L’onboarding est le processus par lequel les nouveaux employés sont accueillis et installés au sein d’une équipe. Plusieurs raisons peuvent expliquer la nécessité de la mise en place d’une telle démarche.
Toutefois, si de plus en plus d’entreprises prennent conscience de l’importance de l’intégration et de l’accompagnement des nouvelles recrues, elles sont encore nombreuses à rencontrer des difficultés pour trouver les bonnes combinaisons pour réussir le processus.
Ce guide comporte tous les éléments à prendre en compte pour développer au sein d’une entreprise un processus d’onboarding qui tient ses promesses.
Qu’est-ce que l’onboarding et quelle est son utilité ?
Il est difficile de trouver une définition unique de l’onboarding. En réalité, il revient à chaque équipe RH de personnaliser le processus afin qu’il intègre les particularités et la vision de l’entreprise. Toutefois, il est possible de décrire la démarche globale qui soutient cette technique d’intégration.
Définition de l’onboarding
Dans le jargon des Ressources Humaines, le terme « onboarding » signifie « embarquement » ou « intégration ». Il correspond souvent à la période d’essai du nouvel employé et marque le début de son expérience en tant que membre du personnel de l’entreprise.
Il arrive cependant que l’onboarding se détache de la notion d’intégration parce que le concept implique, en plus de la simple assimilation du nouveau salarié à l’équipe en place, la mise en place d’une méthodologie et l’utilisation d’outils dédiés.
Par conséquent, il est plus juste de définir l’onboarding comme un parcours ou une série de séquences bien organisées autour de plusieurs points de repère.
Comprendre le processus d’onboarding
De ce qui précède, il apparaît que le processus d’onboarding représente l’approche structurée utilisée par l’entreprise pour accueillir et faciliter l’adaptation des nouveaux employés au sein des équipes. Il s’agit de la prise de connaissance du poste et du système de toute l’organisation par le nouvel arrivant.
Le processus est défini par les différentes étapes que chaque recrue doit suivre pour devenir effectivement opérationnelle. On peut le concevoir comme une sorte d’agenda des premiers jours de travail avec les moments forts, les informations primordiales et les tâches importantes.
Le processus d’onboarding offre la possibilité aux employés de visualiser et de préparer les formations, réunions et meetings qui auront lieu dans les semaines ou les mois à venir. Il s’agit donc d’un référentiel d’informations.
À quoi sert l’intégration des nouveaux salariés ?
En attendant de présenter les avantages d’une intégration bien menée pour une entreprise, abordons son utilité. L’intégration peut être considérée comme un élément clé dans l’optimisation d’un processus de recrutement impactant.
L’onboarding vient appuyer le recrutement et pérennise ses résultats. Il réduit le risque de voir le nouvel employé s’en aller au bout de la première année et de faire perdre ainsi des milliers d’euros à l’entreprise.
Par ailleurs, le processus d’intégration des salariés agit en amont du recrutement puisqu’il participe à la création d’une image de marque qui ne manquera pas d’attirer les potentiels candidats.
Une entreprise qui met en avant son plan d’intégration pour nouvel employé démontre aussi aux futurs talents qu’elle se soucie d’eux.
Au moment de postuler à l’une des offres d’emploi formulées par cette dernière, les candidats seront davantage confiants quant à leur avenir au sein de la structure. Ils seront d’autant plus motivés à mettre leurs compétences à son service.
Quels sont les avantages d’une intégration efficace ?
Lorsqu’un plan d’intégration est bien formulé et mis en œuvre, il fournit à l’entreprise plusieurs bénéfices sur le long terme.
Ces derniers sont de divers ordres et touchent non seulement les employés auxquels ils s’adressent, mais aussi toute la structure. Voici trois avantages à tirer d’un processus d’onboarding réussi.
Construction d’une culture d’entreprise positive
L’expression culture d’entreprise renvoie à un ensemble de pratiques, de normes, de valeurs et d’idéaux qui sont partagés dans une organisation.
Lorsque le processus d’onboarding est efficace, l’entreprise est en mesure de construire une culture positive dans laquelle les employés se sentent accompagnés, soutenus, épanouis et engagés.
Mais comment l’intégration des nouveaux salariés peut-elle avoir cet impact ? Pour mettre en place un processus digne du nom, vous devez penser à communiquer aux employés les valeurs de votre entreprise, les normes en matière d’appartenance, de diversité et d’inclusion.
