Faire travailler en remote ses collaborateurs est un choix qui fait bénéficier tant aux salariés qu’aux employeurs d’un certain nombre de précieux avantages.
Entre la flexibilité qu’il offre aux salariés et la réduction des coûts qu’il permet aux entreprises, ce mode de travail a tout pour plaire.
Il existe toutefois des défis auxquels les parties prenantes sont appelées à être confrontées dans le cadre de sa mise en œuvre. En outre, pour faire travailler en remote ses collaborateurs, l’observation d’un certain nombre d’étapes s’impose.
Qu’est-ce que le travail en full remote ?
À l’instar du traditionnel travail en présentiel au sein de l’entreprise, le travail en full remote représente également un mode d’activité. Ce dernier offre le plus de liberté au salarié, car celui-ci exerce ses fonctions entièrement à distance.
Le terme « remote », traduit de la langue anglaise, désigne « isolé ». Ainsi, le collaborateur en full remote, communément appelé « remote worker », effectue son travail depuis un lieu qui n’est pas officiellement rattaché à l’entreprise.
Il a la possibilité de choisir son lieu de travail, que ce soit depuis son domicile, des espaces de co-working, des centres spécialisés ou autres.
Quels sont les avantages du travail en full remote ?
La mise en place d’un système pour travailler en remote offre de nombreux avantages tant aux salariés qu’à l’entreprise.
Les avantages de travailler en remote pour les salariés
La liberté dans l’organisation du temps de travail constitue l’un des points forts du travail à distance.
Les remote workers ont la possibilité de planifier leur journée selon leurs préférences, que ce soit le matin, l’après-midi ou même la nuit, tant que les tâches assignées par l’employeur sont réalisées de manière efficace.
Le choix du lieu de travail est également un avantage majeur. Les travailleurs à distance ont la liberté de sélectionner l’environnement qui leur convient le mieux, éliminant ainsi le temps perdu dans les déplacements domicile-travail.
Cet endroit peut être à leur domicile ou dans un espace de coworking, l’unique prérequis étant une connexion internet fiable.
En outre, la productivité augmente chez les travailleurs à distance, en grande partie grâce à l’absence des perturbations sonores présentes dans les open spaces. En évitant ces distractions, les employés peuvent se concentrer davantage sur leurs tâches, ce qui se traduit par une efficacité accrue.
Les avantages pour l’entreprise
Le travail en remote offre à l’entreprise des avantages considérables, à commencer par un accès aux meilleurs talents.
En effet, ce mode de travail permet à l’entreprise de recruter les professionnels les plus qualifiés, sans être limitée par des contraintes géographiques. Ainsi, elle peut constituer une équipe composée des meilleurs éléments, sans se priver de candidats même en période de pénurie de talents.
Le travail à distance offre également à l’entreprise l’opportunité de réduire significativement ses coûts liés à la location de bureaux et aux fournitures.
Avec moins d’employés physiquement présents sur place, l’entreprise peut optimiser l’utilisation de l’espace de travail et réduire la taille de ses locaux, générant ainsi des économies importantes.
Pour finir, mettre en place un système pour travailler en remote favorise grandement l’amélioration de la satisfaction des employés.
En offrant la possibilité de travailler en remote, l’entreprise peut accroître la satisfaction de ses employés en leur permettant une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle.
Cela peut conduire à une meilleure qualité de vie au travail et donc à une augmentation de la motivation, de l’engagement et de la fidélité des employés envers l’entreprise.
Quels sont les inconvénients du travail en full remote ?
Au même titre que pour ses avantages, la mise en place d’un système pour travailler en remote présente des inconvénients aussi bien pour les salariés que pour l’employeur.
Les inconvénients de travailler en remote pour les salariés
Le travail à distance comporte des défis qui lui sont inhérents, notamment une diminution des interactions sociales. En effet, les moments conviviaux tels que les pauses café ou les déjeuners avec les collègues deviennent irréalisables, entraînant le risque d’isolement social.
En outre, une auto-discipline rigoureuse s’impose avec l’adoption de ce mode de travail, car le remote nécessite la capacité de se mettre au travail sans des heures définies de manière stricte. Il est donc crucial de ne pas succomber à la tentation de procrastiner.
De plus, la nécessité de compartimenter sa vie professionnelle se fait sentir, avec une distinction claire entre les moments dédiés au travail et ceux destinés à autre chose.
Les inconvénients pour l’entreprise
L’un des défis majeurs pour les entreprises adoptant le travail en remote réside dans la difficulté à instaurer un sentiment d’appartenance et à cultiver une culture d’entreprise avec les employés à distance.
Si une proximité n’est pas nécessaire pendant les différentes étapes du recrutement comme la réalisation d’un test de logique et d’un test de personnalité, elle est utile pour établir des liens significatifs et partager les valeurs de l’entreprise.
Il devient donc impératif de trouver des stratégies ingénieuses pour favoriser une dynamique positive malgré la mise en œuvre d’un système pour travailler en remote.
Comment mettre en place un système pour travailler en remote ?
Il existe 3 grandes étapes absolument nécessaires à la mise en place d’un système pour travailler en remote. Il s’agit de l’analyse des besoins, de la définition des règles à observer et du choix des bons outils.
L’analyse des besoins
Avant de mettre en place un système pour travailler en remote, il est essentiel de procéder à une analyse approfondie des besoins tant des employés que de l’entreprise.
Cette démarche garantit à l’entreprise la faisabilité de l’adoption du travail en full remote, en tenant compte des spécificités de son secteur d’activité.
