Ausländische Mitarbeitende einstellen: Der vollständige Leitfaden

Immer mehr Unternehmen stellen ausländische Mitarbeitende ein, um ihre Kompetenzen zu diversifizieren und ihre Organisationskultur zu bereichern. Dieser Prozess beinhaltet jedoch bestimmte administrative und rechtliche Schritte, die je nach Situation des ausländischen Arbeitnehmers variieren. Je nachdem, ob der Mitarbeitende aus einem EU-Mitgliedstaat kommt, bereits in Deutschland lebt oder vollständig außerhalb Europas ansässig ist, muss der Arbeitgeber eine Reihe wesentlicher Formalitäten verstehen und verwalten. Erfahren Sie hier alles Wissenswerte über die Einstellung ausländischer Mitarbeitender und wie Sie den Recruitingprozess erfolgreich gestalten.

Warum ausländische Mitarbeitende für Ihr Unternehmen einstellen?

Die Rekrutierung von Führungskräften von morgen auf internationaler Ebene bietet einem Unternehmen erhebliche Vorteile:

• Das Unternehmen auf dem internationalen Markt entwickeln: Die Einstellung ausländischer Mitarbeitender verschafft Zugang zu Profilen, Netzwerken und Ressourcen auf ausländischen Märkten, die sonst schwer zugänglich wären;
• Neue Talente finden: Durch internationale Rekrutierung erweitert das Unternehmen seine Liste potenzieller Kandidaten und kann so genau die Profile ansprechen, die seinen Erwartungen entsprechen;
• Kosten reduzieren: Bei der Einstellung ausländischer Mitarbeitender profitiert das Unternehmen von den Vergütungsbedingungen des neuen Arbeitsmarktes;
• Von kultureller Vielfält profitieren: Durch die Rekrutierung auf einem neuen Markt erhält das Unternehmen Zugang zu einer Vielfalt von Kulturen und Perspektiven. Diese Diversität bringt zahlreiche Vorteile mit sich, darunter die Fähigkeit, innovative Lösungen zu finden, die den Erfolg der Organisation beschleunigen. Diversität ist zudem ein entscheidender Faktor bei der Talentgewinnung;
• Fremdsprachenkenntnisse nutzen: Die Fähigkeit, in mehreren Sprachen zu kommunizieren, kann das Verständnis zwischen dem Unternehmen und seinen internationalen Kunden oder Partnern verbessern.

Die Einstellung ausländischer Mitarbeitender bietet der Organisation zahlreiche Vorteile in Bezug auf Teammanagement, Geschäftsbeziehungen und Unternehmenswachstum. Als allgemeine Regel empfiehlt es sich, Personen aus den Ländern einzustellen, in denen Sie sich etablieren möchten.

Welche Szenarien gibt es bei der Einstellung ausländischer Mitarbeitender?

Ein ausländischer Mitarbeitender ist eine Person, die von einem Unternehmen beschäftigt wird, das in einem anderen Land als ihrem Herkunfts- oder Wohnsitzland angesiedelt ist. Das Verfahren zur Einstellung variiert je nachdem, welches Profil das Unternehmen sucht.

Ausländische Mitarbeitende aus der EU

EU-Bürgerinnen und -Bürger können die Personenfreizügigkeit der Europäischen Union nutzen. Sie können in jedem EU-Mitgliedstaat ohne Arbeitserlaubnis arbeiten und profitieren von den gleichen Bedingungen wie die Bürger des jeweiligen Landes.

Nicht-EU-Mitarbeitende mit Aufenthaltserlaubnis in Deutschland

Nicht-EU-Mitarbeitende, die bereits in Deutschland leben, sind zur Arbeit berechtigt, sofern sie über eine gültige Aufenthaltserlaubnis mit Arbeitserlaubnis verfügen. Da diese Mitarbeitenden bereits in Deutschland ansässig sind, wurden die entsprechenden Dokumente bereits von den deutschen Behörden ausgestellt. Der Arbeitgeber muss dieses Verfahren daher nicht selbst durchführen.

