Une entreprise tire de nombreux avantages à peaufiner et à optimiser ses processus d’onboarding et d’offboarding. Cela peut lui permettre entre autres d’améliorer son image de marque, de renforcer la cohésion des équipes et surtout de garantir le succès de ses futurs recrutements.
Cependant, pour profiter pleinement de ces avantages, les équipes RH doivent faire face à certains enjeux cruciaux qui émanent de la nécessité de rendre la gestion des arrivées et des départs plus performante et stratégique pour l’entreprise, mais aussi plus complète pour les collaborateurs.
Afin de vous aider à mieux cerner les best practices qui entourent ces deux concepts, nous vous présentons les enjeux de l’onboarding et l’offboarding pour les acteurs des ressources humaines.
Bien définir les étapes clés de l’onboarding et l’offboarding
Il est très important pour une entreprise d’améliorer son image de marque auprès des talents qu’elle souhaite attirer, de construire des équipes plus performantes, de susciter l’engagement et la fidélité de ses collaborateurs et surtout de faire face à la concurrence.
Grâce à la gestion des arrivées et des départs, elle peut y parvenir, mais pour cela, les acteurs des ressources humaines doivent connaître les étapes clés du parcours d’onboarding et d’offboarding. Ainsi, il leur sera possible de procéder à des ajustements.
Ces ajustements doivent tenir compte non seulement des objectifs poursuivis par l’entreprise (performance, qualité de vie au travail, etc.), des spécificités de son domaine d’activité, mais aussi des caractéristiques des talents qu’elle convoite.
En général, les étapes clés de l’onboarding et l’offboarding sont les suivantes :
- Le préboarding : renforce le sentiment d’appartenance du candidat avant même son arrivée ;
- Le coaching à la prise du poste : aide le salarié à surmonter son stress et à se sentir à son aise ;
- La formation : garantit la performance de la recrue et l’aide à s’adapter aux réalités de l’entreprise ;
- Le mentorat : pour créer une socialisation à long terme ;
- Les échanges réguliers avec le collaborateur : pour avoir un feedback (très important pour l’onboarding et l’offboarding) ;
- Le rétroplanning par les RH en cas de départ du collaborateur : permet de bien préparer le départ ;
- Le recrutement d’un remplaçant : pour assurer la continuité ;
- La passation de poste : pour la transition et l’amélioration de la cohésion ;
- La logistique : consiste en la récupération du matériel, récupération des accès, etc.
- L’entretien de départ : consiste en un échange formel et structuré entre le salarié et l’employeur ;
- Le pot de départ : regroupement des équipes ou fête d’au revoir ;
- L’entretien des bonnes relations avec le contact, même après le départ.
Ces étapes de l’onboarding et l’offboarding peuvent être ajustées au besoin. Une entreprise peut également ajouter des étapes ou développer davantage certaines, afin de mieux engager et fidéliser ses collaborateurs et attirer de nouveaux talents.
Optimiser l’expérience du collaborateur pour le fidéliser
Les entreprises ont tendance à soigner la gestion des arrivées et à négliger celle des départs. Cependant, une chose que ces deux processus ont en commun, c’est leur impact sur l’expérience du collaborateur et sur sa relation avec l’entreprise.
L’onboarding désigne le processus d’intégration des nouveaux salariés. C’est un prolongement du recrutement. Il commence dès la signature du contrat de travail et se poursuit jusqu’au moment où le nouveau collaborateur prend définitivement son poste.
Quant à l’offboarding, il regroupe l’ensemble des étapes qui entourent le départ d’un collaborateur. Son objectif est de gérer et de faciliter la fin de contrat d’un employé à la suite d’un licenciement, d’une démission, d’une rupture conventionnelle, d’un départ à la retraite ou à la fin d’un contrat d’intérim.
