Tableau de bord de recrutement : méthode en 7 étapes

Combien de candidatures sont entrées dans votre pipeline le mois dernier ? À quelle étape les candidats décrochent-ils ? Combien vous coûte une embauche ? Si répondre demande une demi-journée de retraitement de fichiers, c'est qu'il vous manque un tableau de bord de recrutement. Permettant de visualiser et de surveiller les KPI, cet outil offre un aperçu global des informations exploitables dans le cadre d'un recrutement de salariés et facilite la prise de décision éclairée. Bien élaboré, il donne aux responsables RH une vue d'ensemble claire et simplifie leurs processus de sélection. Définition, avantages, indicateurs à suivre et méthode de création : voici tout ce qu'il faut savoir.

Ce qu'il faut retenir

• Un tableau de bord de recrutement est un outil de pilotage qui collecte et met en forme toutes les données du processus, en graphiques et en tableaux.
• Il n'existe aucun modèle universel : le bon tableau de bord est celui que vous construisez à partir de vos objectifs et de vos goulots d'étranglement.
• Les indicateurs passent avant l'outil : décidez d'abord quoi mesurer, choisissez Excel, Google Sheets ou un logiciel RH ensuite.
• La hiérarchisation fait l'utilité de l'outil : l'information la plus importante doit être visible en premier.
• Un dashboard bien conçu prévient les biais cognitifs en orientant la stratégie sur des données réelles, régulièrement mises à jour.

Qu'est-ce qu'un tableau de bord de recrutement ?

Un tableau de bord de recrutement, ou dashboard de recrutement, est un outil clé pour les responsables RH et pour l'entreprise. Il présente de nombreux avantages dans un processus de recrutement.

Définition du tableau de bord de recrutement

Utilisé par les professionnels des ressources humaines, un tableau de bord de recrutement est un outil de pilotage qui permet de collecter et d'organiser toutes les données relatives au processus de recrutement. Ces données, également appelées « indicateurs RH » ou KPI (Key Performance Indicators), sont présentées sous la forme de graphiques, de tableaux et de données récapitulatives.

Cette interface visuelle offre une vue d'ensemble des candidatures, des étapes du processus de sélection et des indicateurs clés de performance. On y voit clairement combien de candidats ont postulé, où ils en sont et comment se déroule le recrutement en général. Le tableau de bord donne ainsi une vision complète des objectifs de l'entreprise en matière de recrutement, ainsi que leur niveau d'atteinte.

Grâce à lui, les recruteurs et les responsables RH peuvent facilement mesurer l'efficacité des différentes étapes du recrutement, identifier les lacunes et prendre des décisions éclairées pour optimiser leur processus de sélection. Chaque recruteur devrait donc disposer d'un tableau de bord de recrutement afin de prendre les meilleures décisions et d'optimiser l'organisation comme l'efficacité du processus. En couplant cet outil à de bonnes pratiques d'évaluation, notamment sur les tests de logique, les entreprises maximisent leurs chances d'atteindre leurs objectifs d'embauche.

Tableau de bord de recrutement ou tableau de bord RH : quelle différence ?

Les deux outils partagent la même logique mais pas le même périmètre. Le tableau de bord RH couvre tout le cycle de vie du collaborateur : masse salariale, absentéisme, formation, turnover, engagement des collaborateurs. Le tableau de bord de recrutement se concentre sur la phase d'acquisition, du sourcing initial à l'intégration du nouvel entrant.

Dans les faits, le second alimente souvent le premier. Pour la vision d'ensemble de la fonction RH, appuyez-vous sur les meilleurs indicateurs de performance RH ; mélanger les deux niveaux dans un seul écran est la première cause de tableaux illisibles.

Pourquoi créer un tableau de bord de recrutement ?

La création d'un tableau de bord de recrutement présente plusieurs avantages essentiels pour les entreprises et les professionnels des ressources humaines. Il leur permet, entre autres, de visualiser les données importantes relatives au recrutement, puis de mesurer l'efficacité du processus et d'en maximiser les résultats.

