L’offboarding est une technique de gestion efficace des départs dans une entreprise. Ce processus a pour but de préserver les intérêts de l’entreprise et ceux des employés concernés. Il prend tout son sens dès l’arrêt de travail d’un salarié dans l’entreprise.
La vie d’une institution connait souvent des changements importants tels que le départ d’un employé. Qu’il s’agisse d’une démission ou d’un départ à la retraite, il convient de gérer cette transition avec délicatesse et d’assurer une séparation en douceur.
Le processus de départ ne se résume pas qu’à une question administrative. Il doit faire l’objet d’une préparation spécifique impliquant différents acteurs. Quelle est alors la définition de l’offboarding et comment réussir toutes ses étapes ?
Comprendre le processus d’offboarding
Chaque départ dans une entreprise représente un moment fort, tant pour l’employé qui part que pour l’entreprise et les autres qui restent. Il est donc important qu’à travers un offboarding bien géré, l’entreprise témoigne son respect à ce collaborateur, quelles que soient les circonstances.
Définition du concept d’offboarding
Le terme « offboarding » désigne ce processus formalisé que les entreprises enclenchent lorsqu’un salarié quitte son poste volontairement ou involontairement. C’est donc une série d’actions et de pratiques humaines mises en place pour assurer un départ paisible, organisé et professionnel.
La mise en place de l’offboarding commence dès l’annonce de départ du collaborateur. Elle prend en compte la préparation du départ, la communication interne sur le changement, la sécurisation des informations confidentielles et bien plus.
Il convient de mentionner que chacun de ces éléments joue un rôle essentiel dans la conservation de l’intégrité de la société. Ils visent également à promouvoir des relations de bonne entente avec les membres du personnel qui partent.
Pourquoi l’offboarding est-il important ?
Prioriser l’offboarding, c’est investir des ressources dans une stratégie de départ réfléchie qui profitera à la marque employeur de l’entreprise. La démarche permet aussi d’éviter de potentielles poursuites juridiques suites à une cessation de travail abusive.
L’offboarding est important parce qu’il encourage le transfert de connaissances des travailleurs qui sortent vers les équipes restantes. Il permet aussi de :
- Intégrer un nouveau collaborateur facilement ;
- Protéger la culture d’entreprise ;
- Sécuriser les informations confidentielles des parties prenantes ;
- Maintenir des liens sains avec les anciens collaborateurs.
Les avantages d’un processus d’offboarding bien planifié
Dans un contexte sous lequel les entreprises ont du mal à dénicher des talents, l’offboarding peut être utilisé comme une stratégie de recrutement. De même, lorsqu’il est réussi, ce processus peut être bénéfique, aussi bien pour les entreprises que pour les personnes en transition.
Avantages pour l’entreprise
La mise en place de l’offboarding permet aux entreprises d’atténuer les risques de tensions et de conflits pouvant surgir pendant ces périodes critiques. C’est en effet l’idéal pour créer un environnement sain, inciter le respect mutuel, renforcer la confiance et la motivation des salariés.
En outre, le processus de départ favorise la promotion d’une image sympathique de l’entreprise. Cette bonne expérience peut influencer la perception de potentiels clients ou de futurs talents. Elle peut également inciter un ancien employé à demeurer un ambassadeur auprès de son réseau.
Le départ d’un employé est par ailleurs une bonne occasion pour effectuer une enquête de satisfaction des équipes. Cette démarche permet d’identifier d’éventuels malaises et d’anticiper les départs. L’offboarding est donc une bonne stratégie pour réduire le turnover dans l’entreprise.
Avantages pour l’employé qui part
Quitter un emploi, quelle que soit la raison, peut très vite devenir difficile à vivre pour le salarié. Face à ce bouleversement, un offboarding bien réussi facilite la transition. L’accompagnement permet au collaborateur de se sentir respecté, considéré et soutenu à la fin de son cycle de vie dans l’entreprise.
Un offboarding peut être aussi une opportunité pour le salarié de maintenir son réseau existant et d’enrichir son profil professionnel. Un départ dans de bonnes conditions peut inciter l’employeur à recommander son ancien employé, voire lui confier des missions ponctuelles.
Les étapes à suivre pour gérer les départs de façon optimale
Si de bonnes pratiques donnent toute sa valeur à la définition de l’offboarding, une gestion optimale des départs nécessite une planification minutieuse. Son exécution se décline en plusieurs étapes et requiert aussi l’intervention de différents acteurs, chacun à un moment spécifique.
Préparer le départ du collaborateur
La première étape de cette organisation consiste à préparer le terrain au moyen d’une réunion avec ledit employé. Elle servira à choisir la date de départ et à planifier le transfert des tâches avec l’onboarding. C’est aussi le moment pour préparer la fête d’adieu en l’honneur du partant.
