El onboarding es el proceso mediante el cual se da la bienvenida a los nuevos empleados y se les integra en un equipo. Hay muchas razones por las que el onboarding es importante y cada vez más empresas son conscientes de la importancia de integrar y apoyar a los nuevos contratados, sin embargo, muchas siguen luchando por encontrar las combinaciones adecuadas para que el proceso tenga éxito.
Esta guía incluye todos los elementos que hay que tener en cuenta para desarrollar un proceso de incorporación eficaz en una empresa que cumpla sus promesas.
¿Qué es el onboarding y cuál es su finalidad?
Es difícil encontrar una definición única del onboarding. En realidad, corresponde a cada equipo de RRHH personalizar el proceso para que incorpore las particularidades y la visión de la empresa. Sin embargo, es posible describir el enfoque general que sustenta esta técnica de integración.
Definición de incorporación
En la jerga de RRHH, el término «onboarding» significa «embarque» o «integración». Suele corresponder al periodo de prueba del nuevo empleado y marca el inicio de su experiencia como miembro de la plantilla de la empresa.
Sin embargo, el onboarding a veces se separa de la noción de integración porque este concepto implica, además de la simple asimilación del nuevo empleado al equipo existente, la aplicación de una metodología y el uso de herramientas dedicadas.
Por tanto, es más exacto definir el onboarding como un viaje o una serie de secuencias bien organizadas en torno a varios puntos clave.
Comprender el proceso de incorporación
De lo anterior se desprende que el proceso de incorporación representa el enfoque estructurado utilizado por la empresa para acoger y facilitar la adaptación de los nuevos empleados dentro de los equipos. Es la introducción del nuevo empleado a su función y a toda la organización.
El proceso está definido por las distintas etapas que debe seguir cada recluta para llegar a ser efectivamente operativo. Puede concebirse como una especie de agenda para los primeros días de trabajo, con momentos clave, información esencial y tareas importantes.
El proceso de incorporación ofrece a los empleados la oportunidad de planificar y preparar las sesiones de formación, las reuniones y los encuentros que tendrán lugar en las próximas semanas o meses. Es, por tanto, una referencia de información.
¿Cuál es el objetivo de integrar a los nuevos empleados?
Antes de presentar las ventajas de una integración bien realizada para una empresa, abordemos su finalidad. La integración puede considerarse un elemento clave en la optimización de un proceso de contratación impactante.
El onboarding apoya la contratación y garantiza sus resultados. Reduce el riesgo de que el nuevo empleado se marche después del primer año, ahorrando así miles de euros a la empresa.
Además, el proceso de integración de los empleados actúa antes de la contratación, ya que contribuye a crear una imagen de marca que sin duda atraerá a posibles candidatos.
Una empresa que destaca su plan de integración para los nuevos empleados también demuestra a los futuros talentos que se preocupa por ellos.
Al solicitar una vacante, los candidatos tendrán más confianza en su futuro dentro de la organización si el plan de incorporación se expone en el anuncio de empleo, lo que contribuirá a aumentar la motivación y el interés de los candidatos.
¿Cuáles son las ventajas de una integración eficaz?
Cuando un plan de integración está bien formulado y aplicado, proporciona a la empresa varios beneficios a largo plazo.
Son variados y afectan no sólo a los empleados a los que van dirigidos, sino también a toda la estructura. He aquí tres ventajas que se obtienen de un proceso de incorporación satisfactorio.
Construir una cultura corporativa positiva
El término cultura corporativa se refiere a un conjunto de prácticas, normas, valores e ideales compartidos dentro de una organización.
Cuando el proceso de incorporación es eficaz, la empresa puede construir una cultura positiva en la que los empleados se sientan apoyados, valorados, realizados y comprometidos.
Pero, ¿cómo puede tener este impacto la integración de nuevos empleados? Para poner en marcha un proceso digno de ese nombre, tienes que comunicar a los empleados los valores de tu empresa, así como las normas relativas a la pertenencia, la diversidad y la inclusión.
También debes crear una atmósfera de confianza alimentada por una retroalimentación constructiva y respetuosa.
