El offboarding es una técnica eficaz de gestión de la salida en una empresa. Este proceso tiene como objetivo preservar los intereses de la empresa y de los trabajadores implicados. Adquiere importancia en cuanto un empleado deja de trabajar en la empresa.
La vida de una institución experimenta a menudo cambios importantes, como la marcha de un empleado. Tanto si se trata de una dimisión como de una jubilación, esta transición debe tratarse con delicadeza para garantizar una separación sin problemas.
El proceso de salida no es sólo una cuestión administrativa. Requiere una preparación específica en la que intervienen distintas partes interesadas. Entonces, ¿cuál es la definición de offboarding y cómo completar con éxito todas sus etapas?
Comprender el proceso de incorporación
Cada salida de una empresa es un momento importante tanto para el empleado que se va como para la empresa y los demás empleados que se quedan. Por tanto, mediante una salida bien gestionada, la empresa debe mostrar su respeto a este empleado, independientemente de las circunstancias.
Definición del concepto de Offboarding
El término «offboarding» se refiere al proceso formalizado que inician las empresas cuando un empleado deja su puesto voluntaria o involuntariamente. Implica una serie de acciones y prácticas humanas puestas en marcha para garantizar una salida pacífica, organizada y profesional.
La puesta en marcha del offboarding comienza en cuanto el empleado anuncia su marcha. Incluye la preparación de la salida, la comunicación interna sobre el cambio, la protección de la información confidencial, etc.
Cabe mencionar que cada uno de estos elementos desempeña un papel esencial en el mantenimiento de la integridad de la empresa. También tienen por objeto fomentar las buenas relaciones con los miembros del personal que se van.
¿Por qué es importante el Offboarding?
Dar prioridad a la desvinculación significa invertir recursos en una estrategia de salida bien pensada que beneficie a la marca de empleador de la empresa. Este enfoque también ayuda a evitar posibles problemas legales derivados de un despido ilegal.
El offboarding también es importante porque fomenta la transferencia de conocimientos de los empleados salientes a los equipos restantes. Ayuda a:
- Integra fácilmente a un nuevo empleado;
- Protege la cultura de la empresa;
- Asegura la información confidencial de las partes interesadas;
- Mantén relaciones sanas con los antiguos empleados.
Las ventajas de un proceso de incorporación bien planificado
En un contexto en el que las empresas luchan por encontrar talentos, el offboarding puede utilizarse como estrategia de contratación. Asimismo, cuando se realiza con éxito, este proceso puede ser beneficioso tanto para las empresas como para las personas en transición.
Beneficios para la empresa
Implantar el offboarding permite a las empresas mitigar los riesgos de tensiones y conflictos que pueden surgir durante estos periodos críticos. Es útil para crear un entorno saludable, fomentar el respeto mutuo y reforzar la confianza y la motivación de los empleados.
Además, el proceso de salida promueve una imagen positiva de la empresa. Esta buena experiencia puede influir en la percepción de clientes potenciales o futuros talentos. También puede animar a un antiguo empleado a seguir siendo embajador dentro de su red de contactos.
La marcha de un empleado también es una buena oportunidad para realizar una encuesta de satisfacción del equipo. Este enfoque ayuda a identificar posibles problemas y a anticiparse a las salidas. Por tanto, el offboarding es una buena estrategia para reducir la rotación en la empresa.
Beneficios para el empleado saliente
Dejar un trabajo, por el motivo que sea, puede convertirse rápidamente en algo difícil para el empleado. Frente a este trastorno, un offboarding bien ejecutado facilita la transición. El apoyo permite que el empleado se sienta respetado, valorado y respaldado al final de su ciclo de vida dentro de la empresa.
El offboarding también puede ser una oportunidad para que el empleado mantenga su red existente y mejore su perfil profesional. Irse en buenas condiciones puede animar al empresario a recomendar a su antiguo empleado o incluso a ofrecerle misiones ocasionales.
Pasos a seguir para una gestión óptima de las salidas
Aunque las buenas prácticas añaden valor a la definición del offboarding, una gestión óptima de la salida requiere una planificación cuidadosa. Su ejecución implica varios pasos y también requiere la intervención de distintas partes interesadas, cada una en un momento concreto.
Preparar la salida del empleado
El primer paso es preparar una reunión con el empleado. Aquí debes elegir la fecha de salida y planificar el traspaso, y organizar una despedida en honor del empleado que se va.
Estas acciones refuerzan tu compromiso con el éxito del offboarding y tu voluntad de mantener una relación positiva, fundamental para el futuro. Tómate tu tiempo para establecer un clima de confianza y respeto mutuos, al tiempo que escuchas las necesidades de tu futuro ex-empleado.
