Een buitenlandse werknemer aanwerven: wat moet u weten?

Steeds meer bedrijven werven buitenlandse werknemers aan om hun vaardigheden te diversifiëren en hun organisatiecultuur te verrijken. Dit is echter een proces dat bepaalde administratieve en juridische stappen met zich meebrengt die variëren naargelang de situatie van de buitenlandse werknemer. Afhankelijk van of de werknemer afkomstig is uit een EU-lidstaat, al in Frankrijk verblijft of volledig buiten Europa woont, moet de werkgever een aantal essentiële formaliteiten begrijpen en afhandelen. Ontdek hier alles wat u moet weten over het aanwerven van een buitenlandse werknemer en hoe u het wervingsproces succesvol kunt afronden.

Waarom een buitenlandse werknemer aanwerven voor uw bedrijf?

Het werven van de leiders van morgen op internationale schaal biedt een bedrijf aanzienlijke voordelen:

• Het bedrijf ontwikkelen op de internationale markt: het aanwerven van een buitenlandse werknemer biedt toegang tot profielen, netwerken en middelen van buitenlandse markten die anders moeilijk bereikbaar zouden zijn;
• Nieuw talent vinden: door internationaal te werven, vergroot het bedrijf zijn pool van potentiële kandidaten en kan het profielen targeten die exact aansluiten bij de verwachtingen;
• Kosten verlagen: bij het aanwerven van een buitenlandse werknemer profiteert het bedrijf van de bezoldigingsvoorwaarden die eigen zijn aan de nieuwe arbeidsmarkt. Door te werven in een regio waar de lonen lager zijn, kunt u kosten besparen;
• Profiteren van culturele diversiteit: door te werven op een nieuwe markt krijgt het bedrijf toegang tot een verscheidenheid aan culturen en perspectieven. Deze diversiteit brengt een aantal voordelen met zich mee, waaronder het vermogen om gemakkelijk innovatieve oplossingen te vinden die het succes van de organisatie versnellen. De afgelopen jaren is diversiteit ook een doorslaggevende factor geworden voor het aantrekken van talent tijdens werving;
• Profiteren van vreemde talen: het vermogen om in meerdere talen te communiceren kan het begrip tussen het bedrijf en zijn internationale klanten of partners verbeteren, wat de commerciële banden versterkt.

Het aanwerven van een buitenlandse werknemer biedt de organisatie een aantal voordelen op het gebied van teambeheer, commerciële relaties en bedrijfsgroei. Als algemene regel is het raadzaam om mensen aan te werven uit de landen waar u zich wilt vestigen, om uw kansen op succes in het nieuwe zakelijke landschap te vergroten. Maar voordat we het wervingsproces voor een buitenlandse werknemer bekijken, is het essentieel om vertrouwd te raken met de definitie van de term "buitenlandse werknemer".

Wat zijn de verschillende scenario's bij het aanwerven van een buitenlandse werknemer?

Een buitenlandse werknemer is een persoon die in dienst is bij een bedrijf dat gevestigd is in een ander land dan dat van zijn of haar geboorte of vaste verblijfplaats. De procedure voor het aanwerven van zo'n werknemer varieert naargelang het bedrijf op zoek is naar een van de volgende profielen.

Europese buitenlandse werknemer

Een Europese buitenlandse werknemer is iemand die de nationaliteit heeft van een lidstaat van de Europese Unie (EU) of de Europese Economische Ruimte (EER), maar die werkt in een ander land dan het land van herkomst. Dit zijn EU- of EER-onderdanen die in elk lidstaat kunnen werken zonder een werkvergunning. Ze kunnen ook profiteren van dezelfde voorwaarden als de burgers van de regio waar het bedrijf dat hen aanwerft, is gevestigd.

