L’assenteismo sul lavoro è un fenomeno che interessa molte aziende in tutto il mondo.
Di tanto in tanto, i manager devono affrontare casi di assenze ripetute e ingiustificate dal lavoro.

Questo problema può avere gravi conseguenze sulla produttività di un’azienda.
Per questo è fondamentale trovare il giusto approccio e le giuste soluzioni.
Il primo passo è capire le cause delle assenze dei dipendenti dal lavoro.

Quali sono le cause delle assenze dal lavoro e quali possono essere le conseguenze di una cattiva gestione?
Quali soluzioni si possono attuare per gestire efficacemente i casi di assenza ingiustificata o ripetuta dal lavoro?

In questo articolo esploriamo le chiavi per gestire al meglio l’assenteismo sul lavoro.

Che cos’è l’assenteismo sul lavoro?

Secondo numerosi studi, i tassi di assenteismo sul lavoro sono aumentati notevolmente negli ultimi anni.
Purtroppo questo può avere ripercussioni disastrose sulle attività aziendali.

Definizione di assenteismo sul lavoro

Per definizione, l’assenteismo dal lavoro può essere considerato come l’assenza ripetuta e ingiustificata di un dipendente dalla sua postazione di lavoro.

Nell’ambito di un rapporto di lavoro, è generalmente richiesto che un dipendente sia presente alla propria postazione di lavoro in orari prestabiliti, salvo in caso di motivi legittimi e giustificati.

Questo requisito si basa sui principi fondamentali del diritto del lavoro, ma fa anche parte delle migliori pratiche da promuovere nella gestione delle risorse umane.

A livello legale più specifico, il contratto di lavoro prevede una serie di obblighi che guidano il rapporto tra datore di lavoro e dipendente.
Tra questi obblighi, il lavoratore si impegna a prestare la propria opera in cambio di una retribuzione.

Ciò include l’obbligo di presentarsi al lavoro alle ore e nei giorni indicati, salvo in caso di legittimi motivi di assenza.
I dipendenti sono quindi tenuti a presentarsi al proprio posto di lavoro per svolgere le proprie mansioni e contribuire al raggiungimento degli obiettivi dell’azienda.

Qualsiasi violazione di questa regola è considerata assenteismo.

Le diverse forme di assenteismo sul lavoro

Per misurare e ridurre l’assenteismo sul posto di lavoro, è fondamentale identificare con precisione i tipi di assenteismo e le loro caratteristiche.
Ad esempio, il fatto che un dipendente si assenti dalla sua postazione di lavoro non significa automaticamente che ci sia assenteismo.

È importante distinguere le assenze legittime e giustificate da quelle ingiustificate o ripetute, che possono essere qualificate come assenteismo.

Assenze legittime e giustificate

Alcune assenze dal lavoro possono essere giustificate o legittime.
Si tratta di periodi di assenza dal lavoro riconosciuti e consentiti dal datore di lavoro a causa di circostanze specifiche e valide.

Queste assenze sono generalmente coperte da leggi o da politiche aziendali interne.
Ad esempio, se l’azienda ha una politica di
gestione dello stress sul lavoroPuò includere la concessione di permessi retribuiti regolamentati dalla legge.

Lo stesso vale per le assenze per motivi di salute, sia a breve che a lungo termine.
In generale, questi periodi di assenza devono essere giustificati dalla presentazione di un certificato medico.

I dipendenti devono quindi approfittare di questi periodi di assenza per recuperare e tornare al lavoro in forma.
Inoltre, possono essere concessi permessi speciali per motivi specifici, in conformità alle politiche aziendali e alla legislazione vigente.

Questi possono includere :

  • Congedo di paternità e maternità ;
  • Congedo parentale ;
  • Congedo per adozione ;
  • Congedo familiare.

Durante il periodo di ferie, il dipendente non è tenuto ad essere presente al lavoro.
Allo stesso modo, i periodi di assenza dovuti all’adempimento di determinati obblighi civili e professionali sono generalmente considerati assenze legittime e giustificate.

Ad esempio, i dipendenti possono essere autorizzati a prendere permessi per votare o per frequentare corsi di formazione professionale volti a migliorare le loro qualifiche.

Infine, se vengono documentate e comunicate al datore di lavoro, alcune assenze per emergenze personali possono essere considerate legittime o giustificate.

Assenze ingiustificate o ripetute

A differenza delle assenze legittime e giustificate, le assenze ingiustificate o ripetute non sono coperte da motivazioni valide.
Possono quindi essere indicative di problemi che possono compromettere il buon funzionamento dell’azienda.
Questo fenomeno è noto come assenteismo dal lavoro.

