Sparen Sie 2 Stunden täglich im HR-Management!

Sind Sie eine HR-Managerin oder ein HR-Manager, die/der es satt hat, täglich Zeit zu verschwenden? Wiederholen Sie immer wieder dieselben Aufgaben, und Ihr HR-Management nimmt einen enormen Teil Ihrer Zeit in Anspruch? 🤯Seit COVID sind die HR-Abteilungen noch stärker überlastet, weil sie leider unterbesetzt sind. Deshalb haben wir eine Reihe von HR-Erfahrungen mehrerer Experten zusammengestellt, um Ihnen zu helfen, 2 Stunden pro Tag in Ihrem HR-Management zu sparen!Sind Sie bereit, 5 Wochen Arbeit in 4 zu erledigen?! 😏

Sparen Sie 2 Stunden pro Tag bei...

Kompetenzmanagement und Mobilität:

👉 Kompetenzrahmen:Heute besteht das klassische Modell darin, dass die HR-Abteilung die von den Führungskräften beschriebenen Stellen übernimmt (wenn sie sie nicht selbst geschrieben haben, oder der Manager, der sie bei Google gefunden hat!) und alle mit der Stelle verbundenen Kompetenzen auflistet. Das ist nicht nur eine titanische Aufgabe, sondern auch eine besonders subjektive! Der beste Weg herauszufinden, welche Kompetenzen den verschiedenen Berufen in Ihrem Unternehmen gemeinsam sind, ist sie objektiv zu bewerten:- Ein Assessment-Tool kann Ihnen dabei eindeutig sehr schnell helfen.- Aber wenn das Budget knapp ist, gibt es eine schnelle und einfache Übung, die Ihnen helfen kann, die richtigen Kriterien zu identifizieren: Critical Incidents (eine operative Person wird gebeten, ein erfolgreiches oder nicht erfolgreiches Verhalten am Arbeitsplatz zu nennen).👉 Mobilitätspfade:Allzu oft ist der Mobilitätsprozess eine Reaktion auf eine Anfrage. Infolgedessen geraten wir ein wenig in Panik, denken, dass wir einen Mitarbeiter verlieren, wenn wir nicht schnell handeln, und versuchen, ihm oder ihr schnell eine Position zu finden – aber das erfordert viel Zeit und Energie von der HR-Abteilung, die es zu ihrer neuen Priorität macht. Wenn wir im Voraus ein Verfahren ausgearbeitet hätten (eine Art Vorlage: wen man je nach Job kontaktiert, wen man anspricht und welche Phasen der Prozess hat usw.), wäre die Situation weniger kompliziert zu handhaben. Die Idee, um Zeit zu sparen, ist vorauszudenken – und mit vorauszudenken meinen wir, Potenziale frühzeitig zu erkennen, bevor Anforderungen oder Bedürfnisse des Unternehmens entstehen: Dafür können Sie einfach Potenzialgespräche oder People Reviews nutzen, aber auch Assessment-Tools wie AssessFirst.👉 Mitarbeiterschulung und -begleitung:Wir verschwenden generell viel Zeit damit, „Weiterbildungspfade zu erstellen, die Mobilitätspfade begleiten“.Leider sind Präsenzschulungen von geringerer Qualität und nicht unbedingt an die Geschäftstätigkeit eines bestimmten Unternehmens angepasst.Erstens: Wenn Sie 1/ Assessment-Tools nutzen, können Sie Ihre Mitarbeiter besser kennenlernen und unnütze allgemeine Schulungen vermeiden (z.B. Management-Schulungen, wenn Ihre Manager nicht alle auf dem gleichen Niveau sind).2/ Zögern Sie nicht zu innovieren, insbesondere mit Selbstlernmöglichkeiten für Mitarbeiter: Sie wissen, woran sie arbeiten müssen und wann neue Lerntools auf dem Markt verfügbar sind. Sie können dann nicht nur eine Bibliothek digitaler Inhalte zusammenstellen (Podcast, Video, Konferenz, Artikel, Webinar, zum Thema Ihrer Wahl), sondern auch Bibliotheken externer Schulungen (die mit dem OPCO oder sogar dem CPF, Budget usw. genutzt werden können). Das Tool COACHZOLA kann Ihnen wertvolle Zeit sparen, weil alles an einem Ort ist!👉 People Review:Die Vorbereitung von People Reviews braucht Zeit (Sie müssen die Zahlen durchgehen, die Sie für jedes Team haben, Interview-Feedback, Rückmeldungen aus der Praxis, die bisherige Vergütung und den Spielraum, den Sie im Verhältnis zu den Unternehmenszahlen haben).Aber das ist noch nicht alles! 😆Schließlich müssen Sie auch an People Reviews teilnehmen, was noch mehr Spaß macht! Es ist eine endlose und oft subjektive Diskussion zwischen Führungskräften und HR, um herauszufinden, wer die Potenziale von morgen sind. Es ist gut, diese Art von Austausch in einem Unternehmen zu haben, besonders im Hinblick auf die Antizipation zukünftiger Mobilität, aber wir raten Ihnen, es mit Tools zu tun, die Ihnen das Leben erleichtern!

