Risparmia 2 ore al giorno nella gestione HR!

Sei un responsabile HR stufo di perdere tempo ogni giorno? Ripeti le stesse attività ancora e ancora, e la tua gestione HR occupa una quantità enorme del tuo tempo? 🤯 Dopo il COVID, i dipartimenti HR sono ancora più sovraccaricati, perché purtroppo sono sotto organico. Ecco perché abbiamo raccolto diverse esperienze HR da vari esperti per aiutarti a risparmiare 2 ore al giorno nella tua gestione HR! Sei pronto a completare 5 settimane di lavoro in 4?! 😏

Risparmia 2 ore al giorno su...

GPEC e mobilità:

👉 Quadro delle competenze: Oggi, il modello classico prevede che le risorse umane prendano le descrizioni dei lavori fornite dai manager (se non le hanno scritte loro stesse, o il manager che le ha trovate su Google!), e elenchino tutte le competenze associate al lavoro. Questo non solo è un compito titanico, ma anche particolarmente soggettivo! Il modo migliore per scoprire quali competenze sono comuni alle diverse professioni nella tua azienda è valutarle oggettivamente: - Uno strumento di valutazione può chiaramente aiutarti a farlo molto rapidamente. - Ma se hai un budget limitato, c'è un esercizio rapido e semplice che può aiutarti a individuare i criteri giusti: gli Incidenti Critici (a una persona operativa viene chiesto di nominare un comportamento di successo o insuccesso sul lavoro).👉 Percorsi di mobilità: Troppo spesso, il processo di mobilità è una reazione a una richiesta. Di conseguenza, ci facciamo prendere un po' dal panico, pensando che se non agiamo rapidamente perderemo un dipendente, e cerchiamo di trovargli una posizione velocemente, ma questo richiede molto tempo e energia dall'HR, che ne farà la sua nuova priorità. Se avessimo preparato una procedura (un po' come un template: chi contattare in base al lavoro, chi coinvolgere e le fasi del processo, ecc.) in anticipo, la situazione sarebbe meno complicata da gestire. L'idea, per risparmiare tempo, è anticipare, e per anticipare intendiamo individuare il potenziale prima delle richieste o dei bisogni dell'azienda: per farlo, puoi semplicemente utilizzare le revisioni del potenziale o le people review, ma anche strumenti di valutazione come AssessFirst.👉 Formazione e accompagnamento dei dipendenti: Generalmente perdiamo molto tempo a "creare percorsi formativi per accompagnare i percorsi di mobilità". Purtroppo, le formazioni in presenza sono di qualità inferiore e non necessariamente adatte al business/attività di un'azienda specifica. Già, se 1/ utilizzi strumenti di valutazione, puoi conoscere meglio i tuoi dipendenti ed evitare di offrire formazioni generaliste inutili (es. formazione manageriale quando i tuoi manager non hanno tutti lo stesso livello). 2/ Non esitare a innovare, soprattutto con l'autoformazione per i dipendenti: loro sanno su cosa devono lavorare e quando vengono lanciati nuovi strumenti formativi sul mercato. Puoi poi assemblare non solo una biblioteca di contenuti digitali (podcast, video, conferenze, articoli, webinar, sul tema di tua scelta) ma anche biblioteche di formazioni esterne (che possono essere utilizzate con l'OPCO o anche il CPF, budget, ecc). Lo strumento COACHZOLA può farti risparmiare tempo prezioso, perché tutto è in un unico posto!👉 People review: Preparare le people review richiede tempo (bisogna rivedere i dati che hai per ogni team, i feedback dei colloqui, i feedback dal campo, la loro retribuzione passata e lo sforzo che sei capace di fare in relazione ai risultati dell'azienda). Ma non finisce qui! 😆 Dopotutto, devi anche partecipare alle people review, che sono ancora più divertenti! È una discussione senza fine e spesso soggettiva tra manager e HR per scoprire chi sono i potenziali di domani. È bene avere questo tipo di scambio all'interno di un'azienda, soprattutto in vista di anticipare le future mobilità, ma ti consigliamo di farlo con strumenti che ti semplificheranno la vita!

