Bespaar 2 uur per dag op HR-beheer!

Bent u een HR-manager die het zat is elke dag tijd te verspillen? Herhaalt u steeds dezelfde taken en neemt uw HR-beheer een enorme hoeveelheid van uw tijd in beslag? 🤯Sinds COVID zijn HR-afdelingen nog overbelaster, omdat ze helaas onderbemand zijn. Daarom hebben we een aantal HR-ervaringen van meerdere experts samengebracht om u te helpen 2 uur per dag te besparen op uw HR-beheer! Bent u klaar om 5 weken werk in 4 te voltooien?! 😏

Bespaar 2 uur per dag op...

GPEC en mobiliteit:

👉 Competentieraamwerk:Vandaag de dag is het klassieke model dat HR de functies neemt die zijn beschreven door managers (als ze die niet zelf hebben geschreven, of de manager die het op Google heeft gevonden!), en alle bijbehorende vaardigheden bij de functie opsomt. Dit is niet alleen een titanenwerk, maar ook een bijzonder subjectieve taak! De beste manier om te achterhalen welke vaardigheden gemeenschappelijk zijn voor de verschillende functies in uw bedrijf, is ze objectief te evalueren:- Een assessmenttool kan u hier duidelijk snel mee helpen.- Maar als u een beperkt budget heeft, is er een snelle en eenvoudige oefening die u kan helpen de juiste criteria te bepalen: Kritische Incidenten (een operationeel persoon wordt gevraagd een succesvol of onsuccesvol gedrag op de job te noemen).👉 Mobiliteitstrajecten:Te vaak is het mobiliteitsproces een reactie op een verzoek. Als gevolg hiervan raken we een beetje in paniek, denkend dat we als we niet snel handelen een medewerker verliezen, en we proberen hem of haar snel een positie te vinden, maar dit vergt veel tijd en energie van HR, die dit tot hun nieuwe prioriteit maakt. Als we van tevoren een procedure hadden opgesteld (een beetje als een sjabloon: wie te contacteren afhankelijk van de functie, wie te contacteren en de stappen in het proces, enz.), zou de situatie minder ingewikkeld zijn om te beheren. Het idee, om tijd te besparen, is te anticiperen, en met anticiperen bedoelen we het potentieel te spotten vóór de eisen of behoeften van het bedrijf: hiervoor kunt u eenvoudigweg potentieelbeoordelingen of people reviews gebruiken, maar ook assessmenttools zoals AssessFirst.👉 Opleiding en ondersteuning van medewerkers: We verspillen over het algemeen veel tijd aan "het creëren van opleidingstrajecten om mobiliteitstrajecten te begeleiden".Helaas zijn face-to-face opleidingen van mindere kwaliteit en niet noodzakelijk aangepast aan de bedrijfsactiviteit van een specifiek bedrijf. Als u 1/ assessmenttools gebruikt, kunt u uw medewerkers beter leren kennen en nutteloze generalistische trainingen vermijden (bijv. managementtraining wanneer uw managers niet allemaal hetzelfde niveau hebben).2/ Aarzel niet om te innoveren, met name met zelfopleiding voor medewerkers: zij weten wat ze moeten werken en wanneer nieuwe trainingstools op de markt worden gelanceerd. U kunt dan niet alleen een bibliotheek van digitale content samenstellen (podcast, video, conferentie, artikel, webinar over het thema van uw keuze) maar ook bibliotheken van externe trainingen (die kunnen worden gebruikt met het OPCO of zelfs het CPF, budget, enz.). De COACHZOLA-tool kan u kostbare tijd besparen, want alles staat op één plek!👉 People review:Het voorbereiden van people reviews kost tijd (u moet de cijfers doornemen die u voor elk team heeft, interviewfeedback, feedback uit het veld, hun vroegere verloning en de inspanning die u kunt leveren in verhouding tot de bedrijfscijfers).Maar het stopt daar niet! 😆U moet ook de people reviews bijwonen, wat nog leuker is! Het is een eindeloze en vaak subjectieve discussie tussen managers en HR over wie de talenten van morgen zijn. Het is goed om dit soort uitwisseling binnen een bedrijf te hebben, met name met het oog op het anticiperen op toekomstige mobiliteit, maar wij adviseren u dit te doen met tools die uw leven gemakkelijker maken!

