La experiencia del empleado es un reto importante para las empresas que pretenden atraer y retener el talento.
En este sentido, la integración de un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH) no se limita a automatizar procesos o gestionar tareas administrativas.
Un SIRH de alto rendimiento tiene un gran impacto en la mejora de la experiencia de los empleados al proporcionar soluciones prácticas e innovadoras.
Además, los SIRH modernos pueden integrarse fácilmente con soluciones de evaluación de candidatos como AssessFirst, lo que permite una gestión más fluida y eficaz del ciclo de vida del empleado, desde el proceso de contratación.
1. Facilitar la incorporación de nuevos talentos
El Onboarding, o integración de nuevos talentos, es un enfoque que determina el éxito de un empleado dentro de una empresa.
Un SIRH bien diseñado transforma esta fase en una experiencia positiva y motivadora.
Centralizar la información y los documentos
¿Qué es un SIRH? Un SIRH permite centralizar toda la información necesaria para integrar a los nuevos empleados.
Los documentos esenciales, como los contratos de trabajo, las políticas de empresa y la información sobre prestaciones, son fácilmente accesibles online.
Esto significa que los nuevos empleados tienen la oportunidad de familiarizarse con toda la información importante incluso antes de su primer día de trabajo.
Esto reduce el estrés asociado a la incorporación a una nueva organización.
Automatizar tareas administrativas
El SIRH facilita la automatización de muchas de las tareas administrativas que conlleva la incorporación.
Por ejemplo, la creación de cuentas de usuario, la asignación de equipos (como ordenadores y teléfonos) y la configuración del acceso a distintos programas y plataformas se gestionan automáticamente.
La solución garantiza que todo esté listo para el nuevo empleado desde el primer día.
Para que sólo tenga que concentrarse en su trabajo y en integrarse en el equipo.
Apoyo personalizado
Un buen SIRH proporciona herramientas para supervisar y apoyar al nuevo empleado a lo largo de este periodo crítico.
En efecto, necesitas crear listas de comprobación personalizadas para asegurarte de que se sigue cada etapa de la iniciación.
Los directores y responsables de RRHH pueden recibir notificaciones para organizar reuniones de seguimiento, sesiones de formación o información periódica, para que puedas estar seguro de que el apoyo que prestas es de primera categoría.
Compromiso e interacción
El SIRH fomenta el compromiso y la interacción entre los nuevos empleados y sus compañeros.
Por ejemplo, las plataformas sociales integradas en el sistema pueden utilizarse para crear grupos de debate, foros o áreas de intercambio de conocimientos.
Estas herramientas animan a los nuevos empleados a hacer preguntas, intercambiar ideas con sus compañeros e implicarse rápidamente en la cultura de la empresa.
También pueden participar en programas de tutoría en los que empleados con experiencia les guían en el proceso de integración.
Desarrollo dentro de la empresa
Por último, el SIRH puede integrar módulos de formación específicos para los nuevos empleados.
Pueden incluir vídeos introductorios, cursos online o cuestionarios para evaluar la comprensión de las políticas y procedimientos de la empresa.
2. Simplificar los procedimientos administrativos
La gestión de los procedimientos administrativos se percibe como una tarea tediosa y lenta para los empleados.
Sin embargo, un SIRH bien implantado aliviará esta carga considerablemente, con soluciones digitales que hacen que estos procesos sean más fluidos y eficientes.
Con una solución de este tipo, los empleados pueden acceder a sus documentos administrativos de forma autónoma e instantánea, sin tener que pasar por procedimientos complejos ni esperar respuestas del departamento de RRHH.
Pongamos un ejemplo.
Es mucho más fácil consultar las nóminas, gestionar las solicitudes de vacaciones o actualizar la información personal directamente en línea, a través de una interfaz segura y fácil de usar.
El resultado es una autonomía óptima que ahorra tiempo y mejora la satisfacción de los empleados al proporcionarles mayor transparencia y acceso directo a sus datos.
Además, un SIRH puede automatizar muchas tareas administrativas que antes se realizaban manualmente.
Digitalizar y automatizar procesos como la gestión de las ausencias, la validación de las vacaciones y la declaración de las horas extraordinarias reduce no sólo los errores humanos, sino también los tiempos de procesamiento.
Esto libera tiempo para que los equipos de RRHH se centren en actividades de mayor valor añadido, como el desarrollo del talento y la planificación estratégica.
Sin embargo, simplificar los procedimientos administrativos no consiste sólo en reducir las tareas manuales.
También incluye integrar procesos que cumplan la normativa vigente.
En otras palabras, un SIRH puede garantizar que todas tus operaciones se realizan de acuerdo con la legislación laboral y las políticas internas de la empresa.
Por ejemplo, puedes configurar la gestión de vacaciones para que cumpla automáticamente la normativa local, los convenios colectivos y los acuerdos de empresa.
En otras palabras, la solución reduce el riesgo de incumplimiento y protege tanto a empresarios como a empleados.
Además, con un SIRH, todas las interacciones y cambios en los registros de los empleados quedan registrados y son accesibles en todo momento.
Por tanto, dispones de un historial completo y transparente de los procedimientos administrativos.
Como resultado, las auditorías internas y externas serán más fáciles de llevar a cabo.
3. Establecer itinerarios de formación personalizados
La formación continua es esencial para que los empleados desarrollen sus capacidades y progresen en sus carreras.
El SIRH te da la oportunidad de establecer itinerarios de formación personalizados, adaptados a las necesidades y aspiraciones de cada empleado.
Puedes configurar el sistema para que recomiende módulos de formación relevantes y planifique sesiones de desarrollo analizando las habilidades actuales y los objetivos profesionales.
Seguro que esto aumenta el compromiso de los empleados, ya que ahora son conscientes de que la empresa invierte en su crecimiento profesional.
4. Mejorar el control del tiempo de trabajo
Un SIRH eficaz también te permitirá realizar un seguimiento y un análisis precisos de las horas trabajadas, para que puedas gestionar los horarios y los proyectos con mayor eficacia.
¿Pero cómo?
Bueno, puedes invitar a tus empleados a registrar sus horas de trabajo, consultar sus horas extraordinarias y planificar sus periodos de descanso de forma independiente.
Como gestor, obtienes una visibilidad total de las cargas de trabajo y la capacidad de anticiparte a las necesidades de recursos.
El resultado es un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal, un factor clave para una experiencia positiva de los empleados.
