A experiência do funcionário é um grande desafio para as empresas que buscam atrair e reter talentos.
Nesse sentido, a integração de um Sistema de Informações de Recursos Humanos (HRIS) não se limita à automação de processos ou ao gerenciamento de tarefas administrativas.
Um HRIS de alto desempenho tem um grande impacto na melhoria da experiência do funcionário, fornecendo soluções práticas e inovadoras.
Além disso, o HRIS moderno pode ser facilmente integrado a soluções de avaliação de candidatos, como o AssessFirst, permitindo um gerenciamento mais fluido e eficiente do ciclo de vida do funcionário, desde o processo de recrutamento.
1. Facilitar a integração de novos talentos
O onboarding, ou integração de novos talentos, é uma abordagem que determina o sucesso de um funcionário em uma empresa.
Um HRIS bem projetado transforma essa fase em uma experiência positiva e motivadora.
Centralização de informações e documentos
O que é um HRIS? Um HRIS possibilita a centralização de todas as informações necessárias para integrar novos funcionários.
Documentos essenciais, como contratos de trabalho, políticas da empresa e informações sobre benefícios, são facilmente acessíveis on-line.
Isso significa que os novos funcionários têm a oportunidade de se familiarizar com todas as informações importantes antes mesmo de seu primeiro dia de trabalho.
Isso reduz o estresse associado ao ingresso em uma nova organização.
Automatização de tarefas administrativas
O HRIS facilita a automação de muitas das tarefas administrativas envolvidas na integração.
Por exemplo, a criação de contas de usuário, a alocação de equipamentos (como computadores e telefones) e a configuração do acesso a diferentes softwares e plataformas são gerenciadas automaticamente.
A solução garante que tudo esteja pronto para o novo funcionário desde o primeiro dia.
Assim, ele pode se concentrar apenas no trabalho e na integração com a equipe.
Suporte personalizado
Um bom HRIS fornece ferramentas para monitorar e dar suporte ao novo funcionário durante esse período crítico.
Na verdade, você precisa criar listas de verificação personalizadas para garantir que cada etapa da indução seja seguida.
Os gerentes e gerentes de RH podem receber notificações para organizar reuniões de acompanhamento, sessões de treinamento ou feedback regular, para que você possa ter certeza de que está fornecendo um suporte de qualidade.
Engajamento e interação
O HRIS incentiva o envolvimento e a interação entre os novos funcionários e seus colegas.
Por exemplo, as plataformas sociais integradas ao sistema podem ser usadas para criar grupos de discussão, fóruns ou áreas de compartilhamento de conhecimento.
Essas ferramentas incentivam os novos funcionários a fazer perguntas, trocar ideias com seus colegas e se envolver rapidamente na cultura da empresa.
Eles também podem participar livremente de programas de mentoria, nos quais funcionários experientes os orientam durante o processo de integração.
Desenvolvimento dentro da empresa
Por fim, o HRIS pode integrar módulos de treinamento específicos para novos funcionários.
Esses módulos podem incluir vídeos introdutórios, cursos on-line ou questionários para avaliar a compreensão das políticas e dos procedimentos da empresa.
2. Simplificação dos procedimentos administrativos
O gerenciamento de procedimentos administrativos é visto como uma tarefa tediosa e demorada para os funcionários.
No entanto, um HRIS bem implementado aliviará consideravelmente esse fardo, com soluções digitais que tornam esses processos mais fáceis e eficientes.
Com essa solução, os funcionários podem acessar seus documentos administrativos de forma autônoma e instantânea, sem precisar passar por procedimentos complexos ou esperar por respostas do departamento de RH.
Vamos dar um exemplo.
É muito mais fácil consultar recibos de pagamento, gerenciar solicitações de férias ou atualizar informações pessoais diretamente on-line, por meio de uma interface segura e fácil de usar.
O resultado é uma autonomia ideal que economiza tempo e melhora a satisfação do funcionário ao proporcionar maior transparência e acesso direto aos seus dados.
Além disso, um HRIS pode automatizar muitas tarefas administrativas que antes eram executadas manualmente.
A digitalização e a automação de processos, como o gerenciamento de ausências, a validação de férias e a declaração de horas extras, reduzem não apenas o erro humano, mas também os tempos de processamento.
Isso libera tempo para que as equipes de RH se concentrem em atividades de maior valor agregado, como desenvolvimento de talentos e planejamento estratégico.
No entanto, simplificar os procedimentos administrativos não significa apenas reduzir as tarefas manuais.
Ela também inclui a integração de processos que estejam em conformidade com as normas vigentes.
Em outras palavras, um HRIS pode garantir que todas as suas operações sejam realizadas em conformidade com as leis trabalhistas e as políticas internas da empresa.
Por exemplo, você pode configurar o gerenciamento de férias para cumprir automaticamente as normas locais, os acordos coletivos e os acordos da empresa.
Em outras palavras, a solução reduz o risco de não conformidade e protege tanto os empregadores quanto os funcionários.
Além disso, com um HRIS, todas as interações e alterações nos registros dos funcionários são registradas e acessíveis o tempo todo.
Portanto, você tem um histórico completo e transparente dos procedimentos administrativos.
Como resultado, você terá mais facilidade para realizar auditorias internas e externas.
3. Estabelecer caminhos de treinamento personalizados
O treinamento contínuo é essencial para que os funcionários desenvolvam suas habilidades e progridam em suas carreiras.
O HRIS oferece a você a oportunidade de estabelecer caminhos de treinamento personalizados, adaptados às necessidades e às aspirações de cada funcionário.
Você pode configurar o sistema para recomendar módulos de treinamento relevantes e planejar sessões de desenvolvimento analisando as habilidades atuais e os objetivos de carreira.
Isso certamente aumentará o comprometimento dos funcionários, pois eles agora sabem que a empresa está investindo no crescimento profissional deles.
4. Melhorar o monitoramento do tempo de trabalho
Um HRIS eficaz também permitirá que você monitore e analise as horas trabalhadas com precisão, para que possa gerenciar cronogramas e projetos com mais eficiência.
Mas como?
Bem, você pode convidar seus funcionários a registrar suas horas de trabalho, consultar suas horas extras e planejar seus períodos de descanso de forma independente.
Como gerente, você ganha visibilidade total das cargas de trabalho e a capacidade de prever as necessidades de recursos.
O resultado é um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional, um fator essencial para uma experiência positiva do funcionário.
