L’absentéisme au travail est un phénomène qui touche de nombreuses entreprises à travers le monde. De temps à autre, les managers doivent faire face à des cas d’absence répétée et non justifiée d’un employé à son poste de travail.
Or, ce problème peut avoir des conséquences fâcheuses sur la productivité de l’entreprise. Il est donc essentiel de trouver une approche idoine pour le résoudre avec des solutions adaptées. Pour ce faire, il faut d’abord chercher à comprendre les causes des absences au travail chez les salariés.
Quelles sont les causes de l’absence au travail et quelles pourraient en être les conséquences en cas de mauvaise gestion ? Quelles solutions peut-on mettre en œuvre pour gérer efficacement les cas d’absences non justifiées ou répétées en entreprise ?
Dans cet article, nous explorerons les clés pour une meilleure gestion de l’absentéisme au travail.
Qu’est-ce que l’absentéisme au travail ?
Ces dernières années, les taux d’absentéisme au travail ont connu une hausse substantielle d’après de nombreuses études. Malheureusement, cette réalité peut engendrer des répercussions désastreuses pour le fonctionnement des entreprises.
Définition de l’absentéisme au travail
Par définition, l’absentéisme au travail peut être considéré comme l’absence répétée et non justifiée d’un employé à son poste de travail.
En effet, dans le cadre d’une relation de travail, il est généralement exigé qu’un salarié soit présent à son poste de travail à des heures fixes, sauf en cas de raisons légitimes et justifiées.
Cette exigence repose sur les principes fondamentaux du droit du travail, mais elle fait également partie des bonnes pratiques à promouvoir en matière de gestion des ressources humaines.
Sur le plan légal, plus spécifiquement, le contrat de travail stipule un certain nombre d’obligations qui guident les relations entre l’employeur et le salarié. Parmi ces obligations, le salarié s’engage à fournir un travail en échange d’une rémunération.
Cela inclut l’obligation de se présenter au travail aux heures et jours prévus, sauf en cas de raisons légitimes d’absence. Les salariés sont donc tenus d’être à leurs postes pour accomplir leurs tâches et contribuer à la réalisation des objectifs de l’entreprise.
Toute contravention à cette règle est considérée comme un cas d’absentéisme.
Les différentes formes d’absentéisme au travail
Pour mesurer et diminuer l’absentéisme au travail, il est essentiel d’identifier de façon précise les typologies d’absentéisme et leurs caractéristiques. Par exemple, le fait qu’un salarié soit absent de son poste de travail ne signifie pas automatiquement qu’il y a absentéisme.
En effet, il est important de distinguer les absences légitimes et justifiées des absences non justifiées ou répétées qui peuvent être qualifiées d’absentéismes.
Les absences légitimes et justifiées
Certaines absences au travail peuvent être justifiées ou légitimes. Il s’agit de périodes d’absence au travail qui sont reconnues et admises par l’employeur en raison de circonstances spécifiques et valables.
Ces absences sont généralement couvertes par des lois, ou des politiques internes de l’entreprise. Par exemple, si l’entreprise a une politique de gestion de stress au travail, elle peut inclure l’octroi de congés payés réglementés par la loi.
Il en va de même pour les absences pour raisons de santé, qu’elles soient de courte ou de longue durée. En général, ces périodes d’absence doivent être justifiées par la présentation d’un certificat médical.
Les employés sont alors tenus de mettre à profit ces périodes d’absence pour se rétablir et revenir au travail en meilleure forme. Par ailleurs, des congés spéciaux peuvent être accordés pour des raisons spécifiques, conformément aux politiques de l’entreprise et aux lois en vigueur.
Il peut s’agir de :
- Congé de paternité et maternité ;
- Congé parental ;
- Congé d’adoption ;
- Congé pour raisons familiales.
Durant la période des congés, l’employé n’est pas tenu d’être présent au travail. De même, les périodes d’absence dues à la réalisation de certaines obligations citoyennes et professionnelles sont généralement considérées comme des absences légitimes et justifiées.
Par exemple, les salariés peuvent être autorisés à s’absenter pour voter ou pour suivre des formations professionnelles qui visent à améliorer leurs qualifications.
Enfin, dans le cas où elles sont documentées et communiquées à l’employeur, certaines absences pour urgences personnelles peuvent être considérées comme légitimes ou justifiées.
Les absences non justifiées ou répétées
Contrairement aux absences légitimes et justifiées, les absences non justifiées ou répétées ne sont pas couvertes par des raisons valables. Elles peuvent donc indiquer des problèmes susceptibles de nuire au bon fonctionnement de l’entreprise. On parle d’absentéisme au travail.