1. Digitalisieren Sie Interviews mit Javelo oder 15five (wenn Sie nicht das Budget haben, können Sie mit einer xls-Tabelle beginnen).
2. Verlassen Sie sich nicht nur auf geteilte subjektive Eindrücke, sondern auf objektive Persönlichkeitsdaten (Passung mit dem Unternehmen, dem Team usw.) und die erzielten Ergebnisse.

Einstellung

👉 Manager-Feedback und „Meetingitis“: Anstatt sich am Ende jedes Bewerbungsgesprächs mit einem neuen Mitglied des Prozesses zu einer Besprechung zu versammeln und persönlich zu debattieren, entscheiden Sie sich für schriftliche, asynchrone Kommunikation.Durch die Einrichtung von Bewertungsrastern(zuvor erstellt und validiert, in Excel oder einem ATS je nach Ihren Ressourcen) kann jede Führungskraft anhand von Noten oder farbigen Elementen klar angeben, ob sie mit dem Gespräch bei jedem der Kriterien zufrieden ist oder nicht. Auf einen Blick wissen Sie bereits, ob Sie Ihren Kandidaten im Prozess weiterbringen müssen oder nicht.👉 Zeit für das Sortieren von Lebensläufen und telefonische Vorauswahl: Durch den Einsatz eines Assessment-Tools (AssessFirst zum Beispiel 😇), können Sie:✨ aufhören, enorm viel Zeit mit dem Sortieren von Lebensläufen zu verschwenden✨ nur Erstgespräche mit Kandidaten führen, die zur Stelle, Ihrer Unternehmenskultur und sogar zur Führungskraft passen, mit der sie zusammenarbeiten werden!Wir garantieren Ihnen, dass Sie viel Zeit in Ihrem HR-Management sparen werden! 🚀Als zusätzlicher Bonus können Sie diese Art von Tool sogar direkt in Ihr ATS integrieren, sodass Sie neben jedem Kandidatenprofil dessen Übereinstimmungsrate mit der angebotenen Position sehen können!👉 Zeit in Vorstellungsgesprächen: Ein Tipp, der möglicherweise nicht bei allen auf Zustimmung stößt. Aber viele Recruiter/HR-Manager begleiten heutzutage ihre Führungskräfte zu Gesprächen. 1 Stunde x mehrmals pro Woche ist eine Menge Zeit, ganz zu schweigen von den Vorqualifizierungen und dem Berg an Arbeit, der danach erledigt werden muss. Warum nicht Ihre Führungskräfte die Verantwortung übernehmen lassen?Natürlich nicht von heute auf morgen. Sie müssen sie beim Übergang unterstützen und vor allem schulen und die Gespräche strukturieren. Sobald Sie festgestellt haben, dass Sie und die Führungskraft am Ende eines Gesprächs auf der gleichen Wellenlänge sind, können Sie die Zügel übergeben und die ganze Zeit für etwas anderes nutzen!👉 Terminplanung für Bewerbungsgespräche mit Ihren Kandidaten: Einen Zeitslot zu finden, der allen passt, kann wirklich zeitaufwändig sein – mit vielen unnötigen Hin- und Her-E-Mails, die manchmal sogar mehrere Tage dauern können, wenn der Kandidat wenig verfügbar ist.Die einfachste Option ist, dem Kandidaten Zugang zu Ihrem Kalender zu geben (auf definierten Zeitslots) über ein kostenloses Tool wie Calendly (es ist auch über ATS, CRM möglich, aber nicht jeder hat ein kostenpflichtiges Tool zur Verfügung), damit er den Zeitslot selbst wählen und Zeitverschwendung vermeiden kann. 🙏PS: Wenn Sie nicht das Budget für ein ATS haben und nicht alles per Hand verwalten wollen, was Bewerbungen betrifft... Kein Problem!Es gibt Tools, die im Grunde Vertriebsprospektions-Tools sind, aber auch zum Versenden von Einladungen, LinkedIn-Nachrichten oder Massen-E-Mails genutzt werden können. Dazu gehören Waalaxy und Lemlist.

Onboarding

👉 Duplizierbares Programm: Bei jedem Neuzugang gibt es einen gemeinsamen Kern an Informationen und Inhalten, die weitergegeben werden müssen.Was wahrscheinlich jedes Mal von Hand wiederholt werden muss.Ja, sonst wäre es ja kein Spaß! Das ist lang, sehr lang. Idealerweise sollten Sie sich einmal die Zeit nehmen: Erstellen Sie eine umfangreiche To-do-Liste (unter Einbeziehung des OPS-Teams, der Führungskräfte, HR und des neuen Mitarbeiters)! In diese To-do-Liste können Sie nicht nur Aufgaben aufnehmen, sondern auch seinen Zeitplan, Inhalte zum Lesen oder Ansehen. Das ist absolut möglich!Wir nutzen Notion, seitdem wir auf vollständiges Telearbeiten umgestiegen sind, um alles zu zentralisieren. 😇Sie können es auf Trello für die kostenlose Version erstellen, oder auf Notion, Wonderwerk usw.Wonderwerk = Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen, Artikel zum Lesen zuzuordnen, Assessments wie Videoaufnahmen durchzuführen, Kompetenzen fortlaufend zu validieren und den Fortschritt der Mitarbeiter im Onboarding zu verfolgen.