L’assenteismo dal lavoro si riferisce quindi più specificamente ai periodi di assenza dal lavoro per i quali il dipendente non fornisce un motivo valido o non rispetta le politiche di preavviso interne all’azienda.

Si applica anche alle assenze ripetute, siano esse giustificate o meno.
Chiaramente, un’assenza giustificata diventa un caso di assenteismo quando si ripete.
È il caso, ad esempio, di un dipendente che si assenta per malattia dopo l’altro.

Lo scopo di questa classificazione è quello di identificare più chiaramente i casi allarmanti di assenteismo dal lavoro che evidenziano problemi da risolvere all’interno dell’azienda.Per esempio, l’assenza di un dipendente può indicare che non viene messo in buone condizioni di lavoro.
L’entreprise peut alors mettre en place les solutions adéquates pour y remédier.

Per farlo, dobbiamo distinguere in modo più specifico tra forme di assenteismo volontario e involontario.

Assenteismo involontario

L’assenteismo involontario dal lavoro si riferisce ad assenze ingiustificate o ripetute che sfuggono al controllo del dipendente.
Queste assenze sono generalmente dovute a situazioni impreviste.

Ad esempio, il dipendente potrebbe subire dei contrattempi a causa delle condizioni meteorologiche che rendono impraticabile il tragitto verso il lavoro.

Assenteismo volontario

Quando invece l’assenteismo dal lavoro è il risultato di una scelta consapevole o intenzionale da parte del dipendente, si parla di assenteismo volontario dal lavoro.

Una gestione efficace dell’assenteismo sul posto di lavoro richiede l’attuazione di strategie adeguate alle forme di assenteismo individuate.

Capire le cause dell’assenteismo sul lavoro

La lotta all’assenteismo sul posto di lavoro può essere efficace solo se prima si comprendono le cause di questo fenomeno.
Questo lavoro di analisi può portare a soluzioni durature da integrare nella gestione aziendale.

Cause legate ai dipendenti

Il più delle volte, l’assenteismo dal lavoro è influenzato da fattori legati al dipendente stesso.
In questo caso, le cause dell’assenteismo possono essere raggruppate in due grandi categorie:

  • Problemi di salute ;
  • Problemi personali.

I problemi di salute possono impedire a un dipendente di recarsi al lavoro.
Infatti, alcune malattie fisiche o mentali possono manifestarsi in qualsiasi momento del contratto del dipendente con l’azienda.

Ad esempio, un carico di lavoro troppo pesante in un’azienda può causare stress, soprattutto se l’azienda non si adopera per migliorare la qualità della vita sul lavoro.I problemi personali, invece, possono creare situazioni complicate per i dipendenti, che devono trovare un buon equilibrio tra le loro responsabilità professionali e quelle familiari.

In famiglia, in particolare, alcune responsabilità possono sorgere all’improvviso e richiedere un’attenzione immediata, sconvolgendo la routine del dipendente.
Il dipendente è quindi costretto ad assentarsi dal lavoro per far fronte alla situazione.

Cause legate all’azienda

Alcune cause di assenteismo sul lavoro sono legate all’organizzazione o al datore di lavoro.
Nell’attuale clima economico, i dipendenti non lavorano più solo per lo stipendio.

Sono anche alla ricerca di un ambiente di lavoro stimolante che favorisca il loro sviluppo personale e professionale.

Purtroppo, nonostante la buona volontà, alcuni datori di lavoro faticano a soddisfare queste esigenze essenziali dei dipendenti.
I dipendenti hanno bisogno di condizioni di lavoro che li motivino ad adempiere alle loro responsabilità professionali.

Di conseguenza, di fronte a un ambiente di lavoro caratterizzato da strutture inadeguate o da condizioni malsane, è probabile che i dipendenti decidano volontariamente di assentarsi.

Inoltre, anche se rimangono motivati a lavorare, un ambiente inadeguato può portare a problemi di salute o di benessere.

D’altro canto, alcuni dipendenti possono essere demotivati dalla mancanza di una comunicazione efficace all’interno dell’organizzazione.
Chiaramente, l’assenteismo sul lavoro può essere spiegato anche dal fatto che i dipendenti non si sentono ascoltati, valorizzati o collegati agli altri membri del team.

Questa situazione può portare a un senso di frustrazione e di insoddisfazione generale dei dipendenti.
Questo può portare a un aumento dell’assenteismo tra i dipendenti che si sentono isolati.

Tuttavia, l’insoddisfazione lavorativa può anche essere dovuta alla mancanza di opportunità di avanzamento di carriera all’interno dell’azienda.

