Le télétravail oui, mais à temps partiel et dans de meilleures conditions ! C’est ce que pensent 98% des salariés français interrogés par une enquête de l’Ugict-CGT. Dans la liste des demandes arrivent en tête le droit à la déconnexion et le matériel. Une affaire à la fois de productivité et de QVT, le budget remote est devenu une nécessité pour assurer le bien-être en télétravail. Attention il s’agit de bien plus que de l’achat d’une chaise à l’ergonomie indiscutable, suivez le guide !
Pourquoi investir dans un budget remote ?
Premièrement, parce que L’accord national interprofessionnel (ANI) de novembre 2020 affirme qu’il revient à l’employeur de prendre en charge les coûts encourus par la mise en place du télétravail. Cependant il est également précisé que l’aide doit faire l’objet d’un accord propre à chaque entreprise.
L’étude de la Ugict-CGT relève que moins de la moitié des salariés interrogés ont reçu un écran adapté à leur activité de la part de leur employeur. Dans bon nombre de métiers télétravaillables, cela fait penser à toute une horde de cordonniers mal chaussés !
Dans un premier temps, allouer un budget dédié au bien-être en télétravail permet de s’assurer que tout le monde puisse faire son travail de manière efficace et sécurisée. Ensuite, en contribuant à améliorer le bien-être en télétravail de ses salariés, l’employeur montre qu’il s’engage à pérenniser ce mode de travail.
Bien entendu, pas toutes les entreprises ne sont logées à la même enseigne. Il n’est pas toujours facile pour une PME de pouvoir s’engager à allouer un budget remote alors qu’elle ne sait pas de quoi demain sera fait. Pourtant, créer toutes les conditions pour une expérience de salarié en télétravail positive revient à assurer son avenir dans le cas d’une énième vague de la crise sanitaire nécessitant un confinement. Disposer de tous les outils nécessaires au bien-être en télétravail apporte aussi confiance en l’avenir et allège la charge mentale des collaborateurs, car ils se savent équipés pour pouvoir faire face à toute éventualité.
Quelles aides sont à votre disposition ?
Pour les employeurs versant une aide à leur salariés, l’allocation forfaitaire pour le télétravail est exonérée de cotisations et contributions sociales. Pour un télétravailleur d’une fréquence d’un jour par semaine, elle se limite à 10 euros par mois, 20 euros pour deux jours télétravaillés par semaine et ainsi de suite dans la limite de 55 euros par mois. Cette allocation peut être prévue dans le cadre d’un accord collectif sur le télétravail
Dans le cas des travailleurs handicapés, les dépenses peuvent s’avérer plus importantes. C’est pour cela qu’en complément des aides de l’État, l’Agefiph propose une prise en charge des coûts liés à la mise en place du télétravail pour les travailleurs en situation de handicap. Cette aide exceptionnelle d’un maximum de 1 000 € par poste de travail est disponible jusqu’au 31 décembre 2021, attention elle ne s’applique qu’à une nouvelle mise en place du télétravail dans le cadre de la pandémie.
Que doit couvrir un budget remote ?
Certaines entreprises ont scindé leur budget remote en deux parties, l’une sous forme de forfait mensuel pour prendre en charge les frais récurrents, comme l’électricité et la connexion internet, et l’autre ne dépassant pas une somme globale allouée à l’achat ponctuel de produits et d’outils pour améliorer le bien-être en télétravail.
Une infrastructure numérique adaptée au télétravail
Si l’entreprise n’en détient pas déjà une, il est grand temps de s’équiper d’une solution SIRH ! Pas uniquement pour gérer le télétravail, mais aussi pour dématérialiser les tâches administratives, faciliter le retour au bureau et l’organisation des différents jours de présentiel et distanciel. Avant de faire votre choix, nous vous conseillons de faire un test en entreprise pour vous assurer de la compatibilité avec les systèmes existants.
