Estrategias y herramientas para optimizar el coste del reclutamiento en una empresa

Generalmente, cuando se evalúa el coste de un proceso de selección para una empresa, se tiende a contabilizar únicamente los salarios y las cargas directas asociadas. Sin embargo, en realidad existe una pluralidad de parámetros que, una vez tenidos en cuenta, pueden generar gastos o cargas importantes. Se trata, entre otros, de los costes indirectos, los gastos externos, el tiempo y los recursos humanos empleados, etc. Este artículo muestra cómo analizar el coste de un proceso de selección, así como las estrategias y herramientas eficaces para optimizarlo.

Análisis de los costes de selección de personal

Si desea optimizar el coste de un proceso de selección, será necesario proceder previamente a su análisis. De este modo, será posible identificar las etapas o acciones que han requerido recursos en los planos financiero, material y humano. Si se pregunta cómo calcular el coste de un proceso de selección, debe saber que los gastos vinculados al proceso de contratación se dividen en dos categorías: los costes directos y los costes indirectos.

Los costes directos de un proceso de selección

Los costes directos están directamente vinculados al proceso de selección de personal.

Los gastos de publicación de ofertas de empleo

Si desea realizar un proceso de selección para una empresa, deberá tener en cuenta los costes relacionados con la difusión o publicación de la oferta de empleo. Estos gastos pueden variar entre 500 y 800 € en función del perfil buscado y de la plataforma utilizada. Aunque las redes sociales profesionales como LinkedIn pueden representar una solución de búsqueda de candidatos, el uso de determinadas herramientas o funcionalidades que favorecen una mejor segmentación puede implicar costes importantes.

Los honorarios de agencias de selección de personal

Los servicios de una agencia de selección de personal son bastante costosos. Estos pueden variar entre el 15 y el 25% del salario anual del candidato que la empresa haya elegido. En el caso de una búsqueda de perfiles específicos para puestos de alto nivel, los honorarios pueden alcanzar el 35%, es decir, más de un tercio del salario anual del candidato contratado.

Los costes relacionados con las entrevistas y las pruebas

Las entrevistas, las pruebas (prueba de lógica, prueba de evaluación de competencias, prueba psicométrica, etc.) y la verificación de antecedentes del candidato pueden tener repercusiones financieras elevadas en el coste de un proceso de selección. Los honorarios de los responsables de selección y los gastos de las pruebas, por su parte, variarán en función de varios parámetros, entre ellos:

• El puesto a cubrir;
• El tipo de prueba;
• La herramienta de evaluación utilizada;
• El número de candidatos;
• La duración de las entrevistas, etc.

Los costes indirectos

Aunque a menudo subestimados, los costes indirectos de un proceso de selección pueden ser más importantes que los costes directos. Se trata, por ejemplo, de la pérdida de ingresos vinculada al tiempo necesario para la integración del candidato elegido, del coste de formación de los nuevos empleados, etc.

La pérdida de productividad durante el proceso de selección

La salida de un empleado provoca una reacción en cadena en todo el equipo. Si las funciones que desempeñaba no son asumidas por el nuevo empleado en plazos razonables, se observará una disminución de la productividad en el seno del equipo.

Costes relacionados con la integración del nuevo empleado

Si usted optimiza el proceso de selección y encuentra el perfil ideal, será igualmente necesario que la empresa ponga en marcha los medios para favorecer su integración en el equipo. Esta integración implica:

• La elaboración de su contrato de trabajo;
• La preparación de su puesto de trabajo y del material necesario para su incorporación;
• Sus formaciones, etc.

Dicho esto, la puesta en marcha de todos estos elementos requiere tiempo y dinero, incrementando así el coste de un proceso de selección para una empresa.

Estrategias para optimizar el coste de un proceso de selección

Es posible optimizar el coste de un proceso de selección gracias a determinadas estrategias. El uso de las plataformas de selección en línea adecuadas, el desarrollo de la marca empleadora y la implementación de una estrategia de selección eficaz son algunas vías a explorar.

El uso eficaz de las plataformas de selección en línea

Antes del lanzamiento del proceso de contratación, la empresa que recluta debe comenzar por evaluar las plataformas de selección más adaptadas a su sector de actividad. En efecto, esta segmentación permite llegar a candidatos cuyos perfiles se ajustan mejor a las ofertas de empleo. La difusión dirigida de estas ofertas permite ganar tiempo y reducir considerablemente los costes vinculados al proceso de contratación.

El desarrollo de una marca empleadora sólida

La imagen que la empresa proyecta a sus empleados y a sus potenciales empleados desempeña un papel determinante durante los procesos de selección. También denominada marca empleadora, esta imagen permite a la empresa desarrollar su atractivo y atraer a candidatos realmente deseosos de incorporarse a ella. Una marca empleadora bien desarrollada y bien gestionada permitirá a la empresa hacer más eficaces sus herramientas de búsqueda de candidatos y reducir de manera global el coste de un proceso de selección en su seno. Para desarrollar una marca empleadora sólida, la empresa debe comunicar de forma constante sobre los valores que promueve, sobre su cultura y sobre sus misiones. Debe:

• Crear una imagen positiva tanto interna como externamente;
• Destacar las ventajas vinculadas al puesto, así como las oportunidades de desarrollo profesional del futuro empleado;
• Ofrecer una experiencia de colaborador positiva con el fin de retener a los talentos que se incorporen a su equipo.