L’absentéisme au travail concerne donc plus particulièrement les périodes d’absence au travail pour lesquelles l’employé ne fournit pas de raison valable ou ne respecte pas les politiques internes de l’entreprise en matière de préavis.
Il concerne également les absences répétées, qu’elles soient justifiées ou non. En clair, une absence justifiée lorsqu’elle est répétée devient un cas d’absentéisme au travail. C’est le cas notamment lorsqu’un collaborateur enchaîne les congés maladie.
L’objectif de cette classification est d’identifier plus clairement, les cas d’absentéisme au travail alarmants qui mettent en exergue des problèmes à résoudre au sein de l’entreprise.
Par exemple, l’absence d’un collaborateur peut indiquer qu’il n’est pas mis dans de bonnes conditions de travail en entreprise. L’entreprise peut alors mettre en place les solutions adéquates pour y remédier.
Pour ce faire, il convient de distinguer plus spécifiquement les formes d’absentéisme selon qu’elles soient volontaires ou involontaires.
L’absentéisme involontaire
L’absentéisme involontaire au travail se réfère aux absences non justifiées ou répétées qui sont hors du contrôle de l’employé. Ces absences sont généralement dues à des situations imprévues qui surviennent.
Par exemple, le salarié peut faire face à des déconvenues dues à des conditions météorologiques qui rendent le trajet jusqu’au travail impraticable.
L’absentéisme volontaire
En revanche, lorsque l’absentéisme au travail est le résultat d’un choix conscient ou intentionnel du collaborateur, on parle d’absentéisme au travail volontaire.
La gestion efficace de l’absentéisme au travail passe par la mise en œuvre de stratégies appropriées aux formes d’absentéisme identifiées.
Comprendre les causes de l’absentéisme au travail
La lutte contre l’absentéisme au travail ne peut être efficace que si l’on commence d’abord par comprendre les causes de ce phénomène. Ce travail analytique peut déboucher sur des solutions pérennes à intégrer dans la gestion de l’entreprise.
Les causes liées à l’employé
Le plus souvent, l’absentéisme au travail est influencé par des facteurs liés à l’employé lui-même. Dans ce cas de figure, les causes de l’absentéisme au travail peuvent être regroupées en deux grandes catégories :
- Les problèmes de santé ;
- Les problèmes personnels.
Les problèmes de santé peuvent empêcher un employé de se rendre au travail. En effet, certaines maladies physiques ou mentales peuvent survenir à tout moment durant la période où le collaborateur est sous contrat avec l’entreprise.
Par exemple, une charge de travail trop importante en entreprise peut causer du stress, surtout si l’entreprise ne travaille pas à améliorer la qualité de vie au travail.
Les problèmes personnels, quant à eux, peuvent engendrer des situations compliquées à gérer pour les employés, qui doivent trouver un bon équilibre entre leurs responsabilités professionnelles et familiales.
En famille notamment, certaines responsabilités peuvent survenir de façon soudaine et nécessiter une prise charge immédiate qui perturbe la routine de l’employé. Celui-ci se voit alors contraint à s’absenter au travail pour gérer la situation.
Les causes liées à l’entreprise
Certaines causes de l’absentéisme au travail sont liées à l’organisation ou à l’employeur. En effet, dans la conjoncture économique actuelle, les employés ne travaillent plus seulement pour un salaire.
Ils recherchent également un environnement de travail stimulant qui favorise leur développement personnel et professionnel.
Malheureusement, malgré toute leur bonne volonté, certains employeurs peinent à répondre à ces besoins essentiels des salariés. Ces derniers ont besoin d’évoluer dans des conditions de travail qui les motivent dans l’accomplissement de leurs responsabilités professionnelles.
Par conséquent, face à un environnement de travail caractérisé par des installations inadéquates ou des conditions insalubres, les employés sont susceptibles de prendre volontairement la décision de s’absenter.
D’ailleurs, même s’ils restent motivés à travailler, un mauvais environnement peut entraîner des problèmes de santé ou de bien-être.
Par ailleurs, certains employés pourraient être démotivés par l’absence de communication efficace au sein de l’organisation. En clair, l’absentéisme au travail peut également s’expliquer par le fait que les salariés ne se sentent pas écoutés, estimés ou liés aux autres membres de l’équipe.
Cette situation peut engendrer un sentiment de frustration et d’insatisfaction générale au travail chez les collaborateurs. On peut alors remarquer une hausse de l’absentéisme au travail parmi les collaborateurs qui se sentent isolés.
