Pour faciliter l’intégration de ses recrues, chaque entreprise se doit de rechercher et d’appliquer les meilleures solutions d’onboarding. Ces pratiques réduisent le temps d’adaptation des nouveaux collaborateurs et permettent d’optimiser leur productivité et leur efficacité.
De plus, elles vous permettent de profiter pleinement des moyens et efforts investis dans le recrutement de vos talents. Découvrez ici comment mettre en place un processus d’intégration efficace. Nous vous y présentons sept solutions d’onboarding pertinentes.
L’onboarding : de quoi s’agit-il exactement ?
L’onboarding désigne l’ensemble des actions qui sont mises en place par une entreprise pour intégrer facilement ses nouveaux employés dans son organisation. En français, ce terme anglais se traduit littéralement par « embarquement ».
En fait, les collaborateurs fraîchement recrutés ont souvent des difficultés à s’adapter aux réalités de leur nouveau cadre de travail. En tant qu’entreprise, votre devoir est de faciliter leur insertion afin qu’ils soient capables d’assimiler leurs rôles au sein de l’entreprise et de travailler correctement.
L’objectif d’un processus d’onboarding est donc de construire des équipes plus performantes en facilitant l’intégration et l’efficacité des nouveaux collaborateurs. Cela aura un impact positif sur la productivité de l’entreprise.
Les différentes étapes d’un processus d’onboarding
Un processus d’intégration des nouveaux salariés s’appuyant sur les bonnes solutions d’onboarding se déroule en quatre étapes :
- L’étape de conformité : elle permet de vérifier que tous les documents légaux inhérents au recrutement sont conformes ;
- L’étape de clarification : elle consiste à clarifier toutes les informations qui n’auraient pas été bien comprises par les nouvelles recrues au cours de leur embauche ;
- L’étape de culture : à ce stade, la recrue s’imprègne déjà de la culture de l’entreprise et s’y adapte sans grande difficulté ;
- L’étape de connexion, qui vise à renforcer le lien entre le nouveau collaborateur et l’ensemble du personnel de l’entreprise.
L’intérêt d’utiliser des solutions d’onboarding
Loin d’être un procédé improvisé, l’onboarding est une démarche d’insertion de la nouvelle recrue, une familiarisation à son nouveau poste et une socialisation. C’est également une approche qui permet à une entreprise d’engager et de fidéliser ses collaborateurs sur le long terme.
De façon pratique, les solutions d’onboarding permettent d’éviter trois problèmes cruciaux :
- Le départ volontaire du nouvel employé, pour des raisons de mauvaise intégration à l’environnement de travail ;
- La stagnation en matière de compétences ;
- L’indécision dans les situations des prises décisions due à une méconnaissance de la vision globale de la société ou à l’ignorance des stratégies adoptées au sein de l’équipe.
Il est donc évident qu’il n’y a aucun avantage à négliger le processus d’onboarding et offboarding. En tant qu’employeur, vous devez impérativement investir dans cette démarche, afin de soutenir vos efforts de recrutement et de rendre vos nouveaux employés plus efficaces au travail.
À long terme, en appliquant les bonnes solutions d’onboarding, votre entreprise pourra atteindre ses objectifs de croissance et de développement.
7 solutions d’onboarding pour une intégration réussie
Voici sept solutions d’onboarding que vous pouvez utiliser et appliquer au sein de votre entreprise.
1 – Annoncer en interne l’arrivée de la nouvelle recrue
La meilleure façon de faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur est de prévenir les équipes internes de son arrivée. Cette solution d’onboarding est très efficace, car elle peut permettre d’installer un climat convivial et chaleureux, idéal pour mettre à l’aise ce collaborateur.
De plus, prévenir en amont permet d’éviter un sentiment de gêne ou l’effet de surprise le premier jour. Un petit mail informatif fera donc l’affaire. Ne manquez pas d’y préciser le nom et prénom du nouveau venu, son poste dans la boîte et pourquoi pas ses attraits ou hobbies.
2 – Préparer un livret ou guide d’accueil
Dès le jour d’arrivée du nouveau collaborateur au sein de votre organisation, vous aurez certainement un tas d’informations à lui communiquer. En retour, celui-ci ne manquera pas de poser de nombreuses questions. Pour s’assurer qu’il retient l’essentiel, nous vous suggérons comme deuxième solution d’onboarding de préparer un guide d’accueil.
Ce guide d’accueil contiendra l’ensemble des données pratiques et administratives et servira donc de document de référence. Il peut également contenir le règlement intérieur de l’entreprise, les horaires, l’accès à l’intranet et aux réseaux internes et les dates des évènements de la boîte.
