Onboarding: Come avere successo nel processo di integrazione?

L'onboarding è il processo attraverso cui i nuovi dipendenti vengono accolti e integrati in un team. Esistono molte ragioni per cui l'onboarding è importante e sempre più aziende stanno prendendo coscienza dell'importanza di integrare e supportare i nuovi assunti; tuttavia, molte faticano ancora a trovare le giuste combinazioni per rendere il processo efficace. Questa guida raccoglie tutti gli elementi da considerare per sviluppare un processo di onboarding efficace all'interno di un'azienda che mantenga le sue promesse.

Cos'è l'onboarding e qual è il suo scopo?

È difficile trovare un'unica definizione di onboarding. In realtà, spetta a ciascun team HR personalizzare il processo in modo che incorpori le particolarità e la visione dell'azienda. È tuttavia possibile descrivere l'approccio generale che sostiene questa tecnica di integrazione.

Definizione di onboarding

Nel gergo HR, il termine "onboarding" significa "imbarco" o "integrazione". Corrisponde spesso al periodo di prova del nuovo dipendente e segna l'inizio della sua esperienza come membro del personale aziendale. Tuttavia, l'onboarding si distacca talvolta dalla semplice nozione di integrazione, poiché il concetto implica, oltre alla mera assimilazione del nuovo dipendente nel team esistente, l'implementazione di una metodologia e l'utilizzo di strumenti dedicati. È quindi più corretto definire l'onboarding come un percorso o una serie di sequenze ben organizzate attorno a diversi punti chiave.

Comprendere il processo di onboarding

Da quanto detto emerge che il processo di onboarding rappresenta l'approccio strutturato utilizzato dall'azienda per accogliere e facilitare l'adattamento dei nuovi dipendenti all'interno dei team. È l'introduzione del nuovo assunto al ruolo e all'intera organizzazione. Il processo è definito dalle diverse fasi che ogni candidato deve seguire per diventare effettivamente operativo. Può essere concepito come una sorta di agenda per i primi giorni di lavoro, con momenti chiave, informazioni essenziali e compiti importanti. Il processo di onboarding offre ai dipendenti l'opportunità di pianificare e prepararsi per sessioni di formazione, riunioni e incontri che si svolgeranno nelle settimane o nei mesi successivi. Rappresenta, quindi, un punto di riferimento informativo.

Qual è lo scopo dell'integrazione dei nuovi dipendenti?

Prima di presentare i vantaggi di un'integrazione ben condotta per un'azienda, soffermiamoci sul suo scopo. L'integrazione può essere considerata un elemento chiave nell'ottimizzazione di un processo di reclutamento efficace. L'onboarding supporta il reclutamento e ne garantisce i risultati. Riduce il rischio che il nuovo dipendente lasci l'azienda dopo il primo anno, facendo risparmiare migliaia di euro. Inoltre, il processo di integrazione dei dipendenti agisce a monte del reclutamento, contribuendo a costruire un'immagine del brand che attirerà senza dubbio potenziali candidati. Un'azienda che valorizza il proprio piano di integrazione per i nuovi dipendenti dimostra ai futuri talenti di tenere a loro. Quando si candidano per una posizione vacante, i candidati saranno più fiduciosi riguardo al proprio futuro all'interno dell'organizzazione se il piano di onboarding è illustrato nell'annuncio di lavoro, contribuendo così ad aumentarne la motivazione e l'interesse.

Quali sono i vantaggi di un'integrazione efficace?

Quando un piano di integrazione è ben formulato e implementato, offre all'azienda diversi vantaggi a lungo termine. Questi sono molteplici e riguardano non solo i dipendenti a cui sono rivolti, ma l'intera struttura. Ecco tre vantaggi che si possono trarre da un processo di onboarding riuscito.

