تُعد عملية إنهاء الخدمة أسلوباً فعالاً لإدارة المغادرة في الشركة. تهدف هذه العملية إلى الحفاظ على مصالح الشركة والموظفين المعنيين. وتصبح مهمة بمجرد توقف الموظف عن العمل في الشركة.
غالبًا ما تشهد حياة المؤسسة تغييرات كبيرة مثل مغادرة أحد الموظفين. وسواء كانت الاستقالة أو التقاعد، ينبغي التعامل مع هذا الانتقال بدقة لضمان سلاسة عملية الانفصال.
عملية المغادرة ليست مجرد مسألة إدارية. فهي تتطلب تحضيرات محددة يشارك فيها مختلف أصحاب المصلحة. إذن، ما هو تعريف عملية المغادرة وكيفية إتمام جميع مراحلها بنجاح؟
فهم عملية الترحيل إلى الخارج
كل مغادرة في شركة ما هي لحظة مهمة لكل من الموظف المغادر والشركة والموظفين الآخرين الذين سيبقون. لذلك، يجب على الشركة أن تُظهر احترامها لهذا الموظف، بغض النظر عن الظروف، من خلال حسن إدارة عملية المغادرة.
تعريف مفهوم الإيقاف على متن الطائرة
يشير مصطلح “المغادرة على متن الطائرة” إلى العملية الرسمية التي تبدأها الشركات عندما يترك الموظف منصبه طوعاً أو كرهاً. وهي تنطوي على سلسلة من الإجراءات والممارسات البشرية الموضوعة لضمان مغادرة سلمية ومنظمة ومهنية.
يبدأ تنفيذ عملية إنهاء الخدمة بمجرد إعلان الموظف عن مغادرته. ويشمل ذلك التحضير للمغادرة، والتواصل الداخلي بشأن التغيير، وتأمين المعلومات السرية، وغير ذلك.
ومن الجدير بالذكر أن كل عنصر من هذه العناصر يلعب دورًا أساسيًا في الحفاظ على نزاهة الشركة. كما أنها تهدف إلى تعزيز العلاقات الجيدة مع الموظفين المغادرين.
لماذا يعتبر الإلغاء مهمًا؟
إن إعطاء الأولوية لإنهاء الخدمة يعني استثمار الموارد في استراتيجية مغادرة مدروسة جيداً تعود بالنفع على العلامة التجارية للشركة. يساعد هذا النهج أيضاً على تجنب المشاكل القانونية المحتملة الناشئة عن إنهاء الخدمة بشكل غير قانوني.
كما أن عملية التهيئة الخارجية مهمة أيضاً لأنها تشجع على نقل المعرفة من الموظفين المغادرين إلى الفرق المتبقية. وهو يساعد على:
- دمج موظف جديد بسهولة;
- حماية ثقافة الشركة;
- تأمين المعلومات السرية لأصحاب المصلحة;
- الحفاظ على علاقات صحية مع الموظفين السابقين.
مزايا عملية الترحيل المخطط لها جيدًا
في السياق الذي تكافح فيه الشركات للعثور على المواهب، يمكن استخدام عملية التعيين خارج إطار العمل كاستراتيجية توظيف. وبالمثل، عندما تتم هذه العملية بنجاح، يمكن أن تكون هذه العملية مفيدة لكل من الشركات والأفراد الذين ينتقلون.
الفوائد التي تعود على الشركة
يتيح تنفيذ عملية إنهاء الخدمة للشركات التخفيف من مخاطر التوترات والنزاعات التي قد تنشأ خلال هذه الفترات الحرجة. وهو مفيد لخلق بيئة صحية وتعزيز الاحترام المتبادل وتقوية ثقة الموظفين وتحفيزهم.
علاوة على ذلك، فإن عملية المغادرة تعزز الصورة الإيجابية للشركة. يمكن أن تؤثر هذه التجربة الجيدة على تصور العملاء المحتملين أو المواهب المستقبلية. ويمكنها أيضاً أن تشجع الموظف السابق على أن يظل سفيراً داخل شبكة علاقاته.