L’analyse des besoins de l’entreprise
Tout comme dans le cadre du recrutement 2.0, la mise en œuvre du travail en remote nécessite une analyse préalable des besoins de l’entreprise. Ici, cette analyse exige que l’employeur se pose des questions, couvrant divers aspects tels que :
- La politique de gestion des ressources humaines ;
- La masse horaire nécessaire pour l’exécution des projets ou tâches au sein de l’organisation ;
- Les statistiques relatives aux retards et aux absences ;
- Le nombre d’emplois dans l’entreprise susceptibles d’être exercés à distance ;
- Les coûts associés à un changement de mode de travail.
Une fois ces besoins définis, le responsable des ressources humaines devra s’assurer que le full remote constitue bien le mode de travail à distance qui convient aux besoins de l’entreprise.
La mise en place d’un système pour travailler en remote à temps plein offre au salarié la possibilité de travailler entièrement en dehors des locaux de l’entreprise, ce qui convient aux métiers ne nécessitant pas d’interactions fréquentes en équipe.
L’analyse des attentes des salariés
La pandémie a dissipé les hésitations de nombreux responsables envers le travail à distance, certains observant même qu’il améliore la gestion de la performance.
Ce constat en a incité beaucoup à envisager la mise en place d’un système pour travailler en remote après l’expérience du confinement.
Toutefois, en l’absence de situation de crise, la législation n’autorise pas un employeur à imposer le travail en remote. Il est donc essentiel d’engager des discussions et de solliciter les opinions des employés avant de réellement envisager ce mode de travail.
En plus de permettre de fidéliser les salariés autour de l’initiative, cela permet d’ouvrir un débat et de diagnostiquer les expériences antérieures de travail en remote, encourageant ceux-ci à partager leurs retours positifs et leurs suggestions d’amélioration.
Les questionnaires, assurant l’anonymat, permettent de recueillir des données comme :
- Le nombre d’employés souhaitant travailler en remote ;
- Leur capacité à rester autonome dans le travail ;
- Leurs besoins en termes de matériels ;
- Leurs besoins en formation pour l’utilisation d’outils numériques.
L’établissement de règles pour encadrer la mise en place du travail en remote
La seconde phase de l’introduction du travail en remote en entreprise implique l’établissement des droits et devoirs de chacune des parties concernées, créant ainsi un cadre régissant le travail en remote au sein de l’organisation.
Les conditions de recours au travail en remote
Selon le Code du travail, il est recommandé à l’employeur de recourir à une charte ou à un accord collectif avant d’instaurer le travail en remote en entreprise.
En l’absence de ces documents, l’employeur peut mettre en place un système pour travailler en remote grâce à un accord simple avec le collaborateur, ce qui nécessite généralement la signature d’un avenant au contrat de travail.
La formalisation du travail à distance doit préciser divers aspects, dont :
- Les employés ou les postes concernés ;
- La procédure de demande pour travailler en remote ;
- La fourniture du matériel par l’employeur ;
- Les méthodes d’évaluation des performances de l’employé ;
- Les heures de travail.
La gestion des heures constitue, en effet, l’une des problématiques délicates du travail en remote, puisque le droit du travail ne définit pas clairement les horaires normaux et les heures supplémentaires dans ce contexte.
Cependant, l’employeur peut guider ses collaborateurs en suggérant des plages horaires spécifiques ou en précisant le nombre d’heures ouvrées à respecter quotidiennement, permettant au salarié de s’organiser tout en respectant son quota horaire professionnel.
La gestion du travail en remote par l’employeur
Pour conserver une équipe performante même à distance, le travail en remote nécessite l’élaboration de nouvelles stratégies de gestion des ressources humaines à distance.
Une première étape recommandée consiste à organiser une séance d’informations destinée à expliquer les règles de ce mode de travail à l’ensemble des employés.
En plus de cette séance, l’employeur peut porter à la connaissance de tous la charte ou l’accord collectif concernant le travail en remote.
Par la suite, il conviendra d’établir un nouveau système de pointage pouvant prendre en compte toutes les plages horaires de travail. En parallèle, la mise en place d’un dispositif informant sur les tâches quotidiennes ou hebdomadaires réalisées par les employés se révélera également nécessaire.
En outre, pour favoriser la communication, il est essentiel de définir un créneau hebdomadaire commun de réunions via des canaux digitaux. Cette approche favorisera les discussions au sein de toutes les équipes sur les tâches qui sont prioritaires et les objectifs à réaliser.
Le choix des outils adaptés
Divers outils de travail collaboratif simplifient la mise en place d’un système pour travailler en remote. La sélection des outils appropriés dépendra des activités et du mode de fonctionnement de l’entreprise. Voici quelques-unes des solutions digitales à envisager :
- Zoom : Il s’agit d’un outil de Visioconférence qui permet l’organisation de réunions d’équipe et l’accueil d’un grand nombre de participants ainsi que le partage de fichiers ;
- Trello : Adaptée à l’organisation des tâches sous forme de projets, Trello est une application de gestion de projets qui permet la répartition des projets en sous-activités avec des responsables assignés. Elle offre également une visibilité sur l’avancement des projets en cours pour chaque membre de l’équipe ;
- Google Agenda : En fusionnant plusieurs agendas, cette solution permet à l’entreprise de rappeler des événements à l’ensemble du personnel et de définir des rappels pour les échéances de tâches ou de rapports.
En somme, la mise en place d’un système pour travailler en remote nécessite autant l’analyse des besoins de l’entreprise et des salariés que la mise en place d’un cadre réglementaire ou encore le choix des outils adaptés.
