Absenteïsme op het werk is een fenomeen waar veel bedrijven over de hele wereld mee te maken hebben.
Van tijd tot tijd krijgen managers te maken met gevallen van herhaalde, ongerechtvaardigde afwezigheid van het werk.
Dit probleem kan ernstige gevolgen hebben voor de productiviteit van een bedrijf.
Het is dus essentieel om de juiste aanpak en de juiste oplossingen te vinden.
De eerste stap is inzicht krijgen in de oorzaken van het ziekteverzuim van werknemers.
Wat zijn de oorzaken van afwezigheid op het werk en wat kunnen de gevolgen zijn van slecht management?
Welke oplossingen kunnen worden toegepast om gevallen van ongerechtvaardigd of herhaald verzuim effectief te beheren?
In dit artikel verkennen we de sleutels tot een beter beheer van absenteïsme op het werk.
Wat is absenteïsme op het werk?
Volgens talloze onderzoeken is het ziekteverzuim op het werk de afgelopen jaren aanzienlijk gestegen.
Helaas kan dit desastreuze gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering.
Definitie van absenteïsme op het werk
Per definitie kan absenteïsme op het werk beschouwd worden als de herhaalde, ongerechtvaardigde afwezigheid van een werknemer van zijn of haar werkplek.
In de context van een arbeidsrelatie is het over het algemeen vereist dat een werknemer op vaste tijden op zijn of haar werkplek aanwezig is, behalve in het geval van legitieme en gerechtvaardigde redenen.
Deze vereiste is gebaseerd op de fundamentele principes van het arbeidsrecht, maar maakt ook deel uit van de beste praktijken die moeten worden bevorderd in personeelsmanagement.
Op een meer specifiek wettelijk niveau bepaalt de arbeidsovereenkomst een aantal verplichtingen die de relatie tussen werkgever en werknemer sturen.
Een van deze verplichtingen is dat de werknemer zich ertoe verbindt werk te leveren in ruil voor loon.
Dit omvat de verplichting om zich op het werk te melden op de vastgestelde tijden en dagen, behalve in het geval van legitieme redenen voor afwezigheid.
Werknemers moeten daarom op hun post zijn om hun taken uit te voeren en bij te dragen aan het bereiken van de doelstellingen van het bedrijf.
Elke inbreuk op deze regel wordt beschouwd als afwezigheid.
De verschillende vormen van absenteïsme op het werk
Om verzuim op de werkplek te meten en terug te dringen, is het essentieel om de soorten verzuim en hun kenmerken nauwkeurig te identificeren.
Het feit dat een werknemer afwezig is op zijn of haar werkplek betekent bijvoorbeeld niet automatisch dat er sprake is van verzuim.
Het is belangrijk om een onderscheid te maken tussen legitieme en gerechtvaardigde afwezigheden en ongerechtvaardigde of herhaalde afwezigheden, die als absenteïsme kunnen worden beschouwd.
Legitieme en gerechtvaardigde afwezigheden
Bepaalde afwezigheden van het werk kunnen gerechtvaardigd of legitiem zijn.
Dit zijn perioden van afwezigheid van het werk die door de werkgever worden erkend en toegestaan omwille van specifieke en geldige omstandigheden.
Deze afwezigheden worden meestal gedekt door wetten of intern bedrijfsbeleid.
Als het bedrijf bijvoorbeeld een beleid heeft van stressbeheer op het werkHet kan de toekenning van wettelijk geregeld betaald verlof omvatten.
Hetzelfde geldt voor kortstondige of langdurige afwezigheid om gezondheidsredenen.
Over het algemeen moeten deze perioden van afwezigheid worden gerechtvaardigd door het voorleggen van een medische verklaring.
Werknemers moeten deze periodes van afwezigheid dan benutten om te herstellen en in betere conditie terug te keren op het werk.
Daarnaast kan om specifieke redenen buitengewoon verlof worden toegekend, in overeenstemming met het bedrijfsbeleid en de huidige wetgeving.
