التغيب عن العمل ظاهرة تؤثر على العديد من الشركات في جميع أنحاء العالم.
من وقت لآخر، يتعين على المديرين التعامل مع حالات الغياب المتكرر وغير المبرر عن العمل.
يمكن أن يكون لهذه المشكلة عواقب وخيمة على إنتاجية الشركة.
لذلك من الضروري إيجاد النهج الصحيح والحلول المناسبة.
الخطوة الأولى هي فهم أسباب غياب الموظفين عن العمل.
ما هي أسباب الغياب عن العمل، وما هي عواقب سوء الإدارة؟
ما هي الحلول التي يمكن تنفيذها لإدارة حالات الغياب غير المبرر أو المتكرر عن العمل بفعالية؟
نستكشف في هذه المقالة مفاتيح إدارة التغيب عن العمل بشكل أفضل في العمل.
ما هو التغيب عن العمل؟
وفقًا للعديد من الدراسات، ارتفعت معدلات التغيب عن العمل بشكل كبير في السنوات الأخيرة.
وللأسف، يمكن أن يكون لذلك تداعيات كارثية على العمليات التجارية.
تعريف التغيب عن العمل
بحكم التعريف، يمكن اعتبار التغيب عن العمل على أنه الغياب المتكرر وغير المبرر للموظف عن مكان عمله.
في سياق علاقة العمل، يشترط عمومًا أن يكون الموظف حاضرًا في مكان عمله في أوقات محددة، إلا في حالة وجود أسباب مشروعة ومبررة.
يستند هذا الشرط إلى المبادئ الأساسية لقانون العمل، ولكنه أيضًا جزء من أفضل الممارسات التي يجب تعزيزها في إدارة الموارد البشرية.
وعلى مستوى قانوني أكثر تحديداً، ينص عقد العمل على عدد من الالتزامات التي توجه العلاقة بين صاحب العمل والموظف.
ومن بين هذه الالتزامات، يتعهد الموظف بتقديم العمل مقابل أجر.
ويشمل ذلك الالتزام بالحضور للعمل في الأوقات والأيام المحددة، إلا في حالة وجود أسباب مشروعة للغياب.
ولذلك يجب على الموظفين التواجد في مواقعهم لأداء واجباتهم والمساهمة في تحقيق أهداف الشركة.
أي خرق لهذه القاعدة يعتبر غياباً عن العمل.
الأشكال المختلفة للتغيّب عن العمل
لقياس التغيب في مكان العمل والحد منه، من الضروري تحديد أنواع التغيب وخصائصها بدقة.
على سبيل المثال، لا تعني حقيقة غياب الموظف عن مكان عمله أو عملها أن هناك تغيبًا تلقائيًا.
من المهم التمييز بين الغياب المشروع والمبرر والغياب غير المبرر أو المتكرر، والذي يمكن اعتباره غيابًا عن العمل.
الغياب المشروع والمبرر
يمكن أن تكون بعض حالات الغياب عن العمل مبررة أو مشروعة.
هذه هي فترات الغياب عن العمل التي يعترف بها صاحب العمل ويسمح بها بسبب ظروف محددة وصحيحة.
يتم تغطية حالات الغياب هذه بشكل عام بموجب القوانين أو السياسات الداخلية للشركة.
على سبيل المثال، إذا كانت الشركة لديها سياسة إدارة الإجهاد في العملقد يشمل منح إجازة مدفوعة الأجر ينظمها القانون.
وينطبق الأمر نفسه على الغياب لأسباب صحية، سواء كانت قصيرة أو طويلة الأجل.
وبصفة عامة، يجب تبرير فترات الغياب هذه بتقديم شهادة طبية.
يُطلب من الموظفين بعد ذلك الاستفادة من فترات الغياب هذه للتعافي والعودة إلى العمل في حالة أفضل.
بالإضافة إلى ذلك، يجوز منح إجازة خاصة لأسباب محددة، وفقًا لسياسات الشركة والتشريعات الحالية.
قد تشمل هذه :
- إجازة الأبوة والأمومة ;
- الإجازة الوالدية ;
- إجازة التبني ;
- الإجازة العائلية.
أثناء فترة الإجازة، لا يُطلب من الموظف التواجد في العمل.
