¡Ahorre 2 horas al día en la gestión de RRHH!
¡Completar 5 semanas de trabajo en solo 4 es posible! Varios expertos le dan sus mejores consejos.
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¿Es usted un/a responsable de RRHH harto/a de perder tiempo cada día? ¿Repite una y otra vez las mismas tareas y su gestión de RRHH consume una parte enorme de su tiempo? Desde el COVID, los departamentos de RRHH están aún más sobrecargados porque, lamentablemente, carecen de personal suficiente. Por eso hemos reunido una serie de experiencias de RRHH de varios expertos para ayudarle a ahorrar 2 horas al día en su gestión de RRHH. ¿Está listo/a para hacer 5 semanas de trabajo en 4?
Ahorre 2 horas al día en...
Gestión de competencias y movilidad:
👉 Marco de competencias:Hoy en día, el modelo clásico consiste en que el departamento de RRHH recoge los puestos descritos por los directivos (si no los han escrito ellos mismos, o el mánager que los encontró en Google) y enumera todas las competencias asociadas al puesto. No solo es una tarea titánica, sino también particularmente subjetiva. La mejor manera de descubrir qué competencias son comunes a los diferentes oficios de su empresa es evaluarlas de forma objetiva:- Una herramienta de evaluación puede ayudarle claramente de forma muy rápida.- Pero si el presupuesto es ajustado, existe un ejercicio rápido y sencillo que puede ayudarle a identificar los criterios adecuados: los Incidentes Críticos (se pide a una persona operativa que mencione un comportamiento exitoso o no exitoso en el lugar de trabajo).👉 Itinerarios de movilidad:Con demasiada frecuencia, el proceso de movilidad es una reacción a una solicitud. Como resultado, entramos un poco en pánico, pensamos que vamos a perder a un empleado si no actuamos rápidamente e intentamos encontrarle un puesto rápidamente, pero esto requiere mucho tiempo y energía del departamento de RRHH, que lo convierte en su nueva prioridad. Si hubiéramos elaborado un procedimiento de antemano (una especie de plantilla: a quién contactar según el puesto, a quién dirigirse y cuáles son las fases del proceso, etc.), la situación sería menos complicada de gestionar. La idea para ahorrar tiempo es anticiparse – y con anticiparse nos referimos a identificar los potenciales de forma temprana, antes de que surjan las exigencias o necesidades de la empresa: Para ello, puede utilizar simplemente entrevistas de potencial o People Reviews, pero también herramientas de evaluación como AssessFirst.👉 Formación y acompañamiento de empleados: En general, perdemos mucho tiempo «creando itinerarios de formación que acompañen los itinerarios de movilidad».Lamentablemente, las formaciones presenciales son de menor calidad y no están necesariamente adaptadas a la actividad de una empresa en particular.En primer lugar: Si 1/ utiliza herramientas de evaluación, podrá conocer mejor a sus empleados y evitar formaciones generales inútiles (por ejemplo, formaciones en gestión cuando sus mánagers no están todos al mismo nivel).2/ No dude en innovar, especialmente con posibilidades de autoaprendizaje para los empleados: Ellos saben en qué necesitan trabajar y cuándo hay nuevas herramientas de aprendizaje disponibles en el mercado. Entonces podrá no solo crear una biblioteca de contenidos digitales (podcast, vídeo, conferencia, artículo, webinar, sobre el tema que desee), sino también bibliotecas de formaciones externas (que pueden utilizarse con el OPCO o incluso el CPF, presupuesto, etc.). ¡La herramienta COACHZOLA puede ahorrarle un tiempo valioso porque todo está en un solo lugar!👉 People Review:La preparación de las People Reviews lleva tiempo (hay que revisar las cifras que tiene para cada equipo, los comentarios de las entrevistas, las opiniones del terreno, la remuneración actual y el margen de maniobra que tiene en relación con las cifras de la empresa).¡Pero eso no es todo!Finalmente, también tiene que participar en las People Reviews, ¡lo cual es aún más divertido! Es una discusión interminable y a menudo subjetiva entre directivos y RRHH para determinar quiénes son los potenciales del mañana. Está bien tener este tipo de intercambios en una empresa, especialmente con vistas a anticipar la movilidad futura, pero le aconsejamos hacerlo con herramientas que le faciliten la vida.