Ensuite, les plateformes collaboratives SIRH avec stockage dans un cloud sont en nette montée. Selon une enquête du cabinet ISG (Information Services Group), 46% des entreprises interrogées ont adopté des solutions SaaS ou hybrides pour leur SIRH, une proportion qui a doublé en deux ans. Par ailleurs, leur investissement se traduit par un résultat tangible : six organisations sur dix (64%) en tirent un ROI notamment au niveau de la productivité, l’optimisation de dépenses et la fidélisation des collaborateurs. Ce choix est porté par plusieurs valeurs dont la sécurité des données, la facilité d’utilisation et de maintien.
L’avantage de l’investissement dans la transformation numérique au moment de la pérennisation du télétravail est qu’il arrive à un moment où les collaborateurs sont déjà pour la plupart familiarisés à la collaboration à distance. La prise en main se fait donc plus facilement. D’autre part, les RH ont déjà une idée des indicateurs de performance qu’ils vont pouvoir appliquer. Enfin, le choix d’une solution externalisée équivaut à une mobilisation moindre des ressources en interne, non seulement dans les coûts eux-mêmes, mais aussi en termes de ressources humaines. L’équipe RH se retrouvant libérée de ce poids, qui bien souvent ne relève pas de leurs compétences, peut alors reporter son énergie sur des tâches plus stratégiques et engageantes.
Les frais généraux reportés sur le domicile du salarié
Avec les accords passés à la rentrée, les salariés éprouvent le besoin d’améliorer leur bien-être en télétravail par l’achat de mobilier de bureau. La liste de courses peut inclure une chaise à l’ergonomie pensée pour de longues heures en position assise, une table à la hauteur plus adaptée et des accessoires tels qu’un repose pied ou un support d’ordinateur portable. Ces achats participent à prévenir les pathologies liées à une mauvaise posture et contribuent sans aucun doute à la QVT globale des salariés.
Une récente étude révélatrice du coût du bien-être en télétravail menée par le cabinet ConvictionsRH et Le Parisien, situe les dépenses liées au mode de travail distanciel dans une fourchette de 13 à 174 euros, la moyenne oscillant aux environs de 100 euros par mois. En plus du matériel de travail de base, le budget remote doit comprendre le chauffage, la consommation d’électricité et d’eau.
Veuillez également noter que l’employeur est tenu de se charger des frais d’assurance du travail étendue au domicile en cas de télétravail et aussi d’un audit possible de l’installation électrique chez le salarié en télétravail pour en assurer la conformité.
Faire des économies avec le télétravail, mythe ou réalité ?
Il est possible de réduire ses dépenses de bureau en mettant en place un télétravail partiel ou total, à condition que les rythmes de télétravail soient bien organisés. Si vous comptez prendre de plus petits bureaux, il ne faudrait pas que l’ensemble de vos salariés arrive un jour sans trouver de poste de travail pour la journée. Si le flex office ou le hot desking ont déjà proposé des solutions, il faudra s’assurer du respect des mesures sanitaires et du nettoyage des espaces si les bureaux sont partagés.
Dépendant de la taille des équipes, les frais généraux peuvent être drastiquement réduits, après tout, certains géants ont pu réaliser de belles économies sur les frais immobiliers en mettant ses salariés en télétravail. D’autre part le marché de l’immobilier de bureau sera amené à changer et les propriétaires se feront certainement plus flexibles vis-à-vis des conditions de bail.
Avant de prendre une décision ou de faire une annonce, il s’agira de prendre le temps de détailler et d’évaluer les besoins et les coûts encourus pour assurer un bien-être en télétravail optimal. Ensuite, il sera judicieux d’en discuter avec les managers qui connaissent mieux les besoins de leurs équipes et sauront vous indiquer une enveloppe réaliste. Pour plus de conseils consultez Objectif télétravail, un dispositif gratuit pour aider à améliorer les conditions de travail par ANACT.