Deze kunnen zijn :
- Vaderschaps- en moederschapsverlof ;
- Ouderschapsverlof ;
- Adoptieverlof ;
- Gezinsverlof.
Tijdens de vakantieperiode hoeft de werknemer niet op het werk aanwezig te zijn.
Evenzo worden perioden van afwezigheid wegens het vervullen van bepaalde burgerlijke en professionele verplichtingen over het algemeen beschouwd als legitieme en gerechtvaardigde afwezigheden.
Werknemers kunnen bijvoorbeeld toestemming krijgen om vrij te nemen om te stemmen of om een beroepsopleiding te volgen om hun kwalificaties te verbeteren.
Ten slotte kunnen bepaalde afwezigheden voor persoonlijke noodgevallen als legitiem of gerechtvaardigd worden beschouwd als ze worden gedocumenteerd en meegedeeld aan de werkgever.
Ongerechtvaardigde of herhaalde afwezigheden
In tegenstelling tot legitieme en gerechtvaardigde afwezigheden, zijn ongerechtvaardigde of herhaalde afwezigheden niet gedekt door geldige redenen.
Ze kunnen daarom wijzen op problemen die de goede werking van het bedrijf kunnen beïnvloeden.
Dit staat bekend als absenteïsme op het werk.
Absenteïsme van het werk heeft daarom meer specifiek betrekking op perioden van afwezigheid van het werk waarvoor de werknemer geen geldige reden opgeeft of het interne opzeggingsbeleid van het bedrijf niet naleeft.
Het is ook van toepassing op herhaalde afwezigheden, al dan niet gerechtvaardigd.
Het is duidelijk dat een gerechtvaardigde afwezigheid een geval van verzuim wordt wanneer deze herhaald wordt.
Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer een werknemer ziekteverlof na ziekteverlof opneemt.
Het doel van deze classificatie is om alarmerende gevallen van absenteïsme op het werk duidelijker te identificeren die wijzen op problemen die binnen het bedrijf moeten worden opgelost.De afwezigheid van een werknemer kan er bijvoorbeeld op wijzen dat hij of zij niet in goede werkomstandigheden.
L’entreprise peut alors mettre en place les solutions adéquates pour y remédier.
Om dit te doen, moeten we een specifieker onderscheid maken tussen vrijwillige en onvrijwillige vormen van absenteïsme.
Onvrijwillig ziekteverzuim
Onvrijwillig ziekteverzuim verwijst naar ongerechtvaardigde of herhaalde afwezigheden die buiten de controle van de werknemer liggen.
Deze afwezigheden zijn meestal te wijten aan onvoorziene situaties die zich voordoen.
De werknemer kan bijvoorbeeld te maken krijgen met tegenslag door weersomstandigheden die de reis naar het werk onbegaanbaar maken.
Vrijwillig verzuim
Aan de andere kant, wanneer verzuim het resultaat is van een bewuste of opzettelijke keuze van de werknemer, spreken we van vrijwillig verzuim.
Voor een effectief beheer van absenteïsme op de werkplek moeten strategieën worden toegepast die geschikt zijn voor de vastgestelde vormen van absenteïsme.
Inzicht in de oorzaken van ziekteverzuim op het werk
De strijd tegen absenteïsme op het werk kan alleen effectief zijn als we eerst de oorzaken van dit fenomeen begrijpen.
Dit analytische werk kan leiden tot duurzame oplossingen die kunnen worden geïntegreerd in het bedrijfsmanagement.
Werknemer-gerelateerde oorzaken
Vaker wel dan niet wordt ziekteverzuim beïnvloed door factoren die verband houden met de werknemer zelf.
In dit geval kunnen de oorzaken van verzuim in twee grote categorieën worden ingedeeld:
- Gezondheidsproblemen ;
- Persoonlijke problemen.
Gezondheidsproblemen kunnen een werknemer verhinderen om te komen werken.
Bepaalde lichamelijke of geestelijke ziekten kunnen zich namelijk op elk moment tijdens het contract van de werknemer met het bedrijf voordoen.