Le principal enjeu de l’onboarding et l’offboarding est la capacité des ressources humaines à peaufiner leur stratégie de sorte à stimuler l’engagement des nouvelles recrues (mais aussi des employés en partance) et à les fidéliser.
Les équipes de RH doivent penser tout d’abord à offrir la meilleure expérience possible aux collaborateurs afin d’améliorer d’un côté leur qualité de vie au travail, mais surtout d’accroître leur engagement envers l’entreprise afin qu’ils deviennent des employés fidèles, et ce, même après leur départ.
Il existe à cet effet plusieurs stratégies et outils qui permettent d’améliorer l’expérience onboarding et offboarding. Par exemple, avec un logiciel destiné à analyser l’équipe pour une affinité, vous pouvez déterminer comment optimiser l’intégration de la nouvelle recrue au sein de l’équipe.
Cette démarche améliore la cohésion et fidélise le salarié. Ce dernier s’habitue plus facilement à l’environnement de travail et à ses collègues. Il développe un meilleur engagement à l’entreprise et devient plus performant.
Par ailleurs, si vous ajoutez à la démarche précédente une gestion bien organisée du départ comportant une compensation juste par exemple, vous pouvez être sûr que l’ex-salarié deviendra votre plus grand ambassadeur auprès des futurs talents.
Vous trouverez dans cet article La QVT quand on est RH : Les 5 points clés à retenir, des éléments intéressants pour améliorer la qualité de vie au travail que vous offrez aux collaborateurs de votre entreprise.
Trouver un modèle qui facilite l’efficacité du processus
Si vous voulez optimiser le processus de l’onboarding à l’offboarding, il est très important de ne pas fausser la base. Cela signifie que vous devez choisir au début même du projet d’onboarding un profil qui facilite le reste du processus.
Vous devez miser pour cela sur certains points.
La personnalité du collaborateur
Une personne curieuse aura tendance à mieux s’intégrer dans une entreprise et à rechercher de son propre chef le moyen de comprendre les attentes de ses collaborateurs. De toutes les façons, il est plus avantageux pour l’entreprise d’engager un candidat proactif, compétent et ayant une bonne expérience dans le domaine.
Aussi simples et anodins que paraissent ces critères, ils sont très importants pour l’onboarding et l’offboarding. L’entreprise pourra par exemple se passer de l’étape du coaching et du mentorat si le collaborateur a déjà occupé certains postes stratégiques dans le passé.
Il peut être aussi intéressant de miser sur l’ouverture d’esprit, l’agréabilité, l’extraversion et la conscience morale. Ces traits de caractère pourraient être un atout au moment du départ du collaborateur, en particulier si les circonstances ne sont pas très opportunes.
Le comportement du collaborateur
Tout comme la personnalité, le comportement du candidat est aussi très important pour l’onboarding et l’offboarding. Il est intéressant d’accueillir un nouveau collaborateur qui soit un minimum sociable et qui apprécie l’acquisition de connaissances tant professionnelles que personnelles.
Dès le départ, il doit montrer de l’intérêt à la recherche d’informations concernant le poste, l’entreprise, les collègues, la vie du salarié, etc. Il existe également de petits tests pour déterminer si le candidat porte de l’intérêt aux valeurs du groupe.
Évidemment, en plus de ces deux axes, les RH doivent se tourner vers des stratégies concrètes pour optimiser leurs projets. Si vous vous demandez alors comment améliorer la satisfaction, la productivité et l’engagement de vos collaborateurs tout en évitant le turnover, découvrez les solutions d’onboarding les plus efficaces d’AssessFirst.
En résumé
L’onboarding et l’offboarding ont plusieurs enjeux qu’il faut saisir pour améliorer la qualité de vie des employés et grâce à cela accroître la notoriété de l’entreprise auprès des futurs talents.
Ces enjeux sont valables pour tous les types de collaborateurs, qu’il s’agisse des cadres, des techniciens, etc. Vos politiques d’onboarding et d’offboarding en seront plus efficaces.
