Assumere un dipendente straniero: Cosa c'è da sapere?

Sempre più aziende assumono dipendenti stranieri per diversificare le proprie competenze e arricchire la propria cultura organizzativa. Tuttavia, si tratta di un processo che comporta alcune fasi amministrative e legali che variano in base alla situazione del lavoratore straniero. A seconda che il dipendente provenga da uno Stato membro dell'UE, risieda in Francia o si trovi completamente al di fuori dell'Europa, il datore di lavoro deve comprendere e gestire una serie di formalità essenziali. Scopri qui tutto ciò che devi sapere sull'assunzione di un dipendente straniero e su come completare con successo il processo di selezione.

Perché assumere un dipendente straniero per la tua azienda?

Reclutare i leader di domani su scala internazionale offre vantaggi significativi per un'azienda:

• Sviluppare l'azienda sul mercato internazionale: reclutare un dipendente straniero consente di accedere a profili, reti e risorse di mercati esteri altrimenti difficili da raggiungere;
• Trovare nuovi talenti: decidendo di assumere a livello internazionale, l'azienda amplia il proprio bacino di candidati potenziali e può quindi puntare a profili che corrispondono esattamente alle proprie aspettative;
• Ridurre i costi: assumendo un dipendente straniero, l'azienda beneficia delle condizioni retributive specifiche del nuovo mercato del lavoro. Reclutando in un'area dove i salari sono più bassi, è possibile risparmiare denaro;
• Beneficiare della diversità culturale: reclutando in un nuovo mercato, l'azienda accede a una varietà di culture e prospettive. Questa diversità porta numerosi vantaggi, non da ultimo la capacità di trovare facilmente soluzioni innovative che accelerano il successo dell'organizzazione. Negli ultimi anni, la diversità è diventata anche un fattore decisivo per attrarre talenti durante la selezione;
• Sfruttare le lingue straniere: la capacità di comunicare in più lingue può migliorare la comprensione tra l'azienda e i suoi clienti o partner internazionali, rafforzando i legami commerciali.

Assumere un dipendente straniero presenta numerosi vantaggi per l'organizzazione, in termini di gestione del team, relazioni commerciali e crescita aziendale. In linea generale, è consigliabile impiegare persone provenienti dai Paesi in cui si desidera insediarsi, per aumentare le possibilità di successo nel nuovo contesto commerciale. Tuttavia, prima di esaminare la procedura per reclutare un dipendente straniero, è essenziale familiarizzare con la definizione del termine "dipendente straniero".

Quali sono i diversi scenari nell'assunzione di un dipendente straniero?

Un dipendente straniero è una persona impiegata da un'azienda situata in un Paese diverso da quello di cui è originaria o in cui risiede stabilmente. La procedura per assumere tale dipendente varia a seconda che l'azienda stia cercando uno dei seguenti profili.

Dipendente straniero europeo

Un dipendente straniero europeo è una persona che possiede la nazionalità di un Paese membro dell'Unione Europea (UE) o dello Spazio Economico Europeo (SEE), ma che lavora in un Paese diverso da quello di origine. Si tratta di cittadini UE o SEE che possono lavorare in qualsiasi Paese membro senza permesso di lavoro. Possono inoltre beneficiare delle stesse condizioni dei cittadini della regione in cui si trova l'azienda che li assume.

Dipendente straniero non europeo residente in Francia

Un dipendente straniero non europeo residente in Francia è una persona che non ha la nazionalità di uno dei Paesi membri dell'UE o del SEE, ma che vive in Francia. È autorizzata a lavorare in Francia, ma solo se in possesso di un permesso di soggiorno e di un permesso di lavoro validi. Poiché questi dipendenti risiedono già in Francia, ciò presuppone che i documenti sopra menzionati siano stati loro rilasciati dalle autorità francesi al momento del loro insediamento. Il datore di lavoro non è quindi obbligato a partecipare a questa procedura.

Dipendente straniero non europeo non residente in Francia

Le persone con questo profilo non sono cittadini di un Paese UE o SEE e non vivono in Francia. Per assumerle, l'azienda deve seguire una procedura specifica per introdurle nel Paese. In questo caso, l'intero processo ricade sull'azienda. È quindi importante verificare che questa alternativa sia economicamente sostenibile nel lungo termine prima di procedere.

Quali sono le formalità per assumere un dipendente straniero?

Le formalità per assumere un dipendente dipendono dallo status del dipendente stesso. Saranno più o meno semplici a seconda che il lavoratore sia già stabilito in Francia o meno.