Een te hoge werkdruk in een bedrijf kan bijvoorbeeld stress veroorzaken, vooral als het bedrijf niet werkt aan de kwaliteit van leven op het werk te verbeteren.Persoonlijke problemen kunnen ondertussen ingewikkelde situaties creëren voor werknemers, die een goed evenwicht moeten vinden tussen hun professionele en gezinsverantwoordelijkheden.
Vooral in het gezin kunnen bepaalde verantwoordelijkheden plotseling opduiken en onmiddellijke aandacht vereisen, waardoor de routine van de werknemer wordt verstoord.
De werknemer wordt dan gedwongen om vrij te nemen om met de situatie om te gaan.
Bedrijfsgerelateerde oorzaken
Sommige oorzaken van ziekteverzuim op het werk hebben te maken met de organisatie of de werkgever.
In het huidige economische klimaat werken werknemers niet meer alleen voor hun loon.
Ze zijn ook op zoek naar een stimulerende werkomgeving die hun persoonlijke en professionele ontwikkeling stimuleert.
Helaas hebben sommige werkgevers, ondanks al hun goede wil, moeite om aan deze essentiële behoeften van werknemers te voldoen.
Werknemers hebben werkomstandigheden nodig die hen motiveren om hun professionele verantwoordelijkheden na te komen.
Als werknemers worden geconfronteerd met een werkomgeving die wordt gekenmerkt door ontoereikende faciliteiten of ongezonde omstandigheden, is de kans groot dat ze vrijwillig beslissen om vrij te nemen.
En zelfs als ze gemotiveerd blijven om te werken, kan een slechte omgeving leiden tot problemen met hun gezondheid of welzijn.
Aan de andere kant kunnen sommige werknemers gedemotiveerd raken door een gebrek aan effectieve communicatie binnen de organisatie.
Het is duidelijk dat absenteïsme op het werk ook kan worden verklaard door het feit dat werknemers zich niet gehoord, gewaardeerd of verbonden voelen met andere teamleden.
Deze situatie kan leiden tot een gevoel van frustratie en algemene ontevredenheid onder werknemers.
Dit kan leiden tot een hoger ziekteverzuim onder werknemers die zich geïsoleerd voelen.
Ontevredenheid over de job kan echter ook te wijten zijn aan een gebrek aan doorgroeimogelijkheden binnen het bedrijf.
Werknemers kunnen zich niet betrokken voelen als ze geen mogelijkheden zien voor professionele groei of ontwikkeling binnen de organisatie.
Zonder hun betrokkenheid is het moeilijk om het ziekteverzuim terug te dringen.
De gevolgen van absenteïsme voor het bedrijf
Absenteïsme op het werk is een netelig probleem dat ernstige gevolgen kan hebben voor de productiviteit van werknemers en het werkklimaat op de werkplek.
De directe gevolgen van absenteïsme op het werk
Wanneer werknemers afwezig zijn, worden de taken die aan hen zijn toevertrouwd niet uitgevoerd.
Dit kan leiden tot vertragingen bij projecten en een daling van de prestaties van de organisatie.
Teams worden vaak gedwongen om onafgewerkte taken over andere medewerkers te verdelen.
Omdat ziekteverzuim onvoorspelbaar is, kan deze situatie helaas het productieproces en de geautomatiseerde systemen die zijn ingesteld om de productiviteit en prestaties te optimaliseren, verstoren.
Bovendien huurt het bedrijf, om teleurstellingen te voorkomen, vaak tijdelijke vervangers in of betaalt het overuren aan bestaande werknemers.
Dit betekent echter een aanzienlijke kostenstijging die mogelijk niet was voorzien in het budget van de organisatie.
Bovendien kunnen deze kosten, opgeteld bij mogelijke gezondheidskosten als de afwezige werknemer ziek is, snel oplopen tot een verstoring van de bedrijfsvoering.