Vous devez aussi instaurer un climat de confiance alimenté par des feedbacks constructifs et respectueux.
En procédant de cette manière pour faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur, vous allez forcément bâtir une culture positive qui sera bénéfique pour tous et dont l’impact sera durable.
Lutte contre le syndrome de l’imposteur
On dit qu’un employé souffre du syndrome de l’imposteur lorsqu’il doute de ses capacités, lorsqu’il a le sentiment de ne pas mériter son poste ou de ne pas être assez talentueux pour faire partie d’une équipe donnée.
Ce syndrome peut conduire à une perte de confiance en soi, au rejet des autres, et surtout à un burnout, qui auront pour conséquence directe la démission ou le renvoi.
Heureusement dans le plan d’intégration, l’entreprise est tenue de fournir au nouvel employé, des objectifs clairs à court, moyen et long terme.
Paré de ces instructions, ce dernier n’est plus perdu et ne doute plus de son utilité au sein de l’équipe. L’attribution d’un mentor est également une action positive qui encourage les salariés d’une société à trouver leur place.
Opportunités d’apprentissage pour les nouveaux salariés
Une intégration efficace offre aux nouveaux salariés plusieurs opportunités d’apprentissage. L’entreprise consacre plusieurs semaines à former et informer les employés afin de leur donner le temps de se familiariser avec leur nouvel environnement ainsi qu’avec les règles en vigueur.
Certaines institutions vont jusqu’à accorder aux recrues des moments non structurés (hors formation) qu’ils peuvent mettre à profit pour accroître leurs connaissances grâce à la documentation (lecture de fiches et documents fournis par les supérieurs) et à l’exploration de leur nouveau lieu de travail.
Toutes ces opportunités qui sont données aux nouveaux salariés leur permettent d’en apprendre davantage sur le fonctionnement de la structure, de prendre leurs marques et de s’armer pour aborder les projets de façon adéquate.
Pourquoi l’onboarding est-il important en matière de recrutement ?
Si le concept d’onboarding a un impact sur toutes les activités de l’entreprise, il est certain que ses bénéfices se ressentent davantage sur le processus de recrutement.
D’ailleurs, certains le considèrent comme la dernière étape de ce processus, tandis que pour d’autres, il s’agit plutôt de la première. Ces derniers estiment que la bonne intégration des nouveaux salariés est indispensable pour la recherche de nouveaux talents.
Réduit le taux de turn-over chez les salariés
Une enquête de Robert Half démontre qu’au cours de son premier mois de travail, un employé sur deux pense à démissionner. Au nombre des raisons citées pour justifier ce sentiment, figure le mauvais accueil, conduisant à une perte de confiance puis au turn-over.
Une situation désavantageuse, car coûteuse pour l’entreprise. Il faut savoir qu’un remplacement de salariés, surtout hors recrutement classique, coûte entre 30% à 400% du salaire annuel. Grâce à l’onboarding, les entreprises réduisent le turn-over en améliorant l’accueil des nouvelles recrues.
Elles se servent notamment de messages de bienvenue, de calendriers minutieusement préparés pour les guider durant les premières semaines ainsi que de formations ou sessions de travail afin de les aider à se familiariser avec l’environnement de travail, etc.
Révèle la marque employeur de l’entreprise
La marque employeur dans ce cas n’est pas prise dans son sens d’image de marque. Il s’agit plutôt de l’ensemble des missions et valeurs que prône la structure. Des traits d’identité que tout le personnel doit absolument intégrer.
Le parcours d’intégration du salarié implique de révéler aux nouveaux talents la marque employeur de l’organisation. Toutefois, il est important que ces derniers ne constatent pas un trop grand écart entre les informations reçues au cours de l’entretien et celles après l’embauche.
Par ailleurs, le plan d’intégration ne doit pas seulement comporter la distribution d’un document qui contient la marque employeur. Il doit être ficelé de sorte que tous les acteurs jouent leur rôle et démontrent effectivement leur implication dans la création de l’image de marque.
Booste la productivité
Dans un bon plan d’onboarding, l’entreprise prévoit de fournir à ses recrues tout le nécessaire de travail dans les premiers jours. Elle prépare son environnement en mettant à sa disposition les informations pratiques et les outils.
Cette démarche permet d’éliminer les pertes de temps, mais surtout de booster la productivité du collaborateur.
Ce dernier pourra en effet se consacrer dès son arrivée aux tâches à forte valeur qui lui incombent en fonction de son poste. Il sera donc véritablement opérationnel dès le départ. Cela constitue un véritable facteur de performance pour l’entreprise qui commence à rentabiliser dès la prise de poste.