Procediendo así para facilitar la integración de un nuevo empleado, construirás inevitablemente una cultura positiva que será beneficiosa para todos y tendrá un impacto duradero.
Combatir el síndrome del impostor
Se dice que un empleado sufre el síndrome del impostor cuando duda de sus capacidades, siente que no merece su puesto o cree que no tiene talento suficiente para formar parte de un equipo determinado.
Este síndrome puede conducir a una pérdida de confianza en uno mismo, al rechazo de los demás y, en última instancia, al agotamiento, que puede desembocar en la dimisión o el despido.
Afortunadamente, en el plan de integración, la empresa debe proporcionar al nuevo empleado objetivos claros a corto, medio y largo plazo.
Armado con estas instrucciones, el recién contratado ya no está perdido y no duda de su utilidad dentro del equipo. Asignar un mentor también es una acción positiva que anima a los empleados a encontrar su lugar dentro de la empresa.
Oportunidades de aprendizaje para los nuevos empleados
Una integración eficaz ofrece a los nuevos empleados varias oportunidades de aprendizaje. La empresa dedica varias semanas a formar e informar a los empleados para darles tiempo a familiarizarse con su nuevo entorno y las normas vigentes.
Algunas organizaciones incluso conceden a los contratados tiempo no estructurado (fuera de la formación) que pueden utilizar para aumentar sus conocimientos mediante documentación (leyendo notas y documentos facilitados por los superiores) y explorando su nuevo lugar de trabajo.
Todas estas oportunidades que se dan a los nuevos empleados les permiten conocer mejor el funcionamiento de la organización, orientarse y prepararse para abordar los proyectos con eficacia.
¿Por qué es importante la incorporación en la contratación?
Aunque el concepto de incorporación afecta a todas las actividades de la empresa, sin duda sus beneficios se dejan sentir más en el proceso de contratación.
De hecho, algunos la consideran la última etapa de este proceso, mientras que otros la ven como la primera. Estos últimos creen que la integración adecuada de los nuevos empleados es esencial para buscar nuevos talentos.
Reduce la rotación de personal
Una encuesta de Robert Half muestra que durante su primer mes de trabajo, uno de cada dos empleados piensa en dimitir. Entre las razones citadas para este sentimiento está una mala acogida, que conduce a una pérdida de confianza y luego a la rotación.
Es una situación desventajosa porque resulta costosa para la empresa. Es importante saber que sustituir a los empleados, sobre todo fuera de la contratación tradicional, cuesta entre un 30% y un 400% del salario anual. Mediante el onboarding, las empresas reducen la rotación mejorando la acogida de los nuevos contratados.
Utilizan mensajes de bienvenida, horarios meticulosamente preparados para guiarles durante las primeras semanas, así como sesiones de formación para ayudarles a familiarizarse con el entorno de trabajo, etc.
Revela la marca de empleador de la empresa
En este contexto, la marca empleador no se toma en su sentido de imagen de marca. Se refiere al conjunto de misiones y valores que promueve la organización. Estos rasgos de identidad deben ser integrados por todo el personal.
El viaje de integración del empleado implica revelar la marca de empleador de la organización a los nuevos talentos. Sin embargo, es importante que no noten un desfase significativo entre la información recibida durante la entrevista y después de la contratación.
Además, el plan de integración no debe consistir únicamente en distribuir un documento que contenga la marca empleadora. Debe diseñarse de modo que todos los actores desempeñen su papel y demuestren eficazmente su participación en la creación de la imagen de marca.
Aumenta la productividad
En un buen plan de incorporación, la empresa prevé proporcionar a los nuevos contratados todas las herramientas de trabajo necesarias en los primeros días. Prepara el entorno poniendo a su disposición información y herramientas prácticas.
Este enfoque elimina la pérdida de tiempo y, sobre todo, aumenta la productividad del nuevo contratado.
El recién contratado puede centrarse inmediatamente en las tareas de alto valor que se le asignen en función de su puesto. Serán operativos desde el principio. Se trata de un verdadero factor de rendimiento para la empresa, que empieza a ver los beneficios desde el inicio de la contratación.
