Onboarding é o processo pelo qual os novos funcionários são recebidos e integrados a uma equipe. Há muitos motivos pelos quais o onboarding é importante e cada vez mais empresas estão se conscientizando da importância de integrar e apoiar os novos funcionários, mas muitas ainda lutam para encontrar as combinações certas para que o processo seja bem-sucedido.
Este guia inclui todos os elementos que você deve considerar para desenvolver um processo de integração eficaz em uma empresa que cumpra suas promessas.
O que é onboarding e qual é a sua finalidade?
É difícil encontrar uma definição única de onboarding. Na realidade, cabe a cada equipe de RH personalizar o processo para que ele incorpore as particularidades e a visão da empresa. No entanto, é possível descrever a abordagem geral que dá suporte a essa técnica de integração.
Definição de onboarding
No jargão de RH, o termo “onboarding” significa “embarque” ou “integração”. Ele geralmente corresponde ao período de experiência do novo funcionário e marca o início de sua experiência como membro da equipe da empresa.
No entanto, o onboarding às vezes se separa da noção de integração porque o conceito implica, além da simples assimilação do novo funcionário na equipe existente, a implementação de uma metodologia e o uso de ferramentas dedicadas.
Portanto, é mais preciso definir a integração como uma jornada ou uma série de sequências bem organizadas em torno de vários pontos-chave.
Compreensão do processo de integração
Pelo exposto, parece que o processo de integração representa a abordagem estruturada usada pela empresa para dar as boas-vindas e facilitar a adaptação dos novos funcionários às equipes. É a introdução do novo contratado à função e a toda a organização.
O processo é definido pelos diferentes estágios que cada recruta deve seguir para se tornar efetivamente operacional. Ele pode ser concebido como uma espécie de agenda para os primeiros dias de trabalho, com momentos-chave, informações essenciais e tarefas importantes.
O processo de integração oferece aos funcionários a oportunidade de planejar e se preparar para sessões de treinamento, reuniões e encontros que ocorrerão nas próximas semanas ou meses. Trata-se, portanto, de uma referência de informações.
Qual é o objetivo da integração de novos funcionários?
Antes de apresentar os benefícios de uma integração bem conduzida para uma empresa, vamos abordar sua finalidade. A integração pode ser considerada um elemento-chave na otimização de um processo de recrutamento impactante.
A integração dá suporte ao recrutamento e garante seus resultados. Ele reduz o risco de o novo funcionário sair após o primeiro ano, economizando milhares de libras para a empresa.
Além disso, o processo de integração do funcionário atua antes do recrutamento, pois contribui para a criação de uma imagem de marca que, sem dúvida, atrairá candidatos em potencial.
Uma empresa que destaca seu plano de integração para novos funcionários também mostra aos futuros talentos que se preocupa com eles.
Ao se candidatarem a uma vaga, os candidatos ficarão mais confiantes em relação ao seu futuro dentro da organização se o plano de integração estiver definido no anúncio da vaga, ajudando a aumentar a motivação e o interesse do candidato.
Quais são os benefícios de uma integração eficaz?
Quando um plano de integração é bem formulado e implementado, ele proporciona à empresa vários benefícios de longo prazo.
Elas são variadas e afetam não apenas os funcionários a quem são dirigidas, mas também toda a estrutura. Aqui estão três vantagens que você pode obter com um processo de integração bem-sucedido.
Criação de uma cultura corporativa positiva
O termo cultura corporativa refere-se a um conjunto de práticas, normas, valores e ideais compartilhados em uma organização.
Quando o processo de integração é eficaz, a empresa pode criar uma cultura positiva em que os funcionários se sintam apoiados, valorizados, realizados e engajados.
Mas como a integração de novos funcionários pode ter esse impacto? Para implementar um processo digno desse nome, você precisa comunicar os valores da sua empresa aos funcionários, bem como as normas relativas a pertencimento, diversidade e inclusão.
Você também deve criar uma atmosfera de confiança alimentada por um feedback construtivo e respeitoso.