1. Dematerialiseer interviews met Javelo of 15five (als u het budget niet heeft, kunt u beginnen met een xls-spreadsheet).
2. Vertrouw niet alleen op gedeelde subjectieve indrukken, maar op objectieve persoonlijkheidsgegevens (fit met het bedrijf, het team, enz.) en de behaalde resultaten.

Aanwerving

👉 Managerfeedback en "vergadertitis": in plaats van aan het einde van elk kandidaatinterview met een nieuw lid van het proces samen te komen voor een persoonlijke discussie, kiest u voor schriftelijke, asynchrone communicatie. Door beoordelingsroosters (vooraf opgesteld en gevalideerd, op Excel of een ATS afhankelijk van uw middelen) op te zetten, kan elke manager via notities of kleurcodessystemen duidelijk aangeven of hij of zij al dan niet tevreden is met het interview op elk criterium. In één oogopslag weet u al of u uw kandidaat in het proces moet laten vorderen of niet.👉 Tijd besteed aan het sorteren van cv's en vervolgens telefonische voorselecties doen: door een assessmenttool te gebruiken (AssessFirst bijvoorbeeld 😇), kunt u:✨ stoppen met het verspillen van enorme hoeveelheid tijd aan het sorteren van cv's✨ alleen eerste HR-interviews voeren met kandidaten die passen bij de job waarvoor u hen werft, uw bedrijfscultuur en zelfs de manager met wie ze zullen samenwerken! We garanderen u dat u veel tijd bespaart op uw HR-beheer! 🚀Als bijkomend voordeel kunt u dit type tool zelfs rechtstreeks in uw ATS integreren, zodat u naast het profiel van elke kandidaat hun matchpercentage met de aangeboden positie kunt zien!👉 Tijd besteed in interviews: een tip die misschien niet ieders goedkeuring wegdraagt. Maar veel recruiters/HR-managers begeleiden hun managers tegenwoordig bij interviews. 1 uur x meerdere keren per week is veel tijd, om nog maar te zwijgen van de pre-kwalificaties en de berg werk die u daarna moet doen. Waarom laat u uw managers niet de leiding nemen? Niet van de ene op de andere dag, natuurlijk. U zult ze moeten ondersteunen in de overgang en, bovenal, ze moeten opleiden en de interviews structureren. Zodra u heeft vastgesteld dat u en de manager op dezelfde golflengte zitten aan het einde van een interview, kunt u de teugels overdragen en al die tijd aan iets anders besteden! 👉 Interviews plannen met uw kandidaten: het vinden van een tijdslot dat iedereen past, kan echt tijdrovend zijn, met veel onnodige heen-en-weerberichten die soms zelfs dagen kunnen duren als de kandidaat weinig beschikbaar is. De eenvoudigste optie is om de kandidaat toegang te geven tot uw agenda (op bepaalde tijdslots) via een gratis tool zoals calendly (het is ook mogelijk via ATS, CRM, maar niet iedereen heeft een betaalde tool beschikbaar) om hem of haar het tijdslot te laten kiezen en tijdverspilling te vermijden. 🙏PS: als u geen budget heeft voor een ATS, en u wilt niet alles met de hand beheren wat betreft sollicitaties... Geen probleem! Er zijn tools die in principe verkoopsprospectietools zijn, maar die ook kunnen worden gebruikt om uitnodigingen, LinkedIn-berichten of massa-e-mails te versturen. Dit omvat walaxy en lemlist.

Onboarding

👉 Dupliceerbaar programma: Bij elke nieuwe aankomst is er een gemeenschappelijke kern van informatie en inhoud om over te dragen. Wat waarschijnlijk elke keer met de hand moet worden herhaald. Ja, anders is het niet leuk! Het is lang, heel lang. Idealiter besteedt u er maar één keer tijd aan: maak een gigantische to-do-lijst (waarbij het OPS-team, managers, HR en de nieuwe medewerker betrokken zijn)! In deze to-do-lijst kunt u dingen opnemen die gedaan moeten worden, maar ook zijn schema, inhoud om te lezen of te bekijken. Het is absoluut mogelijk! Wij gebruiken Notion al sinds we zijn overgeschakeld op volledig telewerken om alles te centraliseren. 😇U kunt het aanmaken op Trello voor de gratis versie, of op Notion, Wonderwerk, enz. Wonderwerk = mogelijkheid om taken te geven, artikelen toe te wijzen om te lezen, beoordelingen te maken zoals een video opnemen, vaardigheden te valideren naarmate u vordert en medewerkers te zien vorderen in onboarding.