1. Dematerializza i colloqui con Javelo o 15 five (se non hai il budget, puoi iniziare usando un foglio xls).
2. Non basarti solo su impressioni soggettive condivise, ma su dati oggettivi di personalità (affinità con l'azienda, il team, ecc.) e i risultati ottenuti.

Assunzioni

👉 Feedback dei manager e "riunionite": piuttosto che riunirsi e dibattere di persona alla fine di ogni colloquio con un candidato con un nuovo membro del processo, opta per una comunicazione scritta e asincrona. Impostando griglie di valutazione (precedentemente preparate e validate, su Excel o un ATS a seconda delle tue risorse), ogni manager può indicare chiaramente tramite note o elementi colorati se è soddisfatto o meno del colloquio su ciascun criterio. A colpo d'occhio, saprai già se devi far avanzare il tuo candidato nel processo o meno.👉 Tempo speso a selezionare CV e poi a fare pre-selezioni telefoniche: utilizzando uno strumento di valutazione (AssessFirst ad esempio 😇), puoi: ✨ smettere di perdere enormi quantità di tempo a selezionare CV ✨ condurre i colloqui HR iniziali solo con candidati che corrispondono al lavoro per cui li stai reclutando, alla tua cultura aziendale e persino al manager con cui lavoreranno! Ti garantiamo che risparmierai molto tempo nella tua gestione HR! 🚀 Come bonus aggiuntivo, puoi persino integrare questo tipo di strumento direttamente nel tuo ATS, così da vedere, accanto al profilo di ogni candidato, il loro tasso di compatibilità con la posizione che offri!👉 Tempo speso nei colloqui: un consiglio che potrebbe non incontrare un consenso unanime. Ma molti recruiter/responsabili HR oggigiorno accompagnano i loro manager ai colloqui. 1 ora x diverse volte a settimana è molto tempo, senza contare le pre-qualificazioni e la montagna di lavoro da fare dopo. Perché non lasciare che i tuoi manager se ne occupino? Non dall'oggi al domani, ovviamente. Dovrai supportarli nella transizione e, soprattutto, formarli e strutturare i colloqui. Una volta stabilito che tu e il manager siete sulla stessa lunghezza d'onda alla fine di un colloquio, puoi passare le redini e dedicare tutto quel tempo a fare qualcos'altro!👉 Pianificazione dei colloqui con i tuoi candidati: trovare una fascia oraria che vada bene a tutti può essere davvero dispendioso in termini di tempo, con molti scambi inutili che a volte possono durare diversi giorni se il candidato non è molto disponibile. L'opzione più semplice è dare al candidato l'accesso alla tua agenda (su fasce orarie definite) tramite uno strumento gratuito come Calendly (è anche possibile tramite ATS, CRM, ma non tutti hanno uno strumento a pagamento a disposizione) per lasciarli scegliere la fascia oraria ed evitare di perdere tempo. 🙏 Ps: se non hai il budget per un ATS, e non vuoi gestire tutto a mano per quanto riguarda le candidature... Nessun problema! Ci sono strumenti che sono fondamentalmente strumenti di prospezione commerciale, ma che possono anche essere usati per inviare inviti, messaggi LinkedIn o email di massa. Tra questi ci sono Walaxy e Lemlist.

Onboarding

👉 Programma duplicabile: Con ogni nuovo arrivo, c'è un nucleo comune di informazioni e contenuti da trasmettere. Che probabilmente deve essere ripetuto a mano ogni volta. Sì, altrimenti non è divertente! È lungo, molto lungo. Idealmente, dovresti dedicarci del tempo solo una volta: creare una mega to-do list (coinvolgendo il team OPS, i manager, le HR e il nuovo arrivato)! In questa to-do list puoi includere cose da fare, ma anche il suo programma, contenuti da leggere o guardare. Beh, è perfettamente possibile! Utilizziamo Notion da quando siamo passati al telelavoro completo per centralizzare tutto. 😇 Puoi crearlo su Trello per la versione gratuita, o su Notion, Wonderwerk, ecc. Wonderwerk = possibilità di assegnare compiti da fare, articoli da leggere, fare valutazioni come registrare un video, validare competenze man mano e vedere i dipendenti progredire nell'onboarding.