Comunicar internamente la salida
Es muy importante informar a los demás empleados de la marcha de su compañero. Esto ayuda a controlar el impacto en la moral de los equipos restantes. Debes elegir un canal de comunicación adecuado, como un correo electrónico general o una reunión.
También es una oportunidad ideal para mencionar los logros del empleado que se marcha y recordar a los demás la solidaridad que debe prevalecer en tales circunstancias. Sé lo más claro posible sobre los motivos de su marcha sin revelar información confidencial.
Gestionar el aspecto administrativo
Una vez informados los interesados, el siguiente paso es gestionar los aspectos administrativos. Tanto si se trata de revocar los derechos de acceso a los locales como de realizar los pagos finales de los salarios, presta especial atención a estos trámites en cumplimiento de los procedimientos internos y la legislación.
Gestiona cada paso meticulosamente, proporcionando documentos tangibles que puedan revisarse posteriormente. Puedes solicitar la ayuda de tu departamento de recursos humanos para garantizar una gestión eficaz de estos asuntos administrativos.
Realizar una entrevista de salida
Programar una entrevista de salida con el empleado al final del contrato es otro paso del proceso de incorporación. Consistirá principalmente en recabar información sobre la movilidad interna, la progresión profesional del empleado y las posibles mejoras dentro de tu organización.
Crea un entorno de debate abierto y transparente que garantice la confidencialidad absoluta de la información intercambiada. Concluye esta entrevista con una nota positiva, agradeciendo al empleado sus logros y deseándole buena suerte en sus futuras actividades.
Considerar la seguridad informática
La seguridad de los datos y la protección de la información confidencial son cuestiones importantes en la incorporación y la desvinculación. Este paso implica informar al empleado de sus obligaciones de confidencialidad respecto a la información compartida durante su tiempo en la empresa.
También es el momento de suspender el acceso a todos los recursos de la empresa, cambiar las contraseñas y hacer copias de seguridad de los documentos sensibles. Para asegurarte de que los procedimientos se llevan a cabo de acuerdo con las normas vigentes, considera la posibilidad de pedir ayuda al departamento de informática.
Gestión de casos especiales de exclusión
Ciertas situaciones pueden requerir planteamientos de desvinculación completamente distintos. Estos casos específicos suelen referirse a solicitudes de jubilación, así como a despidos y dimisiones.
Caso de jubilación
En el contexto del final de una carrera profesional, se anima a las empresas a valorar el talento y los años de servicio de los mayores, sobre todo mostrándoles aprecio. Para ello, nada mejor que una cálida ceremonia de despedida con testimonios escritos o en vídeo.
También puedes ofrecer al jubilado la oportunidad de continuar con el trabajo voluntario o asumir un papel de consultor. Estos pequeños gestos contribuyen a reforzar el apego del jubilado a su antigua empresa.
Desvinculación en caso de despido
Los despidos deben tratarse con tacto y diplomacia. Esto empieza con una entrevista preliminar con el empleado afectado, en presencia de un testigo. Esto brinda a todas las partes la oportunidad de expresarse libremente sobre los motivos del despido.
En caso de despido, el proceso de incorporación deja tiempo para considerar una reasignación o encontrar posibles alternativas a la salida. Si después de considerarlo detenidamente, el despido resulta inevitable, muestra empatía hacia el empleado e infórmale de las opciones que tiene a su disposición.
Caso de dimisión
Aquí, el empresario debe comprender las motivaciones y expectativas de los empleados. En otras palabras, se trata de identificar los factores que desencadenaron las salidas. Deberías plantearte una reunión de reparación para demostrar tu voluntad de mejorar las circunstancias y retener a los empleados.
También puedes considerar la posibilidad de reasignar al empleado a puestos internos que se ajusten mejor a sus aspiraciones y aptitudes. Si aun así el empleado decide marcharse, no olvides darle las gracias y desearle buena suerte en sus futuros empeños.
¿Qué hay que recordar sobre una buena gestión del Offboarding?
El Offboarding permite a las empresas gestionar las salidas de los empleados de la forma más fluida y profesional posible. Este método minimiza los conflictos internos, desarrolla relaciones duraderas y brinda la oportunidad de introducir mejoras en la empresa.
Para disfrutar de sus ventajas, presta atención a la preparación, la comunicación, la administración, las entrevistas y las medidas de seguridad informática. Recuerda que un offboarding eficaz refuerza la imagen y la cultura de la empresa.
