Gagnez 2h par jour dans votre gestion RH !

Vous êtes DRH/RRH et vous en avez marre de perdre du temps chaque jour ? Vous répétez très souvent les mêmes tâches et votre gestion RH vous prend énormément de temps ? 🤯
Depuis le COVID, les services RH sont même encore plus débordés, car malheureusement en sous effectif. C’est pourquoi on a compilé plusieurs expériences RH de plusieurs experts pour vous permettre de gagner 2H par jour dans votre gestion RH !
Êtes-vous prêt.e pour réaliser 5 semaines de travail en 4 ?! 😏

Gagner 2h par jour sur…

La GPEC et la mobilité :

👉 Référentiel de compétence :

Aujourd’hui le modèle classique veut que le/la RH prennent les jobs décrits par les managers (si ce n’est pas lui même qui l’a écrit, ou le manager qui l’a trouvée sur google !), et de lister toutes les compétences associés au métiers. Un travail non seulement titanesque mais aussi particulièrement subjectif !

Le meilleur moyen de connaître les compétences communes aux métiers dans votre entreprise c’est en les évaluant objectivement :

– Un outil d’assessment peut clairement vous aider à le faire de manière très rapide.

– Mais dans le cas d’un manque de budget, un exercice très simple et rapide peut vous permettre de mettre le doigt sur les bons critères : Les incidents critiques (on demande a un opérationnel de citer un comportement de réussite et d’échec sur le poste).

👉 Parcours de mobilité :

Trop souvent, le parcours de mobilité est en réaction à une demande. Du coup on panique un peu en se disant que si on agit pas rapidement on perd un collaborateur, et on essaye de lui trouver un poste rapidement, mais ça demande beaucoup de temps et d’énergie à un RH qui va en faire sa nouvelle priorité. Si un parcours (un peu comme un template: les personnes à contacter en fonction du métier, les interlocuteurs et étapes du process, etc) avait été établi en avance, la situation serait moins compliquée à gérer.

L’idée, pour gagner du temps, c’est d’anticiper et par anticiper on entend repérer les potentiels en amont des demandes ou des besoins de l’entreprise : pour ça vous pouvez vous servir tout simplement de revues de potentiels ou people review mais aussi d’outils d’assessment comme AssessFirst.

👉 Formation/accompagnement des salariés :

Généralement on va perdre beaucoup de temps à « créer des parcours de formation pour accompagner les parcours de mobilité ».

Les formations proposées en présentiel sont malheureusement d’une qualité moindre et pas forcément adaptées au business/à l’activité d’une entreprise spécifique.

Déjà si 1/ vous utilisez des outils d’Assessments ça peut vous permettre de mieux connaître vos collaborateurs et ne pas proposer des formations généralistes inutile (exemple : une formation en management alors que vos managers n’ont pas tous le même niveau).

2/ N’hésitez pas à innover, notamment avec l’auto-formation pour les collaborateurs : ils savent sur quoi ils doivent travailler et quand de nouveaux outils de formation sur le marché se lancent. Vous pouvez alors rassembler non seulement une bibliothèque de contenus digital (podcast, vidéo, conférence, article, webinar, sur le thème de votre choix) mais aussi des bibliothèques de formations externes (Pouvant être utilisées avec l’OPCO ou même le CPF, le budget, etc). L’outil COACHZOLA peut vous faire gagner un temps précieux car tout est rassemblé au même endroit !

👉 People review :

Préparer des people review ça prend du temps (il faut reprendre les chiffres que vous avez pour chaque équipe, les retours des entretiens, les retours que vous avez du terrain, leur rémunération passée et l’effort que vous êtes capable de faire par rapport aux chiffres de l’entreprise.)

Mais ça ne s’arrête pas là ! 😆

Car il faut aussi assister à des people review qui en prennent encore plus ! C’est une discussion sans fin et souvent subjective entre managers et RH pour savoir qui sont les potentiels de demain.

C’est bien d’avoir ce type d’échange dans une entreprise, surtout dans le but d’anticiper les futures mobilités mais on vous conseille de le faire avec des outils qui vont vous simplifier la vie !