I dipendenti possono sentirsi distaccati quando non vedono opportunità di crescita professionale o di sviluppo all’interno dell’organizzazione.
Senza il loro impegno, è difficile ridurre l’assenteismo.

Le conseguenze dell’assenteismo per l’azienda

L’assenteismo sul posto di lavoro è un problema spinoso che può avere serie ripercussioni sulla produttività dei dipendenti e sul clima lavorativo.

Le conseguenze dirette dell’assenteismo sul lavoro

Quando i dipendenti sono assenti, i compiti loro affidati non vengono svolti.
Questo può portare a ritardi nei progetti e a un calo delle prestazioni organizzative.
Infatti, i team sono spesso costretti a ridistribuire i compiti non completati ad altri dipendenti.

Purtroppo, poiché l’assenteismo dal lavoro è imprevisto, questa situazione può interrompere il processo produttivo e i sistemi automatizzati messi in atto per ottimizzare la produttività e le prestazioni.

Inoltre, per ridurre il disappunto, l’azienda spesso assume sostituti temporanei o paga gli straordinari ai dipendenti esistenti.

Tuttavia, questo rappresenta un aumento sostanziale dei costi che potrebbe non essere stato previsto nel budget dell’organizzazione.

Inoltre, questi costi, sommati ai possibili costi sanitari se il dipendente assente è malato, possono sommarsi rapidamente a un’interruzione dell’attività.

Le conseguenze indirette dell’assenteismo sul lavoro

Le conseguenze dirette dell’assenteismo dal lavoro possono avere altre conseguenze se la situazione non viene gestita in modo efficace.

Innanzitutto, l’assenteismo dal lavoro può scoraggiare i dipendenti presenti e creare tensioni all’interno del team.
Infatti, quando un dipendente non si presenta al lavoro senza una valida giustificazione, le regole che governano il funzionamento dell’organizzazione vengono messe in discussione.

Di conseguenza, potrebbe verificarsi una perdita di motivazione collettiva tra gli altri dipendenti che devono assumersi compiti aggiuntivi.
Potrebbero sentirsi sovraccarichi di lavoro e sottovalutati.

Quindi, senza una gestione coerente della situazione, l’assenteismo dal lavoro può danneggiare la coesione del team e il morale generale.
Inoltre, i ritardi nei progetti e il sovraccarico di lavoro possono portare a errori e a un calo della qualità del lavoro.

Una riduzione dell’efficienza produttiva può avere un effetto negativo sulla qualità del servizio e sulla reputazione dell’azienda.
In questo caso, le ripercussioni sulle vendite potrebbero essere disastrose.

I punti chiave per prevenire l’assenteismo sul posto di lavoro

Viste le potenziali conseguenze dell’assenteismo sul posto di lavoro, è fondamentale adottare le misure necessarie per prevenire le assenze ingiustificate o ripetute.

Migliorare le condizioni di lavoro

La prevenzione dell’assenteismo sul posto di lavoro inizia fornendo ai dipendenti buone condizioni di lavoro.
In altre parole, devi creare le condizioni per un ambiente di lavoro sano, ergonomico e flessibile.

In questo modo, i dipendenti che si sentono bene al lavoro hanno meno probabilità di assentarsi per motivi di salute o di benessere.

Per raggiungere questo obiettivo, l’azienda deve adottare un approccio proattivo e olistico.
Questo inizia con una valutazione regolare delle condizioni di lavoro e delle esigenze dei dipendenti.
Ciò significa
misurare il benessere al fine di attuare misure adeguate per migliorare le condizioni di lavoro.

Ciò significa investire in attrezzature e strutture di qualità e garantire che gli spazi di lavoro siano puliti e ben mantenuti.
Allo stesso tempo, bisogna prestare attenzione ad adattare l’ergonomia delle postazioni di lavoro alle esigenze fisiche dei dipendenti.

In questo modo, l’azienda può assicurarsi che i dipendenti lavorino in condizioni di comfort sufficiente per ottenere la massima produttività.

Anche gli orari di lavoro flessibili sono importanti.
Infatti, i dipendenti che beneficiano della flessibilità possono conciliare meglio le loro responsabilità professionali e personali.
Di conseguenza, hanno più opzioni per affrontare le situazioni che portano all’assenteismo dal lavoro.

Promuovere il benessere mentale dei dipendenti

Un ambiente di lavoro sano ed equilibrato contribuisce alla soddisfazione, alla produttività e all’impegno dei dipendenti.
È anche un ottimo strumento per prevenire l’assenteismo.

Lo stress e l’ansia sono i principali fattori che contribuiscono all’assenza dal lavoro.
Per evitare che si verifichino sul posto di lavoro, è consigliabile istituire programmi di benessere mentale.