Caso di un dipendente straniero europeo

I cittadini europei possono avvalersi della legge dell'Unione Europea sulla libera circolazione delle persone. Tale legge stabilisce che qualsiasi individuo proveniente da un Paese UE può trasferirsi in un altro Stato membro per stabilirsi e lavorare liberamente. Questo semplifica le formalità richieste. Il dipendente ha bisogno solo di un documento d'identità valido e di una prova di impiego. Se il dipendente è nel Paese da cinque anni senza interruzione, non è più tenuto a fornire tale prova. Per il datore di lavoro, le fasi per assumere un dipendente straniero europeo sono le stesse di quelle per reclutare dipendenti francesi. Innanzitutto, il datore di lavoro deve dichiarare il nuovo dipendente, verificando che sia iscritto alla CPAM o alla MSA e abbia un numero di previdenza sociale. Successivamente, l'azienda deve assicurarsi che il dipendente straniero europeo sia registrato presso l'ispettorato del lavoro, inserito nel registro unico del personale e affiliato a un regime pensionistico complementare. Vale la pena ricordare che è nell'interesse dell'organizzazione completare tutte queste fasi prima che il dipendente straniero venga definitivamente assunto. Ciò migliora la candidate experience e testimonia la serietà dell'azienda.

Caso di un dipendente straniero presente sul territorio francese

Prima di assumere un dipendente straniero residente in Francia, l'azienda deve effettuare una serie di verifiche. In primo luogo, deve accertarsi che il permesso di soggiorno fornito dal futuro dipendente sia autentico. Questa verifica deve essere effettuata presso la prefettura competente per il luogo di lavoro, almeno due giorni prima dell'entrata in vigore del contratto di lavoro. Può essere effettuata anche via e-mail, allegando una copia del documento sopra menzionato. Se, dopo 2 giorni lavorativi, la prefettura non risponde alla richiesta, il datore di lavoro può considerare autentico il permesso di soggiorno del dipendente straniero. Può quindi procedere con la dichiarazione preventiva di assunzione (DPAE). Si prega di notare che se il permesso di soggiorno non include già un permesso di lavoro, sarà necessario avviare la procedura per ottenerne uno dopo l'autenticazione. I seguenti permessi di soggiorno includono già l'autorizzazione al lavoro:

• Il permesso di soggiorno "competenze e talenti";
• La carta temporanea "vita privata e familiare";
• Permesso di soggiorno valido per 10 anni;
• Visti a lunga durata;
• Permessi di soggiorno temporanei per studenti.

Assumere un dipendente straniero in possesso di uno di questi documenti è notevolmente semplificato, poiché l'azienda non è più obbligata a richiedere un permesso di lavoro.

Caso di un dipendente straniero non residente in Francia

In questo caso, l'azienda deve ottenere un permesso di lavoro per il proprio dipendente straniero. Va ricordato che, poiché il dipendente non risiede in Francia, non dispone di un permesso di soggiorno o di un visto. Come primo passo, il datore di lavoro deve assicurarsi che il dipendente abbia un permesso di soggiorno valido che gli consenta di vivere in Francia. Se si tratta di uno dei documenti elencati sopra, l'azienda non è più tenuta a richiedere un permesso di lavoro. Tuttavia, è più probabile che il dipendente straniero entri prima in possesso di un documento di soggiorno che non richiede un permesso di lavoro. Questo potrebbe essere:

• Un permesso di soggiorno per lavoratori temporanei;
• Un permesso di soggiorno stagionale pluriennale;
• Un documento per dipendenti temporaneo o pluriennale;
• Un certificato di richiedente asilo (valido per più di 6 mesi);
• Un permesso di soggiorno per studenti.

Di conseguenza, il datore di lavoro dovrà avviare una procedura di introduzione per ottenere un APT (Autorizzazione Provvisoria al Lavoro). Va detto che, quando si tratta di assumere un dipendente straniero non residente in Francia, l'intera procedura ricade sull'azienda. Ciò significa che dovrà impiegare risorse considerevoli. Deve quindi assicurarsi che il reclutamento internazionale sia un reale vantaggio per la propria organizzazione e che riuscirà nel processo di fidelizzazione dei dipendenti per giustificare tutte le spese sostenute.

Come ottenere un permesso di lavoro per assumere un dipendente straniero al di fuori dell'UE?