Ao proceder dessa forma para facilitar a integração de um novo funcionário, você inevitavelmente criará uma cultura positiva que será benéfica para todos e terá um impacto duradouro.
Combate à síndrome do impostor
Diz-se que um funcionário sofre da síndrome do impostor quando duvida de suas habilidades, sente que não merece o cargo que ocupa ou acredita que não tem talento suficiente para fazer parte de uma determinada equipe.
Essa síndrome pode levar à perda de autoconfiança, à rejeição pelos outros e, por fim, ao esgotamento, que pode resultar em demissão ou dispensa.
Felizmente, no plano de integração, a empresa deve fornecer ao novo funcionário objetivos claros de curto, médio e longo prazo.
Munido dessas instruções, o novo contratado não fica mais perdido e não duvida de sua utilidade dentro da equipe. Designar um mentor também é uma ação positiva que incentiva os funcionários a encontrarem seu lugar na empresa.
Oportunidades de aprendizado para novos funcionários
A integração eficaz oferece aos novos funcionários várias oportunidades de aprendizado. A empresa passa várias semanas treinando e informando os funcionários para que eles tenham tempo de se familiarizar com o novo ambiente e as regras em vigor.
Algumas organizações até concedem aos recrutas um tempo não estruturado (fora do treinamento) que eles podem usar para aumentar seu conhecimento por meio de documentação (lendo notas e documentos fornecidos pelos superiores) e explorando seu novo local de trabalho.
Todas essas oportunidades oferecidas aos novos funcionários permitem que eles aprendam mais sobre o funcionamento da organização, encontrem seu rumo e se preparem para lidar com projetos de forma eficaz.
Por que a integração é importante no recrutamento?
Embora o conceito de integração afete todas as atividades da empresa, seus benefícios são, sem dúvida, mais sentidos no processo de recrutamento.
De fato, alguns a consideram a última etapa desse processo, enquanto outros a veem como a primeira. Esses últimos acreditam que a integração adequada dos novos funcionários é essencial para a busca de novos talentos.
Reduz a rotatividade de funcionários
Uma pesquisa da Robert Half mostra que, durante o primeiro mês de trabalho, um em cada dois funcionários pensa em pedir demissão. Entre os motivos citados para esse sentimento está a má recepção, que leva à perda de confiança e, em seguida, à rotatividade.
Essa é uma situação desvantajosa porque é onerosa para a empresa. É importante saber que a substituição de funcionários, especialmente fora do recrutamento tradicional, custa entre 30% e 400% do salário anual. Por meio do onboarding, as empresas reduzem a rotatividade, melhorando a recepção dos novos recrutas.
Eles usam mensagens de boas-vindas, cronogramas meticulosamente preparados para orientá-los durante as primeiras semanas, bem como sessões de treinamento para ajudá-los a se familiarizar com o ambiente de trabalho etc.
Revela a marca do empregador da empresa
Nesse contexto, a marca do empregador não é considerada em seu sentido de imagem de marca. Ela se refere ao conjunto de missões e valores que a organização promove. Esses traços de identidade devem ser integrados por todos os funcionários.
A jornada de integração do funcionário envolve revelar a marca empregadora da organização aos novos talentos. Entretanto, é importante que eles não percebam uma lacuna significativa entre as informações recebidas durante a entrevista e após a contratação.
Além disso, o plano de integração não deve envolver apenas a distribuição de um documento contendo a marca do empregador. Ele deve ser elaborado de modo que todos os atores desempenhem suas funções e demonstrem efetivamente seu envolvimento na criação da imagem da marca.
Aumenta a produtividade
Em um bom plano de integração, a empresa planeja fornecer aos novos funcionários todas as ferramentas de trabalho necessárias nos primeiros dias. Ela prepara o ambiente disponibilizando informações e ferramentas práticas.
Essa abordagem elimina a perda de tempo e, acima de tudo, aumenta a produtividade do novo contratado.
O novo contratado pode se concentrar imediatamente nas tarefas de alto valor atribuídas a ele com base em seu cargo. Ele estará operacional desde o início. Esse é um fator de desempenho real para a empresa, que começa a ver os retornos desde o início da contratação.