تعتبر مغادرة الموظف فرصة جيدة أيضاً لإجراء استبيان رضا الفريق. يساعد هذا النهج في تحديد المشاكل المحتملة وتوقع المغادرة. ولذلك، فإن إنهاء الخدمة هو استراتيجية جيدة لتقليل معدل دوران الموظفين في الشركة.
مزايا الموظف المغادر
يمكن أن يصبح ترك الوظيفة، لأي سبب كان، أمراً صعباً على الموظف بسرعة. وفي مواجهة هذا الاضطراب، فإن عملية إنهاء الخدمة التي يتم تنفيذها بشكل جيد تسهل عملية الانتقال. يتيح الدعم للموظف الشعور بالاحترام والتقدير والدعم في نهاية دورة حياته داخل الشركة.
كما يمكن أن تكون المغادرة فرصة للموظف للحفاظ على شبكة علاقاته الحالية وتعزيز ملفه المهني. ويمكن أن تشجع المغادرة في ظل ظروف جيدة صاحب العمل على التوصية بموظفه السابق أو حتى عرض مهام عرضية عليه.
الخطوات التي يجب اتباعها لتحقيق الإدارة المثلى للمغادرة
على الرغم من أن الممارسات الجيدة تضيف قيمة إلى تعريف عملية المغادرة، إلا أن الإدارة المثلى للمغادرة تتطلب تخطيطاً دقيقاً. وينطوي تنفيذها على عدة خطوات ويتطلب أيضاً تدخل مختلف أصحاب المصلحة، كل في وقت محدد.
إعداد مغادرة الموظف
الخطوة الأولى هي التحضير لاجتماع مع الموظف. وهنا يجب عليك اختيار تاريخ المغادرة والتخطيط لعملية التسليم والتسلم، وتنظيم فرصة وداع على شرف الموظف المغادر.
تعزز هذه الإجراءات التزامك بإنجاح عملية مغادرة الموظفين السابقين ورغبتك في الحفاظ على علاقة إيجابية أساسية للمستقبل. خذ الوقت الكافي لتهيئة مناخ من الثقة والاحترام المتبادلين مع الاستماع إلى احتياجات موظفك السابق في المستقبل.
التواصل داخلياً بشأن المغادرة
من المهم جداً إبلاغ الموظفين الآخرين بمغادرة زميلهم. فهذا يساعد على التحكم في تأثير ذلك على معنويات بقية الموظفين. يجب عليك اختيار قناة اتصال مناسبة، مثل البريد الإلكتروني العام أو الاجتماع.
كما أنها فرصة مثالية لذكر إنجازات الموظف المغادر وتذكير الآخرين بالتضامن الذي يجب أن يسود في مثل هذه الظروف. كن واضحًا قدر الإمكان بشأن أسباب مغادرته دون الإفصاح عن معلومات سرية.
إدارة الجانب الإداري
بمجرد إبلاغ أصحاب المصلحة، فإن الخطوة التالية هي إدارة الجوانب الإدارية. وسواء كان الأمر يتعلق بإلغاء حقوق الوصول إلى المباني أو دفع الرواتب النهائية، يجب إيلاء اهتمام خاص لهذه الإجراءات الشكلية بما يتوافق مع الإجراءات والتشريعات الداخلية.
تعامل مع كل خطوة بدقة، مع توفير مستندات ملموسة يمكن مراجعتها لاحقاً. يمكنك طلب المساعدة من قسم الموارد البشرية لضمان الإدارة الفعالة لهذه الأمور الإدارية.
إجراء مقابلة الخروج
إن تحديد موعد لمقابلة انتهاء الخدمة مع الموظف في نهاية العقد هي خطوة أخرى في عملية إنهاء الخدمة. وستشمل بشكل أساسي جمع المعلومات حول التنقل الداخلي، والتقدم الوظيفي للموظف، والتحسينات المحتملة داخل مؤسستك.