La implementación de un proceso de selección eficaz

La implementación de un proceso de selección eficaz le permitirá reducir ciertos gastos. En efecto, las fases repetitivas y que consumen mucho tiempo pueden aumentar el coste de un proceso de selección. Para optimizar su ejecución, la empresa debe:

• Elaborar una oferta de empleo clara y detallada: la oferta debe estar bien estructurada y debe incluir determinada información como la denominación del puesto, las competencias requeridas, las ventajas del puesto y la ubicación del lugar de trabajo;
• Diversificar los canales de difusión: la diversificación de los canales de difusión permite no solo llegar a un público más amplio, sino también centrarse en los perfiles que responden a los criterios establecidos;
• Simplificar los procesos de selección: el uso de una herramienta de gestión de candidaturas y de un test de personalidad facilitará la selección de los candidatos;
• Automatizar las etapas que consumen mucho tiempo: determinados trámites administrativos como los envíos de correo, la redacción de acuerdos de confidencialidad, los circuitos de validación de firma y otros, pueden ser extremadamente laboriosos. La implementación de un sistema de automatización permitirá ganar tiempo en estas tareas y concentrarse en trabajos más importantes.

Tecnologías y herramientas para optimizar la selección de personal

Determinadas herramientas pueden ser de gran ayuda para reducir el coste de un proceso de selección. Combinadas con las estrategias previamente desarrolladas, pueden resultar de una eficacia formidable.

Los sistemas de seguimiento de candidaturas

Los sistemas de seguimiento de candidaturas, también denominados ATS (Applicant Tracking System), cuando se utilizan correctamente, pueden reducir el coste de un proceso de selección. Su uso aporta múltiples ventajas. Entre ellas, encontramos:

• La automatización de tareas repetitivas;
• El análisis del rendimiento de los candidatos;
• El ahorro de tiempo;
• La posibilidad de llegar a un mayor número de candidatos cualificados;
• El acompañamiento de la estrategia de búsqueda de candidatos de la empresa;
• El acceso a indicadores de evaluación del proceso de contratación;
• El enmarcamiento del proceso en el cumplimiento de la legislación vigente, etc.;
• La mejora de la marca empleadora.

Para elegir el ATS más adecuado para su empresa, debe:

• Determinar sus necesidades en materia de gestión de selección de personal;
• Definir el presupuesto a asignar;
• Evaluar las funcionalidades ofrecidas por el ATS;
• Probar el software y verificar que es fácil de utilizar;
• Verificar si el servicio de atención al cliente es reactivo;
• Evaluar las herramientas de análisis del software.

El análisis predictivo en la selección de personal

Las herramientas de análisis predictivo también son útiles para optimizar el coste de un proceso de selección. Su función es ayudar a las empresas a anticipar los acontecimientos futuros, así como los comportamientos de sus futuros empleados. También permiten predecir los puntos fuertes y los puntos débiles de estos últimos. De este modo, estas herramientas favorecen la toma de decisiones, así como la elaboración de estrategias eficaces para reforzar los puntos débiles de los empleados y para hacer frente a las situaciones de crisis. Las herramientas de análisis predictivo sirven igualmente para:

• Reducir el riesgo de rotación de personal y los errores de selección;
• Mejorar el proceso de selección;
• Fomentar el rendimiento de los colaboradores;
• Determinar el candidato cuyo perfil se ajusta a los valores y necesidades de la empresa.

Formación y desarrollo de los equipos de selección de personal

Otra solución para reducir el coste de un proceso de selección es formar a los equipos encargados del proceso de selección en el uso de prácticas eficientes y adaptadas a las realidades del mercado laboral.

La inversión en formación continua

Invertir en la formación de sus equipos encargados de la selección de personal es esencial si desea reducir el coste de un proceso de selección. Ya se trate de la búsqueda directa de candidatos, de la gestión y el seguimiento de nuevos talentos o de selección clásica, las formaciones permitirán a sus responsables de selección:

• Identificar las necesidades reales de la empresa en términos de competencias y comunicación;
• Negociar los contratos con los nuevos empleados;
• Comprender las tendencias del mercado laboral.

Dicho de otro modo, la formación continua es indispensable no solo para garantizar la pertinencia de su proceso de contratación con respecto al mercado laboral, sino también para responder a las necesidades cambiantes de las empresas y para hacer frente a la escasez de talento.

La adaptación al sector de la selección de personal

Reducir el coste de un proceso de selección constituye un desafío capital para toda empresa, dado el contexto particular en el que se encuentra el sector de la selección de personal. Las expectativas de las empresas y las de los demandantes de empleo se han vuelto más específicas. Puesto que nuevas ecuaciones entran en juego, es indispensable que la empresa demuestre innovación en su proceso de selección. Debe emplear los medios digitales (herramientas de búsqueda de candidatos, de análisis predictivo y de gestión de candidatos) para seguir siendo competitiva. Se habla de selección de personal 2.0.

Optimizar el coste de selección de personal: ¿Qué debe recordar?

Optimizar el coste de un proceso de selección es una de las prioridades de toda empresa. Si los costes directos del proceso pueden ser previstos, los costes indirectos, por su parte, pueden ocasionar gastos importantes cuando no se controlan adecuadamente. Para reducir los costes, la empresa debe replantear su estrategia de selección eligiendo las plataformas de selección adecuadas y desarrollando su marca empleadora. Asimismo, el uso de sistemas de gestión de candidaturas será de gran utilidad durante el proceso de contratación. Toda empresa que desee reducir el coste de un proceso de selección puede lograrlo teniendo en cuenta las diferentes estrategias y consejos mencionados en el presente artículo.