Costruire una cultura aziendale positiva

Il termine cultura aziendale si riferisce a un insieme di pratiche, norme, valori e ideali condivisi all'interno di un'organizzazione. Quando il processo di onboarding è efficace, l'azienda può costruire una cultura positiva in cui i dipendenti si sentono supportati, valorizzati, realizzati e coinvolti. Ma come può l'integrazione dei nuovi dipendenti avere questo impatto? Per implementare un processo degno di tale nome, è necessario comunicare ai dipendenti i valori dell'azienda, così come le norme relative all'appartenenza, alla diversità e all'inclusione. È anche necessario creare un'atmosfera di fiducia alimentata da feedback costruttivi e rispettosi. Procedendo in questo modo per facilitare l'integrazione di un nuovo dipendente, si costruirà inevitabilmente una cultura positiva che sarà vantaggiosa per tutti e avrà un impatto duraturo.

Combattere la sindrome dell'impostore

Si dice che un dipendente soffra della sindrome dell'impostore quando dubita delle proprie capacità, si sente indegno della propria posizione o crede di non essere abbastanza talentuoso per far parte di un determinato team. Questa sindrome può portare a una perdita di fiducia in sé stessi, al rifiuto da parte degli altri e, in ultima analisi, al burnout, che può sfociare in dimissioni o licenziamento. Fortunatamente, nel piano di integrazione, l'azienda è tenuta a fornire al nuovo dipendente obiettivi chiari a breve, medio e lungo termine. Armato di queste indicazioni, il nuovo assunto non si sente più perso e non dubita della propria utilità all'interno del team. Assegnare un mentor è anche un'azione positiva che incoraggia i dipendenti a trovare il proprio posto in azienda.

Opportunità di apprendimento per i nuovi dipendenti

Un'integrazione efficace offre ai nuovi dipendenti diverse opportunità di apprendimento. L'azienda dedica diverse settimane alla formazione e all'informazione dei dipendenti, dando loro il tempo di familiarizzare con il nuovo ambiente e le regole in vigore. Alcune organizzazioni concedono persino ai nuovi assunti del tempo non strutturato (al di fuori della formazione) che possono utilizzare per ampliare le proprie conoscenze attraverso la documentazione (lettura di note e documenti forniti dai superiori) e l'esplorazione del nuovo luogo di lavoro. Tutte queste opportunità offerte ai nuovi dipendenti consentono loro di conoscere meglio il funzionamento dell'organizzazione, trovare i propri punti di riferimento e prepararsi ad affrontare i progetti in modo efficace.

Perché l'onboarding è importante nel reclutamento?

Sebbene il concetto di onboarding impatti tutte le attività aziendali, i suoi benefici si fanno sentire senza dubbio maggiormente nel processo di reclutamento. Alcuni lo considerano l'ultima fase di questo processo, mentre altri lo vedono come la prima. Questi ultimi ritengono che la corretta integrazione dei nuovi dipendenti sia fondamentale per attrarre nuovi talenti.

Riduce il turnover dei dipendenti

Un sondaggio di Robert Half mostra che durante il primo mese di lavoro, un dipendente su due pensa a dimettersi. Tra le ragioni citate per questo sentimento vi è un cattivo accoglimento, che porta a una perdita di fiducia e poi al turnover. Si tratta di una situazione svantaggiosa perché costosa per l'azienda. È importante sapere che sostituire i dipendenti, soprattutto al di fuori del reclutamento tradizionale, costa tra il 30% e il 400% dello stipendio annuo. Attraverso l'onboarding, le aziende riducono il turnover migliorando l'accoglienza dei nuovi assunti. Utilizzano messaggi di benvenuto, calendari meticolosamente preparati per guidarli durante le prime settimane, nonché sessioni di formazione per aiutarli a familiarizzare con l'ambiente di lavoro, ecc.

Rivela il brand del datore di lavoro

In questo contesto, il brand del datore di lavoro non è inteso nel senso di immagine del marchio. Si riferisce all'insieme delle missioni e dei valori che l'organizzazione promuove. Questi tratti identitari devono essere fatti propri da tutto il personale. Il percorso di integrazione dei dipendenti prevede di far conoscere il brand del datore di lavoro ai nuovi talenti. È tuttavia importante che questi non notino un divario significativo tra le informazioni ricevute durante il colloquio e quelle successive all'assunzione. Inoltre, il piano di integrazione non dovrebbe limitarsi alla distribuzione di un documento contenente il brand del datore di lavoro. Dovrebbe essere concepito in modo che tutti gli attori svolgano il loro ruolo e dimostrino concretamente il loro coinvolgimento nella costruzione dell'immagine del brand.