خلق بيئة نقاش مفتوحة وشفافة تضمن السرية المطلقة للمعلومات المتبادلة. اختتم هذه المقابلة بملاحظة إيجابية من خلال شكر الموظف على إنجازاته وتمني التوفيق له في مساعيه المستقبلية.
النظر في أمن تكنولوجيا المعلومات
يعتبر أمن البيانات وحماية المعلومات السرية من القضايا المهمة في عملية التأهيل والإلحاق بالعمل. وتتضمن هذه الخطوة إبلاغ الموظف بالتزاماته المتعلقة بالسرية فيما يتعلق بالمعلومات التي يتم مشاركتها خلال فترة عمله مع الشركة.
لقد حان الوقت أيضاً لتعليق الوصول إلى جميع موارد الشركة، وتغيير كلمات المرور، وعمل نسخة احتياطية من المستندات الحساسة. ولضمان تنفيذ الإجراءات وفقاً للمعايير الحالية، فكر في طلب المساعدة من قسم تكنولوجيا المعلومات.
إدارة الحالات الخاصة من خارج الخدمة
قد تتطلب بعض الحالات نهجاً مختلفاً تماماً في إنهاء الخدمة. وتتعلق هذه الحالات المحددة بشكل عام بطلبات التقاعد وكذلك حالات الفصل والاستقالة.
حالة التقاعد
في سياق نهاية الحياة المهنية، يتم تشجيع الشركات على تقدير مواهب وسنوات خدمة كبار السن، لا سيما من خلال إظهار التقدير لهم. ولهذا، ليس هناك ما هو أفضل من حفل وداع حار مع شهادات مكتوبة أو بالفيديو.
يمكنك أيضاً أن تعرض على المتقاعد فرصة الاستمرار في العمل التطوعي أو القيام بدور استشاري. تساعد هذه اللفتات الصغيرة على تعزيز ارتباط المتقاعد بشركته السابقة.
التسريح في حالة الفصل من الخدمة
يجب التعامل مع حالات الفصل من العمل بلباقة ودبلوماسية. ويبدأ ذلك بإجراء مقابلة أولية مع الموظف المعني بحضور شاهد. وهذا يوفر فرصة لجميع الأطراف للتعبير عن أنفسهم بحرية فيما يتعلق بأسباب إنهاء الخدمة.
في حالة الفصل من العمل، تتيح عملية الفصل من العمل الوقت الكافي للنظر في إعادة التعيين أو إيجاد بدائل ممكنة للمغادرة. إذا ثبت بعد دراسة متأنية أن الفصل من العمل أمر لا مفر منه، أظهر التعاطف مع الموظف وأبلغه بالخيارات المتاحة له.
حالة الاستقالة
هنا، يجب على صاحب العمل فهم دوافع الموظفين وتوقعاتهم. وبعبارة أخرى، ينطوي الأمر على تحديد العوامل التي أدت إلى المغادرة. يجب أن تفكر في عقد اجتماع علاجي لإثبات رغبتك في تحسين الظروف والاحتفاظ بالموظفين.
يمكنك أيضًا النظر في إمكانية إعادة التعيين من خلال توجيه الموظف إلى وظائف داخلية تتناسب بشكل أفضل مع تطلعاته ومهاراته. إذا قرر الموظف المغادرة مع ذلك، لا تنسى أن تشكره وتتمنى له التوفيق في مساعيه المستقبلية.
ما الذي يجب أن تتذكره عن الإدارة الجيدة للتوظيف الخارجي؟
تتيح عملية إنهاء الخدمة للشركات إدارة مغادرة الموظفين بسلاسة واحترافية قدر الإمكان. تقلل هذه الطريقة من الصراع الداخلي، وتطور علاقات دائمة، وتتيح الفرصة لإجراء تحسينات داخل الشركة.
وللاستفادة من مزاياها، يجب الاهتمام بالتحضير والتواصل والإدارة والمقابلات وإجراءات أمن تكنولوجيا المعلومات. تذكّر أن عملية التهيئة الفعالة تعزز صورة الشركة وثقافتها.
