Onboarding is het proces waarbij nieuwe werknemers worden verwelkomd en geïntegreerd in een team. Er zijn veel redenen waarom onboarding belangrijk is en steeds meer bedrijven worden zich bewust van het belang van het integreren en ondersteunen van nieuwe medewerkers, maar veel bedrijven worstelen nog steeds met het vinden van de juiste combinaties om het proces succesvol te maken.
Deze gids bevat alle elementen waarmee rekening moet worden gehouden bij het ontwikkelen van een effectief onboardingproces binnen een bedrijf dat zijn beloften nakomt.
Wat is onboarding en wat is het doel ervan?
Het is moeilijk om een eenduidige definitie van onboarding te vinden. In werkelijkheid is het aan elk HR-team om het proces te personaliseren zodat het de bijzonderheden en visie van het bedrijf omvat. Het is echter wel mogelijk om de algemene aanpak te beschrijven die deze integratietechniek ondersteunt.
Definitie van inwerken
In HR-jargon betekent de term “onboarding” “inscheping” of “integratie”. Het komt vaak overeen met de proefperiode van de nieuwe werknemer en markeert het begin van zijn ervaring als personeelslid van het bedrijf.
Onboarding wordt soms echter losgekoppeld van het begrip integratie omdat het concept, naast de eenvoudige assimilatie van de nieuwe medewerker in het bestaande team, de implementatie van een methodologie en het gebruik van specifieke tools impliceert.
Daarom is het nauwkeuriger om onboarding te definiëren als een reis of een reeks goed georganiseerde sequenties rond verschillende belangrijke punten.
Inzicht in het inwerkproces
Uit het bovenstaande blijkt dat het inwerkproces staat voor de gestructureerde aanpak die het bedrijf gebruikt om nieuwe werknemers te verwelkomen en hun aanpassing binnen teams te vergemakkelijken. Het is de kennismaking van de nieuwe medewerker met de functie en de hele organisatie.
Het proces wordt gedefinieerd door de verschillende stadia die elke rekruut moet doorlopen om effectief operationeel te worden. Het kan worden opgevat als een soort agenda voor de eerste werkdagen, met belangrijke momenten, essentiële informatie en belangrijke taken.
Het inwerkproces biedt werknemers de kans om trainingen, vergaderingen en bijeenkomsten die de komende weken of maanden plaatsvinden te plannen en voor te bereiden. Het is daarom een referentie van informatie.
Wat is het doel van de integratie van nieuwe werknemers?
Voordat we de voordelen van een goed uitgevoerde integratie voor een bedrijf bespreken, gaan we eerst in op het doel ervan. Integratie kan worden beschouwd als een sleutelelement in de optimalisatie van een effectief wervingsproces.
Onboarding ondersteunt de werving en verzekert de resultaten ervan. Het vermindert het risico dat de nieuwe medewerker na het eerste jaar vertrekt, waardoor het bedrijf duizenden ponden bespaart.
Bovendien werkt het integratieproces van werknemers stroomopwaarts van de werving omdat het bijdraagt aan het creëren van een merkimago dat ongetwijfeld potentiële kandidaten zal aantrekken.
Een bedrijf dat zijn integratieplan voor nieuwe werknemers in de kijker zet, toont ook aan toekomstig talent dat het om hen geeft.
Bij het solliciteren naar een vacature zullen kandidaten meer vertrouwen hebben in hun toekomst binnen de organisatie als het inwerkplan in de vacaturetekst wordt beschreven, waardoor de motivatie en interesse van de kandidaat wordt vergroot.
Wat zijn de voordelen van effectieve integratie?
Als een integratieplan goed geformuleerd en geïmplementeerd is, levert het het bedrijf verschillende voordelen op lange termijn op.
Deze zijn uiteenlopend en hebben niet alleen invloed op de werknemers tot wie ze gericht zijn, maar ook op de hele structuur. Hier volgen drie voordelen van een succesvol inwerkproces.
Een positieve bedrijfscultuur opbouwen
De term bedrijfscultuur verwijst naar een reeks praktijken, normen, waarden en idealen die binnen een organisatie worden gedeeld.
Als het inwerkproces effectief is, kan het bedrijf een positieve cultuur opbouwen waarin werknemers zich gesteund, gewaardeerd, voldaan en betrokken voelen.
Maar hoe kan de integratie van nieuwe werknemers deze impact hebben? Om een proces te implementeren dat die naam waardig is, moet je de waarden van je bedrijf overbrengen op je werknemers, evenals normen met betrekking tot saamhorigheid, diversiteit en inclusie.
Je moet ook een sfeer van vertrouwen creëren die wordt gevoed door constructieve en respectvolle feedback.