Aumenta la produttività

In un buon piano di onboarding, l'azienda prevede di fornire ai nuovi assunti tutti gli strumenti di lavoro necessari fin dai primi giorni. Prepara l'ambiente mettendo a disposizione informazioni pratiche e strumenti. Questo approccio elimina la perdita di tempo e, soprattutto, aumenta la produttività del nuovo assunto. Il nuovo dipendente può concentrarsi immediatamente sui compiti ad alto valore aggiunti assegnati in base alla sua posizione. Sarà operativo fin dall'inizio. Si tratta di un vero fattore di performance per l'azienda, che comincia a vedere i risultati fin dall'inizio del rapporto di lavoro.

Migliora il coinvolgimento e la fidelizzazione

Un dipendente motivato e soddisfatto è impegnato verso la propria azienda. Quando l'integrazione in azienda ha successo, i nuovi dipendenti sono rassicurati nella loro scelta e sanno di aver preso la decisione giusta. Va detto che in tutto, i primi momenti sono estremamente significativi. L'azienda ha la responsabilità di anticipare il percorso di integrazione dei dipendenti, renderlo attraente e coinvolgente per guadagnarne l'impegno e fidelizzarli. Ecco perché alcuni professionisti affermano che onboarding e offboarding sono collegati. Sebbene quest'ultimo riguardi i dipendenti in uscita, non bisogna dimenticare che un tempo erano nuovi assunti. Se hanno fatto parte di un programma di integrazione, è probabile che il senso di coinvolgimento e fidelizzazione acquisito faciliti la loro uscita, che spesso avviene nelle migliori condizioni.

Impatta positivamente il dipartimento HR

Il dipartimento HR è significativamente influenzato dall'implementazione di un piano di integrazione per i nuovi dipendenti. Le fasi da implementare, i compiti amministrativi, il software e gli strumenti utilizzati: tutto questo rivitalizza il lavoro HR. Inoltre, l'onboarding rafforza i team e offre all'intero dipartimento l'opportunità di rivedere e correggere una serie di elementi. Visione, immagine del brand, valori e obiettivi vengono riesaminati, rendendo più semplice ottimizzare la gestione dei talenti aziendali. L'HR diventa più competente su determinati aspetti, come l'organizzazione di sessioni di formazione, le promozioni interne, la coesione del team, ecc.

Come impostare il processo di onboarding:

Esistono diverse fasi importanti da seguire per impostare l'onboarding in un'azienda. Il dipartimento HR deve iniziare molto presto per garantire l'efficacia di ogni fase.

Scegliere un software HR per l'integrazione

Diversi software di integrazione sono stati progettati per offrire ai nuovi talenti un'esperienza ottimizzata, alleggerendo al tempo stesso il lavoro degli HR. I dipartimenti HR di diverse aziende hanno notato che l'adozione di un metodo di integrazione automatizzato consente loro di centralizzare gli elementi importanti, mantenere gli obiettivi in vista e, soprattutto, risparmiare tempo. Per scegliere il miglior software di onboarding, si raccomanda di definire chiaramente gli obiettivi dell'approccio in base alla realtà aziendale, ai requisiti della posizione e al tipo di talento reclutato.

Scegliere la durata dell'onboarding

In generale, la durata del processo di integrazione dipende da ogni organizzazione. È tuttavia essenziale dedicare tempo sufficiente a fasi come le pratiche burocratiche, la presentazione dell'ambiente di lavoro, le sessioni di formazione e il periodo di orientamento. Come minimo, l'integrazione del nuovo dipendente dovrebbe estendersi per tutto il periodo di prova. È tuttavia preferibile definire una durata compresa tra 6 mesi e un anno. Diversi studi hanno dimostrato che le aziende con un onboarding annuale ottengono risultati più significativi.