Mejora el compromiso y la retención
Un empleado motivado y feliz está comprometido con su empresa. Cuando la integración de la empresa tiene éxito, los nuevos empleados se sienten tranquilos con su decisión y saben que han hecho la elección correcta. Hay que decir que, en todas las cosas, los primeros momentos son muy impactantes.
La empresa tiene la responsabilidad de anticiparse al viaje de integración del empleado, hacerlo atractivo y atrayente para ganar compromiso y retener a sus empleados. Por eso algunos profesionales dicen que el onboarding y el offboarding están vinculados.
Aunque esto último se refiere a los empleados que se marchan, no hay que olvidar que una vez fueron nuevos contratados. Si formaron parte de un programa de integración, es probable que el sentimiento de compromiso y retención adquirido facilite su marcha, que a menudo se produce en las mejores condiciones.
Impacta positivamente en el departamento de RRHH
La puesta en marcha de un plan de integración para los nuevos empleados tiene un impacto significativo en el departamento de RRHH. Los pasos a seguir, las tareas administrativas, el software y las herramientas utilizadas, todo ello revitaliza el trabajo de RRHH.
Además, el onboarding refuerza los equipos y da a todo el departamento la oportunidad de recordar y corregir una serie de cosas. Se revisan la visión, la imagen de marca, los valores y los objetivos, lo que facilita la optimización de la gestión del talento de la empresa.
RRHH se vuelve más experto en determinados puntos, como la organización de sesiones de formación, promociones internas, cohesión de equipos, etc.
Cómo configurar tu proceso de integración en la empresa:
Hay que seguir varios pasos importantes para establecer el onboarding en una empresa. El departamento de RRHH debe empezar muy pronto para garantizar la eficacia de cada paso.
Elige un software de RRHH para la integración
Se han diseñado varios softwares de integración para ofrecer a los nuevos talentos una experiencia optimizada y, al mismo tiempo, facilitar el trabajo de RRHH.
Los departamentos de RRHH de varias empresas se han dado cuenta de que adoptar un método de integración automatizado les permite centralizar los elementos importantes, mantener los objetivos a la vista y, sobre todo, ahorrar tiempo.
Para elegir con éxito el mejor software de onboarding, se recomienda definir claramente los objetivos del enfoque en función de la realidad de la empresa, los requisitos del puesto y el tipo de talento reclutado.
Elige la duración de la incorporación
En general, la duración del proceso de integración depende de cada organización. Sin embargo, es esencial asignar tiempo suficiente para pasos como el papeleo, la introducción al entorno de trabajo, las sesiones de formación y el periodo de orientación.
Como mínimo, la integración de los nuevos empleados debe prolongarse durante todo su periodo de prueba. Sin embargo, es preferible definir una duración que oscile entre 6 meses y un año. Varios estudios han demostrado que las empresas con un onboarding de un año de duración obtienen resultados más significativos.
Estructurar el proceso de preintegración
La preintegración es el periodo que transcurre entre la aceptación de la oferta de trabajo y la fecha de incorporación del empleado. RRHH debe aprovechar este tiempo para completar las tareas necesarias para dar la bienvenida al nuevo empleado.
Para ello, deben utilizar herramientas como una lista de comprobación de la integración. Esto es muy útil a la hora de asignar tareas al nuevo contratado, desde el primer día.
Durante la preintegración, es esencial comunicar al futuro empleado ciertas instrucciones relacionadas con el primer día para ayudarle a prepararse.
El responsable de RRHH puede, por ejemplo, crear un correo electrónico preformateado y conciso que contenga datos de contacto, fechas, horas y lugares, así como las instrucciones necesarias sobre comportamiento y código de vestimenta.
Recibir un correo electrónico de este tipo antes del primer día da tiempo a los futuros empleados a descubrir las tareas que deben realizar y a hacer preguntas.
Organizar el primer día del empleado
Dado que la mayoría de las tareas administrativas necesarias para la instalación del nuevo empleado se habrán completado durante el periodo previo a la integración, el directivo y su equipo sólo tendrán que organizar el primer día, incorporando elementos relajantes y divertidos.