Visualiser les données importantes liées au recrutement

Le tableau de bord offre une vue d'ensemble complète des différentes étapes du processus de recrutement, de la recherche initiale de candidats à la sélection finale. Cette visualisation permet aux professionnels des ressources humaines de comprendre comment chaque étape contribue à l'évolution du recrutement.

Par ailleurs, en visualisant les données, il est plus facile d'identifier les goulots d'étranglement ou les retards potentiels. À titre d'exemple, si les candidats restent bloqués à une étape particulière, comme celle du quiz ou du test de personnalité, pendant une période prolongée, cela peut indiquer un problème à résoudre.

Mesurer l'efficacité du processus de recrutement et maximiser ses performances

L'autre avantage du tableau de bord de recrutement est qu'il peut être utilisé pour analyser les performances du processus. Il permet par exemple d'évaluer l'efficacité du test de recrutement utilisé par l'entreprise pour embaucher ses salariés. Il donne aussi à l'entreprise connaissance du temps moyen de recrutement, du coût par recrutement, du taux de rétention des nouveaux employés, du taux de conversion des candidats en employés, etc.

En visualisant ces données, il devient plus facile d'identifier les inefficacités ou les problèmes potentiels. Si le temps moyen de recrutement est excessivement long, cela peut par exemple indiquer des problèmes dans la gestion des candidats ou dans la communication interne. La visualisation permet donc de cibler ces problèmes pour les résoudre rapidement, en adoptant de nouvelles approches comme la méthode de recrutement par simulation ou en révisant vos stratégies de recrutement.

Gagner en efficacité opérationnelle et limiter les biais

Le tableau de bord peut révéler des tendances, repérer des obstacles et aider les responsables RH à élaborer une stratégie plus optimale. Conçu comme il se doit, il permet notamment :

• D'améliorer l'efficacité opérationnelle ;
• D'économiser des ressources en priorisant les questions importantes et urgentes ;
• De présenter visuellement toutes les données nécessaires pour accélérer la prise de décision ;
• De prévenir les biais cognitifs en orientant la stratégie sur des données réelles et régulièrement mises à jour.

Mais pour cela, il est primordial de combiner des indicateurs de performance pertinents. Le choix des bons KPI vous permet de savoir si votre processus de recrutement est le bon et si vous êtes sur la bonne voie.

Quels indicateurs faire figurer dans un tableau de bord de recrutement ?

Le tableau de bord a pour principal objectif de permettre de suivre plus efficacement les indicateurs clés de performance en matière de recrutement. Il est donc essentiel d'identifier les KPI pertinents, et il en existe un grand nombre. Le tableau ci-dessous reprend les plus utiles.

Ces mesures fournissent une vue complète de la performance de votre campagne d'embauche et vous permettent de prendre des décisions éclairées pour l'améliorer. Inutile de tous les activer d'emblée : commencez par ceux qui sont liés à vos objectifs. Pour aller plus loin, consultez notre sélection de 10 KPI de recrutement et notre guide pour optimiser le coût d'un recrutement.

Comment créer un tableau de bord de recrutement ? Les 7 étapes clés

Les besoins de recrutement varient d'une entreprise à une autre. Par conséquent, il n'existe pas de modèle de dashboard de recrutement universel qui convienne à toutes les entreprises. Il est donc fortement conseillé de créer son propre tableau à partir de zéro, en s'inspirant d'un exemple de tableau de bord de recrutement et en tenant compte des besoins de son entreprise.

1 - Définir des objectifs clairs et précis

Quels sont actuellement les défis les plus pressants au sein de votre équipe de recrutement ? Autrement dit, quels obstacles cherchez-vous à résoudre immédiatement ? Ce sont autant de questions auxquelles il faut répondre pour identifier vos objectifs de manière claire. Il est crucial d'identifier les défis majeurs rencontrés par votre équipe, ceux qui nécessitent immédiatement des solutions.

Ces défis peuvent varier : améliorer la planification des entretiens, attirer davantage de candidats, améliorer leur expérience, ou encore réduire les abandons. En outre, si vous voulez faire du sourcing en recrutement, définir des objectifs clairs et précis vous permettra d'être plus efficace.