- Digitalice las entrevistas con Javelo o 15five (si no tiene presupuesto, puede empezar con una tabla xls).
- No se base únicamente en impresiones subjetivas compartidas, sino en datos objetivos de personalidad (adecuación con la empresa, el equipo, etc.) y en los resultados obtenidos.
Contratación
👉 Feedback de los mánagers y «reunionitis»: En lugar de reunirse al final de cada entrevista con un nuevo miembro del proceso para debatir en persona, opte por la comunicación escrita y asíncrona.Mediante la implementación de matrices de evaluación(previamente creadas y validadas, en Excel o un ATS según sus recursos), cada directivo puede indicar claramente mediante notas o elementos de colores si está satisfecho o no con la entrevista en cada uno de los criterios. De un vistazo, ya sabrá si necesita avanzar con su candidato en el proceso o no.👉 Tiempo dedicado a clasificar CVs y preselección telefónica: Mediante el uso de una herramienta de evaluación (AssessFirst, por ejemplo), podrá:✨ dejar de perder una cantidad enorme de tiempo clasificando CVs✨ realizar solo primeras entrevistas con candidatos que encajen con el puesto, su cultura empresarial e incluso con el directivo con quien trabajarán.¡Le garantizamos que ahorrará mucho tiempo en su gestión de RRHH!Como bonus adicional, incluso puede integrar este tipo de herramienta directamente en su ATS, de modo que junto a cada perfil de candidato pueda ver su tasa de compatibilidad con el puesto ofrecido.👉 Tiempo en entrevistas: Un consejo que quizás no sea del agrado de todos. Pero muchos reclutadores/responsables de RRHH acompañan hoy en día a sus directivos a las entrevistas. 1 hora x varias veces por semana es mucho tiempo, sin contar las precalificaciones y la montaña de trabajo que hay que hacer después. ¿Por qué no dejar que sus directivos asuman la responsabilidad?Por supuesto, no de la noche a la mañana. Debe acompañarlos en la transición y, sobre todo, formarlos y estructurar las entrevistas. Una vez que haya comprobado que usted y el directivo están en sintonía al final de una entrevista, puede pasar el relevo y utilizar todo ese tiempo para otra cosa.👉 Programación de entrevistas con sus candidatos: Encontrar un horario que convenga a todos puede ser realmente costoso en tiempo, con muchos correos electrónicos innecesarios de ida y vuelta que a veces pueden durar varios días si el candidato tiene poca disponibilidad.La opción más sencilla es dar al candidato acceso a su calendario (en franjas horarias definidas) mediante una herramienta gratuita como Calendly (también es posible a través de ATS, CRM, pero no todos disponen de una herramienta de pago), para que elija la franja horaria por sí mismo y evite perder tiempo.PD: Si no tiene presupuesto para un ATS y no quiere gestionar todo a mano en lo que respecta a las candidaturas... ¡No hay problema!Existen herramientas que son básicamente herramientas de prospección comercial, pero que también pueden utilizarse para enviar invitaciones, mensajes de LinkedIn o correos electrónicos masivos. Entre ellas están Waalaxy y Lemlist.
Onboarding
👉 Programa duplicable: Con cada nueva incorporación, existe un núcleo común de información y contenidos que deben transmitirse.Lo que probablemente hay que repetir a mano cada vez.Sí, si no, ¡no tendría gracia! Es largo, muy largo. Idealmente, debería tomarse el tiempo una vez: Cree una lista de tareas completa (involucrando al equipo OPS, a los directivos, a RRHH y al nuevo empleado). En esta lista de tareas puede incluir no solo tareas, sino también su agenda, contenidos para leer o ver. ¡Es totalmente posible!Nosotros utilizamos Notion desde que pasamos al teletrabajo completo para centralizar todo.Puede crearlo en Trello para la versión gratuita, o en Notion, Wonderwerk, etc.Wonderwerk = posibilidad de asignar tareas, asignar artículos para leer, realizar evaluaciones como grabaciones de vídeo, validar competencias de forma continua y seguir el progreso de los empleados en el onboarding.