Amministrazione HR e Legale:

👉 Promemoria automatico: Che si tratti di creare account quando un nuovo dipendente entra in azienda, registrarsi per un piano sanitario, prenotare un appuntamento con il medico del lavoro, o avvisare il manager 1 mese prima della fine del periodo di prova... La professione HR è spesso una questione di dettagli: quelli che abbiamo sempre paura di dimenticare, e che tendiamo ad aggiungere alla nostra to-do-list per OGNI dipendente. Oggi, tuttavia, ci sono strumenti che ti permettono di creare template per un'attività e impostare promemoria automatici con tempistiche precise: Zapier per la versione gratuita, ad esempio, o HeyAxel.👉 Documenti amministrativi: Ci sono strumenti per dematerializzare tutti i documenti amministrativi, come Lucca, che permette di dematerializzare il fascicolo del dipendente, così che possa aggiornarlo lui stesso cambiando i documenti.👉 Assicurazione sanitaria integrativa: L'assicurazione sanitaria integrativa è un argomento complesso e vago sia per le HR che per i dipendenti! Oggi ci sono strumenti/intermediari che semplificano l'uso (dipendente) e la registrazione (HR)! Ad esempio, Hoggo o Alan (= interfaccia 100% digitale dove puoi inserire direttamente le tue fatture e scoprire il livello di rimborso: addio griglia mutualistica illeggibile 😎).👉 Gestione dei viaggi di lavoro: Tra monitoraggio dei budget, treni, hotel, aerei, cancellazioni, ritardi... 🤯 Il dipartimento HR di una piccola azienda è spesso il primo punto di riferimento quando si tratta di organizzare il viaggio di lavoro di un dipendente. È lungo, dispendioso e c'è sempre una brutta sorpresa da gestire. Il pensiero che viene in mente è "ah, se solo ci fosse uno strumento che permettesse ai dipendenti di essere indipendenti nelle loro prenotazioni, ma con controllo/validazione del budget per evitare eccessi"... Sì, sì, sento l'esperienza! 😆 L'abbiamo scoperto: Supertripper. 👇👉 Legale: In generale, il lavoro legale è molto dispendioso in termini di tempo, soprattutto se non hai una laurea magistrale in diritto del lavoro... Abbiamo paura di sbagliare, e un errore può essere molto costoso per l'azienda. Non possiamo, ovviamente, darti uno "strumento" che faccia tutte le risoluzioni del periodo di prova al posto tuo. 🤓 Tuttavia, ecco un piccolo consiglio interessante: ci sono organizzazioni come La cité des entreprises (con sede a Lille, ma informati, probabilmente le troverai anche altrove) a cui puoi iscriverti e ottenere supporto legale qualificato! ✨ In altre parole, avrai accesso ad avvocati che hanno ciascuno la propria specializzazione! Possono, ad esempio, fornirti lettere standard per ogni situazione. Possono anche aiutarti con progetti importanti come l'istituzione di un IRP. Ps: se non hai il budget, informati sul sindacato del tuo contratto collettivo (es. SNARR per la ristorazione), che ha un servizio disponibile per rispondere a qualsiasi domanda "legale" tu possa avere.

In generale:

👉 Siamo pragmatici! Cosa occupa più tempo in una settimana HR... È? Sì! Le riunioni, senza uno scopo chiaramente identificato. Un vincolo che fa perdere tempo. 💡 Dai la preferenza alla comunicazione scritta (tramite Notion ad esempio) per gli argomenti che non richiedono 5 persone attorno al tavolo. 💡 Il nostro secondo e ultimo consiglio è formare i tuoi manager il più possibile. Manager poco formati che non padroneggiano le basi (colloqui, ferie, risoluzione del periodo di prova, ecc.) significano tanti argomenti su cui devi tu recuperare. Vuoi saperne di più sulla gestione HR? Prenota oggi il tuo slot preferito con uno dei nostri esperti HR!