De ervaring van werknemers is een belangrijke uitdaging voor bedrijven die talent willen aantrekken en behouden.
In dit opzicht is de integratie van een Human Resources Informatie Systeem (HRIS) niet beperkt tot het automatiseren van processen of het beheren van administratieve taken.
Een goed presterend HRIS heeft een grote invloed op het verbeteren van de werknemerservaring door praktische, innovatieve oplossingen te bieden.
Bovendien kan een modern HRIS eenvoudig worden geïntegreerd met assessmentoplossingen voor kandidaten zoals AssessFirst, waardoor een vloeiender en efficiënter beheer van de levenscyclus van werknemers mogelijk wordt, vanaf het wervingsproces.
1. Het inwerken van nieuw talent vergemakkelijken
Onboarding, of het integreren van nieuw talent, is een aanpak die bepalend is voor het succes van een werknemer binnen een bedrijf.
Een goed ontworpen HRIS maakt van deze fase een positieve en motiverende ervaring.
Centraliseren van informatie en documenten
Wat is een HRIS? Een HRIS maakt het mogelijk om alle informatie te centraliseren die nodig is om nieuwe werknemers te integreren.
Essentiële documenten, zoals arbeidscontracten, bedrijfsbeleid en informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden, zijn eenvoudig online toegankelijk.
Dit betekent dat nieuwe werknemers de mogelijkheid hebben om zich al voor hun eerste werkdag vertrouwd te maken met alle belangrijke informatie.
Dit vermindert de stress die gepaard gaat met het in dienst treden bij een nieuwe organisatie.
Administratieve taken automatiseren
HRIS maakt het eenvoudig om veel van de administratieve taken bij het inwerken te automatiseren.
Het aanmaken van gebruikersaccounts, het toewijzen van apparatuur (zoals computers en telefoons) en het configureren van toegang tot verschillende software en platforms worden bijvoorbeeld allemaal automatisch beheerd.
De oplossing zorgt ervoor dat alles vanaf de eerste dag klaar is voor de nieuwe medewerker.
Zo kunnen ze zich concentreren op hun job en hun integratie in het team.
Persoonlijke ondersteuning
Een goed HRIS biedt hulpmiddelen om de nieuwe medewerker tijdens deze kritieke periode te volgen en te ondersteunen.
In feite moet je gepersonaliseerde checklists maken om ervoor te zorgen dat elke fase van de introductie wordt gevolgd.
Managers en HR-managers kunnen meldingen ontvangen om vervolgbijeenkomsten, trainingssessies of regelmatige feedback te organiseren, zodat je zeker weet dat je kwaliteitsondersteuning biedt.
Betrokkenheid en interactie
HRIS stimuleert betrokkenheid en interactie tussen nieuwe medewerkers en hun collega’s.
In het systeem geïntegreerde sociale platforms kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om discussiegroepen, forums of zones voor kennisdeling te creëren.
Deze tools moedigen nieuwe werknemers aan om vragen te stellen, ideeën uit te wisselen met hun collega’s en snel betrokken te raken bij de bedrijfscultuur.
Ze kunnen ook deelnemen aan mentorprogramma’s waarbij ervaren werknemers hen door het integratieproces begeleiden.
Ontwikkeling binnen het bedrijf
Tot slot kan het HRIS specifieke trainingsmodules voor nieuwe werknemers integreren.
Dit kunnen introductievideo’s, online cursussen of quizzen zijn om te beoordelen of ze het bedrijfsbeleid en de procedures begrijpen.
2. Administratieve procedures vereenvoudigen
Het beheren van administratieve procedures wordt gezien als een vervelende en tijdrovende taak voor werknemers.
Een goed geïmplementeerd HRIS zal deze last echter aanzienlijk verlichten, met digitale oplossingen die deze processen soepeler en efficiënter laten verlopen.
Met zo’n oplossing kunnen werknemers hun administratieve documenten zelfstandig en direct inzien, zonder ingewikkelde procedures te hoeven doorlopen of te hoeven wachten op antwoorden van de HR-afdeling.
Laten we een voorbeeld nemen.
Het is veel eenvoudiger om salarisstroken te raadplegen, vakantieaanvragen te beheren of persoonlijke informatie direct online bij te werken via een gebruiksvriendelijke, beveiligde interface.
Het resultaat is optimale autonomie die tijd bespaart en de tevredenheid van werknemers verbetert door meer transparantie en directe toegang tot hun gegevens.
Bovendien kan een HRIS veel administratieve taken automatiseren die voorheen handmatig werden uitgevoerd.
Het digitaliseren en automatiseren van processen zoals het beheren van afwezigheden, het valideren van verlof en het declareren van overwerk vermindert niet alleen menselijke fouten, maar ook de verwerkingstijd.
Hierdoor komt er tijd vrij voor HR-teams om zich te richten op activiteiten met een hogere toegevoegde waarde, zoals talentontwikkeling en strategische planning.
Het vereenvoudigen van administratieve procedures gaat echter niet alleen over het verminderen van handmatige taken.
Het gaat ook om het integreren van processen die voldoen aan de huidige regelgeving.
Met andere woorden, een HRIS kan ervoor zorgen dat al uw activiteiten worden uitgevoerd in overeenstemming met de arbeidswetgeving en het interne bedrijfsbeleid.
U kunt bijvoorbeeld het vakantiebeheer zo configureren dat het automatisch voldoet aan de lokale regelgeving, collectieve overeenkomsten en bedrijfsovereenkomsten.
Met andere woorden, de oplossing vermindert het risico op niet-naleving en beschermt zowel werkgevers als werknemers.
Bovendien worden met een HRIS alle interacties en wijzigingen in werknemersdossiers vastgelegd en zijn ze altijd toegankelijk.
U hebt dus een volledige en transparante geschiedenis van administratieve procedures.
Daardoor zijn interne en externe audits eenvoudiger uit te voeren.
3. Het opzetten van gepersonaliseerde opleidingstrajecten
Voortdurende training is essentieel voor werknemers om hun vaardigheden te ontwikkelen en vooruitgang te boeken in hun carrière.
HRIS biedt u de mogelijkheid om gepersonaliseerde opleidingstrajecten op te stellen, afgestemd op de behoeften en ambities van elke werknemer.
U kunt het systeem zo instellen dat het relevante trainingsmodules aanbeveelt en ontwikkelingssessies plant door de huidige vaardigheden en carrièredoelen te analyseren.
Dit zal de betrokkenheid van werknemers zeker vergroten, omdat ze nu weten dat het bedrijf in hun professionele groei investeert.
4. Verbetering van de arbeidstijdmonitoring
Een effectief HRIS stelt je ook in staat om gewerkte uren nauwkeurig bij te houden en te analyseren, zodat je planningen en projecten effectiever kunt beheren.
Maar hoe?
Wel, u kunt uw werknemers uitnodigen om zelfstandig hun werktijden te registreren, hun overuren te raadplegen en hun rusttijden te plannen.
Als manager krijg je een volledig overzicht van de werklast en kun je anticiperen op de behoefte aan resources.
Het resultaat is een betere balans tussen werk en privé, een belangrijke factor in een positieve werknemerservaring.