Melhora o envolvimento e a retenção
Um funcionário motivado e feliz é comprometido com sua empresa. Quando a integração da empresa é bem-sucedida, os novos funcionários ficam tranquilos em sua decisão e sabem que fizeram a escolha certa. É preciso dizer que, em todas as coisas, os primeiros momentos são altamente impactantes.
A empresa tem a responsabilidade de antecipar a jornada de integração do funcionário, torná-la atraente e apelativa para obter engajamento e reter seus funcionários. É por isso que alguns profissionais dizem que o onboarding e o offboarding estão ligados.
Embora esse último caso se refira aos funcionários que estão saindo, não se deve esquecer que eles já foram novos recrutas. Se eles fizeram parte de um programa de integração, é provável que o senso de envolvimento e retenção adquirido facilite sua saída, o que geralmente acontece nas melhores condições.
Impacta positivamente o departamento de RH
O departamento de RH sofre um impacto significativo com a implementação de um plano de integração para novos funcionários. As etapas a serem implementadas, as tarefas administrativas, o software e as ferramentas utilizadas, tudo isso revitaliza o trabalho do RH.
Além disso, a integração fortalece as equipes e dá a todo o departamento a oportunidade de relembrar e corrigir uma série de aspectos. A visão, a imagem da marca, os valores e os objetivos são revisados, facilitando a otimização do gerenciamento de talentos da empresa.
O RH torna-se mais hábil em determinados pontos, como a organização de sessões de treinamento, promoções internas, coesão da equipe etc.
Como configurar seu processo de integração de integração:
Há várias etapas importantes a serem seguidas para configurar a integração em uma empresa. O departamento de RH deve começar bem cedo para garantir a eficácia de cada etapa.
Escolha um software de RH para integração
Vários softwares de integração foram desenvolvidos para oferecer aos novos talentos uma experiência otimizada e, ao mesmo tempo, facilitar o trabalho do RH.
Os departamentos de RH de várias empresas perceberam que a adoção de um método de integração automatizado permite centralizar elementos importantes, manter os objetivos em vista e, acima de tudo, economizar tempo.
Para escolher com sucesso o melhor software de onboarding, é recomendável definir claramente os objetivos da abordagem com base na realidade da empresa, nos requisitos do cargo e no tipo de talento recrutado.
Escolha a duração da integração
Em geral, a duração do processo de integração depende de cada organização. No entanto, é essencial alocar tempo suficiente para etapas como documentação, introdução ao ambiente de trabalho, sessões de treinamento e o período de orientação.
No mínimo, a integração do novo funcionário deve se estender por todo o período de experiência. Entretanto, é preferível definir uma duração que varie de seis meses a um ano. Vários estudos demonstraram que as empresas com integração de um ano obtêm resultados mais significativos.
Estruturar o processo de pré-integração
A pré-integração é o período entre a aceitação da oferta de emprego e a data de início do funcionário. O RH deve usar esse tempo para concluir as tarefas necessárias para dar as boas-vindas ao novo funcionário.
Para isso, eles devem usar ferramentas como uma lista de verificação de integração. Isso é muito útil quando você atribui tarefas ao novo funcionário, desde o primeiro dia.
Durante a pré-integração, é essencial comunicar certas instruções relacionadas ao primeiro dia ao futuro funcionário para ajudá-lo a se preparar.
O gerente de RH pode, por exemplo, criar um e-mail pré-formatado e conciso contendo detalhes de contato, datas, horários e locais, além das instruções necessárias sobre comportamento e código de vestimenta.
Ao receber esse e-mail antes do primeiro dia, você dá aos futuros funcionários tempo para descobrir as tarefas a serem executadas e fazer perguntas.
Organizar o primeiro dia do funcionário
Como a maioria das tarefas administrativas necessárias para a instalação do novo funcionário já terá sido concluída durante o período de pré-integração, o gerente e sua equipe só precisarão organizar o primeiro dia, incorporando elementos relaxantes e divertidos.
