos de despido?

Para comprender cómo despedir a un empleado correctamente, es fundamental determinar el motivo preciso que justifica esta decisión. La legislación francesa distingue dos grandes categorías de motivos que condicionan el conjunto del procedimiento a seguir. La elección del motivo no es trivial, ya que determina no solo las etapas procedimentales a respetar, sino también los derechos del empleado en términos de indemnización y preaviso. Cuando un empleador contempla despedir a un empleado, debe asegurarse de que su motivo responde a las exigencias legales de causa real y seria, noción central del derecho francés del despido que será sistemáticamente evaluada por los jueces en caso de impugnación.

Los motivos personales

El despido por motivo personal concierne toda decisión de despedir a un empleado por hechos que le son directamente imputables. Esta categoría se divide en dos subgrupos distintos: los motivos disciplinarios y no disciplinarios. Para despedir a un empleado por motivo personal, el empleador debe imperativamente justificar una causa real y seria, es decir, un motivo objetivo, exacto y suficientemente grave para justificar la ruptura definitiva del contrato de trabajo.En el marco disciplinario, el empleador puede despedir a un empleado en caso de falta simple (comportamiento inadecuado, incumplimiento de directrices), de falta grave (incumplimiento serio que hace imposible el mantenimiento del empleado en la empresa, incluso temporalmente) o de falta muy grave (intención de perjudicar a la empresa). Cada nivel de falta conlleva consecuencias diferentes, especialmente en lo que respecta al derecho a indemnizaciones.Los motivos no disciplinarios incluyen principalmente la insuficiencia profesional, que debe demostrarse mediante hechos concretos y repetidos, la inaptitud médica constatada por el médico del trabajo, o las ausencias prolongadas o repetidas que perturban el funcionamiento de la empresa. Para evitar llegar a despedir a un empleado por insuficiencia, muchas empresas trabajan hoy en luchar contra la obsolescencia de las competencias mediante programas de formación continua adaptados.

Los motivos económicos

El despido por motivo económico se distingue fundamentalmente del motivo personal porque es independiente de la persona del empleado. Para despedir a un empleado por este motivo, el empleador debe demostrar que su decisión está justificada por dificultades económicas, mutaciones tecnológicas, una reorganización necesaria para salvaguardar la competitividad de la empresa o el cese completo de actividad.La ley impone obligaciones particularmente estrictas antes de despedir a un empleado por motivo económico. El empleador debe buscar todas las posibilidades de recolocación dentro de la empresa o del grupo al que pertenece. Esta obligación de recolocación constituye un requisito previo obligatorio y su incumplimiento puede conllevar la recalificación del despido como despido abusivo.El perímetro de apreciación del motivo económico se extiende al nivel del sector de actividad del grupo en Francia, lo que significa que incluso si una filial enfrenta dificultades, el despido podría considerarse sin causa real si el grupo en su conjunto es próspero en el mismo sector de actividad. Para despedir a un empleado en este contexto, el empleador debe también definir criterios de orden de los despidos cuando varios puestos similares están afectados, teniendo en cuenta especialmente la antigüedad, las cargas familiares y las cualidades profesionales.

Cómo despedir a un empleado: el procedimiento a seguir

El procedimiento para despedir a un empleado comprende varias etapas sucesivas y obligatorias, cualquiera que sea el motivo invocado. Saber cómo despedir a un empleado implica dominar perfectamente este proceso secuencial y respetar escrupulosamente cada plazo legal. Un incumplimiento, incluso menor, de este procedimiento de despido puede acarrear consecuencias jurídicas y financieras importantes para el empleador.El incumplimiento de las etapas puede hacer que el despido sea irregular en la forma, o incluso despido sin causa real en el fondo, exponiendo a la empresa a sanciones financieras significativas. Por eso muchos empleadores consultan a expertos o recurren a recursos detallados para asegurarse de seguir correctamente el procedimiento completo de despido. Cada fase del proceso para despedir a un empleado tiene su importancia y merece una atención particular.