Strutturare il processo di pre-integrazione

La pre-integrazione è il periodo che intercorre tra l'accettazione dell'offerta di lavoro e la data di inizio del dipendente. L'HR dovrebbe utilizzare questo tempo per completare le attività necessarie ad accogliere il nuovo dipendente. A tal fine, dovrebbe utilizzare strumenti come una checklist di integrazione. Questa è molto utile per assegnare compiti al nuovo assunto fin dal primo giorno. Durante la pre-integrazione, è essenziale comunicare al futuro dipendente alcune indicazioni relative al primo giorno per aiutarlo a prepararsi. Il responsabile HR può, ad esempio, creare un'email preformattata e concisa contenente i contatti, le date, gli orari e i luoghi, nonché le istruzioni necessarie in merito al comportamento e al codice di abbigliamento. Ricevere tale email prima del primo giorno dà ai futuri dipendenti il tempo di scoprire le attività da svolgere e di porre domande.

Organizzare il primo giorno del dipendente

Poiché la maggior parte delle attività amministrative necessarie per l'inserimento del nuovo dipendente sarà stata completata durante il periodo di pre-integrazione, il manager e il suo team dovranno solo organizzare il primo giorno, incorporando elementi rilassanti e divertenti. Si consiglia di preparare un kit di benvenuto con alcune informazioni sulle politiche aziendali, i benefit, le procedure, le aspettative tecnologiche, ecc. È anche un'ottima idea organizzare un tour dei locali, presentare il dipendente ai membri chiave del personale, fornirgli i codici di accesso e allestire la sua postazione di lavoro, ecc.

Definire chiaramente il ruolo e gli obiettivi di lavoro

La prima settimana dovrebbe essere dedicata a trasmettere le aspettative e le specifiche del ruolo, gli obiettivi di performance, gli indicatori di monitoraggio e la cultura del lavoro. Dovrebbe essere creato un ambiente favorevole al feedback, che consenta ai dipendenti di esprimere le proprie preoccupazioni. Gli obiettivi dovrebbero essere SMART, ovvero Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e con scadenze definite. La cultura del lavoro dovrebbe essere presentata chiaramente e implementata da tutto il personale aziendale. Quando ogni fase dell'onboarding viene seguita scrupolosamente, facilita l'inserimento, migliora il coinvolgimento e fidelizza i dipendenti. Queste fasi dovrebbero essere accompagnate da verifiche periodiche per apportare miglioramenti e aggiustamenti quando necessario.

Come avere successo nel processo di onboarding?

Tutte le aziende possono implementare un piano di onboarding, ma non tutte ci riescono. Il successo dell'approccio dipende da alcuni elementi cruciali che fanno la differenza.

Prepararsi adeguatamente all'integrazione

Una preparazione ben ponderata consente al dipartimento HR di implementare efficacemente le fasi descritte in precedenza. Ad esempio, un sondaggio ha rivelato che diversi dipendenti che avevano apprezzato l'accoglienza del primo giorno si lamentavano comunque della confusione e della scarsa organizzazione che sembrava prevalere. Una buona preparazione non avrebbe lasciato questo retrogusto amaro.

Comunicare costantemente con il nuovo assunto

La comunicazione è il fondamento di un'integrazione riuscita. Deve essere presente e pertinente per tutto il processo. Il pericolo è interrompere la comunicazione quando si presume che il nuovo assunto abbia capito tutto. Tuttavia, c'è il rischio che possa riconsiderare la propria posizione, sentirsi trascurato o persino decidere di dimettersi.

Assegnare un mentor al nuovo dipendente

Le aziende che hanno adottato il mentoring si sono presto rese conto che questo approccio è efficace per guadagnare la fiducia dei dipendenti. Si sentono più a loro agio quando hanno un unico punto di riferimento che li accompagna durante l'integrazione. Sono più disposti a fare domande e a condividere le proprie sensazioni.

Monitorare regolarmente il processo

Data la complessità e la durata dell'onboarding, non può essere efficace senza un monitoraggio regolare. Si raccomanda quindi di programmare incontri frequenti con il nuovo assunto per monitorare i suoi progressi, raccogliere le sue opinioni e adeguare l'approccio secondo le necessità. Durante questi incontri, il manager potrebbe rendersi conto che il periodo di integrazione deve essere esteso. In generale, per avere successo nell'onboarding, è necessario prepararsi bene e favorire l'ascolto e il feedback. Ecco perché le aziende che adottano una gestione partecipativa riescono facilmente a implementare un'integrazione che mantiene le sue promesse.