Door op deze manier te werk te gaan om de integratie van een nieuwe medewerker te vergemakkelijken, bouw je onvermijdelijk een positieve cultuur op die voor iedereen gunstig is en een blijvende impact heeft.
Het impostorsyndroom bestrijden
Men zegt dat een werknemer lijdt aan het impostorsyndroom wanneer hij of zij twijfelt aan zijn of haar capaciteiten, het gevoel heeft dat hij of zij zijn of haar positie niet verdient of denkt dat hij of zij niet getalenteerd genoeg is om deel uit te maken van een bepaald team.
Dit syndroom kan leiden tot verlies van zelfvertrouwen, afwijzing door anderen en uiteindelijk burn-out, wat kan resulteren in ontslag of ontslag.
Gelukkig is het bedrijf in het integratieplan verplicht om de nieuwe werknemer duidelijke doelstellingen op korte, middellange en lange termijn te geven.
Gewapend met deze instructies is de nieuwe medewerker niet langer verloren en twijfelt hij niet aan zijn nut binnen het team. Het aanstellen van een mentor is ook een positieve actie die werknemers aanmoedigt om hun plaats binnen het bedrijf te vinden.
Leermogelijkheden voor nieuwe werknemers
Effectieve integratie biedt nieuwe werknemers verschillende leermogelijkheden. Het bedrijf besteedt een aantal weken aan het trainen en informeren van werknemers om ze de tijd te geven zich vertrouwd te maken met hun nieuwe omgeving en de geldende regels.
Sommige organisaties geven rekruten zelfs ongestructureerde tijd (buiten de training) die ze kunnen gebruiken om hun kennis te vergroten door middel van documentatie (het lezen van notities en documenten die door superieuren worden verstrekt) en het verkennen van hun nieuwe werkplek.
Dankzij al deze mogelijkheden kunnen nieuwe werknemers meer te weten komen over de werking van de organisatie, zich oriënteren en zich voorbereiden op een effectieve aanpak van projecten.
Waarom is onboarding belangrijk bij werving?
Hoewel het concept van onboarding alle activiteiten van het bedrijf beïnvloedt, zijn de voordelen ervan ongetwijfeld meer voelbaar in het wervingsproces.
Sommigen beschouwen het zelfs als de laatste fase van dit proces, terwijl anderen het als de eerste zien. De laatsten zijn van mening dat een goede integratie van nieuwe werknemers essentieel is voor het zoeken naar nieuw talent.
Vermindert personeelsverloop
Uit een onderzoek van Robert Half blijkt dat één op de twee werknemers overweegt ontslag te nemen tijdens de eerste maand op het werk. Een van de redenen die worden genoemd voor dit gevoel is een slecht onthaal, wat leidt tot een verlies aan vertrouwen en vervolgens verloop.
Dit is een nadelige situatie omdat het duur is voor het bedrijf. Het is belangrijk om te weten dat het vervangen van werknemers, vooral buiten de traditionele werving om, tussen de 30% en 400% van het jaarsalaris kost. Door onboarding kunnen bedrijven het verloop terugdringen door het onthaal van nieuwe werknemers te verbeteren.
Ze gebruiken welkomstboodschappen, zorgvuldig opgestelde schema’s om hen tijdens de eerste weken te begeleiden, evenals trainingssessies om hen vertrouwd te maken met de werkomgeving, enz.
Onthult de employer brand van het bedrijf
In deze context wordt het werkgeversmerk niet in de betekenis van merkimago opgevat. Het verwijst naar de missies en waarden die de organisatie uitdraagt. Deze identiteitskenmerken moeten door alle medewerkers worden geïntegreerd.
Het integratieproces van werknemers houdt in dat de employer brand van de organisatie wordt onthuld aan nieuw talent. Het is echter belangrijk dat ze geen grote kloof merken tussen de informatie tijdens het sollicitatiegesprek en die na de indienstname.
Bovendien mag het integratieplan niet alleen bestaan uit het verspreiden van een document met het werkgeversmerk. Het moet zo worden ontworpen dat alle actoren hun rol spelen en hun betrokkenheid bij het creëren van het merkimago effectief aantonen.
Verhoogt de productiviteit
In een goed inwerkplan voorziet het bedrijf nieuwe werknemers de eerste dagen van alle nodige werkinstrumenten. Het bereidt de omgeving voor door praktische informatie en hulpmiddelen beschikbaar te stellen.
Deze aanpak voorkomt tijdverlies en verhoogt vooral de productiviteit van de nieuwe medewerker.
De nieuwe medewerker kan zich meteen richten op de hoogwaardige taken die hem zijn toegewezen op basis van zijn functie. Ze zullen vanaf het begin operationeel zijn. Dit is een echte prestatiefactor voor het bedrijf, dat vanaf het begin van het dienstverband rendement ziet.
