O offboarding é uma técnica eficaz de gerenciamento de saída em uma empresa. Esse processo visa a preservar os interesses da empresa e dos funcionários envolvidos. Ele se torna importante assim que um funcionário deixa de trabalhar na empresa.
A vida de uma instituição frequentemente passa por mudanças significativas, como a saída de um funcionário. Seja por demissão ou aposentadoria, essa transição deve ser tratada com delicadeza para garantir uma separação tranquila.
O processo de partida não é apenas uma questão administrativa. Ele exige uma preparação específica que envolve diferentes partes interessadas. Então, qual é a definição de offboarding e como concluir com êxito todas as suas etapas?
Entendendo o processo de desligamento
Cada saída em uma empresa é um momento significativo tanto para o funcionário que está saindo quanto para a empresa e os outros funcionários que ficam. Portanto, por meio de um offboarding bem gerenciado, a empresa deve mostrar seu respeito por esse funcionário, independentemente das circunstâncias.
Definição do conceito de offboarding
O termo “offboarding” refere-se ao processo formalizado que as empresas iniciam quando um funcionário deixa seu cargo voluntária ou involuntariamente. Ele envolve uma série de ações e práticas humanas implementadas para garantir uma saída pacífica, organizada e profissional.
A implementação do offboarding começa assim que o funcionário anuncia sua saída. Ela inclui a preparação para a saída, a comunicação interna sobre a mudança, a proteção de informações confidenciais e muito mais.
Vale a pena mencionar que cada um desses elementos desempenha um papel essencial na manutenção da integridade da empresa. Eles também visam a promover boas relações com os funcionários que estão saindo.
Por que o offboarding é importante?
Priorizar o offboarding significa investir recursos em uma estratégia de saída bem pensada que beneficiará a marca do empregador da empresa. Essa abordagem também ajuda a evitar possíveis problemas legais decorrentes de uma rescisão ilegal do contrato de trabalho.
O offboarding também é importante porque incentiva a transferência de conhecimento dos funcionários que estão saindo para as equipes restantes. Isso ajuda a:
- Integre facilmente um novo funcionário;
- Proteger a cultura da empresa;
- Proteger as informações confidenciais das partes interessadas;
- Manter relacionamentos saudáveis com ex-funcionários.
Os benefícios de um processo de desligamento bem planejado
Em um contexto em que as empresas lutam para encontrar talentos, o offboarding pode ser usado como uma estratégia de recrutamento. Da mesma forma, quando realizado com sucesso, esse processo pode ser benéfico tanto para as empresas quanto para os indivíduos em transição.
Benefícios para a empresa
A implementação do offboarding permite que as empresas reduzam os riscos de tensões e conflitos que podem surgir durante esses períodos críticos. É útil para criar um ambiente saudável, promover o respeito mútuo e fortalecer a confiança e a motivação dos funcionários.
Além disso, o processo de saída promove uma imagem positiva da empresa. Essa boa experiência pode influenciar a percepção de clientes em potencial ou de futuros talentos. Ela também pode incentivar um ex-funcionário a continuar sendo um embaixador em sua rede.
A saída de um funcionário também é uma boa oportunidade para realizar uma pesquisa de satisfação da equipe. Essa abordagem ajuda a identificar possíveis problemas e a antecipar as saídas. Portanto, o offboarding é uma boa estratégia para reduzir a rotatividade na empresa.
Benefícios para o funcionário que está saindo
Deixar um emprego, por qualquer motivo, pode se tornar rapidamente difícil para o funcionário. Diante desse transtorno, um processo de desligamento bem executado facilita a transição. O suporte permite que o funcionário se sinta respeitado, valorizado e apoiado no final de seu ciclo de vida dentro da empresa.
O desligamento também pode ser uma oportunidade para o funcionário manter sua rede de contatos existente e aprimorar seu perfil profissional. A saída em boas condições pode incentivar o empregador a recomendar o ex-funcionário ou até mesmo oferecer a ele tarefas ocasionais.
Etapas a serem seguidas para o gerenciamento ideal da partida
Embora as boas práticas agreguem valor à definição de offboarding, o gerenciamento ideal de partidas exige um planejamento cuidadoso. Sua execução envolve várias etapas e também requer a intervenção de diferentes partes interessadas, cada uma em um momento específico.
Preparação para a saída do funcionário
A primeira etapa é preparar uma reunião com o funcionário. Nela, você deve escolher a data de saída e planejar a entrega, além de organizar uma oportunidade de despedida em homenagem ao funcionário que está saindo.
Essas ações reforçam seu compromisso com o sucesso do desligamento e sua vontade de manter um relacionamento positivo, fundamental para o futuro. Reserve um tempo para estabelecer um clima de confiança e respeito mútuos e, ao mesmo tempo, ouça as necessidades do seu futuro ex-funcionário.