RRHH y administración legal:
👉 Recordatorios automáticos: Ya sea para la creación de cuentas a la llegada de un nuevo empleado, la inscripción en el seguro médico, la reserva de una cita con el médico de empresa o la notificación al directivo 1 mes antes del fin del período de prueba...La profesión de RRHH es a menudo cuestión de detalles: esos que siempre tememos olvidar y que tendemos a poner en nuestra lista de tareas para CADA empleado.Sin embargo, hoy en día existen herramientas que le permiten crear plantillas para una tarea y configurar recordatorios automáticos con plazos precisos: Zapier para la versión gratuita, por ejemplo, o HeyAxel.👉 Documentos administrativos: Existen herramientas para digitalizar todos los documentos administrativos, como Lucca, que permite digitalizar el expediente del empleado para que este pueda actualizarlo él mismo modificando los documentos.👉 Seguro complementario: El seguro complementario es un tema complejo y poco claro tanto para RRHH como para los empleados.Hoy en día existen herramientas/intermediarios que simplifican el uso (empleados) y la inscripción (RRHH).Por ejemplo, Hoggo o Alan (= interfaz 100% digital a través de la cual puede enviar directamente sus facturas y conocer el nivel de reembolso: ¡adiós tabla de prestaciones ilegible!).👉 Gestión de viajes de negocios:Entre el seguimiento del presupuesto, trenes, hoteles, vuelos, cancelaciones, retrasos...El departamento de RRHH de una pequeña empresa es a menudo el primer punto de contacto cuando se trata de organizar un viaje de negocios de un empleado.Es largo, consume mucho tiempo y siempre hay una sorpresa desagradable que gestionar. El pensamiento que viene a la mente: «Ah, si tan solo existiera una herramienta que permitiera a los empleados hacer sus reservas de forma autónoma, pero con control/aprobación del presupuesto para evitar excesos»...Lo hemos descubierto: Supertripper.👉 Derecho: En general, el trabajo jurídico consume mucho tiempo, especialmente si no tiene un máster en derecho laboral...Tenemos miedo de cometer un error, y un error puede resultar muy costoso para la empresa. Por supuesto, no podemos darle una «herramienta» que gestione todos los despidos durante el período de prueba por usted.Sin embargo, aquí va un pequeño consejo interesante: Existen organizaciones como La cité des entreprises(con sede en Lille, pero infórmese, probablemente las encontrará también en otros lugares), donde puede inscribirse y obtener asesoramiento jurídico cualificado.✨ En otras palabras: tiene acceso a abogados, cada uno con su propia especialización. Pueden proporcionarle, por ejemplo, cartas modelo para cada situación. También pueden ayudarle en grandes proyectos, como la creación de un comité de empresa.PD: Si no tiene presupuesto, infórmese sobre la asociación de su convenio colectivo (por ejemplo, SNARR para la hostelería), que ofrece un servicio de respuesta a todas las preguntas «jurídicas».
En general:
👉 ¡Seamos pragmáticos! ¿Qué ocupa más tiempo en una semana de RRHH? ¿Adivina? ¡Sí! Reuniones sin un propósito claramente definido. Una limitación que consume mucho tiempo.💡 Prefiera la comunicación escrita (por ejemplo, a través de Notion) para temas que no requieren 5 personas sentadas a la mesa.💡 Nuestro segundo y último consejo es formar lo mejor posible a sus directivos. Directivos con poca formación que no dominan los fundamentos (entrevistas, vacaciones, rescisión durante el período de prueba, etc.) significan muchos temas en los que tendrá que hacer seguimiento.¿Desea saber más sobre la gestión de RRHH?¡Reserve hoy su cita preferida con uno de nuestros expertos en RRHH!