La convocatoria del empleado a una entrevista previa

La primera etapa indispensable para despedir a un empleado es la convocatoria a entrevista previa. Esta formalidad obligatoria debe respetar reglas precisas tanto en la forma como en el plazo. El empleador debe enviar esta convocatoria por carta certificada con acuse de recibo o por entrega en mano contra recibo firmado, lo que constituye un elemento de prueba esencial.El contenido de esta convocatoria para despedir a un empleado debe mencionar explícitamente el objeto de la entrevista (es decir, que el empleador contempla un despido), la fecha, la hora y el lugar preciso del encuentro. La carta debe también informar al empleado de su derecho a hacerse asistir por una persona de su elección perteneciente al personal de la empresa o, en ausencia de representantes del personal, por un asesor del empleado inscrito en una lista prefectoral.Un plazo mínimo de 5 días laborables debe respetarse imperativamente entre la presentación de la carta y la fecha de la entrevista previa. Este plazo permite al empleado preparar su defensa y, en su caso, contactar a un asistente. Para despedir a un empleado conforme a las normas, este plazo constituye una protección fundamental que no puede reducirse bajo ningún pretexto, bajo pena de irregularidad del procedimiento.

La entrevista propiamente dicha

La entrevista previa representa una etapa crucial en el proceso para despedir a un empleado. Durante este encuentro, el empleador debe exponer con precisión los motivos que le llevan a contemplar el despido y recabar las explicaciones del empleado. Este intercambio debe ser real y permitir al empleado presentar su versión de los hechos o sus argumentos.Durante esta entrevista, el empleado puede hacerse asistir por una persona de su elección perteneciente a la empresa o, en ausencia de representantes del personal, por un asesor externo inscrito en una lista prefectoral. El empleador que desea despedir a un empleado no puede oponerse a esta asistencia, que constituye una libertad fundamental del empleado en el procedimiento.Es importante señalar que la ausencia del empleado a esta entrevista, aunque sea lamentable, no constituye una falta y no impide la continuación del procedimiento. El empleador que prevé despedir a un empleado puede entonces proseguir el proceso, pero deberá estar en condiciones de probar que la convocatoria fue debidamente enviada y presentada en el domicilio del empleado. Aunque no se exija legalmente ningún acta, se recomienda encarecidamente tomar notas detalladas sobre el desarrollo de la entrevista, los argumentos intercambiados y las personas presentes.

El envío de la carta de despido

Para finalizar la decisión de despedir a un empleado, el empleador debe notificar su decisión por carta de despido enviada por correo certificado con acuse de recibo. Esta notificación no puede producirse menos de dos días laborables después de la fecha de la entrevista previa, un plazo de reflexión obligatorio para el empleador, destinado a evitar decisiones precipitadas.La carta de despido constituye un documento jurídico determinante que debe redactarse cuidadosamente. Para despedir a un empleado correctamente, esta carta debe exponer de forma precisa y detallada los motivos del despido. Estos motivos deben ser suficientemente claros y circunstanciados, ya que fijan los límites del litigio en caso de impugnación ulterior ante los tribunales. El Tribunal de Casación ha recordado regularmente que un empleador no puede invocar otros motivos que los mencionados en esta carta durante un eventual contencioso.Desde las ordenanzas Macron, el empleador que desea despedir a un empleado puede precisar los motivos enunciados en los 15 días siguientes a la notificación del despido, ya sea por propia iniciativa o a petición del empleado. Esta posibilidad de precisión a posteriori no permite, sin embargo, añadir motivos totalmente nuevos, sino simplemente clarificar los ya evocados.

El preaviso de despido

Después de haber notificado su decisión de despedir a un empleado, el empleador debe respetar un período de preaviso durante el cual el contrato de trabajo continúa ejecutándose normalmente. La duración de este preaviso varía según la antigüedad del empleado en la empresa y las disposiciones del convenio colectivo aplicable.En ausencia de disposiciones convencionales más favorables, el Código del Trabajo prevé un preaviso de un mes para los empleados con una antigüedad de entre seis meses y dos años, y de dos meses para aquellos que justifiquen al menos dos años de antigüedad. Para despedir a un empleado con menos de seis meses de antigüedad, la duración del preaviso se determina por los usos practicados en la localidad y la profesión.Existen, no obstante, excepciones a esta obligación de preaviso. En particular, para despedir a un empleado por falta grave o muy grave, el empleador queda dispensado de preaviso, siendo la ruptura del contrato inmediata. Además, el empleador puede decidir dispensar al empleado de cumplir su preaviso, pero en ese caso debe abonar una indemnización compensatoria equivalente a la remuneración que el empleado habría percibido si hubiera trabajado durante ese período.