2 - Sélectionner des indicateurs de performance pertinents

La prochaine étape implique d'identifier les indicateurs à surveiller afin de mieux appréhender les défis relevés à l'étape précédente. Par exemple, si vous enregistrez un taux de recrutement faible ou un taux élevé d'abandon pendant le processus, il serait pertinent de suivre le taux de conversion dans le pipeline. Cette métrique vous fournira une vue d'ensemble des différentes étapes où des abandons importants se produisent.

Pour détecter tout problème potentiel, appuyez-vous sur les indicateurs du tableau ci-dessus plutôt que d'en suivre une douzaine en parallèle.

Si vous suivez la qualité des recrutements, formalisez vos critères en amont en créant une scorecard de recrutement, pour une notation homogène d'un candidat à l'autre.

3 - Identifier les sources de données et organiser leur collecte

Il est essentiel de savoir d'où proviennent les données que vous souhaitez exploiter et comment les intégrer dans votre dashboard. Le choix des données dépendra des indicateurs clés de performance et des objectifs définis au préalable. Vous pouvez les obtenir à partir de diverses sources, notamment :

• Votre système de suivi des candidatures (ATS) ;
• Vos bases de données internes ;
• Les enquêtes menées auprès des candidats ;
• Votre système de gestion de la relation client (CRM) ;
• Votre logiciel de comptabilité ;
• Votre système de planification des ressources d'entreprise (ERP), etc.

Si nécessaire, mettez en place des mécanismes de collecte garantissant que les informations pertinentes sont recueillies de manière systématique et régulière. Grâce à ces mécanismes et aux sources identifiées, il sera possible de collecter les données requises de manière continue, pour assurer leur actualité. Quant à la manière de les importer dans votre dashboard, cela dépendra de l'outil que vous utilisez : plus vos systèmes communiquent, moins vous saisissez à la main. C'est tout l'enjeu de la digitalisation RH.

4 - Choisir les bons outils

La moitié du travail est accomplie lorsque vous sélectionnez l'outil approprié. Que ce soit avec Excel, Google Sheets ou un logiciel spécialement conçu pour la gestion des ressources humaines, le choix doit être basé sur vos besoins spécifiques. Pour trancher, considérez les caractéristiques suivantes :

• Une interface visuelle conviviale et agréable qui simplifie la compréhension des informations pour tous ;
• La capacité de générer automatiquement des rapports pour le tableau de bord après une configuration unique ;
• La possibilité de programmer l'envoi automatique de rapports aux parties prenantes sur une base hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle.

Le critère décisif reste l'automatisation : un tableau de bord qui exige une longue saisie manuelle finit à l'abandon.

5 - Opter pour une approche de conception adaptée

Lorsque vous concevez un dashboard de recrutement, vous avez deux options : le personnaliser selon vos besoins spécifiques ou télécharger un modèle existant. Vous pouvez également choisir une approche analytique ou une approche axée sur le reporting.

La plupart des équipes préfèrent l'approche analytique, cruciale pour les évaluations internes et les prises de décision. L'approche de reporting, en revanche, se concentre sur la communication entre les départements : elle met en évidence des informations spécifiques pour tenir les parties prenantes informées des statuts des postes vacants, de la performance globale et des questions budgétaires. Dans la plupart des cas, un mélange de ces deux types de visualisation des données est idéal pour les équipes.

6 - Concevoir le dashboard et créer les graphiques

Une fois que vous disposez de toutes les données nécessaires, la prochaine étape consiste à sélectionner la représentation appropriée. L'objectif est de simplifier la compréhension d'informations complexes, et cela passe par une visualisation claire : graphiques, formes, tableaux. Ces graphiques jouent un rôle clé dans la lisibilité des données collectées tout au long du processus de recrutement.

Il est important de choisir judicieusement les types de graphiques adaptés à chaque indicateur. Les options courantes incluent les graphiques en barres, les graphiques circulaires, les graphiques en courbes et les histogrammes. Le choix dépendra de la nature des données à représenter.

Les tableurs de Google et les feuilles de calcul Excel proposent une variété de graphiques ; des logiciels de visualisation plus avancés existent également. Votre tâche consiste à choisir le modèle le plus adapté à vos besoins. Chaque graphique doit être conçu de manière claire, avec des titres explicites, des légendes précises et une mise en forme cohérente.