Recomenda-se que você prepare um pacote de boas-vindas com algumas informações sobre as políticas da empresa, benefícios do trabalho, procedimentos, expectativas tecnológicas etc.
Também é uma excelente ideia organizar um tour pelas instalações, apresentar o funcionário aos principais membros da equipe, fornecer os códigos de acesso e configurar sua estação de trabalho, etc.
Definir claramente a função e os objetivos do trabalho
A primeira semana deve ser dedicada à transmissão das expectativas e especificidades do cargo, dos objetivos de desempenho, dos indicadores de monitoramento e da cultura de trabalho. Deve-se estabelecer um ambiente propício para o feedback, permitindo que os funcionários expressem suas preocupações.
Os objetivos devem ser SMART, ou seja, específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado. A cultura de trabalho deve ser apresentada claramente e implementada por toda a equipe da empresa.
Quando cada etapa da integração é seguida escrupulosamente, ela facilita a inserção, melhora o envolvimento e retém os funcionários. Essas etapas também devem ser acompanhadas de verificações regulares para que você possa fazer melhorias e ajustes conforme necessário.
Como você pode ter sucesso no processo de integração?
Todas as empresas podem implementar um plano de integração, mas nem todas são bem-sucedidas. O sucesso da abordagem depende de alguns elementos cruciais que fazem toda a diferença.
Prepare-se adequadamente para a integração
Uma preparação bem planejada permite que o departamento de RH implemente com eficácia as etapas descritas acima.
Por exemplo, uma pesquisa revelou que vários funcionários que apreciaram as boas-vindas no primeiro dia ainda reclamaram da confusão e da má organização que pareciam prevalecer. Uma boa preparação não teria deixado esse gosto residual.
Comunicar-se constantemente com o recruta
A comunicação é a base de uma integração bem-sucedida. Ela deve estar presente e ser relevante durante todo o processo.
O perigo é interromper a comunicação quando se supõe que o recruta entendeu tudo. No entanto, há o risco de que ele reconsidere sua posição, sinta-se negligenciado ou até mesmo decida se demitir.
Designe um mentor para o novo funcionário
As empresas que adotaram o mentoring perceberam rapidamente que essa abordagem é eficaz para conquistar a confiança dos funcionários.
Eles se sentem mais confortáveis quando têm um único ponto de contato que os acompanha durante a integração. Eles estão mais dispostos a fazer perguntas e compartilhar seus sentimentos.
Monitorar regularmente o processo
Dada a complexidade e a duração da integração, ela não pode ser eficaz sem um monitoramento regular. Portanto, recomenda-se agendar reuniões frequentes com o novo recruta para acompanhar seu progresso, reunir suas opiniões e ajustar a abordagem conforme necessário.
Durante essas reuniões, o gerente pode perceber que o período de integração precisa ser estendido.
Em geral, para ter sucesso na integração, você deve se preparar bem e incentivar a escuta e o feedback. É por isso que as empresas que adotam o gerenciamento participativo podem implementar facilmente uma integração que cumpra suas promessas.
Integração: Principais conclusões
Em resumo, a integração é o processo de integração de novos funcionários em uma organização. Ele começa logo após a aceitação do emprego e pode durar até um ano, dependendo da empresa ou do funcionário.
Para implementar um plano de integração relevante e eficaz, é importante que você
- Prepare um plano de ação na forma de uma lista de verificação;
- Defina os aspectos práticos e logísticos da abordagem;
- Comunique-se constantemente com o recruta;
- Organize a chegada e as boas-vindas adequadamente;
- Fornecer suporte de qualidade;
- Defina objetivos claros para evitar qualquer confusão nas tarefas a serem executadas.
Assim, a empresa pode esperar um certo nível de engajamento e lealdade de seu novo funcionário. Ela pode melhorar as taxas de retenção de funcionários e, principalmente, reduzir as demissões antecipadas que lhe custam dinheiro.
O onboarding é um processo que já foi comprovado na adoção de um processo de recrutamento 2.0 em todas as empresas que decidiram mudar ou ajustar suas práticas.
