La création d’un dashboard de recrutement est cruciale pour les responsables des ressources humaines d’une entreprise. Lorsqu’il est élaboré de manière efficace, il permet à ces derniers d’avoir une vue d’ensemble claire et de simplifier leurs processus de sélection des candidats.
Pour vous aider à la construction d’un dashboard de recrutement optimal, voici 6 conseils incontournables qui vous guideront tout au long du processus.
Qu’est-ce qu’un dashboard de recrutement ?
Un dashboard de recrutement est un outil clé pour les responsables RH et pour l’entreprise. Elle présente de nombreux avantages dans un processus de recrutement.
Définition du dashboard de recrutement
Par définition, un dashboard de recrutement est comme un tableau de bord numérique pour les responsables RH. C’est un outil qui rassemble toutes les informations importantes sur le processus de recrutement d’une entreprise.
Cette interface visuelle offre une vue d’ensemble des candidatures, des étapes du processus de sélection et des indicateurs clés de performance, le tout présenté sous forme de graphiques, de tableaux et de données récapitulatives.
De la sorte, on peut y voir de manière claire combien de candidats ont postulé, où ils en sont dans le processus et comment se déroule le recrutement en général.
Grâce à ce tableau de recrutement, les recruteurs et les responsables RH peuvent facilement mesurer l’efficacité des différentes étapes du recrutement, identifier les lacunes et prendre des décisions éclairées pour optimiser leur processus de sélection.
Importance d’un tableau de bord de recrutement
Le tableau de bord peut révéler des tendances, repérer des obstacles et aider les responsables RH à élaborer une stratégie plus optimale.
Conçu comme il se doit, il permet notamment :
- D’améliorer l’efficacité opérationnelle ;
- D’économiser des ressources en priorisant les questions importantes et urgentes ;
- De présenter visuellement toutes les données nécessaires pour accélérer la prise de décision ;
- De prévenir les biais cognitifs en orientant la stratégie sur des données réelles et régulièrement mises à jour.
Mais pour que cela soit possible, il est primordial de combiner des indicateurs de performance pertinents. Le choix des bons KPI vous permet de savoir si votre processus de recrutement est le bon et si vous êtes sur la bonne voie.
Construisez un dashboard de recrutement efficace en suivant ces 6 conseils clés
En règle générale, les besoins de recrutement peuvent varier d’une entreprise à une autre. Par conséquent, il n’existe pas de modèle de dashboard de recrutement universel qui convienne à toutes les entreprises.
L’idéal est d’en créer un en fonction de vos besoins spécifiques. Pour vous aider à y parvenir, voici quelques pistes que vous pouvez suivre.
1 – Définir des objectifs clairs et précis
Quels sont actuellement les défis les plus pressants au sein de votre équipe de recrutement ? En d’autres termes, quels obstacles cherchez-vous à résoudre immédiatement ?
Ce sont autant de questions auxquelles il faut répondre pour identifier vos objectifs de manière claire. Il est crucial d’identifier les défis majeurs rencontrés par votre équipe de recrutement qui nécessite immédiatement des solutions.
Ces défis peuvent varier, qu’il s’agisse d’améliorer la planification des entretiens, d’attirer davantage de candidats, d’améliorer leur expérience, ou encore de réduire les abandons.
En outre, si vous voulez faire le sourcing en recrutement, définir des objectifs clairs et précis vous permettra d’être plus efficace.
2 – Sélectionner des indicateurs de performance pertinents
La prochaine étape implique d’identifier les indicateurs à surveiller afin de mieux appréhender les défis relevés dans l’étape précédente.
Par exemple, si vous enregistrez un taux de recrutement faible ou un taux élevé d’abandon pendant le processus de recrutement, il serait pertinent de suivre l’indicateur de taux de conversion dans le pipeline.
Cette métrique vous fournira une vue d’ensemble des différentes étapes du processus de recrutement où des abandons importants se produisent.
Pour détecter tout problème potentiel, il existe plusieurs KPI de recrutement à suivre.
- Le délai de recrutement ;
- Le temps nécessaire pour embaucher ;
- Le coût par embauche ;
- La qualité des recrutements ;
- L’efficacité de l’entonnoir de recrutement ;
- Le nombre de candidatures reçues ;
- La source des candidats ;
- La satisfaction des candidats.
Ces mesures fournissent une vue complète de la performance de votre campagne d’embauche et vous permettent de prendre des décisions éclairées pour l’améliorer.
3 – Trouver des sources de données
Il est essentiel de savoir d’où proviennent les données que vous souhaitez exploiter et comment les intégrer dans votre dashboard de recrutement.
Concernant le choix des données, il dépendra des indicateurs clés de performance (KPI) et des objectifs que vous avez définis au préalable. Vous pouvez obtenir ces données à partir de diverses sources, notamment :
- Votre système de gestion de la relation client (CRM) ;
- Votre logiciel de comptabilité ;
- Votre système de planification des ressources d’entreprise (ERP), etc.
Quant à la manière d’importer ces données dans votre dashboard de recrutement, cela dépendra de l’outil que vous utilisez.
4 – Choisir les bons outils
La moitié du travail est accomplie lorsque vous sélectionnez l’outil approprié. Que ce soit en utilisant Excel, Google Sheets ou un logiciel spécialement conçu pour la gestion des ressources humaines, le choix de l’outil doit être basé sur vos besoins spécifiques.
En voulant choisir, vous pouvez considérer les caractéristiques suivantes :
- Une interface visuelle conviviale et agréable qui simplifie la compréhension des informations pour tous ;
- La capacité de générer automatiquement des rapports pour le tableau de bord après une configuration unique ;
- La possibilité de programmer l’envoi automatique de rapports aux parties prenantes sur une base hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle.
5 – Opter pour une approche de conception adaptée
Lorsque vous concevez un dashboard de recrutement, vous avez deux options : le personnaliser selon vos besoins spécifiques ou télécharger un modèle existant. Vous pouvez choisir une approche analytique ou axée sur le reporting.
La plupart préfèrent l’approche analytique, cruciale pour les évaluations internes et les prises de décision. En revanche, l’approche de reporting se concentre sur la communication entre les départements.
Cette dernière met en évidence des informations spécifiques pour tenir les parties prenantes informées des statuts des postes vacants, de la performance globale et des questions budgétaires.
Dans la plupart des cas, un mélange de ces deux types de visualisation des données est idéal pour les équipes.
6 – Concevoir le dashboard de recrutement
Une fois que vous disposez de toutes les données nécessaires pour créer votre dashboard de recrutement, la prochaine étape consiste à sélectionner la représentation appropriée.
L’objectif ici est de simplifier la compréhension d’informations complexes, et cela passe par une visualisation claire (graphiques, formes, tableaux).
Les tableurs de Google et les feuilles de calcul Excel proposent une variété de graphiques pour la visualisation des données. Votre tâche consiste donc à choisir le modèle le plus adapté à vos besoins.
A l’arrivée, vous devriez avoir en main un dashboard de recrutement optimal qui permettra à votre équipe d’analyser les données et qui aidera votre entreprise à réussir son processus de recrutement.
