Strategie e strumenti per ottimizzare il costo del reclutamento aziendale

In genere, quando si valuta il costo del reclutamento per un'azienda, si tende a considerare solo i salari e le spese dirette ad essi correlate. In realtà, esistono molteplici parametri che, una volta considerati, possono comportare spese o oneri significativi. Questi includono costi indiretti, commissioni esterne, nonché il tempo e le risorse umane impiegate, tra gli altri. Questo articolo mostra come analizzare il costo del reclutamento e le strategie e gli strumenti efficaci per ottimizzarlo.

Analisi dei costi di reclutamento

Se si desidera ottimizzare il costo del reclutamento, è essenziale procedere prima con la sua analisi. In questo modo, è possibile identificare le fasi o le azioni che richiedono risorse a livello finanziario, materiale e umano. Se ci si chiede come calcolare il costo del reclutamento, è bene sapere che le spese legate al processo di assunzione si dividono in due categorie: costi diretti e indiretti.

Costi diretti del reclutamento

I costi diretti sono direttamente collegati al processo di reclutamento.

Spese di pubblicazione delle offerte di lavoro

Se si desidera effettuare un reclutamento per conto di un'azienda, è necessario considerare i costi associati alla diffusione o alla pubblicazione dell'offerta di lavoro. Queste spese possono variare tra 500 e 800 euro, a seconda del profilo ricercato e della piattaforma utilizzata. Sebbene i social network professionali come LinkedIn possano rappresentare una soluzione di sourcing, l'utilizzo di determinati strumenti o funzionalità per una migliore targetizzazione può comportare costi significativi.

Commissioni delle agenzie di reclutamento

I servizi di un'agenzia di reclutamento sono piuttosto costosi e variano tra il 15% e il 25% dello stipendio annuale del candidato scelto dall'azienda. Per la ricerca di profili specifici per posizioni di alto livello, le commissioni possono raggiungere il 35%, ovvero più di un terzo dello stipendio annuale del candidato reclutato.

Costi associati a colloqui e test

I colloqui, i test (test logici, test di valutazione delle competenze, test psicometrici, ecc.) e i controlli sui precedenti dei candidati possono influire significativamente sul costo del reclutamento. Le spese per i responsabili del reclutamento e i costi dei test variano in base a diversi parametri, tra cui:

• La posizione da ricoprire
• Il tipo di test
• Lo strumento di test utilizzato
• Il numero di candidati
• La durata dei colloqui, ecc.

Costi indiretti

Ancora sottostimati, i costi indiretti del reclutamento possono essere più significativi di quelli diretti. Includono, ad esempio, la perdita di guadagno dovuta al tempo necessario per l'integrazione del candidato scelto, il costo della formazione dei nuovi dipendenti, ecc.

Perdita di produttività durante il processo di reclutamento

La partenza di un dipendente innesca una reazione a catena nell'intero team. Se le funzioni da questi svolte non vengono riprese dal nuovo assunto entro tempi ragionevoli, si registrerà una diminuzione della produttività all'interno del team.

Costi legati all'integrazione del nuovo assunto

Se si ottimizza il reclutamento e si trova il profilo ideale, l'azienda dovrà anche implementare strumenti per facilitarne l'integrazione nel team. Questa integrazione prevede:

• La predisposizione del contratto di lavoro
• La preparazione della postazione di lavoro e delle attrezzature necessarie per il ruolo
• La formazione, ecc.

Detto ciò, l'allestimento di tutti questi elementi richiede tempo e costa denaro, aumentando così il costo del reclutamento per un'azienda.

Strategie per ottimizzare i costi di reclutamento

È possibile ottimizzare i costi di reclutamento attraverso determinate strategie. L'utilizzo delle giuste piattaforme di reclutamento online, lo sviluppo del marchio del datore di lavoro e l'implementazione di una strategia di reclutamento efficace sono alcune strade da esplorare.

Utilizzo efficiente delle piattaforme di reclutamento online

Prima di avviare il processo di assunzione, l'azienda deve innanzitutto valutare le piattaforme di reclutamento più adatte al proprio settore. Questo targeting consente di raggiungere candidati i cui profili corrispondono meglio alle offerte di lavoro. La diffusione mirata di queste offerte può far risparmiare tempo e ridurre significativamente i costi associati al processo di assunzione.

Sviluppare un marchio del datore di lavoro solido

L'immagine che un'azienda proietta ai propri dipendenti e ai potenziali assunti svolge un ruolo fondamentale durante i reclutamenti. Noto come employer brand, questa immagine aiuta un'azienda a sviluppare la propria attrattività e ad attrarre candidati genuinamente interessati. Un employer brand ben sviluppato e gestito consentirà all'azienda di rendere più efficaci i propri strumenti di sourcing e di ridurre il costo complessivo del reclutamento al suo interno. Per sviluppare un employer brand solido, un'azienda deve comunicare con diligenza sui valori che promuove, sulla sua cultura e sulle sue missioni. Dovrebbe:

• Creare un'immagine positiva di sé sia internamente che esternamente;
• Mettere in evidenza i vantaggi della posizione e le opportunità di sviluppo professionale per il futuro dipendente;
• Offrire un'esperienza positiva ai dipendenti per trattenere i talenti che entrano a far parte del team.