Niet-Europese buitenlandse werknemer die in Frankrijk verblijft

Een niet-Europese buitenlandse werknemer die in Frankrijk verblijft, is iemand die geen onderdaan is van een EU- of EER-lidstaat, maar wel in Frankrijk woont. Ze zijn gemachtigd om in Frankrijk te werken, maar alleen als ze een geldige verblijfsvergunning en werkvergunning hebben. Omdat deze werknemers al in Frankrijk wonen, betekent dit dat de bovengenoemde documenten hen door de Franse autoriteiten zijn verstrekt op het moment van hun aanstelling. De werkgever is daarom niet verplicht deel te nemen aan deze procedure.

Niet-Europese buitenlandse werknemer die niet in Frankrijk verblijft

Personen met dit profiel zijn geen onderdaan van een EU- of EER-land en wonen ook niet in Frankrijk. Om hen aan te werven, moet het bedrijf een specifieke procedure doorlopen om hen het land in te brengen. In dit geval valt het volledige proces toe aan het bedrijf. Het is dus belangrijk om te controleren of dit alternatief op lange termijn economisch haalbaar zal zijn alvorens de stap te wagen.

Welke formaliteiten komen kijken bij het aanwerven van een buitenlandse werknemer?

De formaliteiten bij het aanwerven van een werknemer zijn afhankelijk van de status van de werknemer. Ze zullen meer of minder eenvoudig zijn naargelang de werknemer al dan niet gevestigd is in Frankrijk.

Geval van een buitenlandse Europese werknemer

Europese burgers kunnen gebruik maken van de wet van de Europese Unie inzake het vrije verkeer van personen. Deze wet bepaalt dat elke burger van een EU-land naar een andere EU-lidstaat kan verhuizen om zich er vrij te vestigen en te werken. Dit vereenvoudigt de formaliteiten aanzienlijk. De werknemer heeft enkel een geldig identiteitsdocument en een bewijs van tewerkstelling nodig. Als de werknemer vijf jaar ononderbroken in het land verblijft, is hij of zij niet langer verplicht dergelijk bewijs te overleggen. Voor de werkgever zijn de stappen bij het aanwerven van een buitenlandse Europese werknemer dezelfde als bij het werven van Franse werknemers. De werkgever moet eerst de nieuwe werknemer aangeven en controleren of hij of zij ingeschreven is bij de CPAM of MSA en een socialezekerheidsnummer heeft. Vervolgens moet het bedrijf ervoor zorgen dat de buitenlandse Europese werknemer ingeschreven is bij de arbeidsinspectie, opgenomen is in het enkel personeelsregister en aangesloten is bij een aanvullend pensioenstelsel. Het is de moeite waard te onthouden dat het in het belang van de organisatie is om al deze stappen te voltooien voordat de buitenlandse werknemer definitief in dienst treedt. Dit verbetert de kandidaatervaring en getuigt van de serieusheid van het bedrijf.

Geval van een buitenlandse werknemer die op Frans grondgebied verblijft

Voordat een buitenlandse werknemer die in Frankrijk verblijft wordt aangeworven, moet het bedrijf een aantal controles uitvoeren. Ten eerste moet het nagaan of de verblijfsvergunning die de toekomstige werknemer heeft verstrekt, echt is. Deze controle moet worden uitgevoerd bij de prefectuur die verantwoordelijk is voor de arbeidsplaats, ten minste twee dagen voordat de arbeidsovereenkomst van kracht wordt. Dit kan ook per e-mail worden gedaan, met bijvoeging van een kopie van het bovengenoemde document. Als de prefectuur na 2 werkdagen niet reageert op het verzoek, kan de werkgever ervan uitgaan dat de verblijfsvergunning van de buitenlandse werknemer authentiek is. Hij kan dan verdergaan met de aangifte voorafgaand aan de aanwerving (DPAE). Let op: als uw verblijfsvergunning nog geen werkvergunning bevat, moet u na de authenticatie de procedure opstarten om er een te verkrijgen. De volgende verblijfsvergunningen bevatten al een werkvergunning:

• De verblijfsvergunning "vaardigheden en talenten";
• De tijdelijke kaart "privé- en gezinsleven";
• Verblijfsvergunning geldig voor 10 jaar;
• Langetermijnvisa;
• Tijdelijke verblijfsvergunningen voor studenten.