Verbetert de betrokkenheid en retentie
Een gemotiveerde en tevreden werknemer is toegewijd aan zijn bedrijf. Als de integratie van het bedrijf succesvol verloopt, zijn nieuwe werknemers gerustgesteld in hun beslissing en weten ze dat ze de juiste keuze hebben gemaakt. Het moet gezegd worden dat in alle dingen de eerste momenten een grote impact hebben.
Het bedrijf heeft de verantwoordelijkheid om te anticiperen op het integratietraject van de werknemer en het aantrekkelijk en aantrekkelijk te maken om de betrokkenheid te vergroten en de werknemers te behouden. Daarom zeggen sommige professionals dat onboarding en offboarding met elkaar verbonden zijn.
Hoewel dit laatste betrekking heeft op vertrekkende werknemers, mogen we niet vergeten dat ze ooit nieuw aangeworven waren. Als ze deel uitmaakten van een integratieprogramma, is het waarschijnlijk dat het verworven gevoel van betrokkenheid en retentie hun vertrek vergemakkelijkt, wat vaak gebeurt onder de beste omstandigheden.
Positieve invloed op de HR-afdeling
Het implementeren van een integratieplan voor nieuwe werknemers heeft een grote impact op de HR-afdeling. De te implementeren stappen, de administratieve taken, de gebruikte software en tools, dit alles geeft een nieuwe impuls aan het HR-werk.
Bovendien versterkt onboarding teams en geeft het de hele afdeling de kans om een aantal zaken te herinneren en te corrigeren. Visie, merkimago, waarden en doelstellingen worden herzien, waardoor het gemakkelijker wordt om het talentmanagement van het bedrijf te optimaliseren.
HR wordt meer bedreven in bepaalde punten, zoals het organiseren van trainingen, interne promoties, teamcohesie, enz.
Hoe je het integratieproces voor onboarding instelt:
Er zijn verschillende belangrijke stappen die gevolgd moeten worden om onboarding in een bedrijf op te zetten. De HR-afdeling moet heel vroeg beginnen om de effectiviteit van elke stap te garanderen.
Kies een HR-software voor integratie
Er zijn verschillende integratiesoftwares ontworpen om nieuw talent een optimale ervaring te bieden en tegelijkertijd het werk van HR te verlichten.
De HR-afdelingen van verschillende bedrijven hebben gemerkt dat ze met een geautomatiseerde integratiemethode belangrijke elementen kunnen centraliseren, doelstellingen in het oog kunnen houden en vooral tijd kunnen besparen.
Om met succes de beste onboardingsoftware te kiezen, is het aan te raden om de doelstellingen van de aanpak duidelijk te definiëren op basis van de realiteit van het bedrijf, de functievereisten en het type talent dat wordt aangeworven.
Kies de duur van onboarding
In het algemeen hangt de duur van het integratieproces af van elke organisatie. Het is echter essentieel om voldoende tijd uit te trekken voor stappen zoals papierwerk, introductie in de werkomgeving, trainingssessies en de oriëntatieperiode.
De integratie van nieuwe werknemers moet minstens de hele proefperiode duren. Het verdient echter de voorkeur om een periode van 6 maanden tot een jaar vast te stellen. Verschillende studies hebben aangetoond dat bedrijven met een onboarding van een jaar significantere resultaten boeken.
Structuur aanbrengen in het pre-integratieproces
Pre-integratie is de periode tussen het accepteren van het baanaanbod en de startdatum van de werknemer. HR moet deze tijd gebruiken om de taken te voltooien die nodig zijn om de nieuwe medewerker te verwelkomen.
Om dit te doen, moeten ze hulpmiddelen zoals een integratiechecklist gebruiken. Dit is erg handig bij het toewijzen van taken aan de nieuwe medewerker, vanaf de eerste dag.
Tijdens de pre-integratie is het essentieel om bepaalde instructies met betrekking tot de eerste dag door te geven aan de toekomstige werknemer om hem te helpen zich voor te bereiden.
De HR-manager kan bijvoorbeeld een voorgeformatteerde en beknopte e-mail maken met contactgegevens, data, tijden en locaties, evenals noodzakelijke instructies over gedrag en kledingvoorschriften.
Het ontvangen van zo’n e-mail vóór de eerste dag geeft toekomstige werknemers de tijd om de uit te voeren taken te ontdekken en vragen te stellen.
De eerste dag van de werknemer organiseren
Aangezien de meeste administratieve taken die nodig zijn voor de installatie van de nieuwe medewerker al zijn afgerond tijdens de pre-integratieperiode, hoeven de manager en zijn team alleen nog maar de eerste dag te organiseren, met ontspannende en leuke elementen.