وبالمثل، فإن فترات الغياب بسبب الوفاء بالتزامات مدنية ومهنية معينة تعتبر عموماً فترات غياب مشروعة ومبررة.
على سبيل المثال، قد يُسمح للموظفين بأخذ إجازة للتصويت، أو لحضور دورات تدريبية مهنية مصممة لتحسين مؤهلاتهم.
أخيرًا، إذا تم توثيقها وإبلاغ صاحب العمل بها، يمكن اعتبار بعض حالات الغياب لحالات الطوارئ الشخصية مشروعة أو مبررة.
الغياب غير المبرر أو المتكرر
على عكس حالات الغياب المشروعة والمبررة، فإن الغياب غير المبرر أو المتكرر لا تشمله أسباب وجيهة.
وبالتالي قد تكون مؤشراً على وجود مشاكل من المحتمل أن تؤثر على حسن سير العمل في الشركة.
وهذا ما يُعرف بالتغيب عن العمل.
وبالتالي، فإن التغيب عن العمل يتعلق بشكل أكثر تحديدًا بفترات الغياب عن العمل التي لا يقدم الموظف سببًا وجيهًا لها أو لا يمتثل لسياسات الإشعار الداخلية للشركة.
وينطبق ذلك أيضًا على الغياب المتكرر، سواء كان مبررًا أم لا.
من الواضح أن الغياب المبرر يصبح حالة تغيب عندما يتكرر.
هذا هو الحال، على سبيل المثال، عندما يأخذ الموظف إجازة مرضية بعد إجازة مرضية.
والهدف من هذا التصنيف هو تحديد حالات التغيب عن العمل المقلقة بشكل أوضح والتي تسلط الضوء على المشاكل التي يجب حلها داخل الشركة.على سبيل المثال، قد يشير غياب الموظف أو الموظفة عن العمل إلى أنه لا يتم وضعه في ظروف عمل جيدة.
يمكن للشركة بعد ذلك تنفيذ الحلول المناسبة لمعالجة الوضع.
للقيام بذلك، نحتاج إلى التمييز بشكل أكثر تحديدًا بين أشكال التغيب الطوعي وغير الطوعي.
التغيب غير الطوعي
يشير الغياب غير الطوعي عن العمل إلى الغياب غير المبرر أو المتكرر الخارج عن إرادة الموظف.
وترجع حالات الغياب هذه بشكل عام إلى حالات غير متوقعة تنشأ.
على سبيل المثال، قد يواجه الموظف انتكاسات بسبب الظروف الجوية التي تجعل الرحلة إلى العمل غير قابلة للسفر.
التغيب الطوعي
من ناحية أخرى، عندما يكون التغيب عن العمل نتيجة اختيار واعٍ أو متعمد من جانب الموظف، فإننا نتحدث عن التغيب الطوعي عن العمل.
تتطلب الإدارة الفعالة للتغيب في مكان العمل تنفيذ استراتيجيات مناسبة لأشكال التغيب التي تم تحديدها.
فهم أسباب التغيّب عن العمل في العمل
لا يمكن أن تكون مكافحة التغيب في مكان العمل فعالة إلا إذا فهمنا أولاً أسباب هذه الظاهرة.
ويمكن أن يؤدي هذا العمل التحليلي إلى حلول دائمة يمكن دمجها في إدارة الشركة.
الأسباب المتعلقة بالموظفين
في أغلب الأحيان، يتأثر التغيب عن العمل بعوامل مرتبطة بالموظف نفسه.
في هذه الحالة، يمكن تجميع أسباب التغيب عن العمل في فئتين عريضتين:
- المشاكل الصحية ;
- مشاكل شخصية.
يمكن أن تمنع المشاكل الصحية الموظف من الحضور إلى العمل.
والواقع أن بعض الأمراض البدنية أو العقلية يمكن أن تحدث في أي وقت أثناء تعاقد الموظف مع الشركة.
على سبيل المثال، يمكن أن يتسبب عبء العمل الثقيل جدًا في شركة ما في حدوث إجهاد، خاصة إذا كانت الشركة لا تعمل على تحسين جودة الحياة في العمل.وفي الوقت نفسه، يمكن للمشاكل الشخصية أن تخلق مواقف معقدة للموظفين، الذين يحتاجون إلى تحقيق توازن جيد بين مسؤولياتهم المهنية والعائلية.