Se recomienda preparar un paquete de bienvenida con información sobre las políticas de la empresa, las prestaciones laborales, los procedimientos, las expectativas tecnológicas, etc.
También es una excelente idea organizar una visita a las instalaciones, presentar al empleado a los miembros clave del personal, facilitarle los códigos de acceso, instalar su puesto de trabajo, etc.
Definir claramente la función y los objetivos del trabajo
La primera semana debe dedicarse a transmitir las expectativas y especificidades del puesto, los objetivos de rendimiento, los indicadores de seguimiento y la cultura de trabajo. Debe establecerse un entorno propicio para la retroalimentación, que permita a los empleados expresar sus preocupaciones.
Los objetivos deben ser SMART, es decir, Específicos, Mensurables, Alcanzables, Relevantes y Limitados en el tiempo. La cultura de trabajo debe presentarse con claridad y ser aplicada por todo el personal de la empresa.
Cuando cada paso del onboarding se sigue escrupulosamente, facilita la inserción, mejora el compromiso y retiene a los empleados. Estos pasos también deben ir acompañados de comprobaciones periódicas para hacer las mejoras y ajustes necesarios.
¿Cómo tener éxito en el proceso de incorporación?
Todas las empresas pueden poner en marcha un plan de incorporación, pero no todas lo consiguen. El éxito del enfoque depende de algunos elementos cruciales que marcan la diferencia.
Preparar adecuadamente la integración
Una preparación bien pensada permite al departamento de RRHH aplicar eficazmente los pasos descritos anteriormente.
Por ejemplo, una encuesta reveló que varios empleados que apreciaban la bienvenida del primer día seguían quejándose de la confusión y la mala organización que parecían reinar. Una buena preparación no habría dejado este regusto.
Comunícate constantemente con el recluta
La comunicación es la base del éxito de la integración. Debe estar presente y ser relevante durante todo el proceso.
El peligro es dejar de comunicarse cuando se supone que el recluta lo ha entendido todo. Sin embargo, existe el riesgo de que reconsideren su postura, se sientan desatendidos o incluso decidan dimitir.
Asigna un mentor al nuevo empleado
Las empresas que han adoptado la tutoría se han dado cuenta rápidamente de que este enfoque es eficaz para ganarse la confianza de los empleados.
Se sienten más cómodos cuando tienen un único punto de contacto que les acompaña durante la integración. Están más dispuestos a hacer preguntas y a compartir sus sentimientos.
Supervisar periódicamente el proceso
Dada la complejidad y la duración de la incorporación, no puede ser eficaz sin un seguimiento regular. Por tanto, se recomienda programar reuniones frecuentes con el nuevo contratado para seguir sus progresos, recabar sus opiniones y ajustar el enfoque según sea necesario.
Durante estas reuniones, el directivo puede darse cuenta de que es necesario ampliar el periodo de integración.
En general, para tener éxito en la integración, debes prepararte bien y fomentar la escucha y la retroalimentación. Por eso, las empresas que adoptan la gestión participativa pueden implantar fácilmente una integración que cumpla sus promesas.
Incorporación: Puntos clave
En resumen, el onboarding es el proceso de integración de los nuevos empleados en una organización. Comienza justo después de la aceptación del puesto y puede durar hasta un año, según la empresa o el empleado.
Para aplicar un plan de integración pertinente y eficaz, es importante
- Prepara un plan de acción en forma de lista de control;
- Define los aspectos prácticos y logísticos del planteamiento;
- Comunícate constantemente con el recluta;
- Organiza adecuadamente la llegada y la bienvenida;
- Proporcionar apoyo de calidad;
- Establece objetivos claros para evitar cualquier confusión en las tareas a realizar.
Así, la empresa puede esperar cierto nivel de compromiso y lealtad de su nuevo empleado. Puede mejorar los índices de retención de empleados y, sobre todo, reducir las dimisiones anticipadas que le cuestan dinero.
El Onboarding es un proceso que ya ha demostrado su eficacia en la adopción de un proceso de contratación 2.0 en todas las empresas que han decidido cambiar o ajustar sus prácticas.