Het is aan te raden om een welkomstpakket samen te stellen met informatie over het beleid van het bedrijf, de arbeidsvoorwaarden, procedures, technologische verwachtingen, enz.
Het is ook een uitstekend idee om een rondleiding door het gebouw te organiseren, de werknemer voor te stellen aan belangrijke personeelsleden, hem toegangscodes te geven, zijn werkplek in te richten, enz.
De rol en werkdoelen duidelijk definiëren
De eerste week moet worden gewijd aan het overbrengen van de verwachtingen en specifieke kenmerken van de functie, de prestatiedoelstellingen, de controle-indicatoren en de werkcultuur. Er moet een stimulerende omgeving voor feedback worden gecreëerd, zodat werknemers hun zorgen kunnen uiten.
Doelstellingen moeten SMART zijn, d.w.z. specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdgebonden. De werkcultuur moet duidelijk worden gepresenteerd en geïmplementeerd door al het personeel van het bedrijf.
Wanneer elke onboarding stap nauwgezet wordt gevolgd, vergemakkelijkt dit de integratie, verbetert het de betrokkenheid en behoudt het werknemers. Deze stappen moeten ook gepaard gaan met regelmatige controles om waar nodig verbeteringen en aanpassingen aan te brengen.
Hoe slaag je in het onboardingproces?
Alle bedrijven kunnen een inwerkplan implementeren, maar niet alle bedrijven slagen daarin. Het succes van de aanpak hangt af van een paar cruciale elementen die het verschil maken.
Goed voorbereiden op integratie
Een goed doordachte voorbereiding stelt de HR-afdeling in staat om de hierboven beschreven stappen effectief te implementeren.
Uit een enquête bleek bijvoorbeeld dat verschillende werknemers die de ontvangst op de eerste dag op prijs stelden, toch klaagden over de verwarring en slechte organisatie die de boventoon leken te voeren. Een goede voorbereiding zou deze nasmaak niet hebben achtergelaten.
Communiceer voortdurend met de rekruut
Communicatie is de basis van succesvolle integratie. Ze moet tijdens het hele proces aanwezig en relevant zijn.
Het gevaar is om te stoppen met communiceren wanneer men ervan uitgaat dat de rekruut alles begrepen heeft. Het risico bestaat echter dat ze hun positie heroverwegen, zich verwaarloosd voelen of zelfs besluiten ontslag te nemen.
Wijs een mentor toe aan de nieuwe medewerker
Bedrijven die mentorschap hebben ingevoerd, hebben zich snel gerealiseerd dat deze aanpak effectief is om het vertrouwen van werknemers te winnen.
Ze voelen zich meer op hun gemak als ze één contactpersoon hebben die hen begeleidt tijdens de integratie. Ze zijn meer bereid om vragen te stellen en hun gevoelens te delen.
Controleer het proces regelmatig
Gezien de complexiteit en duur van onboarding, kan het niet effectief zijn zonder regelmatige monitoring. Het is daarom aan te raden om regelmatig bijeenkomsten met de nieuwe aanwerving te plannen om hun vooruitgang te volgen, hun meningen te verzamelen en de aanpak zo nodig aan te passen.
Tijdens deze vergaderingen kan de manager zich realiseren dat de integratieperiode verlengd moet worden.
Om onboarding succesvol te laten verlopen, moet je je goed voorbereiden en luisteren en feedback aanmoedigen. Daarom kunnen bedrijven die kiezen voor participatief management gemakkelijk een integratie implementeren die aan de verwachtingen voldoet.
Inwerken: Belangrijkste opmerkingen
Samengevat is onboarding het proces van het integreren van nieuwe werknemers in een organisatie. Het begint direct na de baanaanvaarding en kan tot een jaar duren, afhankelijk van het bedrijf of de werknemer.
Om een relevant en effectief integratieplan te implementeren, is het belangrijk om:
- Stel een actieplan op in de vorm van een checklist;
- Bepaal de praktische en logistieke aspecten van de aanpak;
- Communiceer voortdurend met de rekruut;
- Organiseer de aankomst en verwelkoming goed;
- Bied kwaliteitsondersteuning;
- Stel duidelijke doelen om verwarring in de uit te voeren taken te voorkomen.
Zo kan het bedrijf een bepaalde mate van betrokkenheid en loyaliteit verwachten van zijn nieuwe werknemer. Het kan de retentiegraad van werknemers verbeteren en vooral vroegtijdig ontslag, dat geld kost, verminderen.
Onboarding is een proces dat zich al bewezen heeft bij het invoeren van een 2.0 wervingsproces binnen alle bedrijven die besloten hebben om hun praktijken te veranderen of aan te passen.