في الأسرة على وجه الخصوص، قد تنشأ مسؤوليات معينة فجأة وتتطلب اهتمامًا فوريًا، مما يعطل روتين الموظف.
ويضطر الموظف بعد ذلك إلى أخذ إجازة من العمل للتعامل مع الموقف.
الأسباب المتعلقة بالشركة
ترتبط بعض أسباب التغيب عن العمل بالمؤسسة أو صاحب العمل.
ففي ظل المناخ الاقتصادي الحالي، لم يعد الموظفون يعملون مقابل الأجر فقط.
كما أنهم يبحثون عن بيئة عمل محفزة تعزز تطورهم الشخصي والمهني.
ولسوء الحظ، وعلى الرغم من كل النوايا الحسنة، يكافح بعض أصحاب العمل لتلبية هذه الاحتياجات الأساسية للموظفين.
يحتاج الموظفون إلى ظروف عمل تحفزهم على الوفاء بمسؤولياتهم المهنية.
وبالتالي، في مواجهة بيئة عمل تتسم بعدم كفاية المرافق أو الظروف غير الصحية، من المرجح أن يتخذ الموظفون القرار الطوعي بأخذ إجازة.
والأكثر من ذلك، حتى لو ظلوا متحمسين للعمل، فإن البيئة السيئة يمكن أن تؤدي إلى مشاكل صحية أو مشاكل في الصحة والرفاهية.
من ناحية أخرى، قد يكون بعض الموظفين محبطين بسبب عدم وجود تواصل فعال داخل المؤسسة.
ومن الواضح أن التغيب عن العمل يمكن تفسيره أيضًا بحقيقة أن الموظفين لا يشعرون بأنه يتم الاستماع إليهم أو تقديرهم أو التواصل مع أعضاء الفريق الآخرين.
يمكن أن يؤدي هذا الوضع إلى الشعور بالإحباط وعدم الرضا الوظيفي العام بين الموظفين.
ويمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة التغيب عن العمل بين الموظفين الذين يشعرون بالعزلة.
ومع ذلك، يمكن أن يرجع عدم الرضا الوظيفي أيضًا إلى عدم وجود فرص للتقدم الوظيفي داخل الشركة.
يمكن أن يشعر الموظفون بالانفصال عندما لا يرون فرصًا للنمو أو التطور المهني داخل المؤسسة.
وبدون التزامهم، من الصعب الحد من التغيب عن العمل.
عواقب التغيب عن العمل على الشركة
يعد التغيب في مكان العمل مشكلة شائكة يمكن أن يكون لها تداعيات خطيرة على إنتاجية الموظفين ومناخ العمل في مكان العمل.
العواقب المباشرة للتغيّب عن العمل
عندما يتغيب الموظفون، لا يتم تنفيذ المهام الموكلة إليهم.
وهذا يمكن أن يؤدي إلى تأخير المشروع وانخفاض في الأداء التنظيمي.
وفي الواقع، غالباً ما تضطر الفرق إلى إعادة توزيع المهام غير المنجزة على موظفين آخرين.
لسوء الحظ، نظرًا لأن التغيب عن العمل أمر غير متوقع، فإن هذا الوضع يمكن أن يعطل عملية الإنتاج والأنظمة الآلية الموضوعة لتحسين الإنتاجية والأداء.
وعلاوة على ذلك، للحد من خيبة الأمل، غالباً ما تقوم الشركة بتعيين بدلاء مؤقتين أو تدفع أجور العمل الإضافي للموظفين الحاليين.
ومع ذلك، فإن هذا يمثل زيادة كبيرة في التكاليف ربما لم تكن متوقعة في ميزانية المنظمة.
والأكثر من ذلك، فإن هذه التكاليف، بالإضافة إلى التكاليف الصحية المحتملة إذا كان الموظف الغائب مريضاً، يمكن أن تضيف بسرعة إلى التعطيل التشغيلي.
العواقب غير المباشرة للتغيّب عن العمل
العواقب المباشرة للتغيب عن العمل يمكن أن يكون لها عواقب أخرى إذا لم تتم إدارة الموقف بفعالية.
أولًا وقبل كل شيء، يمكن أن يؤدي التغيب عن العمل إلى تثبيط عزيمة الموظفين الحاضرين وخلق التوتر داخل الفريق.