Assurez-vous de n’oublier aucun renseignement important. Cette solution d’onboarding vous fera gagner du temps et facilitera l’assimilation de la culture d’entreprise par la recrue.
3 – Préparer le futur poste de travail
La pire expérience qu’une nouvelle recrue puisse faire est d’apprendre le premier jour que son espace de travail n’est pas encore prêt. Une telle situation envoie un très mauvais message et donne l’impression qu’il n’est pas le bienvenu. Vous devez éviter cela à tout prix.
Préparer le poste de travail et apprêter les outils spécifiques au travail de l’employé lui permet de se mettre dans une ambiance professionnelle dès son arrivée. En ce sens, il faut veiller à ce que rien ne soit laissé au hasard. De l’ordinateur en état de marche à la tasse de café, tout doit être prêt.
4 – Désigner un parrain d’intégration pour la recrue
Le parrainage ou mentoring est l’une des solutions d’onboarding les plus utilisées pour faciliter l’intégration d’une nouvelle recrue au sein d’une entreprise.
Concrètement, le parrain d’intégration est un salarié volontaire, autre que le manager. Son rôle consiste à servir de guide au nouvel arrivant dans la découverte et la compréhension de son environnement de travail.
Il établit une relation de conseils, de confiance et d’entraide avec la recrue, et n’hésite pas à lui filer des astuces pour se connecter aux autres employés. Cette tâche exige de la patience, de la tolérance, de l’ouverture d’esprit, mais surtout une bonne connaissance des rouages du poste à pourvoir.
5 – Établir un parcours d’intégration solide et attractif
Le premier jour de travail est un moment capital pour que le processus d’onboarding soit une réussite. Son déroulement doit être organisé dans les moindres détails.
Pour commencer, le manager, les collègues, mais également le ou la RH qui s’est occupé du recrutement du collaborateur doivent être présents. Ensuite :
- Les RH doivent présenter la société au salarié, puis valider les aspects administratifs relatifs à son intégration ;
- Le manager ou le N+1 prend le relai et expose les différents aspects qui exigent des explications approfondies après le recrutement, les missions du poste pourvu ainsi que les attentes associées. Il s’en suit une visite générale des locaux et des différents services ;
- Après avoir découvert les locaux et rencontré ses différents collègues, le nouveau collaborateur est enfin installé dans son poste de travail préparé à l’avance.
Cette solution d’onboarding mérite une bonne compréhension pour être bien appliquée.
6 – Prévoir des rendez-vous pour un suivi régulier pendant toute la période d’essai
Pour veiller à la bonne intégration de votre nouveau salarié, nous vous recommandons d’organiser des rendez-vous de suivi. Ces séances d’entretien vous offrent l’occasion de faire une évaluation du niveau d’intégration du salarié et d’identifier les détails positifs, mais aussi les aspects à améliorer.
En fait, cette solution d’onboarding permet à l’employeur d’éviter un éventuel départ prématuré du collaborateur qui signifierait un échec du recrutement. Plus vous parviendrez à identifier les obstacles rencontrés par ce dernier dans son insertion, plus vous pourrez facilement les corriger.
Ainsi, vous pourrez préserver et fidéliser les talents rares dans votre entreprise en leur offrant un environnement de travail approprié. Pour ce faire, analyser l’équipe pour une affinité peut s’avérer utile pour fournir à chaque talent un cadre social et professionnel facile à appréhender.
7 – Donner l’occasion de faire un feedback
Pour achever cette série de solutions d’onboarding, il est important de préciser que l’entreprise doit rester dans une quête perpétuelle d’amélioration. Elle doit s’efforcer de centrer le processus d’onboarding sur les besoins et l’expérience souhaitée du nouvel employé.
De ce fait, prévoir des examens périodiques du processus d’intégration peuvent vous aider à l’adapter et à le mettre à jour. N’hésitez pas à demander l’avis des employés et les encourager à soumettre des idées. Ainsi, vous pourrez mieux répondre aux besoins du marché du travail.
S’intéresser à la qualité de vie (QVT) au travail est également primordial pour compléter les différentes solutions d’onboarding appliquées. Vous trouverez dans notre article sur La QVT quand on est RH : les 5 points clés à retenir, des précisions intéressantes sur ce concept.
L’onboarding est la première interaction du nouvel employé avec votre entreprise. De ce fait, il exige une préparation approfondie. Les différentes solutions d’onboarding présentées dans cet article sont autant d’idées que vous pouvez utiliser pour faciliter l’intégration de vos nouvelles recrues.