Hoe kunt u uw teams beter ondersteunen bij thuiswerken?

De coronapandemie heeft de wereld van werk voor werkgevers en werknemers op ongekende schaal verstoord. Zelfs nu overheidsmaatregelen verschuiven en sommige bedrijven terugkeren naar kantoor, hebben de maanden van thuiswerken hun sporen nagelaten. Sommige bedrijven hebben zelfs besloten om verder te telewerken gedeeltelijk of volledig. Denkt u er ook over na? Als dat het geval is, vindt u hier enkele sleutels om uw medewerkers beter te ondersteunen.

De voorwaarden voor thuiswerken vastleggen

Na (voor het grootste deel van ons) verplicht te zijn thuisgewerkt en de daarmee gepaard gaande chaos, kunnen bedrijven medewerkers nu laten beslissen of ze gedeeltelijk of volledig thuis willen werken. De uitdaging voor werkgevers is de overgang van verplicht telewerken naar georganiseerd telewerken. Om medewerkers hierin optimaal te ondersteunen, moeten bedrijven hen betrekken bij de discussie, evenals vakbonden en personeelsorganisaties, om tot een consensus te komen over de voorwaarden van thuiswerken. Het eerste wat u moet doen bij de terugkeer is de redenen en motivaties achterhalen waarom sommigen voor thuiswerken zouden kiezen. Zelfs als telewerken onbetwistbare voordelen biedt voor het welzijn, blijft het feit dat de keuze bij moet dragen aan de ontwikkeling van het bedrijf en de prestaties niet mag schaden. Enerzijds zal het nodig zijn rekening te houden met de zorgen en twijfels van bepaalde werknemers en te plannen voor die uitdagingen. Het bevragen van medewerkers is erop gericht zo eerlijk en productief mogelijk te zijn, aangezien thuiswerken nog geen universeel recht of absolute verplichting is. Voor de volgende fase moet het ritme van thuiswerkdagen een collectieve discussie en beslissing zijn tussen teams en managers. Ze zullen allemaal de professionele vereisten moeten identificeren die hun fysieke aanwezigheid bij het bedrijf vereisen en een lijst van prioriteiten opstellen. Managers kunnen verwachtingen en bezwaren verzamelen om zowel de risico's voor prestatiedoelen als het welzijn op het werk te anticiperen. Deze elementen maken het mogelijk om de regelmaat waarmee medewerkers aanwezig moeten zijn en de rotatie van thuiswerkende medewerkers te bepalen. Tot slot moeten de voorwaarden van thuiswerken worden vastgelegd in een toegankelijk document dat als referentie dient bij meningsverschillen.

Leren van het verplichte thuiswerken

Verantwoordelijk management, beter aangepast aan thuiswerken, was dit jaar een veelbesproken onderwerp. Dit is het soort management dat zorgt voor vlotte communicatie en het welzijn op het werk bevordert. Zoals we tijdens de pandemie hebben gezien, verloopt het bereiken van een evenwicht in deze nieuwe manier van werken geleidelijk en vereist het meer communicatie-inspanningen dan voorheen. Naarmate we thuiswerken blijven toepassen, zelfs deeltijds, zal het vereisen dat managers die deze stijl nog niet hebben aangenomen, zich hierin trainen en een omgeving creëren waar open communicatie welkom en gestimuleerd wordt. Weliswaar is het veranderen van werkwijzen die zo diepgeworteld zijn in klassieke modellen niet eenvoudig; het vereist veel intern overleg en een echte teaminspanning om een model te bedenken voor het opzetten van thuiswerken waar iedereen vertrouwen in heeft. Volgens een onderzoek van CAIRN zijn managers die deze managementstijl hebben toegepast met hun teams, door hen meer autonomie te verlenen, diegenen waarvan de teams het beste presteerden tijdens de coronacrisis. Het invoeren van resultaatgericht management zal helpen om wrijvingsbronnen te elimineren, zoals overmatige rapportage die het welzijn op het werk ondermijnt. Vergaderingen die te frequent zijn, kunnen bijvoorbeeld worden teruggebracht op basis van hun belang en kunnen per videoconferentie worden gehouden. Om deze organisatorische en culturele overgang te ondersteunen, zal HR managers moeten raadplegen en meer vloeiende regels en processen moeten definiëren voor de overgang van thuiswerken naar kantoorwerk en vice versa.Het in balans brengen van prestaties en welzijn op het werk daagt het management uit te evolueren en te leren hoe het zich kan aanpassen aan nieuwe uitdagingen die nog moeten komen. Scenarioplanning kan bedrijven helpen teams voor te bereiden op thuiswerken. En tot slot moeten bedrijven van bovenaf consistent blijven in de manier waarop ze omgaan met deze nieuw vastgestelde regelgeving.

Focus op actualisering

Zodra het toezicht op het duurzaam maken van thuiswerken is vastgesteld, moeten bedrijven ervoor zorgen dat medewerkers over de nodige tools beschikken om hun taken uit te voeren. Werkgevers moeten er ook voor zorgen dat thuiswerkende medewerkers dezelfde rechten hebben als aanwezige medewerkers. Dit geldt voor alle onderdelen van de medewerkersbelevenis, van uitrusting tot voordelen zoals een sportschoolabonnement of lunchvoorzieningen.Er zijn allerlei samenwerkingstools waarmee teams verbonden kunnen blijven en met maximale vloeibaarheid kunnen uitwisselen. Hun sterke punten: vereenvoudigde communicatie, flexibelere organisatie van taken in realtime. De adoptie van tools die zijn aangepast aan hybride werkmethoden zal teams helpen de obstakels te overwinnen die het afgelopen jaar vaak zijn tegengekomen. Om de juiste inzet en duurzaamheid van gedeeltelijk of voltijds thuiswerken te waarborgen, is het belangrijk dat leiders, HR-leiders en managers regelmatig de rol van thuiswerken in de organisatie van taken evalueren. Zeker omdat bepaalde tijden van het jaar drukker kunnen zijn, is het noodzakelijk om deze regelmatige controlemomenten in te plannen. Als teams of individuen eventuele problemen ondervinden, moeten onderhandelingen worden gebaseerd op de eerder gedefinieerde collectieve overeenkomst over thuiswerken. Betere ondersteuning van thuiswerkende teams vereist een delicaat evenwicht tussen welzijn op het werk en prestatiedoelstellingen. Als een bedrijf zijn betrokkenheid bij deze ingrijpende veranderingen wil tonen, moet het aandacht blijven besteden aan zijn medewerkers die tijdens de pandemie aan de frontlinie van deze ontwikkelingen stonden.