HR en juridisch beheer:

👉 Automatische herinnering: Of het nu gaat om het aanmaken van accounts wanneer een nieuwe medewerker het bedrijf vervoegt, inschrijving voor een ziektekostenverzekering, het boeken van een afspraak bij de bedrijfsarts, of het informeren van de manager 1 maand voor het einde van de proefperiode... Het HR-beroep is vaak een kwestie van details: diegene die we altijd vrezen te vergeten en die we de neiging hebben toe te voegen aan onze to-do-lijst voor ELKE medewerker. Vandaag de dag zijn er echter tools waarmee u sjablonen voor een taak kunt aanmaken en automatische herinneringen met precieze tijdlijnen kunt instellen: Zapier voor de gratis versie, bijvoorbeeld, of HeyAxel.👉 Administratieve documenten: Er zijn tools voor het dematerialiseren van alle administratieve documenten, zoals Lucca, waarmee u het personeelsdossier kunt dematerialiseren, zodat de medewerker het zelf kan bijwerken door de documenten te wijzigen.👉 Aanvullende verzekering: Aanvullende verzekering is een complex en vaag onderwerp voor zowel HR als medewerkers! Vandaag zijn er tools/tussenpersonen die het gebruik (medewerker) en inschrijving (HR) vereenvoudigen! Bijvoorbeeld Hoggo of Alan (= 100% digitale interface waar u direct uw facturen kunt invoeren en het niveau van terugbetaling kunt achterhalen: vaarwel onleesbaar verzekeringrooster 😎 ).👉 Beheer van zakenreizen:Tussen het bijhouden van budgetten, treinen, hotels, vluchten, annuleringen, vertragingen... 🤯De HR-afdeling van een klein bedrijf is vaak het eerste aanspreekpunt bij het organiseren van een zakenreis van een medewerker. Het is lang, tijdrovend en er is altijd een onaangename verrassing te verwerken. De gedachte die opkomt is "ah, was er maar een tool die medewerkers zelfstandig laat boeken, maar met budgetcontrole/validatie om excessen te vermijden"... Ja, ja, ik ruik de ervaring! 😆We hebben het ontdekt: supertripper. 👇👉 Juridisch: Over het algemeen is juridisch werk erg tijdrovend, zeker als u geen master in arbeidsrecht heeft... We zijn bang fouten te maken, en een fout kan erg kostbaar zijn voor het bedrijf. We kunnen u uiteraard geen "tool" geven die alle proefperiodebeëindigingen voor u doet. 🤓Maar hier is een interessante kleine tip: er zijn organisaties zoals La cité des entreprises (gevestigd in Lille, maar kijk eens rond, u zult ze waarschijnlijk elders ook vinden) waarbij u zich kunt inschrijven en gekwalificeerde juridische ondersteuning kunt krijgen!✨ Met andere woorden, u hebt toegang tot advocaten die elk hun eigen specialiteit hebben! Ze kunnen u bijvoorbeeld standaardbrieven verstrekken voor elke situatie. Ze kunnen u ook helpen met grote projecten zoals het opzetten van een medezeggenschapsorgaan. PS: als u geen budget heeft, informeer dan bij de vakbond voor uw collectieve arbeidsovereenkomst (bijv. SNARR voor de horeca), die een dienst heeft om uw "juridische" vragen te beantwoorden.

In het algemeen:

👉 Laten we pragmatisch zijn! Wat neemt het meeste tijd in beslag in een HR-week... Is het? Ja! vergaderingen, zonder duidelijk geïdentificeerd doel. Een tijdrovende last.💡 Geef de voorkeur aan schriftelijke communicatie (via Notion bijvoorbeeld) voor onderwerpen die geen 5 mensen rond de tafel vereisen.💡 Ons tweede en laatste advies is uw managers zoveel mogelijk op te leiden. Weinig opgeleide managers die de basisprincipes niet beheersen (interviews, verlof, beëindiging van proefperiode, enz.) zijn een heleboel onderwerpen voor u om bij te springen. Wilt u meer weten over HR-beheer?Reserveer vandaag uw gewenste tijdslot met een van onze HR-experts!