Améliore l’engagement et la fidélisation
Un employé motivé et heureux de venir travailler est forcément engagé envers sa société. Lorsque l’intégration en entreprise est une réussite, les nouveaux salariés sont confortés dans leur décision et savent qu’ils ont fait le bon choix. Il faut dire qu’en toute chose, les premiers instants sont décisifs.
L’entreprise a donc la responsabilité d’anticiper le parcours d’intégration de salarié, de le rendre attractif et séduisant afin d’obtenir de l’engagement puis de fidéliser ses collaborateurs. C’est d’ailleurs en cela que certains professionnels affirment que l’onboarding et l’offbording sont liés.
Bien que ce dernier concerne les salariés sortants, il ne faut pas oublier qu’ils ont été un jour de nouvelles recrues. S’ils ont fait partie d’un programme d’intégration, il y a fort à parier que le sentiment d’engagement acquis et la fidélisation facilitent leur départ qui se fait souvent dans les meilleures conditions.
Impacte positivement le service RH
Le service des ressources humaines est fortement impacté par la mise en place d’un plan d’intégration pour nouvel employé. Les étapes à mettre en œuvre, les tâches administratives, les logiciels et outils utilisés, tout cela redynamise le travail des RH.
Par ailleurs, l’onboarding ressoude les équipes et offre à tout le service la possibilité de rappeler et de corriger un certain nombre de choses. La vision, l’image de marque, les valeurs et les objectifs sont passés en revue et il est plus facile d’optimiser la gestion des talents de l’entreprise.
Les RH deviennent plus habiles sur certains points, notamment l’organisation des formations, la promotion interne, la cohésion d’équipe, etc.
Comment mettre en place son processus d’intégration onboarding ?
Il existe plusieurs étapes importantes à respecter pour mettre en place l’onboarding dans une entreprise. Le service RH doit s’y prendre très tôt pour garantir l’efficacité de chacune d’elle.
Choisir un logiciel RH pour l’intégration
Plusieurs logiciels d’intégration ont été conçus pour offrir aux nouveaux talents une expérience optimisée et par la même occasion alléger le travail des RH.
Les services de plusieurs entreprises ont remarqué que l’adoption d’une méthode automatisée d’intégration permet de centraliser les éléments importants, de ne pas perdre de vue les objectifs et surtout de gagner du temps.
Pour réussir le choix du meilleur logiciel d’onboarding, il est recommandé de définir clairement les objectifs de la démarche en fonction de la réalité de l’entreprise, des exigences du poste à pouvoir et du type de talent recruté.
Choisir la durée de l’onboarding
En général, le choix de la durée du processus d’intégration dépend de chaque organisation. Cependant, il faut absolument prévoir le temps nécessaire pour réaliser les étapes comme la paperasserie, l’introduction dans l’environnement de travail, les formations et la période d’orientation.
Au minimum, l’intégration des nouveaux salariés doit s’étendre sur toute leur période d’essai. Toutefois, il est préférable de définir une durée allant de 6 mois à un an. Plusieurs études ont prouvé que les entreprises dont l’onboarding durait toute une année obtiennent des résultats plus probants.
Structurer la démarche de pré-intégration
La pré-intégration c’est le moment entre l’acceptation de l’offre d’emploi et la prise de poste du salarié. Les RH doivent mettre ce délai à profit pour effectuer les tâches nécessaires à l’accueil du nouvel employé.
Pour ce faire, ils doivent s’aider d’outils comme une checklist d’intégration. Cette dernière est très utile au moment d’attribuer les tâches à la nouvelle recrue, et ce, dès le premier jour.
Pendant la pré-intégration, il faut communiquer certaines instructions relatives au premier jour au futur employé afin de l’aider à se préparer.
Le responsable RH peut par exemple créer un e-mail préformulé et concis qui comporte les coordonnées, les dates, les heures et les lieux sans oublier les instructions nécessaires sur le comportement et la façon de s’habiller.
Recevoir un tel e-mail avant le premier jour donne aux futurs employés le temps de découvrir les tâches à réaliser et de poser des questions.
Organiser la première journée du salarié
Puisque la plupart des tâches administratives nécessaires à l’installation du nouvel employé auront été effectuées durant la période de pré-intégration, le manager et son équipe auront uniquement à organiser le déroulement de la première journée en y intégrant des éléments relaxants et amusants.