Het aanwerven van een buitenlandse werknemer die een van deze documenten bezit, is aanzienlijk vereenvoudigd, omdat het bedrijf niet langer verplicht is een werkvergunning aan te vragen.

Geval van een buitenlandse werknemer die niet in Frankrijk verblijft

In dit geval moet het bedrijf een werkvergunning verkrijgen voor zijn buitenlandse werknemer. Er dient aan herinnerd te worden dat de werknemer, omdat hij of zij niet in Frankrijk verblijft, geen verblijfsvergunning of visum heeft. Als eerste stap moet de werkgever ervoor zorgen dat de werknemer over een geldige verblijfsvergunning beschikt waarmee hij of zij in Frankrijk kan verblijven. Als dit een van de bovengenoemde documenten betreft, is het bedrijf niet langer verplicht een werkvergunning aan te vragen. Het is echter waarschijnlijker dat de buitenlandse werknemer eerst in het bezit zal komen van een verblijfsdocument waarvoor geen werkvergunning vereist is. Dit kan zijn:

• Een verblijfsvergunning voor tijdelijke werknemers;
• Een meerjarige seizoensgebonden verblijfsvergunning;
• Een tijdelijk of meerjarig werknemersdocument;
• Een attest voor asielzoekers (geldig voor meer dan 6 maanden);
• Een verblijfsvergunning voor studenten.

Als gevolg hiervan zal de werkgever een introductieprocedure moeten opstarten om een APT (Autorisation Provisoire de Travail) te verkrijgen. Het moet gezegd worden dat bij het aanwerven van een buitenlandse werknemer die niet in Frankrijk verblijft, de volledige procedure bij het bedrijf ligt. Dit betekent dat het bedrijf aanzienlijke middelen zal moeten inzetten. Het moet er daarom voor zorgen dat internationale werving een echte troef is voor zijn organisatie en dat het zal slagen in het proces van het behouden van medewerkers om alle gemaakte kosten te rechtvaardigen.

Hoe verkrijg ik een werkvergunning om een buitenlandse werknemer van buiten de EU aan te werven?

Om de werkvergunning te verkrijgen die nodig is om een buitenlandse werknemer van buiten de Europese Unie te werven, moet het bedrijf bepaalde bewijsstukken overleggen, die variëren naargelang de status van de werknemer. Allereerst moet een vacature gedurende een periode van 3 weken op een officiële website worden gepubliceerd. Deze verplichting geldt niet voor functies waarvoor een tekort aan arbeidskrachten bestaat. In dat geval kunt u rechtstreeks een aanvraag indienen. De werkgever dient vervolgens een instructiedossier in. Deze belangrijke stap bij het aanwerven van een buitenlandse werknemer wordt online uitgevoerd via een website die is opgezet door het Franse Ministerie van Binnenlandse Zaken. Het dossier moet de volgende documenten bevatten:

• Een begeleidende brief met een gedetailleerde beschrijving van de taken bij het aanwerven van de buitenlandse werknemer;
• Een bijgewerkt K.BIS-uittreksel voor een rechtspersoon, of een K-uittreksel, belastingaanslag of ambachtscertificaat voor een particulier;
• Een kopie van het paspoort of een ander identiteitsdocument van de werknemer;
• Kopie van de geldige verblijfsvergunning;
• Het cv van de werknemer;
• Een kopie van het attest van voorafgaande aangifte van detachering (in geval van een detachering).

Zodra de aanvraag is verwerkt, beslissen de Franse autoriteiten of de buitenlandse werknemer al dan niet toestemming krijgt om in Frankrijk te werken. Soms is de geldigheid van de werkvergunning beperkt tot een bepaald geografisch gebied of een bepaalde beroepsactiviteit.

Welke strategie moet u hanteren om buitenlandse werknemers succesvol te werven?