Nicht-EU-Mitarbeitende ohne Wohnsitz in Deutschland

Personen mit diesem Profil sind weder Staatsangehörige eines EU-Landes noch leben sie in Deutschland. Um sie einzustellen, muss das Unternehmen ein spezielles Einreiseverfahren durchlaufen. In diesem Fall liegt der gesamte Prozess beim Unternehmen. Es ist daher wichtig zu prüfen, ob diese Alternative langfristig wirtschaftlich tragfähig ist.

Welche Formalitäten sind bei der Einstellung ausländischer Mitarbeitender zu beachten?

Die Formalitäten hängen vom Status des Mitarbeitenden ab und sind mehr oder weniger umfangreich, je nachdem ob die Person bereits in Deutschland lebt oder nicht.

Fall: Ausländische EU-Mitarbeitende

Alles, was der Mitarbeitende benötigt, ist ein gültiger Personalausweis und ein Arbeitsnachweis. Für den Arbeitgeber sind die Schritte bei der Einstellung ausländischer EU-Mitarbeitender die gleichen wie bei der Einstellung deutscher Mitarbeitender. Zunächst muss der Arbeitgeber den neuen Mitarbeitenden anmelden und sicherstellen, dass er bei der Deutschen Rentenversicherung registriert ist und eine Sozialversicherungsnummer hat. Außerdem muss das Unternehmen gewährleisten, dass der ausländische EU-Mitarbeitende im Personalregister erfasst und bei einer ergänzenden Rentenversicherung angemeldet ist. Es empfiehlt sich, alle Schritte vor der endgültigen Einstellung abzuschließen. Dies verbessert die Candidate Experience und zeugt von der Seriosität des Unternehmens.

Fall: Ausländische Mitarbeitende mit Aufenthalt in Deutschland

Vor der Einstellung muss das Unternehmen mehrere Prüfungen durchführen. Zunächst muss sichergestellt werden, dass die Aufenthaltserlaubnis des zukünftigen Mitarbeitenden echt ist. Diese Prüfung sollte bei der zuständigen Ausländerbehörde durchgeführt werden, mindestens zwei Tage vor Inkrafttreten des Arbeitsvertrags. Folgende Aufenthaltstitel beinhalten bereits eine Arbeitserlaubnis:

• Die Blaue Karte EU;
• Die Aufenthaltserlaubnis zum Zweck der Beschäftigung;
• Die Niederlassungserlaubnis;
• Langfristige Aufenthaltsvisa;
• Aufenthaltserlaubnisse für Studierende (mit Einschränkungen).

Die Einstellung ausländischer Mitarbeitender mit einem dieser Dokumente ist erheblich vereinfacht, da das Unternehmen keine separate Arbeitserlaubnis beantragen muss.

Fall: Ausländische Mitarbeitende ohne Wohnsitz in Deutschland

In diesem Fall muss das Unternehmen eine Arbeitserlaubnis für den ausländischen Mitarbeitenden beschaffen. Als ersten Schritt muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass der Mitarbeitende eine gültige Aufenthaltserlaubnis erhält. Der Arbeitgeber muss ein Einführungsverfahren einleiten, um eine vorläufige Arbeitserlaubnis zu erhalten. Bei der Einstellung ausländischer Mitarbeitender ohne Wohnsitz in Deutschland liegt der gesamte Prozess beim Unternehmen, das erhebliche Ressourcen aufwenden muss. Es ist daher sicherzustellen, dass die internationale Rekrutierung ein echter Gewinn für die Organisation ist und die Mitarbeiterbindung gelingt, um alle entstandenen Kosten zu rechtfertigen.

Wie erhält man eine Arbeitserlaubnis für ausländische Nicht-EU-Mitarbeitende?