Toutefois, l’insatisfaction dans le travail peut également être due au manque d’opportunités d’avancement de carrière dans l’entreprise.
Les employés peuvent se sentir déconnectés lorsqu’ils ne voient pas d’opportunités d’évolution ou de développement professionnel au sein de l’organisation. Or, sans engagement de leur part, il est difficile de diminuer l’absentéisme au travail.
Les conséquences de l’absentéisme au travail pour l’entreprise
L’absentéisme au travail est un problème épineux qui peut avoir des répercussions sérieuses sur la productivité des salariés et le climat de travail en entreprise.
Les conséquences directes de l’absentéisme au travail
Lorsque des employés sont absents, les tâches qui leur avaient été confiées ne sont pas réalisées. Cela peut entraîner des retards dans les projets et une baisse des performances de l’organisation. En effet, les équipes sont souvent obligées de redistribuer les tâches non effectuées à d’autres collaborateurs.
Malheureusement, l’absentéisme au travail étant imprévu, cette situation peut perturber le processus de production et les automatismes mis en place pour optimiser la productivité et les performances.
Par ailleurs, pour réduire les déconvenues, l’entreprise est souvent amenée à engager des remplaçants temporaires ou à payer des heures supplémentaires aux employés présents.
Toutefois, cela représente une augmentation substantielle des coûts qui n’était peut-être pas prévue dans le budget de l’organisation.
D’ailleurs, ces coûts, additionnés à des frais de santé éventuels, dans le cas où l’employé absent est malade, peuvent s’accumuler rapidement et engendrer des perturbations opérationnelles.
Les conséquences indirectes de l’absentéisme au travail
Les conséquences directes de l’absentéisme au travail peuvent en engendrer d’autres si la situation n’est pas gérée de façon efficace.
En premier lieu, l’absentéisme au travail peut décourager les employés présents et créer des tensions au sein de l’équipe. En effet, lorsqu’un collaborateur ne se présente pas au travail sans justification valable, ce sont les règles qui régissent le fonctionnement de l’organisation qui sont remises en cause.
En conséquence, on peut assister à une perte de motivation collective chez les autres employés qui doivent assumer des tâches supplémentaires. Ceux-ci peuvent se sentir surchargés et sous-estimés.
Ainsi, sans une gestion cohérente de la situation, l’absentéisme au travail peut nuire à la cohésion de l’équipe et au moral général. En outre, les retards dans les projets et la surcharge de travail peuvent entraîner des erreurs et une baisse de la qualité du travail.
Or, une diminution de l’efficacité de la production peut nuire à la qualité du service et à la réputation de l’entreprise. En l’occurrence, les répercussions sur les performances commerciales pourraient être désastreuses.
Les clés pour prévenir l’absentéisme au travail
Au vu des conséquences potentielles de l’absentéisme au travail, il urge de prendre les dispositions nécessaires pour prévenir les absences injustifiées ou répétées en entreprise.
Améliorer les conditions de travail en entreprise
Prévenir l’absentéisme au travail, c’est d’abord offrir de bonnes conditions de travail aux employés. Autrement dit, il faut mettre en place les conditions pour créer un environnement de travail sain, ergonomique et flexible.
De cette manière, les employés qui se sentent bien au travail sont moins susceptibles de s’absenter pour des raisons de santé ou de bien-être.
Pour y arriver, l’entreprise doit adopter une approche proactive et holistique. Cela commence par une évaluation régulière des conditions de travail et des besoins des employés. En clair, il faut chercher à mesurer le bien-être au travail afin de mettre en place les dispositifs adaptés pour une amélioration des conditions de travail.
Il peut notamment s’agir d’investir dans des équipements et des installations de qualité, tout en veillant à ce que les espaces de travail soient propres et bien entretenus. Dans le même temps, il convient de veiller à adapter l’ergonomie des postes de travail aux besoins physiques des employés.
Ainsi, l’entreprise peut s’assurer que les salariés travaillent dans un confort suffisant pour une productivité maximale.
La flexibilité des horaires de travail est également importante. En fait, les employés qui bénéficient d’une flexibilité peuvent mieux concilier leurs responsabilités professionnelles et personnelles. Par conséquent, ils ont plus d’options pour mieux gérer les situations qui contraignent à l’absentéisme au travail.
Favoriser le bien-être mental des employés
En entreprise, un environnement de travail sain et équilibré contribue à la satisfaction des employés ainsi qu’à leur productivité et à leur engagement. C’est également un excellent outil de prévention contre l’absentéisme au travail.