7 - Planifier la hiérarchisation des données

La hiérarchisation des données est la dernière étape de la création du tableau de bord. Elle est d'autant plus importante qu'elle détermine la qualité et l'utilité de l'outil RH. La hiérarchie désigne tout simplement l'ordre dans lequel le tableau de bord affiche les données.

En général, un tableau de bord doit être hiérarchisé de façon à ce que les informations les plus importantes soient visualisées en premier et accessibles avec facilité. Ainsi, si l'objectif est d'analyser le nombre de candidatures, il est par exemple possible de placer en tête un graphique présentant l'évolution du nombre de candidatures.

À l'arrivée, vous devriez avoir en main un dashboard de recrutement optimal qui permettra à votre équipe d'analyser les données et qui aidera votre entreprise à réussir son processus de recrutement.

Faire vivre son tableau de bord : les erreurs à éviter

• Trop d'indicateurs. Mieux vaut cinq KPI regardés chaque semaine que vingt consultés une fois par trimestre.
• Aucune décision associée. Définissez à l'avance ce que vous ferez si un seuil est franchi : revoir l'annonce, raccourcir une étape, réviser la préparation de l'entretien de recrutement.
• Des données obsolètes. Un dashboard alimenté irrégulièrement produit des conclusions fausses, donc des décisions fausses.

Gardez enfin à l'esprit qu'un tableau de bord mesure ce qui s'est passé. Pour agir en amont, il faut aussi objectiver l'évaluation : c'est l'apport du recrutement prédictif, qui s'appuie sur la personnalité, les motivations et les modes de raisonnement pour anticiper la réussite en poste. Il agit sur deux indicateurs liés à votre marque employeur : le taux d'acceptation des offres et la rétention des nouveaux entrants. Demandez une démo ou découvrez notre approche du predictive hiring.

FAQ : tableau de bord de recrutement

Quels indicateurs mettre en priorité dans un tableau de bord de recrutement ?

Ceux qui sont liés à votre problème du moment. Si votre pipeline se vide, suivez le nombre de candidatures et la source des candidats. Si les candidats abandonnent, suivez l'efficacité de l'entonnoir. Si vos embauches ne tiennent pas, suivez le taux de rétention et la qualité des recrutements. Le délai de recrutement et le coût par embauche restent toujours utiles.

Peut-on créer un tableau de bord de recrutement sur Excel ?

Oui. Excel et Google Sheets proposent une variété de graphiques suffisante pour un tableau de bord complet et conviennent aux structures qui débutent. La limite est l'automatisation : dès que la mise à jour manuelle devient chronophage, un logiciel RH dédié devient plus rentable.

À quelle fréquence faut-il mettre à jour son tableau de bord de recrutement ?

Cela dépend de l'indicateur. Les volumes et les taux de conversion du pipeline gagnent à être suivis chaque semaine : ils permettent de corriger le tir en cours de campagne. Les coûts, la qualité des recrutements et la satisfaction des candidats s'analysent plutôt trimestriellement, le taux de rétention semestriellement.

Quelle différence entre un tableau de bord analytique et un tableau de bord de reporting ?

L'approche analytique sert aux évaluations internes et aux prises de décision de l'équipe recrutement : elle descend dans le détail. L'approche de reporting sert la communication entre départements et tient les parties prenantes informées des postes vacants, de la performance globale et du budget. Un mélange des deux est généralement idéal.

Existe-t-il un modèle de tableau de bord de recrutement universel ?

Non. Les besoins varient d'une entreprise à une autre. Un exemple peut servir de point de départ, mais il doit ensuite être adapté à vos objectifs, vos sources de données et vos contraintes d'outillage.

Combien d'indicateurs faut-il suivre dans un dashboard de recrutement ?

Il n'y a pas de nombre idéal, mais la lisibilité prime sur l'exhaustivité. Sélectionnez les indicateurs qui éclairent une décision et hiérarchisez-les. Pour élargir la vue au-delà du recrutement, construisez un second écran dédié aux indicateurs de performance RH plutôt que d'entasser tous les KPI au même endroit.