La ruptura efectiva del contrato

La ruptura del contrato se produce al término del preaviso cumplido, o inmediatamente en caso de dispensa de preaviso o de despido por falta grave o muy grave. En ese momento preciso, para finalizar el proceso de despedir a un empleado, el empleador debe entregar varios documentos obligatorios cuya ausencia puede ser sancionada.Estos documentos comprenden el certificado de trabajo, la certificación para el servicio público de empleo que permite al empleado hacer valer sus derechos a las prestaciones por desempleo, el recibo de finiquito que detalla el conjunto de las sumas abonadas, y un estado recapitulativo del conjunto de sumas y valores mobiliarios ahorrados en el marco de los dispositivos de participación.El empleado que desee impugnar su despido dispone de un plazo de 12 meses a partir de la notificación de la ruptura para acudir al tribunal laboral. Este plazo relativamente corto, instaurado por las ordenanzas Macron de 2017, ha reducido considerablemente el período de incertidumbre jurídica para los empleadores. No obstante, ciertas acciones específicas como las relativas a la discriminación o al acoso gozan de plazos más largos. Para despedir a un empleado con total seguridad jurídica, es por tanto esencial conservar todos los elementos que justifican la decisión durante varios años.

¿Cuáles son los errores a evitar para despedir a un empleado?

• No justificar el despido por una causa real y seria
• Utilizar motivos discriminatorios (edad, sexo, estado de salud, actividades sindicales)
• No respetar los plazos legales entre las diferentes etapas
• Notificar verbalmente el despido antes del envío de la carta
• Redactar una carta de despido imprecisa o insuficientemente motivada
• Rechazar la presencia de un asistente durante la entrevista previa
• Despedir a un empleado protegido sin autorización de la inspección de trabajo
• No buscar la recolocación en caso de despido económico
• Olvidar entregar los documentos obligatorios de fin de contrato

Alegar falsos motivos

Despedir a un empleado invocando motivos inexactos o insuficientes constituye uno de los errores más graves que un empleador puede cometer. El despido sin causa real será sistemáticamente sancionado por los tribunales. Para despedir a un empleado legalmente, el empleador debe apoyarse exclusivamente en hechos precisos, objetivos y verificables, que constituyan una causa suficientemente seria para justificar la ruptura definitiva del contrato de trabajo.Los jueces examinan con especial atención la realidad de los motivos invocados y no dudan en recalificar un despido cuando los hechos alegados no están probados o son manifiestamente insuficientes. Un despido basado en motivos discriminatorios (relacionados con la edad, el sexo, el origen, las actividades sindicales, el estado de salud o el embarazo) se considera nulo, lo que puede conllevar la reincorporación del empleado si así lo desea.Igualmente, despedir a un empleado invocando una insuficiencia profesional sin poder demostrar con elementos concretos dicha insuficiencia, o alegando una falta que no se ha cometido, expone al empleador a una condena por despido abusivo. Las consecuencias financieras pueden ser considerables, con indemnizaciones que pueden alcanzar hasta 20 meses de salario según la antigüedad del empleado y el tamaño de la empresa, sin contar los eventuales daños y perjuicios por daño moral.

El incumplimiento de las etapas del procedimiento de despido

Para despedir a un empleado conforme a la ley, cada etapa del procedimiento debe respetarse escrupulosamente. El incumplimiento de los plazos legales, la ausencia de convocatoria formal a la entrevista previa, o una notificación de despido insuficientemente motivada constituyen irregularidades que debilitan jurídicamente la decisión.Estos incumplimientos procedimentales pueden tener diferentes consecuencias según su gravedad. Una simple irregularidad de procedimiento, como el incumplimiento del plazo entre la convocatoria y la entrevista, puede ser sancionada con una indemnización específica que puede alcanzar un mes de salario. En cambio, irregularidades más sustanciales, como la ausencia total de entrevista previa o una carta de despido no motivada, pueden conducir a la recalificación como despido sin causa real y seria.Debe prestarse especial atención a los empleados que gozan de una protección particular. Para despedir a un empleado protegido (representante del personal, delegado sindical, asesor del empleado, médico del trabajo), el empleador debe obtener previamente la autorización de la inspección de trabajo. La ausencia de esta autorización hace nulo el despido, con consecuencias particularmente graves, incluyendo la reincorporación obligatoria del empleado y el pago de los salarios por todo el período de exclusión, sin límite máximo.