Um die erforderliche Arbeitserlaubnis für die Rekrutierung ausländischer Nicht-EU-Mitarbeitender zu erhalten, muss das Unternehmen bestimmte Unterlagen bereitstellen. Zunächst muss ein Stellenangebot für einen Zeitraum von 3 Wochen auf einer offiziellen Website veröffentlicht werden. Diese Verpflichtung gilt nicht für Mangelberufe. Der Arbeitgeber reicht dann einen Antrag bei der Bundesagentur für Arbeit ein. Die Unterlagen müssen folgende Dokumente enthalten:

• Ein Begleitschreiben mit Angaben zu den Aufgaben der einzustellenden ausländischen Fachkraft;
• Einen aktuellen Handelsregisterauszug für juristische Personen bzw. eine Gewerbeanmeldung für Einzelpersonen;
• Eine Kopie des Reisepasses oder anderer Identitätsdokumente des Mitarbeitenden;
• Kopie der gültigen Aufenthaltserlaubnis;
• Den Lebenslauf des Mitarbeitenden;
• Den Arbeitsvertragsentwurf.

Nach Bearbeitung des Antrags entscheiden die deutschen Behörden, ob der ausländische Mitarbeitende zur Arbeit in Deutschland zugelassen wird. Manchmal ist die Gültigkeit der Arbeitserlaubnis auf ein bestimmtes geografisches Gebiet oder eine bestimmte berufliche Tätigkeit beschränkt.

Welche Strategie für eine erfolgreiche Rekrutierung ausländischer Mitarbeitender?

Die Stellenanzeige an die Suche nach ausländischen Talenten anpassen

Die erste Strategie besteht darin, die Stellenanzeige an den Kontext der Einstellung ausländischer Mitarbeitender anzupassen. Sie muss zugänglich und vor allem attraktiv für die Zielgruppe sein. Die verwendete Sprache sollte klar und fachspezifisch sein. Die Anzeige sollte auch angeben, ob das Unternehmen bei der Beschaffung eines Arbeitsvisums unterstützt.

Angemessene Kommunikation wählen

Um die Erfolgschancen bei der Einstellung ausländischer Mitarbeitender zu erhöhen, müssen Arbeitgeber auch ihre Kommunikation anpassen. Die Organisation muss sicherstellen, dass die verwendeten Kommunikationsmittel und -kanäle ihre Zielgruppe tatsächlich erreichen. Sie kann beispielsweise Video-Pitches und Interviews nutzen, um den Kandidaten kennenzulernen, egal wo auf der Welt er sich befindet.

Regulatorische und rechtliche Fragen nicht übersehen

Es ist sehr wichtig, rechtliche und regulatorische Fragen bei der Einstellung ausländischer Mitarbeitender zu berücksichtigen. Das Unternehmen muss sich mit den Gesetzen des Herkunftslandes seines zukünftigen Mitarbeitenden vertraut machen, insbesondere mit den Einwanderungsgesetzen. Gemäß dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und der DSGVO muss der Prozess Chancengleichheit gewährleisten und diskriminierungsfrei sein.

In die Integration investieren

Bei der Entscheidung für eine internationale Einstellung muss ein solider Integrationsplan erstellt werden, der die besonderen Bedürfnisse ausländischer Mitarbeitender berücksichtigt. Schulungen zur lokalen Kultur und Unternehmenskultur sind essenziell. Arbeitgeber können ihre neuen Mitarbeitenden auch bei bestimmten Verwaltungsverfahren unterstützen, wie dem Abschluss einer Krankenversicherung oder der Beantragung einer Sozialversicherungsnummer. Der Arbeitgeber muss auch in das Wohlbefinden am Arbeitsplatz investieren und den Mitarbeitenden von Anfang an die für die Integration erforderlichen Ressourcen bereitstellen, unter Berücksichtigung kultureller Unterschiede.

Einstellung ausländischer Mitarbeitender: Was ist zu beachten?

Zusammenfassend ist die Rekrutierung ausländischer Mitarbeitender ein vorteilhafter Schritt für jedes Unternehmen, das international expandieren, neue Talente gewinnen und die Entwicklung seiner Aktivitäten sicherstellen möchte. Natürlich impliziert eine solche Entscheidung eine Reihe obligatorischer Verwaltungsverfahren, deren Etappen je nach Situation variieren. Doch unabhängig vom Status des einzustellenden Mitarbeitenden muss das Unternehmen stets alles daransetzen, den Prozess angenehm und konstruktiv zu gestalten.