1. Dématérialisez les entretiens avec Javelo ou 15 five (si vous n’avez pas le budget vous pouvez déjà commencer par utiliser un tableau xls)
2. Ne vous appuyez pas uniquement sur des impressions subjectives partagées mais sur des données objective de personnalité (fit avec l’entreprise, l’équipe..etc), résultats obtenus.

Recrutement

👉 Les feedbacks manager et la « réunionite » : plutôt que de vous rassembler en meeting et de débattre de vive voix à l’issu de chaque entretien candidat avec un nouvel interlocuteur du process, privilégiez une communication écrite et asynchrone.

En établissant des grilles de notations (préalablement préparée et validée, sur excel ou un ATS en fonction de vos moyens), chaque manager peut clairement indiquer grâce à des notes ou des éléments de couleurs s’il est satisfait ou non de l’entretien sur chacun des critères. En un coup d’oeil vous savez déjà si vous devez faire avancer votre candidat dans le processus ou non.

👉 Le temps passé à trier les CV puis faire de la présélection téléphonique : en utilisant un outil d’assessment (AssessFirst par exemple 😇) cela vous permet :
✨ d’arrêter de perdre un temps monstre sur le trie de CV
✨ de faire un premier entretien RH qu’avec les candidats qui correspondent au job pour lequel vous les recrutez, à votre culture d’entreprise et même au manager avec lequel ils vont travailler !

On vous garanti un gros gain de temps sur votre gestion RH ! 🚀

Petit +, vous pouvez même intégrer ce type d’outil directement dans votre ATS ce qui vous permet d’avoir en face du profil de chaque candidat son taux d’adéquation avec le poste que vous proposez !

👉 Le temps passé en entretiens: Conseil qui ne fera peut être pas l’unanimité. Mais de nombreux recruteurs/RH aujourd’hui accompagnement leur manager en entretien. 1h x plusieurs fois dans la semaine, c’est beaucoup de temps consacré en plus des pré-qualifications et de la montagne de travail qu’il vous reste après.

Pourquoi ne pas laisser la main à vos managers ?

Alors, pas du jour au lendemain évidemment. Il vous faudra les accompagner dans la transition et surtout les former et structurer les entretiens. Quand vous constaterez qu’à l’issu d’un entretien vous et le managers êtes en phase : alors vous pourrez lui laisser la main et passer tout ce temps à faire autre chose !

👉 Caler des entretiens avec vos candidats : trouver un créneau qui convient à tout le monde peut être réellement chronophage, c’est des allers et retours inutiles qui peuvent parfois même prendre plusieurs jours si le candidat n’est pas très disponible.

L’option la plus simple c’est de laisser au candidat l’accès à votre agenda (sur des plages horaires définies) via un outil gratuit comme calendly (c’est aussi possible via des ATS, des CRM, mais tout le monde n’a pas forcément un outil payant à disposition) pour lui laisser le choix du créneau et ainsi éviter de perdre du temps. 🙏

Ps : si vous n’avez pas le budget pour un ATS, et que vous ne souhaitez pas tout gérer à la main au niveau des candidatures… Ce n’est pas grave !

Sachez qu’il existe des outils qui sont à la base des outils de prospection commerciale mais qui peuvent vous permettre d’envoyer des invitations, des messages LinkedIn ou encore des mails en masse. Ce sont par exemple walaxy et lemlist.

Onboarding

👉 Programme duplicable : Lors de chaque nouvelle arrivée, c’est un tronc commun d’informations et de contenus à transmettre.
Qu’il faut probablement répéter à la main à chaque fois.
Bah oui, sinon ce n’est pas drôle ! C’est long, très long.

L’idéal, ce serait de passer du temps dessus une seule fois : de créer une to-do list géante (impliquant l’équipe OPS, les managers, les RH et le nouveau) ! Dans cette to-do-list vous pouvez inclure les choses à faire mais aussi son programme, du contenu à lire ou à regarder.

Et bien, c’est tout à fait possible !