De indirecte gevolgen van absenteïsme op het werk
De directe gevolgen van absenteïsme op het werk kunnen andere gevolgen hebben als de situatie niet effectief wordt aangepakt.
Eerst en vooral kan absenteïsme op het werk aanwezige werknemers ontmoedigen en spanningen veroorzaken binnen het team.
Wanneer een werknemer zonder geldige reden niet op het werk verschijnt, worden de regels voor de werking van de organisatie in vraag gesteld.
Dit kan leiden tot een collectief verlies van motivatie bij andere werknemers die extra taken op zich moeten nemen.
Ze kunnen zich overwerkt en ondergewaardeerd voelen.
Zonder consequent beheer van de situatie kan absenteïsme op het werk de teamcohesie en het algemene moreel schaden.
Bovendien kunnen projectvertragingen en werkoverbelasting leiden tot fouten en een daling van de kwaliteit van het werk.
Een vermindering van de productie-efficiëntie kan een nadelig effect hebben op de kwaliteit van de dienstverlening en de reputatie van het bedrijf.
In dit geval kunnen de gevolgen voor de verkoopprestaties desastreus zijn.
Sleutels tot het voorkomen van verzuim op de werkplek
Gezien de mogelijke gevolgen van absenteïsme op het werk, is het essentieel om de nodige stappen te ondernemen om ongerechtvaardigde of herhaalde afwezigheden te voorkomen.
Arbeidsomstandigheden verbeteren
Het voorkomen van ziekteverzuim op de werkplek begint met het bieden van goede werkomstandigheden aan werknemers.
Met andere woorden, je moet de voorwaarden creëren voor een gezonde, ergonomische en flexibele werkomgeving.
Op die manier zullen werknemers die zich goed voelen op het werk minder vaak afwezig zijn om gezondheids- of welzijnsredenen.
Om dit te bereiken moet het bedrijf een proactieve, holistische aanpak hanteren.
Dit begint met een regelmatige beoordeling van de arbeidsomstandigheden en de behoeften van werknemers.
Dit betekent welzijn meten om passende maatregelen te nemen om de arbeidsomstandigheden te verbeteren.
Dit kan inhouden dat er wordt geïnvesteerd in apparatuur en faciliteiten van hoge kwaliteit, terwijl de werkplekken schoon en goed onderhouden moeten zijn.
Tegelijkertijd moet de ergonomie van werkplekken worden aangepast aan de fysieke behoeften van werknemers.
Op deze manier kan het bedrijf ervoor zorgen dat werknemers in voldoende comfort werken voor maximale productiviteit.
Flexibele werktijden zijn ook belangrijk.
Werknemers die profiteren van flexibiliteit kunnen hun professionele en persoonlijke verantwoordelijkheden beter combineren.
Daardoor hebben ze meer mogelijkheden om om te gaan met situaties die leiden tot ziekteverzuim.
Het geestelijk welzijn van werknemers bevorderen
Een gezonde, evenwichtige werkomgeving draagt bij aan de tevredenheid, productiviteit en betrokkenheid van werknemers.
Het is ook een uitstekend middel om verzuim te voorkomen.
Stress en angst zijn belangrijke factoren die bijdragen aan afwezigheid op het werk.
Om te voorkomen dat ze op het werk voorkomen, is het raadzaam om programma’s voor mentaal welzijn op te zetten.
Het bedrijf kan bijvoorbeeld workshops organiseren om werknemers te helpen beter om te gaan met stress en burn-out.
Daarnaast kunnen fysieke activiteiten zoals fitnesslessen of groepssporten uitstekende manieren zijn om stress te verminderen.
Ook kan het bedrijf speciale ontspanningsruimtes creëren op de werkplek, waar werknemers tijdens hun pauzes kunnen ontspannen en zich kunnen opladen.
Tot slot is het een goed idee om intern beleid op te stellen om een betere balans tussen werk en privéleven onder werknemers te stimuleren.
Beleid om ouders te ondersteunen kan bijvoorbeeld bijdragen aan de werknemersloyaliteit en het ziekteverzuim terugdringen.