وبالفعل، عندما يتغيب الموظف عن العمل دون مبرر وجيه، فإن القواعد التي تحكم طريقة عمل المنظمة تصبح موضع تساؤل.
ونتيجة لذلك، قد يكون هناك فقدان جماعي للحافز لدى الموظفين الآخرين الذين يتعين عليهم القيام بمهام إضافية.
وقد يشعرون بأنهم مثقلون بالعمل ومبخوسو القيمة.
لذلك، بدون إدارة متسقة للوضع، يمكن أن يؤدي التغيب عن العمل إلى الإضرار بتماسك الفريق والروح المعنوية العامة.
وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يؤدي التأخير في المشروع وعبء العمل الزائد إلى حدوث أخطاء وانخفاض في جودة العمل.
يمكن أن يكون لانخفاض كفاءة الإنتاج تأثير ضار على جودة الخدمة وسمعة الشركة.
وفي هذه الحالة، قد تكون التداعيات على أداء المبيعات كارثية.
مفاتيح منع التغيب عن العمل في مكان العمل
في ضوء العواقب المحتملة للتغيب عن العمل في مكان العمل، من الضروري اتخاذ الخطوات اللازمة لمنع الغياب غير المبرر أو المتكرر.
تحسين ظروف العمل
يبدأ منع التغيب عن العمل في مكان العمل بتوفير ظروف عمل جيدة للموظفين.
وبعبارة أخرى، تحتاج إلى تهيئة الظروف الملائمة لبيئة عمل صحية ومريحة ومرنة.
وبهذه الطريقة، فإن الموظفين الذين يشعرون بالرضا في العمل هم أقل عرضة للتغيب لأسباب صحية أو صحية.
ولتحقيق ذلك، تحتاج الشركة إلى اعتماد نهج استباقي وشامل.
ويبدأ ذلك بإجراء تقييم منتظم لظروف العمل واحتياجات الموظفين.
وهذا يعني قياس الرفاهية من أجل تنفيذ التدابير المناسبة لتحسين ظروف العمل.
يمكن أن يشمل ذلك الاستثمار في المعدات والمرافق عالية الجودة، مع ضمان نظافة مساحات العمل وصيانتها بشكل جيد.
وفي الوقت نفسه، يجب الحرص على تكييف بيئة العمل في محطات العمل مع الاحتياجات البدنية للموظفين.
وبهذه الطريقة، يمكن للشركة ضمان عمل الموظفين في راحة كافية لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.
ساعات العمل المرنة مهمة أيضاً.
في الواقع، يمكن للموظفين الذين يستفيدون من المرونة التوفيق بشكل أفضل بين مسؤولياتهم المهنية والشخصية.
ونتيجة لذلك، يكون لديهم المزيد من الخيارات للتعامل مع المواقف التي تؤدي إلى التغيب عن العمل.
تعزيز الصحة النفسية للموظفين
تساهم بيئة العمل الصحية والمتوازنة في تحقيق رضا الموظفين وإنتاجيتهم والتزامهم.
كما أنها أداة ممتازة لمنع التغيب عن العمل.
يعد التوتر والقلق من العوامل الرئيسية التي تساهم في الغياب عن العمل.
وللوقاية من حدوثهما في مكان العمل، يُنصح بوضع برامج للصحة النفسية.
على سبيل المثال، يمكن للشركة تنظيم ورش عمل لمساعدة الموظفين على إدارة الإجهاد والإرهاق بشكل أفضل.
وبالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تكون الأنشطة البدنية مثل دروس اللياقة البدنية أو جلسات الرياضة الجماعية طرقاً ممتازة للحد من التوتر.
وبالمثل، يمكن للشركة إنشاء مناطق مخصصة للاسترخاء في مكان العمل، حيث يمكن للموظفين الاسترخاء واستعادة نشاطهم خلال فترات الراحة.
وأخيراً، من الجيد وضع سياسات داخلية لتشجيع الموظفين على تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة الشخصية.
على سبيل المثال، يمكن لسياسات دعم الآباء والأمهات أن تساهم في ولاء الموظفين والحد من التغيب عن العمل.
تعزيز التواصل والاعتراف
تحتاج الشركات إلى وضع آليات للتغذية الراجعة والتقدير لمنع التغيب عن العمل.
