L’expérience collaborateur s’avère un enjeu majeur pour les entreprises soucieuses d’attirer et de fidéliser les talents. Dans ce registre, l’intégration d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) ne se limite pas à l’automatisation des processus ou à la gestion des tâches administratives. Un SIRH performant impacte grandement l’amélioration de l’expérience collaborateur en fournissant des solutions pratiques et innovantes. De plus, les SIRH modernes s’intègrent facilement avec des solutions d’évaluation de candidats telles qu’AssessFirst, permettant ainsi une gestion plus fluide et efficace du cycle de vie des employés, dès le processus de recrutement.
1. Faciliter l’onboarding des nouveaux talents
L’onboarding, ou intégration des nouveaux talents, est une approche qui détermine la réussite d’un collaborateur au sein d’une entreprise. Un SIRH bien conçu transforme cette phase en une expérience positive et motivante.
La centralisation des informations et des documents
Qu’est-ce que c’est un SIRH ? Un SIRH permet de centraliser toutes les informations nécessaires à l’intégration des nouveaux employés. En effet, les documents essentiels, en l’occurrence les contrats de travail, les politiques de l’entreprise et les informations sur les avantages sociaux, sont facilement accessibles en ligne. Ainsi, les nouveaux collaborateurs ont la possibilité de prendre connaissance de toutes les informations importantes avant même leur premier jour de travail. C’est un avantage qui réduit le stress lié à l’arrivée dans une nouvelle organisation.
L’automatisation des tâches administratives
Grâce au SIRH, il est facile d’automatiser de nombreuses tâches administratives liées à l’onboarding. Par exemple, la création de comptes utilisateurs, l’attribution de matériel (comme les ordinateurs et les téléphones), ainsi que la configuration des accès aux différents logiciels et plateformes sont gérées de manière automatisée. La solution garantit que tout est prêt pour le nouvel employé dès son premier jour. Alors, il saura juste se concentrer sur son travail et son intégration au sein de l’équipe.
Un accompagnement personnalisé
Un bon SIRH met à disposition des outils pour suivre et accompagner le nouvel employé tout au long de cette période critique. Effectivement, vous devez créer des check-lists personnalisées pour vous assurer que chaque étape de l’intégration est suivie. Les managers et les responsables RH peuvent recevoir des notifications pour organiser des réunions de suivi, des sessions de formation ou des feedbacks réguliers, de quoi assurer un accompagnement de qualité.
L’engagement et l’interaction
Le SIRH favorise l’engagement et l’interaction entre les nouveaux employés et leurs collègues. À titre d’illustration, des plateformes sociales intégrées au système permettent de créer des groupes de discussion, des forums ou des espaces de partage de connaissances. Ces outils encouragent les nouveaux collaborateurs à poser des questions, à échanger avec leurs pairs, puis à s’impliquer rapidement dans la culture d’entreprise. Aussi, sont-ils libres de participer à des programmes de mentorat où des employés expérimentés les guident dans leur parcours d’intégration.
Le développement au sein de l’entreprise
Enfin, le SIRH est à même d’intégrer des modules de formation spécifiques pour les nouveaux employés. Ces derniers peuvent inclure des vidéos d’introduction, des cours en ligne ou des quiz pour évaluer la compréhension des politiques et des procédures de l’entreprise.
2. Simplifier la gestion des démarches administratives
La gestion des démarches administratives est perçue comme une tâche fastidieuse et chronophage pour les collaborateurs. Cependant, un SIRH bien implémenté va considérablement alléger cette charge, et ce, avec des solutions numériques qui rendent ces processus plus fluides et efficaces. Avec une telle solution, les employés ont la possibilité d’accéder à leurs documents administratifs de manière autonome et instantanée, sans avoir à passer par des procédures complexes ou attendre des réponses de la part du service RH.
Tenons un exemple. Il est beaucoup plus évident d’effectuer la consultation des fiches de paie, la gestion des demandes de congés ou encore la mise à jour des informations personnelles directement en ligne, via une interface conviviale et sécurisée. Conséquence, une autonomie optimale qui fait autant gagner du temps, qu’il améliore la satisfaction des collaborateurs en leur procurant une plus grande transparence et un accès direct à leurs données.
En outre, un SIRH est disposé à automatiser de nombreuses tâches administratives qui étaient auparavant réalisées manuellement. La numérisation et l’automatisation des processus tels que la gestion des absences, la validation des congés ainsi que la déclaration des heures supplémentaires réduisent non seulement les erreurs humaines, mais aussi les délais de traitement. Un tel atout libère du temps pour les équipes RH, qui vont ainsi se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, notamment, le développement des talents et la planification stratégique.
La simplification des démarches administratives ne se réduit toutefois pas à la réduction des tâches manuelles. Elle inclut aussi l’intégration de processus conformes aux régulations en vigueur. C’est dire qu’un SIRH peut garantir que toutes vos opérations sont menées en conformité avec les lois du travail et les politiques internes de l’entreprise. Par exemple, vous pouvez paramétrer la gestion des congés afin de respecter automatiquement les réglementations locales, les conventions collectives de même que les accords d’entreprise. En d’autres termes, la solution réduit le risque de non-conformité et protège à la fois l’employeur et les employés.
Plus loin, notons que grâce à un SIRH, toutes les interactions et les modifications apportées aux dossiers des employés sont enregistrées et accessibles à tout moment. Vous avez donc un historique complet et transparent des démarches administratives. Incidence, les audits internes et externes qui interviendront seront réalisés plus facilement.
3. Mettre en place des parcours de formation personnalisés
Une formation continue est indispensable pour le développement des compétences et la progression de carrière des collaborateurs. À cet égard, le SIRH donne la possibilité d’établir des parcours de formation personnalisés, adaptés aux besoins et aux aspirations de chaque employé. Vous pouvez paramétrer le système pour qu’il recommande des modules de formation pertinents et planifier des sessions de développement en analysant les compétences actuelles et les objectifs professionnels.
L’engagement des collaborateurs sera à coup sûr renforcé ainsi, puisqu’ils sont désormais conscients du fait que l’entreprise investit dans leur croissance professionnelle.
4. Améliorer le suivi du temps de travail
Un SIRH efficace pourra vous permettre aussi de suivre et d’analyser les heures travaillées avec précision pour mieux gérer les horaires et les projets. Mais, comment ?
Eh bien, vous pouvez inviter vos employés à enregistrer leur temps de travail, consulter leurs heures supplémentaires et planifier leurs périodes de repos de manière autonome. Vous, en tant que manager, gagnez du coup une visibilité totale sur les charges de travail et une capacité à anticiper les besoins en ressources. Résultat des courses, un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle, facteur clé pour une expérience collaborateur positive.