Nous utilisons Notion depuis notre passage en full télétravail pour tout centraliser. 😇

Il est possible de la créer sur Trello pour la version gratuite, ou encore Notion, Wonderwerk, etc.

Wonderwerk = possibilité de donner des tâches à faire, d’attribuer des articles à lire, de faire des assessments comme enregistrer une vidéo, on valide des compétences au fur et à mesure et on voit les collaborateurs avancer dans l’onboarding.

Admin RH et juridique :

👉 Rappel automatique: Que ce soit lié à la création des comptes à l’arrivée d’un nouveau salarié, à l’inscription à la mutuelle, à la prise de rendez-vous avec la médecine du travail, ou encore la notification au manager 1 mois avant la fin de la PE…

Le métier de RH, c’est souvent une question de détails : ceux qu’on a toujours peur d’oublier, et qu’on a tendance à rajouter à sa to-do-list pour CHAQUE salarié.

Il existe cependant des outils, aujourd’hui, qui permettent de créer des templates pour une tâche et de créer un rappel automatique avec des timelines précises : on pense par exemple à Zapier pour la version gratuite ou a HeyAxel.

👉 Documents admin : Il existe des outils pour dématérialiser l’ensemble des documents administratifs comme Lucca qui vous permet de dématérialiser le dossier du salarié, qu’il puisse lui même le mettre à jour en changeant les documents.

👉 Mutuelle : La mutuelle c’est un sujet complexe et flou aussi bien pour le/la RH que pour le salarié !

Il existe aujourd’hui des outils/intermédiaires qui existent pour simplifier l’utilisation (collaborateur) et l’inscription (RH) !

Notamment Hoggo ou Alan (= interface 100% digitale où on peut directement mettre ses factures, connaître le niveau de remboursement : adieu la grille mutuelle illisible 😎).

👉 Gestion des déplacements professionnels :

Entre le suivi des budgets, des trains, de l’hôtel, des avions, des annulations, des retards… 🤯

Souvent, le RH de petite structure est le point de repaire quand il s’agit d’organiser le déplacement professionnel d’un salarié.

C’est long, chronophage et il y a toujours une mauvaise surprise à gérer. La reflexion qu’on se fait « ah si seulement il existait un outil qui permette au salarié d’être indépendant dans ses réservations, avec malgré tout un(e) contrôle/validation du budget pour éviter les dérives »…

Oui, oui, ça sent le vécu ! 😆

On l’a découvert : il s’agit de supertripper. 👇

👉 Juridique : Généralement le juridique est très chronophage, surtout quand on a pas un master de droit du travail…

On a peur de se tromper et une erreur peut coûter très cher à l’entreprise. Ici on ne pourra pas vous donner un « outil » qui fait des ruptures de période d’essai à votre place bien entendu. 🤓

Néanmoins voici une petite astuce intéressante : il existe des organisations comme La cité des entreprises (basée à Lille mais renseignez-vous, vous en avez surement ailleurs) auxquelles vous pouvez vous inscrire et avoir un support juridique qualifié !
✨ C’es-à-dire avoir à disposition des avocats qui ont chacun une spécialité ! Ils peuvent, par exemple, vous mettre à disposition des courriers types pour chaque situation. Ils peuvent également vous accompagner sur de gros projets comme la mise en place d’IRP.

Ps : si vous n’avez pas le budget, regardez du côté du syndicat de votre convention collective (exemple pour la restauration le SNARR) vous met à disposition un service disponible pour répondre aux questions « juridiques » que vous vous posez.

De manière générale:

👉 Soyons pragmatiques !
Ce qui prend le plus de temps dans une semaine RH… C’est ? Oui ! Les réunions, à gogos, sans but identifié clairement. Une contrainte en plus d’être chronophage.

💡 Privilégiez la communication écrite (via Notion par exemple) pour des sujets qui ne nécessitent pas de rassembler 5 personnes autour de la table.

💡 Notre deuxième ultime conseil ce serait aussi de former un maximum vos managers, des managers peu formés qui ne maîtrisent pas les basiques (entretiens, congés, rupture de PE..etc) c’est autant de sujets à rattraper derrière pour vous.

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