Per ottenere il permesso di lavoro necessario per reclutare un dipendente straniero al di fuori dell'Unione Europea, l'azienda deve fornire determinati documenti giustificativi, che variano in base allo status del dipendente. Prima di tutto, un'offerta di lavoro deve essere pubblicata su un sito ufficiale per un periodo di 3 settimane. Quest'obbligo non si applica alle professioni in carenza di manodopera. In questo caso, è possibile candidarsi direttamente. Il datore di lavoro presenta quindi un fascicolo istruttorio. Questa importante fase nell'assunzione di un dipendente straniero viene effettuata online tramite un sito web predisposto dal Ministero dell'Interno francese. Il fascicolo deve includere i seguenti documenti:

• Una lettera di presentazione che descriva le mansioni previste nell'assunzione del dipendente straniero;
• Un estratto K.BIS aggiornato per una persona giuridica, oppure un estratto K, avviso fiscale o certificato artigianale per una persona fisica;
• Una copia del passaporto o altro documento d'identità del dipendente;
• Copia del permesso di soggiorno valido;
• Il curriculum vitae del dipendente;
• Una copia dell'attestazione di dichiarazione preventiva di distacco (nel caso di un distacco).

Una volta elaborata la domanda, le autorità francesi decidono se autorizzare o meno il dipendente straniero a lavorare in Francia. A volte, la validità del permesso di lavoro è limitata a una specifica area geografica o attività professionale.

Quale strategia adottare per reclutare con successo dipendenti stranieri?

La capacità di richiedere un permesso e supportare il processo di integrazione non è sufficiente per assumere con successo un dipendente straniero. Infatti, l'azienda deve essere in grado di mettere in atto strategie pertinenti per attrarre efficacemente potenziali candidati.

Adattare l'annuncio alla ricerca di talenti stranieri

La prima strategia consiste nell'adattare l'annuncio di selezione al contesto in cui viene assunto il dipendente straniero. Deve essere accessibile e, soprattutto, attraente per il pubblico di riferimento. Per raggiungere questo obiettivo, l'offerta deve essere scritta in modo da lasciare una buona prima impressione al candidato e rafforzare il marchio del datore di lavoro. Il linguaggio utilizzato deve essere chiaro e specifico per il settore lavorativo. È consigliabile evitare espressioni tipicamente francesi che potrebbero essere sconosciute ai parlanti non francofoni. L'annuncio dovrebbe inoltre specificare se l'azienda offrirà assistenza nell'ottenimento di un visto di lavoro o se si farà carico di determinate procedure.

Optare per una comunicazione adeguata

Per aumentare le possibilità di assumere con successo un dipendente straniero, i datori di lavoro devono anche adattare le proprie comunicazioni. L'organizzazione deve assicurarsi che i mezzi e i canali di comunicazione utilizzati raggiungano davvero il pubblico di riferimento. Ad esempio, può utilizzare video pitch e interviste per prendersi il tempo necessario a conoscere il candidato, ovunque si trovi nel mondo. Può anche utilizzare altri metodi per garantire un feedback costruttivo che aiuti il candidato a migliorarsi e a sentirsi valorizzato. Grazie a queste precauzioni, l'azienda migliora la candidate experience e, soprattutto, getta le basi per ridurre il turnover nel reclutamento internazionale.

Non trascurare le questioni normative e legali

È molto importante tenere conto delle questioni legali e normative nell'assunzione di un dipendente straniero. L'azienda deve familiarizzare con le leggi del Paese di origine del futuro dipendente, e in particolare con le leggi sull'immigrazione. È anche fondamentale verificare che il processo utilizzato per reclutare un dipendente straniero garantisca una certa parità di opportunità e non sia discriminatorio.

Investire nell'integrazione

Quando si decide di assumere all'estero, è necessario essere pronti a mettere in atto un solido piano di integrazione che tenga conto delle particolari esigenze dei dipendenti stranieri. La formazione sulla cultura locale e sulla cultura aziendale è essenziale. I datori di lavoro possono anche supportare i nuovi dipendenti partecipando ad alcune procedure amministrative, come la stipula di un'assicurazione sanitaria o l'ottenimento di una tessera di previdenza sociale. Nell'assumere un dipendente straniero, il datore di lavoro deve anche considerare di investire nel benessere sul posto di lavoro. Fin dall'inizio, è necessario fornire al dipendente le risorse necessarie per l'integrazione, tenendo conto delle differenze culturali. Quest'ultimo elemento può essere integrato, ad esempio, negli eventi di team working, per preparare i team interni a lavorare con dipendenti di una cultura diversa.

Assumere un dipendente straniero: Cosa ricordare?

In sintesi, reclutare un dipendente straniero è un passo vantaggioso per qualsiasi azienda che desideri esportare a livello internazionale, reclutare nuovi talenti e garantire lo sviluppo delle proprie attività. Naturalmente, una tale decisione implica una serie di procedure amministrative obbligatorie, le cui fasi variano in base alla situazione. Tuttavia, qualunque sia lo status del dipendente da reclutare, nell'assumere un dipendente straniero, l'azienda deve fare tutto il possibile per rendere il processo piacevole e costruttivo.