¿Qué ocurre con las indemnizaciones por despido?

Cuando un empleador decide despedir a un empleado, diversas indemnizaciones pueden ser debidas según el motivo del despido y la antigüedad del empleado. La indemnización legal por despido constituye un derecho para todo empleado con contrato indefinido despedido por un motivo distinto a la falta grave o muy grave, siempre que justifique al menos ocho meses de antigüedad ininterrumpida en la empresa.Esta indemnización se calcula sobre la base de la antigüedad y del salario por año de referencia, generalmente la media de los 12 últimos meses anteriores al despido. A esta indemnización legal pueden añadirse la indemnización compensatoria de preaviso (en caso de dispensa) y la indemnización compensatoria de vacaciones por los derechos adquiridos y no disfrutados.El régimen indemnizatorio varía considerablemente según se trate de un despido económico, un despido por motivo personal no disciplinario, o un despido por falta grave. Para despedir a un empleado comprendiendo perfectamente las implicaciones financieras, es esencial dominar estas diferentes configuraciones.

Despido económico y despido por motivo personal distinto a la falta

En el marco de un despido por motivo económico o de un despido por motivo personal no disciplinario, el empleado tiene derecho a la indemnización legal por despido cuyo importe está fijado por el Código del Trabajo en un cuarto de mes de salario por año de antigüedad hasta 10 años, y luego un tercio de mes por año en adelante. Para despedir a un empleado en estas condiciones, el empleador debe verificar también si el convenio colectivo aplicable prevé una indemnización convencional más favorable, en cuyo caso es esta última la que se aplicará.El empleado también se beneficia del preaviso o de su indemnización compensatoria en caso de dispensa, así como de la indemnización compensatoria de vacaciones por los derechos adquiridos y no utilizados. Una especificidad importante del despido económico es la prioridad de recontratación de la que se beneficia el empleado durante un año, siempre que lo solicite. Para despedir a un empleado por motivo económico, el empleador también puede estar obligado a proponer un contrato de seguridad profesional (CSP) o un permiso de recolocación según el tamaño de la empresa.

Despido por falta

En caso de despido por falta, las indemnizaciones debidas varían considerablemente según la calificación de la falta. Para despedir a un empleado por falta simple, el empleador debe abonar la indemnización legal por despido así como la indemnización de preaviso o hacer cumplir dicho preaviso. La falta simple, aunque constituye un incumplimiento de las obligaciones contractuales, no se considera suficientemente grave para privar al empleado de sus derechos indemnizatorios.En cambio, para despedir a un empleado por falta grave, definida como un incumplimiento que hace imposible el mantenimiento del empleado en la empresa incluso durante la duración limitada del preaviso, el empleador queda dispensado de abonar la indemnización por despido y la indemnización de preaviso. La falta muy grave, que implica una intención de perjudicar a la empresa, conlleva las mismas consecuencias que la falta grave.Es importante señalar que la indemnización compensatoria de vacaciones sigue siendo debida en todos los casos, incluso en caso de falta muy grave, tras una decisión del Consejo Constitucional de 2016 que consideró que privar a un empleado de esta indemnización constituía una vulneración desproporcionada del derecho a indemnización. El empleado despedido por falta puede generalmente beneficiarse de la prestación de ayuda al retorno al empleo abonada por el servicio público de empleo, salvo en caso de falta muy grave donde se puede aplicar un período de carencia específico.

¿Qué hay que recordar del procedimiento a seguir para despedir a un empleado?

Despedir a un empleado es un proceso jurídicamente regulado que exige rigor y cumplimiento escrupuloso de los procedimientos. El empleador debe imperativamente asegurarse de disponer de un motivo real y serio, de respetar cada etapa procedimental en el orden y los plazos prescritos, y de abonar todas las indemnizaciones debidas según la situación. Las etapas para despedir a un colaborador no pueden improvisarse ni simplificarse sin riesgo jurídico importante.Un despido mal gestionado expone a la empresa a litigios potencialmente costosos y prolongados. Según la gravedad de los incumplimientos, las sanciones pueden ir desde una simple indemnización por irregularidad de procedimiento hasta una condena por despido sin causa real y seria, e incluso la nulidad del despido en los casos más graves. Para despedir a un empleado con total seguridad jurídica, a menudo se recomienda hacerse acompañar por un experto en derecho laboral o consultar los recursos especializados sobre las ayudas a la contratación y la gestión de las salidas.