Implementare un processo di reclutamento efficace

L'implementazione di un processo di reclutamento efficace può contribuire a ridurre determinate spese. Infatti, le fasi ripetitive e dispendiose in termini di tempo possono aumentare il costo del reclutamento. Per ottimizzarne l'esecuzione, l'azienda dovrebbe:

• Redigere un'offerta di lavoro chiara e dettagliata: l'offerta deve essere ben strutturata e includere informazioni importanti come le qualifiche richieste, le competenze necessarie, i vantaggi della posizione e la sede di lavoro;
• Diversificare i canali di diffusione: diversificare i canali non solo consente di raggiungere un target più ampio, ma permette anche di concentrarsi sui profili che soddisfano i criteri stabiliti;
• Semplificare il processo di selezione: l'utilizzo di uno strumento di gestione dei candidati e di un test della personalità faciliterà la selezione dei candidati;
• Automatizzare le fasi che richiedono molto tempo: alcune procedure amministrative come l'invio di e-mail, la redazione di accordi di riservatezza e i processi di validazione possono richiedere molto tempo. L'implementazione di un sistema di automazione consentirà di risparmiare tempo su queste attività e di concentrarsi su lavori più significativi.

Tecnologie e strumenti per ottimizzare il reclutamento

Alcuni strumenti possono aiutare significativamente a ridurre il costo del reclutamento. Insieme alle strategie precedentemente sviluppate, possono rivelarsi molto efficaci.

Sistemi di tracciamento dei candidati (ATS)

I sistemi di tracciamento dei candidati (ATS), se utilizzati correttamente, possono ridurre il costo del reclutamento. Il loro utilizzo offre diversi vantaggi, tra cui:

• L'automazione delle attività ripetitive;
• L'analisi delle performance dei candidati;
• Il risparmio di tempo;
• La possibilità di raggiungere un numero maggiore di candidati qualificati;
• Il supporto alla strategia di sourcing dell'azienda;
• L'accesso agli indicatori di valutazione del processo di assunzione;
• La guida nella conformità alla legislazione vigente, ecc.;
• Il miglioramento dell'employer brand.

Per selezionare l'ATS più adatto alla propria azienda, è necessario:

• Determinare le proprie esigenze di gestione del reclutamento;
• Definire il budget da allocare;
• Valutare le funzionalità offerte dall'ATS;
• Testare il software e assicurarsi che sia di facile utilizzo;
• Verificare che il servizio clienti sia reattivo;
• Valutare gli strumenti di analisi del software.

Analisi predittiva nel reclutamento

Anche gli strumenti di analisi predittiva sono preziosi per ottimizzare i costi di reclutamento. Aiutano le aziende ad anticipare eventi futuri e comportamenti dei futuri dipendenti. Questi strumenti consentono inoltre di prevedere punti di forza e debolezza, facilitando il processo decisionale e lo sviluppo di strategie efficaci per affrontare le debolezze dei dipendenti e gestire le situazioni di crisi. Gli strumenti di analisi predittiva aiutano anche a:

• Ridurre il rischio di turnover ed errori di reclutamento;
• Migliorare il processo di reclutamento;
• Incentivare le performance dei dipendenti;
• Determinare il candidato il cui profilo corrisponde ai valori e alle esigenze dell'azienda.

Formazione e sviluppo dei team di reclutamento

Un'altra soluzione per ridurre i costi di reclutamento è formare i team responsabili del reclutamento nell'uso di pratiche efficienti e adattate al mercato.

Investimento nella formazione continua

Investire nella formazione dei propri team di reclutamento è essenziale se si desidera ridurre i costi di reclutamento. La formazione consentirà ai propri responsabili del reclutamento di:

• Identificare le reali esigenze dell'azienda in termini di competenze e comunicazione;
• Negoziare i contratti con i nuovi assunti;
• Comprendere le tendenze del mercato del lavoro.

In altre parole, la formazione continua è indispensabile non solo per garantire la pertinenza del processo di assunzione rispetto al mercato del lavoro, ma anche per rispondere alle esigenze in continua evoluzione delle aziende e far fronte alla carenza di talenti.

Adattarsi al settore del reclutamento

Ridurre i costi di reclutamento è una sfida cruciale per qualsiasi azienda, dato il contesto specifico del settore del reclutamento. Le aspettative delle aziende e dei candidati sono diventate più specifiche. Con l'entrata in gioco di nuovi fattori, è essenziale che l'azienda innovi nel proprio processo di reclutamento. Dovrebbe utilizzare mezzi digitali (strumenti di sourcing, analisi predittiva e strumenti di gestione dei candidati) per rimanere competitiva. Si parla di Reclutamento 2.0.

Ottimizzare i costi di reclutamento: sintesi

Ottimizzare i costi di reclutamento è una priorità per qualsiasi azienda. Mentre i costi diretti del processo possono essere anticipati, i costi indiretti possono comportare spese significative se non gestiti correttamente. Per ridurre i costi, l'azienda deve ripensare la propria strategia di reclutamento scegliendo le giuste piattaforme di reclutamento e sviluppando il proprio employer brand. Inoltre, l'utilizzo di software per la gestione dei candidati sarà molto vantaggioso durante il processo di assunzione. Qualsiasi azienda che desideri ridurre i costi di reclutamento può farlo tenendo conto delle varie strategie e dei consigli menzionati in questo articolo.