Ces démarches renforcent votre engagement en faveur d’un offboarding réussi et votre volonté de préserver une relation sympathique, fondamentale pour l’avenir. Prenez donc le temps d’installer un climat de confiance et de respect mutuel, tout en écoutant les besoins de votre futur ex-salarié.
Communiquer à l’interne sur le départ
Il est très important d’informer les autres collaborateurs du départ de leur collègue. Cette anticipation permet de contrôler l’impact sur le moral des équipes restantes. Vous devez alors choisir un canal de diffusion adéquat, comme un mail général ou un affichage dans vos locaux.
L’occasion est aussi idéale pour mentionner les réalisations accomplies par le salarié et rappeler aux autres la solidarité qui doit prévaloir en de pareilles circonstances. Surtout, veillez à être le plus clair possible sur les motivations de son départ, sans donner des informations confidentielles.
Gérer la partie administrative
Une fois les parties prenantes informées, l’étape suivante est de gérer les aspects administratifs. Que ce soit la révocation des droits d’accès aux locaux ou les derniers versements de salaire, accordez une attention particulière à ces formalités dans le respect des procédures internes et de la législation.
Traitez chaque étape avec minutie, en fournissant des documents tangibles et consultables ultérieurement. Vous pouvez solliciter le concours de votre département des ressources humaines pour garantir une gestion efficace de ces questions administratives.
Effectuer un entretien de départ
Programmer un entretien de départ avec le salarié en fin de contrat est une autre étape du processus de l’offboarding. Il sera surtout question de recueillir des informations sur la mobilité interne, la progression de carrière du salarié et sur de potentielles améliorations au sein de votre organisation.
Mettez en place un cadre de discussion ouvert et transparent qui garantit la confidentialité absolue des propos échangés. Terminez cette entrevue sur une note positive en remerciant le collaborateur pour ses réalisations et en lui souhaitant bonne chance dans ses futurs projets.
Penser à la sécurité informatique
La sécurité des données et la protection des informations confidentielles sont d’importants enjeux de l’onboarding et l’offboarding. Cette étape consiste à informer le salarié de ses obligations en termes de confidentialité sur les informations partagées tout au long de sa présence dans l’entreprise.
C’est aussi le moment de suspendre l’accès à toutes les ressources de l’entreprise, de modifier les mots de passe et de sauvegarder les documents sensibles. Pour être sûr que les procédures se déroulent conformément aux standards en vigueur, pensez à solliciter le service informatique.
Gestion des cas particuliers de l’offboarding
Des situations particulières peuvent requérir des approches d’offboarding complètement différentes. Ces spécificités concernent généralement les demandes de départs en retraite ainsi que les cas de licenciements et de démissions.
Cas d’un départ en retraite
Dans le contexte d’une fin de carrière, les entreprises sont invitées à valoriser les talents et les années de service des seniors, notamment en leur manifestant de la reconnaissance. Pour cela, rien de mieux qu’une cérémonie d’adieu chaleureuse agrémentée de témoignages écrits ou vidéos.
Vous pouvez aussi proposer au retraité de poursuivre une activité bénévole ou d’embrasser un rôle de consultant. Ces petites attentions permettent de renforcer l’attachement du retraité envers son ancienne entreprise.
L’offboarding en cas d’un licenciement
Il convient de traiter les licenciements avec tact et diplomatie. Cela commence par un entretien préalable avec le salarié concerné, en présence d’un témoin. C’est le moment pour toutes les parties de s’exprimer librement et sans intimidations sur les motifs de rupture de contrat.
En cas de licenciement, le processus de l’offboarding permet de penser à une mutation ou de trouver des alternatives possibles au départ. Si après mûre réflexion, le licenciement s’avère inévitable, faites preuve d’empathie envers l’employé et énoncez-lui les voies de recours à sa disposition.
Cas d’une démission
Ici, l’employeur est tenu de comprendre les motivations et les attentes des travailleurs. Autrement dit, il s’agira de cerner les facteurs qui ont déclenché les départs. Pensez par la suite à une réunion de remédiation pour démontrer votre volonté d’améliorer les choses et pour fidéliser les collaborateurs.
Vous pouvez également envisager la possibilité d’un reclassement en orientant le salarié vers des postes internes correspondant mieux à ses aspirations et compétences. Si l’employé décide malgré tout de s’en aller, n’oubliez pas de le remercier et de lui souhaiter bonne chance pour la suite.
Que faut-il retenir à propos de la bonne gestion de l’offboarding ?
L’offboarding permet aux entreprises de gérer les départs des employés de la manière la plus douce et professionnelle possible. Cette méthode permet de minimiser les conflits internes, de développer des liens durables et de réajuster certains fonctionnements dans l’entreprise.
Pour profiter de ses bénéfices, accordez une attention à la préparation, à la communication, à l’administration, aux entretiens et aux mesures de sécurité informatique. Gardez à l’esprit qu’un offboarding efficace renforce l’image et la culture d’entreprise.