Comunicação interna sobre a saída
É muito importante que você informe os outros funcionários sobre a saída do colega. Isso ajuda a controlar o impacto no moral das equipes restantes. Você deve escolher um canal de comunicação apropriado, como um e-mail geral ou uma reunião.
Essa também é a oportunidade ideal para você mencionar as conquistas do funcionário que está saindo e lembrar os outros da solidariedade que deve prevalecer em tais circunstâncias. Seja o mais claro possível sobre os motivos da saída sem divulgar informações confidenciais.
Gerenciando o aspecto administrativo
Depois que as partes interessadas forem informadas, a próxima etapa é gerenciar os aspectos administrativos. Seja para revogar os direitos de acesso às instalações ou fazer o pagamento do último salário, dê atenção especial a essas formalidades em conformidade com os procedimentos internos e a legislação.
Lide com cada etapa meticulosamente, fornecendo documentos tangíveis que possam ser revisados posteriormente. Você pode procurar a ajuda do departamento de recursos humanos para garantir o gerenciamento eficaz dessas questões administrativas.
Realização de uma entrevista de saída
O agendamento de uma entrevista de saída com o funcionário no final do contrato é outra etapa do processo de desligamento. Ela envolverá principalmente a coleta de informações sobre mobilidade interna, progressão na carreira do funcionário e possíveis melhorias na sua organização.
Crie um ambiente de discussão aberto e transparente que garanta a confidencialidade absoluta das informações trocadas. Conclua a entrevista com uma nota positiva, agradecendo ao funcionário por suas realizações e desejando-lhe boa sorte em seus futuros empreendimentos.
Considerando a segurança de TI
A segurança dos dados e a proteção de informações confidenciais são questões importantes na integração e no desligamento de funcionários. Essa etapa envolve informar o funcionário sobre suas obrigações de confidencialidade em relação às informações compartilhadas durante seu tempo na empresa.
Também é hora de suspender o acesso a todos os recursos da empresa, alterar as senhas e fazer backup de documentos confidenciais. Para garantir que os procedimentos sejam executados de acordo com os padrões atuais, considere a possibilidade de solicitar assistência do departamento de TI.
Gerenciando casos especiais de desligamento
Certas situações podem exigir abordagens de desligamento completamente diferentes. Esses casos específicos geralmente se referem a solicitações de aposentadoria, bem como a demissões e pedidos de demissão.
Caso de aposentadoria
No contexto de um fim de carreira, as empresas são incentivadas a valorizar os talentos e os anos de serviço dos idosos, principalmente demonstrando apreço por eles. Para isso, nada melhor do que uma cerimônia de despedida calorosa com depoimentos escritos ou em vídeo.
Você também pode oferecer ao aposentado a oportunidade de continuar com o trabalho voluntário ou assumir uma função de consultor. Esses pequenos gestos ajudam a fortalecer o vínculo do aposentado com sua antiga empresa.
Desembarque em caso de demissão
As demissões devem ser tratadas com tato e diplomacia. Isso começa com uma entrevista preliminar com o funcionário em questão, na presença de uma testemunha. Isso oferece uma oportunidade para que todas as partes se expressem livremente sobre os motivos da demissão.
Em caso de demissão, o processo de desligamento permite que você tenha tempo para considerar uma reatribuição ou encontrar possíveis alternativas para a saída. Se, após uma análise cuidadosa, a demissão se mostrar inevitável, demonstre empatia pelo funcionário e informe-o sobre as opções disponíveis.
Caso de demissão
Aqui, o empregador deve entender as motivações e expectativas dos funcionários. Em outras palavras, isso envolve a identificação dos fatores que desencadearam as saídas. Você deve considerar uma reunião de remediação para demonstrar sua disposição de melhorar a situação e reter os funcionários.
Você também pode considerar a possibilidade de reatribuição, direcionando o funcionário para cargos internos que correspondam melhor às suas aspirações e habilidades. Se, mesmo assim, o funcionário decidir sair, não se esqueça de agradecê-lo e desejar-lhe boa sorte em seus futuros empreendimentos.
O que você deve lembrar sobre um bom gerenciamento de offboarding?
O offboarding permite que as empresas gerenciem a saída de funcionários da forma mais tranquila e profissional possível. Esse método minimiza os conflitos internos, desenvolve relacionamentos duradouros e oferece a oportunidade de fazer melhorias na empresa.
Para aproveitar seus benefícios, preste atenção à preparação, comunicação, administração, entrevistas e medidas de segurança de TI. Lembre-se de que o desligamento eficaz fortalece a imagem e a cultura da empresa.