Transforme sus prácticas para mejor

Antes de contemplar despedir a un empleado, las empresas tienen todo el interés en explorar las alternativas posibles y poner en marcha prácticas de RRHH preventivas. El primer enfoque consiste en identificar precozmente las dificultades encontradas por un colaborador y establecer un acompañamiento adaptado: formación, coaching, cambio de puesto o de departamento. Estas medidas pueden no solo evitar un despido costoso sino también reducir la rotación de personal y preservar las competencias dentro de la organización.En determinadas situaciones, se pueden contemplar soluciones alternativas al despido, como la ruptura convencional que permite una separación amistosa con condiciones negociadas. Para las dificultades económicas temporales, el recurso a la actividad parcial puede constituir una alternativa al despido económico, permitiendo conservar las competencias en la empresa a la espera de una mejora de la situación.Las empresas más eficientes en gestión del talento adoptan un enfoque proactivo, estableciendo evaluaciones regulares y planes de desarrollo personalizados. Para evitar tener que despedir a un empleado por insuficiencia profesional, invierten en formación continua y adaptación de competencias a las evoluciones del mercado. Este enfoque preventivo resulta generalmente más eficaz y menos costoso que la gestión de las consecuencias de un despido, tanto en el plano financiero como en el de la imagen de marca empleadora.

Soluciones predictivas de RRHH

Las herramientas de evaluación predictiva pueden desempeñar un papel crucial para anticipar y prevenir las situaciones que puedan llevar a contemplar el despido de un empleado. Estas soluciones permiten identificar precozmente las inadecuaciones entre las competencias de un colaborador y las exigencias de su puesto, o entre su personalidad y la cultura de la empresa. Un test de personalidad científicamente validado puede, por ejemplo, revelar rasgos comportamentales que podrían crear tensiones en ciertos entornos de trabajo, permitiendo así anticipar y adaptar el acompañamiento.

Acerca de AssessFirst

AssessFirst ofrece soluciones predictivas de RRHH que ayudan a las empresas a optimizar sus contrataciones y desarrollar sus talentos, reduciendo así significativamente la necesidad de despedir a un empleado por inadecuación. Nuestro enfoque basado en el análisis de las soft skills y las ciencias del comportamiento permite identificar el potencial de cada colaborador y orientarlo hacia las funciones donde podrá desarrollarse plenamente y contribuir al rendimiento colectivo.

Lo esencial en 3 preguntas

¿Cuáles son las etapas clave obligatorias para despedir a un empleado?

El procedimiento de despido impone tres etapas sucesivas y obligatorias. Primero, la convocatoria a una entrevista previa por carta certificada, respetando un plazo mínimo de 5 días laborables. Luego, la celebración de la entrevista durante la cual el empleador expone los motivos contemplados y recaba las explicaciones del empleado. Finalmente, la notificación del despido mediante una nueva carta certificada, enviada como mínimo 2 días laborables después de la entrevista, que debe detallar con precisión los motivos de la ruptura.

¿Por qué motivos puede un empleador despedir a un empleado?

El despido debe basarse imperativamente en una causa real y seria. Existen dos grandes categorías de motivos: el motivo personal, que está directamente relacionado con la persona del empleado (una falta simple, grave o muy grave, una insuficiencia profesional, una inaptitud médica...), y el motivo económico, que es independiente del empleado (dificultades económicas, reorganización de la empresa, mutaciones tecnológicas...).

¿Cuáles son los errores más graves a evitar durante un despido?

Los errores más graves son despedir a un empleado sin causa real y seria (motivo inexacto, insuficiente o discriminatorio) y no respetar escrupulosamente el procedimiento legal (plazos, formalismo de la convocatoria y de la carta). Redactar una carta de despido imprecisa es también un error importante, ya que solo los motivos que en ella figuran podrán ser debatidos en caso de litigio ante el tribunal laboral.Fuentes:

• LegalPlace, "Licenciement : motifs, procédure et indemnités", 2025.
• Ministère du Travail, "La procédure en cas de licenciement pour motif personnel", 2025.