سيشجع ذلك ثقافة مؤسسية قوية وفعالة تركز على التواصل المفتوح والتقدير.
والهدف من ذلك هو توفير بيئة عمل للموظفين يتم فيها الاستماع إليهم وتقديرهم ودعمهم.
ويعني ذلك بشكل ملموس مكافأة الاجتهاد والأداء من خلال سياسات التقدير التي تقدر جهود الموظفين.
ومع ذلك، يجب أن تكون المكافآت للموظفين المجتهدين في العمل محفزًا بما فيه الكفاية.
وبالإضافة إلى ذلك، قد يكون من المفيد منحهم المكافآت في الاحتفالات أو اجتماعات الفريق للاعتراف علناً بالجهود المبذولة.
بعد ذلك، اعمل على خلق مناخ من الثقة، حيث يتم تشجيع الموظفين على التعبير عن مخاوفهم.
ومن الطرق الجيدة للقيام بذلك إنشاء صندوق اقتراحات مجهول الهوية لتمكين الموظفين من مشاركة أفكارهم ومخاوفهم.
وبالمثل، تُعد الاجتماعات المنتظمة مع الموظفين وسيلة ممتازة لمناقشة مخاوفهم وتحسين جو العمل.
يمكن أن تساعد هذه الاجتماعات على تقوية الروابط بين الموظفين وتقليل التغيب عن العمل.
كيف يمكنك إدارة التغيب عن العمل بفعالية في العمل؟
على الرغم من التدابير الوقائية، قد يستمر التغيب عن العمل.
يجب على المديرين اتخاذ خطوات للحد من التداعيات السلبية.
قم بإعداد مراقبة منتظمة
لإدارة التغيّب عن العمل بفعالية في مكان العمل، تحتاج الشركة إلى أدوات ومؤشرات لقياس حالات الغياب ومراقبتها.
وبشكل أكثر تحديدًا، يتضمن استخدام أنظمة إدارة الموارد البشرية (HRM) لتسجيل غياب الموظفين.
ويمكن استخدام هذه الأنظمة لتتبع أيام غياب الموظفين وأسباب الغياب.
الخطوة التالية هي تحليل البيانات التي تم جمعها لتحديد الاتجاهات والمشاكل المحتملة.
ويمكن أن يستند التحليل إلى مؤشرات رئيسية مثل :
- التغيب عن العمل;
- مدة الغياب ;
- تواتر الغياب ;
- تناوب الغياب.
يمكن تضمين بعض المؤشرات، مثل أسباب الغياب، في المقابلات عند عودة الموظفين من الغياب. الإدارة التعاونية والتشاركية.
سيجعل هذا النهج من الممكن تحديد أسباب التغيب في مكان العمل بوضوح حتى يمكن وضع الحلول المناسبة..
إدارة حالات الغياب على أساس كل حالة على حدة
لتلبية احتياجات الموظفين وتقليل معدلات التغيب عن العمل، يجب على الشركة اعتماد نهج مخصص لكل حالة من حالات التغيب عن العمل.
على سبيل المثال، إذا كان الموظف يتغيب بشكل متكرر لأسباب صحية، يمكن للشركة أن تقدم الدعم الطبي أو برامج العافية.
بالنسبة للموظفين الذين يتغيبون بسبب النزاعات المهنية، هناك حلول لـ تحديد النزاعات في مكان العمل وحلها بسلام.
التحدث إلى الموظف
بالإضافة إلى مقابلة العودة، من الجيد التحدث مع الموظف المتغيب عن العمل عن الحلول التي تم النظر فيها للمساعدة في الحد من التغيب عن العمل.
هذه فرصة لطرح أسئلة مفتوحة والاستماع بعناية إلى إجابات الموظف.
لتحقيق النجاح، يجب على المدراء تجنب إصدار الأحكام والافتراضات.
وبدلاً من ذلك، يجب عليهم تشجيع الموظفين على التعبير عن مشاعرهم واحتياجاتهم.
يمكن أن يؤدي ذلك إلى حلول بديلة أكثر ملاءمة لاحتياجاتهم.
على وجه الخصوص، يمكن للشركة أن تفكر في وجود فرق عمل عن بُعد للحد من التغيب عن العمل.