En effet, le stress et l’anxiété sont des facteurs majeurs qui contribuent à l’absence au travail. Pour prévenir leur survenue en milieu professionnel, il est recommandé de mettre en place des programmes de bien-être mental.
Par exemple, l’entreprise peut organiser des ateliers pour aider les employés à mieux gérer le stress et le burnout. En complément, des activités physiques comme des cours de fitness ou des séances de sport en groupe pourraient être d’excellents moyens pour réduire le stress.
De même, l’entreprise peut créer des espaces dédiés à la relaxation sur le lieu de travail, où, les collaborateurs peuvent se détendre et se ressourcer pendant leurs pauses. Pour finir, il est judicieux de mettre en place des politiques internes pour encourager un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée chez les salariés.
Par exemple, des politiques de soutien aux parents peuvent contribuer à la fidélisation des collaborateurs et à la réduction de l’absentéisme au travail.
Renforcer la communication et la reconnaissance
Les entreprises doivent mettre en place des mécanismes de feedback et de reconnaissance pour prévenir l’absentéisme au travail. Cela permet d’encourager une culture d’entreprise solide et efficace axée sur la communication ouverte et la reconnaissance.
L’objectif est d’offrir aux employés un environnement de travail dans lequel ils sont écoutés, valorisés et soutenus. Concrètement, il s’agit de récompenser l’assiduité et la performance à travers des politiques de reconnaissance qui valorisent les efforts des employés.
Toutefois, les récompenses pour les employés assidus doivent être suffisamment motivantes. De plus, cela peut être utile de les attribuer lors de cérémonies ou de réunions d’équipe, afin de reconnaître publiquement les efforts fournis.
Ensuite, il faut travailler à créer un climat de confiance, où les employés sont encouragés à exprimer leurs préoccupations. Une bonne manière d’y arriver est d’installer une boîte à suggestions anonyme pour permettre aux employés de partager leurs idées et leurs préoccupations.
De même, des réunions régulières avec les employés sont un excellent moyen de discuter de leurs préoccupations et d’améliorer l’ambiance au travail. Ces réunions peuvent contribuer à resserrer les liens entre les employés pour réduire l’absentéisme au travail.
Comment gérer efficacement l’absentéisme au travail ?
Malgré les dispositions préventives mises en œuvre, des cas d’absentéisme au travail peuvent toujours survenir. Le manager doit alors prendre des dispositions pour limiter les répercussions négatives.
Mettre en place un suivi régulier
Pour gérer efficacement l’absentéisme au travail, l’entreprise doit disposer d’outils et d’indicateurs qui permettent de mesurer et de surveiller les absences.
Plus précisément, il s’agit d’utiliser des systèmes de gestion des ressources humaines (GRH) pour enregistrer les absences des employés. Ces systèmes permettent de suivre les jours d’absence et les raisons des absences chez les salariés.
Ensuite, il faut analyser les données collectées pour identifier les tendances et les problèmes potentiels. L’analyse peut reposer sur des indicateurs clés comme :
- Le taux d’absentéisme au travail ;
- Les durées des absences ;
- Les fréquences des absences ;
- Les rotations des absences.
Certains indicateurs comme les raisons des absences pourront être inclus lors d’entretiens de retours d’absence sur la base d’un management collaboratif et participatif. Cette démarche permettra d’identifier clairement les causes de l’absentéisme au travail pour élaborer des solutions adaptées.
Gérer les absences au cas par cas
Pour répondre aux besoins des employés et réduire les taux d’absentéisme au travail, l’entreprise doit adopter une approche personnalisée pour chaque cas d’absentéisme au travail.
Par exemple, si un employé s’absente fréquemment pour des raisons de santé, l’entreprise peut offrir un soutien médical ou des programmes de bien-être.
Pour les salariés qui s’absentent en raison de conflits professionnels, des solutions pour identifier les conflits en entreprise et les résoudre de façon pacifique peuvent être envisagées.
Dialoguer avec l’employé
En marge des entretiens de retour d’absence, il convient de discuter avec le salarié absent pour lui présenter les solutions qui ont été envisagées afin de l’aider à réduire l’absentéisme au travail. C’est l’occasion ici de poser des questions ouvertes et d’écouter attentivement les réponses de l’employé.
Pour réussir, les managers doivent éviter de porter des jugements et de faire des suppositions. Au contraire, il convient d’encourager l’employé à exprimer ses sentiments et ses besoins. Cette démarche peut déboucher sur des solutions alternatives plus adaptées à ses besoins.
L’entreprise pourrait notamment envisager d’avoir des équipes en télétravail pour réduire l’absentéisme au travail.