Ad esempio, l’azienda può organizzare dei workshop per aiutare i dipendenti a gestire meglio lo stress e il burnout.
Inoltre, attività fisiche come corsi di fitness o sessioni di sport di gruppo possono essere ottimi modi per ridurre lo stress.

Allo stesso modo, l’azienda può creare delle aree relax dedicate sul posto di lavoro, dove i dipendenti possono rilassarsi e ricaricarsi durante le pause.
Infine, è una buona idea mettere in atto delle politiche interne per incoraggiare un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata tra i dipendenti.

Ad esempio, le politiche di sostegno ai genitori possono contribuire alla fedeltà dei dipendenti e ridurre l’assenteismo.

Rafforzare la comunicazione e il riconoscimento

Le aziende devono istituire meccanismi di feedback e riconoscimento per prevenire l’assenteismo sul lavoro.
Questo incoraggerà
una cultura aziendale forte ed efficace incentrata sulla comunicazione aperta e sul riconoscimento.

L’obiettivo è offrire ai dipendenti un ambiente di lavoro in cui siano ascoltati, valorizzati e sostenuti.
In concreto, questo significa premiare la diligenza e le prestazioni attraverso politiche di riconoscimento che valorizzino gli sforzi dei dipendenti.

Tuttavia, i premi per i dipendenti che lavorano sodo devono essere sufficientemente motivanti.
Inoltre, può essere utile premiarli durante cerimonie o riunioni di squadra, per riconoscere pubblicamente gli sforzi compiuti.

Poi, lavora per creare un clima di fiducia, in cui i dipendenti siano incoraggiati a esprimere le loro preoccupazioni.
Un buon modo per farlo è quello di creare una cassetta dei suggerimenti anonima per consentire ai dipendenti di condividere le proprie idee e preoccupazioni.

Allo stesso modo, le riunioni regolari con i dipendenti sono un modo eccellente per discutere le loro preoccupazioni e per migliorare l’atmosfera lavorativa.migliorare l’atmosfera lavorativa.
Ces réunions peuvent contribuer à resserrer les liens entre les employés pour réduire l’absentéisme au travail.

Come puoi gestire efficacemente l’assenteismo sul lavoro?

Nonostante le misure preventive, l’assenteismo dal lavoro può comunque verificarsi.
I manager devono prendere provvedimenti per limitare le ripercussioni negative.

Imposta un monitoraggio regolare

Per gestire efficacemente l’assenteismo sul posto di lavoro, l’azienda ha bisogno di strumenti e indicatori per misurare e monitorare le assenze.

Nello specifico, si tratta di utilizzare i sistemi di gestione delle risorse umane (HRM) per registrare le assenze dei dipendenti.
Questi sistemi possono essere utilizzati per tenere traccia dei giorni di assenza dei dipendenti e dei motivi delle assenze.

Il passo successivo consiste nell’analizzare i dati raccolti per identificare tendenze e potenziali problemi.
L’analisi può basarsi su indicatori chiave come :

  • Assenteismo dal lavoro;
  • Durata dell’assenza ;
  • Frequenza delle assenze ;
  • Rotazione delle assenze.

Alcuni indicatori, come i motivi delle assenze, possono essere inclusi nelle interviste al rientro dei dipendenti. gestione collaborativa e partecipativa.
Cette démarche permettra d’identifier clairement les causes de l’absentéisme au travail pour élaborer des solutions adaptées.

Gestione delle assenze caso per caso

Per soddisfare le esigenze dei dipendenti e ridurre i tassi di assenteismo, l’azienda deve adottare un approccio personalizzato per ogni caso di assenteismo dal lavoro.

Ad esempio, se un dipendente si assenta spesso per motivi di salute, l’azienda può offrire assistenza medica o programmi di benessere.

Per i dipendenti che si assentano a causa di conflitti professionali, esistono soluzioni per identificare i conflitti sul posto di lavoro e risolverli in modo pacifico.

Parlare con il dipendente

Oltre al colloquio di rientro, è bene parlare con il dipendente assente delle soluzioni prese in considerazione per ridurre l’assenteismo sul lavoro.
Questa è l’occasione per fare domande aperte e ascoltare attentamente le risposte del dipendente.

Per avere successo, i manager devono evitare di esprimere giudizi e supposizioni.
Devono invece incoraggiare i dipendenti a esprimere i loro sentimenti e le loro esigenze.
Questo può portare a soluzioni alternative più adatte alle loro esigenze.

In particolare, l’azienda potrebbe prendere in considerazione la possibilità di avere team di telelavoro per ridurre l’assenteismo.