Het vermogen om een vergunning aan te vragen en het integratieproces te ondersteunen, is niet voldoende om een buitenlandse werknemer succesvol aan te werven. Het bedrijf moet namelijk in staat zijn relevante strategieën te ontwikkelen om potentiële kandidaten effectief aan te trekken.

Pas uw advertentie aan voor de zoektocht naar buitenlands talent

De eerste strategie is het aanpassen van de wervingsadvertentie aan de context waarin de buitenlandse werknemer wordt aangeworven. De advertentie moet toegankelijk en vooral aantrekkelijk zijn voor de doelgroep. Om dit te bereiken, moet de vacature zo zijn geschreven dat deze een goede eerste indruk achterlaat bij de kandidaat en het werkgeversimago versterkt. De gebruikte taal moet duidelijk en specifiek voor het werkterrein zijn. Het is raadzaam om typisch Franse uitdrukkingen te vermijden die niet-Franstaligen mogelijk niet kennen. De advertentie moet ook vermelden of het bedrijf hulp zal bieden bij het verkrijgen van een werkvisum of bepaalde procedures voor zijn rekening zal nemen.

Kiezen voor passende communicatie

Om de kansen op een succesvolle aanwerving van een buitenlandse werknemer te vergroten, moeten werkgevers ook hun communicatie aanpassen. De organisatie moet ervoor zorgen dat de gebruikte communicatiemiddelen en -kanalen de doelgroep werkelijk bereiken. Ze kan bijvoorbeeld videopitches en -interviews gebruiken om de tijd te nemen om de kandidaat te leren kennen, waar hij of zij zich ook ter wereld bevindt. Ze kan ook andere methoden gebruiken om constructieve feedback te garanderen die de kandidaat helpt zich te verbeteren en zich gewaardeerd te voelen. Dankzij deze voorzorgsmaatregelen verbetert het bedrijf de kandidaatervaring en legt het vooral de basis voor het verminderen van het verloop bij internationale werving.

Regelgevende en juridische kwesties niet verwaarlozen

Het is zeer belangrijk om juridische en regelgevende kwesties in aanmerking te nemen bij het aanwerven van een buitenlandse werknemer. Het bedrijf moet zich vertrouwd maken met de wetgeving van het land van herkomst van zijn toekomstige werknemer, en met name met de immigratiewetgeving. Het is ook cruciaal om te controleren of het proces dat wordt gebruikt om een buitenlandse werknemer te werven, een zekere gelijkheid van kansen waarborgt en niet-discriminerend is.

Investeren in integratie

Wanneer de beslissing wordt genomen om in het buitenland te werven, moet u klaar zijn om een solide integratieplan op te stellen dat rekening houdt met de bijzondere behoeften van buitenlandse werknemers. Training in de lokale cultuur en de bedrijfscultuur is essentieel. Werkgevers kunnen hun nieuwe medewerkers ook ondersteunen door deel te nemen aan bepaalde administratieve procedures, zoals het afsluiten van een ziektekostenverzekering of het verkrijgen van een socialeverzekeringskaart. Bij het aanwerven van een buitenlandse werknemer moet de werkgever ook overwegen te investeren in welzijn op de werkvloer. Vanaf het begin moet u de werknemer de nodige middelen voor integratie bieden, rekening houdend met culturele verschillen. Dit laatste element kan bijvoorbeeld worden geïntegreerd in teamwork-evenementen, bijvoorbeeld om interne teams voor te bereiden op de samenwerking met medewerkers uit een andere cultuur.

Een buitenlandse werknemer aanwerven: wat te onthouden?

Kortom, het werven van een buitenlandse werknemer is een waardevolle stap voor elk bedrijf dat internationaal wil uitbreiden, nieuw talent wil werven en de ontwikkeling van zijn activiteiten wil verzekeren. Een dergelijke beslissing impliceert uiteraard een aantal verplichte administratieve procedures, waarvan de stappen variëren naargelang de situatie. Maar ongeacht de status van de te werven werknemer, moet het bedrijf bij het aanwerven van een buitenlandse werknemer er alles aan doen om het proces aangenaam en constructief te maken.