Communicatie en erkenning versterken
Bedrijven moeten feedback- en erkenningsmechanismen opzetten om absenteïsme op het werk te voorkomen.
Dit zal een sterke en effectieve bedrijfscultuur gericht op open communicatie en erkenning.
Het doel is om werknemers een werkomgeving te bieden waarin ze worden gehoord, gewaardeerd en ondersteund.
Concreet betekent dit het belonen van inzet en prestaties door middel van een erkenningsbeleid dat de inspanningen van werknemers waardeert.
Beloningen voor hardwerkende werknemers moeten echter voldoende motiverend zijn.
Bovendien kan het nuttig zijn om ze toe te kennen tijdens ceremonies of teamvergaderingen, om de geleverde inspanningen publiekelijk te erkennen.
Werk vervolgens aan een klimaat van vertrouwen, waarin werknemers worden aangemoedigd om hun zorgen te uiten.
Een goede manier om dit te doen is het opzetten van een anonieme ideeënbus waarin werknemers hun ideeën en zorgen kunnen delen.
Ook regelmatige bijeenkomsten met werknemers zijn een uitstekende manier om hun zorgen te bespreken en omde werksfeer te verbeteren.
Ces réunions peuvent contribuer à resserrer les liens entre les employés pour réduire l’absentéisme au travail.
Hoe kun je verzuim op het werk effectief beheren?
Ondanks preventieve maatregelen kan ziekteverzuim nog steeds voorkomen.
Managers moeten stappen ondernemen om de negatieve gevolgen te beperken.
Regelmatige controle instellen
Om het ziekteverzuim op de werkplek effectief te beheren, heeft het bedrijf tools en indicatoren nodig om het ziekteverzuim te meten en te controleren.
Meer specifiek gaat het om het gebruik van HRM-systemen (Human Resources Management) om afwezigheden van werknemers te registreren.
Deze systemen kunnen worden gebruikt om afwezigheidsdagen en redenen voor afwezigheid bij te houden.
De volgende stap is het analyseren van de verzamelde gegevens om trends en potentiële problemen te identificeren.
De analyse kan worden gebaseerd op belangrijke indicatoren zoals :
- Absenteïsme op het werk;
- Duur van de afwezigheid ;
- Frequentie van afwezigheid ;
- Afwezigheidsrotaties.
Bepaalde indicatoren, zoals de redenen voor afwezigheid, kunnen worden opgenomen in gesprekken wanneer werknemers terugkeren van afwezigheid. coöperatief en participatief beheer.
Cette démarche permettra d’identifier clairement les causes de l’absentéisme au travail pour élaborer des solutions adaptées.
Afwezigheden per geval beheren
Om tegemoet te komen aan de behoeften van de werknemers en het ziekteverzuim terug te dringen, moet het bedrijf een persoonlijke aanpak hanteren voor elk geval van ziekteverzuim.
Als een werknemer bijvoorbeeld vaak afwezig is om gezondheidsredenen, kan het bedrijf medische ondersteuning of wellnessprogramma’s aanbieden.
Voor werknemers die afwezig zijn vanwege professionele conflicten zijn er oplossingen voor conflicten op de werkplek herkennen en ze vreedzaam op te lossen.
Praten met de werknemer
Naast het terugkomgesprek is het een goed idee om met de afwezige werknemer te praten over de oplossingen die zijn overwogen om het ziekteverzuim op het werk terug te dringen.
Dit is een gelegenheid om open vragen te stellen en goed te luisteren naar de antwoorden van de werknemer.
Om succesvol te zijn, moeten managers oordelen en veronderstellingen vermijden.
In plaats daarvan moeten ze werknemers aanmoedigen om hun gevoelens en behoeften te uiten.
Dit kan leiden tot alternatieve oplossingen die beter aansluiten bij hun behoeften.
Het bedrijf zou met name kunnen overwegen om telewerkteams om het absenteïsme terug te dringen.