HR und Rechtsadministration:

👉 Automatische Erinnerungen: Ob es um die Erstellung von Konten beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters geht, die Anmeldung bei der Krankenversicherung, die Buchung eines Termins beim Betriebsarzt oder die Benachrichtigung der Führungskraft 1 Monat vor Ende der Probezeit...Der HR-Beruf ist oft eine Frage der Details: die, die wir immer fürchten zu vergessen und die wir tendenziell für JEDEN Mitarbeiter auf unsere To-do-Liste setzen.Heute gibt es jedoch Tools, mit denen Sie Vorlagen für eine Aufgabe erstellen und automatische Erinnerungen mit präzisen Zeitplänen einrichten können: Zapier für die kostenlose Version zum Beispiel, oder HeyAxel.👉 Verwaltungsdokumente: Es gibt Tools zur Digitalisierung aller Verwaltungsdokumente, wie Lucca, das die Digitalisierung der Mitarbeiterakte ermöglicht, sodass der Mitarbeiter sie selbst aktualisieren kann, indem er die Dokumente ändert.👉 Zusatzversicherung: Zusatzversicherung ist ein komplexes und unklares Thema sowohl für HR als auch für Mitarbeiter!Heute gibt es Tools/Vermittler, die die Nutzung (Mitarbeiter) und die Anmeldung (HR) vereinfachen!Zum Beispiel Hoggo oder Alan (= 100% digitale Schnittstelle, über die Sie direkt Ihre Rechnungen einreichen und das Erstattungsniveau erfahren können: Tschüss unleserliches Leistungsraster! 😎).👉 Geschäftsreisemanagement:Zwischen Budgetüberwachung, Zügen, Hotels, Flügen, Stornierungen, Verspätungen... 🤯Die HR-Abteilung eines kleinen Unternehmens ist oft die erste Anlaufstelle, wenn es um die Organisation einer Geschäftsreise eines Mitarbeiters geht.Das ist lang, zeitaufwändig und es gibt immer eine unangenehme Überraschung zu bewältigen. Der Gedanke, der einem in den Sinn kommt: „Ach, wenn es doch nur ein Tool gäbe, das es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Buchungen selbstständig vorzunehmen, aber mit Budgetkontrolle/Genehmigung, um Überschreitungen zu vermeiden“... Ja, ja, ich kann die Erfahrung riechen! 😆Wir haben es entdeckt: Supertripper. 👇👉 Recht: Generell ist die juristische Arbeit sehr zeitaufwändig, besonders wenn Sie keinen Master in Arbeitsrecht haben...Wir haben Angst, einen Fehler zu machen, und ein Fehler kann für das Unternehmen sehr kostspielig sein. Wir können Ihnen natürlich kein „Tool“ geben, das alle Kündigungen in der Probezeit für Sie erledigt. 🤓Hier ist jedoch ein interessanter kleiner Tipp: Es gibt Organisationen wie La cité des entreprises(mit Sitz in Lille, aber erkundigen Sie sich, Sie werden sie wahrscheinlich auch anderswo finden), bei denen Sie sich anmelden und qualifizierte rechtliche Unterstützung erhalten können!✨ Mit anderen Worten: Sie haben Zugang zu Anwälten, die jeweils ihre eigene Spezialisierung haben! Sie können Ihnen zum Beispiel Standardschreiben für jede Situation zur Verfügung stellen. Sie können Ihnen auch bei großen Projekten helfen, wie der Einrichtung eines Betriebsrats.PS: Wenn Sie nicht das Budget haben, informieren Sie sich über den Verband Ihres Tarifvertrags (z.B. SNARR für die Gastronomie), der einen Service zur Beantwortung aller „rechtlichen“ Fragen anbietet.

Im Allgemeinen:

👉 Seien wir pragmatisch!Was nimmt in einer HR-Woche die meiste Zeit in Anspruch... Raten Sie mal? Ja! Meetings ohne klar definierten Zweck. Eine zeitaufwändige Einschränkung.💡 Bevorzugen Sie schriftliche Kommunikation (z.B. über Notion) für Themen, die nicht 5 Personen am Tisch erfordern.💡 Unser zweiter und letzter Rat ist, Ihre Führungskräfte so gut wie möglich zu schulen. Führungskräfte mit wenig Schulung, die die Grundlagen nicht beherrschen (Gespräche, Urlaub, Kündigung in der Probezeit usw.), bedeuten viele Themen, bei denen Sie nachhaken müssen.Möchten Sie mehr über HR-Management erfahren?Buchen Sie noch heute Ihren bevorzugten Termin mit einem unserer HR-Experten!