Il est recommandé de préparer un dossier de bienvenue avec quelques informations sur la politique de l’entreprise, les avantages du poste, les procédures, les attentes en matière de technologie, etc.
C’est aussi une excellente idée d’organiser la visite des locaux, de faire la présentation de l’employé aux cadres clés, de lui fournir ses codes d’accès et de procéder à son installation à son poste de travail, etc.
Bien définir le poste et les objectifs de travail
La première semaine doit être dédiée à la transmission des attentes et des particularités du poste, des objectifs de performance, des indicateurs de suivi et de la culture de travail. Il faut instaurer un cadre propice au feedback et permettre aux employés de faire part de leurs préoccupations.
Les objectifs doivent être SMART, c’est-à-dire Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Pertinents et Temporellement définis. La culture de travail quant à elle doit être présentée de façon claire, mais aussi être mise en œuvre par tout le personnel de l’entreprise.
Lorsqu’elles sont scrupuleusement respectées, chaque étape de l’onboarding concourt à faciliter l’insertion, améliorer l’engagement et fidéliser le collaborateur. Par ailleurs, ces étapes doivent être accompagnées de contrôles réguliers pour apporter des améliorations et des révisions au besoin.
Comment réussir le processus d’onboarding ?
Toutes les entreprises peuvent mettre en place un plan d’onboarding, mais toutes ne le réussissent pas. Le succès de la démarche tient à quelques éléments cruciaux qui font toute la différence.
Bien préparer l’intégration
Une préparation étudiée permet au service RH de ne pas faillir dans la mise en œuvre des étapes présentées ci-dessus.
Par exemple, un sondage a révélé que plusieurs salariés qui ont apprécié l’accueil du premier jour ont quand même déploré la confusion et la mauvaise organisation qui semblaient régner. Une bonne préparation n’aurait pas laissé cet arrière-goût.
Communiquer constamment avec la recrue
La communication est le socle d’une intégration réussie. Elle doit être présente et pertinente tout au long du processus.
Le danger c’est de l’interrompre au moment où l’on estime que la recrue a tout bien compris. Pourtant, on encourt le risque qu’elle revienne sur sa position, se sente délaissée ou décide même de démissionner.
Attribuer un mentor au nouvel employé
Les entreprises qui ont décidé d’adopter un mentoring ont vite compris que cette approche est efficace pour gagner la confiance des collaborateurs.
Ces derniers sont plus à l’aise lorsqu’ils possèdent un interlocuteur unique qui les accompagne durant l’intégration. Ils sont plus disposés à poser des questions et à faire part de leur ressenti.
Procéder à un suivi régulier du processus
Face à la complexité et la durée de l’onboarding, il ne saurait être efficace sans un suivi régulier. Il est donc recommandé de programmer fréquemment des rendez-vous avec la recrue pour suivre sa progression, prendre ses avis et ajuster la démarche au besoin.
Au cours de ces entrevues, le responsable peut par exemple se rendre compte que la période d’intégration doit être rallongée.
Dans l’ensemble, pour réussir l’onboarding, il faut bien se préparer et encourager l’écoute et le feedback. C’est d’ailleurs pour cette raison que les entreprises qui adoptent le management participatif mettent facilement en place une intégration qui tient ses promesses.
Onboarding : Que retenir ?
En somme, l’onbording est le processus d’intégration des nouveaux salariés d’une organisation. Il débute juste après l’acceptation du poste et peut durer jusqu’à une année en fonction de l’entreprise ou du collaborateur.
Pour mettre en place un plan d’intégration pertinent et efficace, il est important :
- De préparer un plan d’action adapté sous la forme d’une checklist ;
- De définir les aspects pratiques et logistiques de la démarche ;
- De communiquer constamment avec la recrue ;
- D’organiser l’arrivée et l’accueil comme il faut ;
- De mettre en place un accompagnement de qualité ;
- De définir des objectifs clairs pour éviter toute confusion dans les tâches à effectuer.
Dès lors, l’entreprise pourra attendre de sa démarche, un certain engagement et une fidélité de la part de son nouvel employé. Elle pourra améliorer le taux de rétention des employés et surtout limiter les démissions précoces qui lui font perdre de l’argent.
L’onboarding est un procédé qui a déjà fait ses preuves dans l’adoption d’un processus de recrutement 2.0 au sein de toutes les sociétés qui ont pris la décision de changer ou d’ajuster leurs pratiques.
