Quando si tratta di onboarding, un’e-mail introduttiva ben scritta può fare la differenza nell’integrazione di un nuovo dipendente nel team.
Infatti, questa semplice missiva inviata fin dall’inizio può aiutare a stabilire una buona comunicazione tra il nuovo dipendente e gli altri.
Tuttavia, può essere difficile trovare le parole giuste per scrivere un messaggio di benvenuto che crei un clima favorevole alla rapida integrazione del nuovo dipendente.
Come puoi superare questo ostacolo e rendere il tuo onboarding un successo?
In questo articolo scoprirai le chiavi per scrivere un’efficace e-mail introduttiva per facilitare l’integrazione di un nuovo dipendente nel team.
Perché è importante presentare un nuovo dipendente via e-mail?
Quando un nuovo dipendente entra a far parte di un’azienda, è responsabilità del datore di lavoro facilitarne l’integrazione attraverso un ottimoonboarding.L’obiettivo di questo processo è garantire che il neoassunto si senta a proprio agio e comprenda le sue nuove responsabilità all’interno del team.
Una delle componenti tipiche dell’onboarding è dare al nuovo dipendente un caloroso benvenuto e chiarire il suo ruolo in relazione agli altri dipendenti.
Per raggiungere questo obiettivo, molte organizzazioni si affidano a un’e-mail di presentazione del nuovo dipendente.
Questa mail deve essere inviata a tutto il team per presentare un nuovo dipendente con informazioni importanti su di lui, come ad esempio :
- I dati di identità del nuovo dipendente;
- Il background e il profilo del nuovo dipendente;
- Le responsabilità del reclutatore all’interno del team.
Una volta fatto questo, i membri del team possono prepararsi ad accogliere il nuovo assunto in un’atmosfera calda e amichevole.
Inoltre, se i dipendenti sono stati avvisati dell’arrivo di un nuovo assunto, un’e-mail di benvenuto è un’ottima idea.
Infatti, questa mail può ridurre l’ansia che possono provare di fronte all’incertezza sul profilo del nuovo dipendente e sui motivi dell’assunzione.
Inoltre, aiuta a evitare le incomprensioni e i potenziali conflitti che possono sorgere quando i ruoli e le responsabilità non vengono comunicati chiaramente.
Di conseguenza, l’e-mail di presentazione del nuovo dipendente è uno strumento prezioso per facilitare la rapida integrazione del nuovo assunto senza compromettere l’efficienza operativa del team.
Gli elementi essenziali di un’email di presentazione di successo
Per raggiungere i suoi obiettivi, l’e-mail di presentazione di un nuovo dipendente al team deve includere alcuni elementi essenziali.
Titolo dell’e-mail
Il titolo è uno dei componenti chiave della tua e-mail.
È il primo elemento dell’e-mail di presentazione del nuovo dipendente che attirerà l’attenzione dei membri del team.
E come per ogni prima impressione, un titolo ben scritto sarà decisivo per facilitare l’integrazione di un nuovo dipendente.l’integrazione di un nuovo dipendente.
Plus précisément, sans un bon titre, il y a des chances que les membres de l’équipe ne prêtent pas attention au mail et que l’objectif visé ne soit pas atteint.
Inoltre, il titolo dell’e-mail deve essere sufficientemente accattivante.
In altre parole, deve contenere elementi che catturino l’attenzione del lettore e lo portino a interessarsi alle informazioni condivise.
A tal fine, un trucco che puoi utilizzare è quello di creare un legame emotivo con un semplice e breve oggetto.
In parole povere, questo significa fare appello a sentimenti ed emozioni come :
- Curiosità;
- Anticipazioni;
- Entusiasmo;
- Emergenza;
- Orgoglio;
- Spirito di squadra.
Questo crea un legame profondo che può rendere il messaggio più interessante per il lettore.
In alternativa, puoi optare per un titolo più semplice che comunichi le informazioni chiave direttamente ai membri del team.
Infatti, i titoli che sono essenzialmente informativi per una messaggio di benvenuto sono particolarmente efficaci per garantire che i dipendenti non perdano la posta.
Ad esempio, con un oggetto del tipo “Benvenuto nel nostro team [Nom]!
” o “Ti presentiamo il nostro nuovo membro del team, [Nom] “, i membri del team capiranno immediatamente di cosa stiamo parlando.
In questo modo, i clienti cercheranno di saperne di più leggendo il contenuto dell’e-mail.
In questo modo, un titolo ben scritto può dare a un’e-mail l’efficacia che la rende uno degli strumenti di marketing più efficaci al mondo. soluzioni di onboarding più popolare tra i manager.
Contenuto della posta
Il contenuto di un’e-mail di presentazione di un nuovo membro del personale nella tua organizzazione è la parte principale del messaggio, in cui fornisci i dettagli del membro del personale e delle sue responsabilità.
Questa parte, che segue il titolo dell’e-mail, inizia con una breve introduzione.
In questa introduzione, il manager deve salutare il team e annunciare l’arrivo del nuovo dipendente in termini chiari e concisi.
Tuttavia, è fondamentale far sentire il nuovo assunto benvenuto e apprezzato.
Ad esempio, potresti scrivere: “Siamo lieti di annunciare che [Nom de la recrue] si è unita al nostro team”.
Il passo successivo consiste nel presentare il nuovo assunto.
In concreto, si tratta di fornire informazioni di base sull’identità e sulla posizione del nuovo assunto.
In questa fase, può essere utile includere informazioni personali sul nuovo dipendente nell’e-mail di presentazione.
Questo aiuta a rendere la presentazione più umana e rende più facile, in seguito, creare legami con gli altri dipendenti.Idealmente, la presentazione del nuovo dipendente dovrebbe essere integrata da informazioni sulle sue qualifiche, sul suo background o sulle sue esperienze precedenti.In questo modo, i membri del team possono farsi un’idea più chiara del profilo del nuovo assunto e di ciò che può apportare all’azienda.Tuttavia, questa sezione dell’e-mail di presentazione del nuovo dipendente può essere utilizzata anche per sottolineare la cultura di un’organizzazione che si impegna a assumere senza discriminazioni.
Infine, il corpo dell’e-mail di presentazione deve contenere informazioni sulle responsabilità del nuovo dipendente all’interno del team.
In altre parole, comunica chiaramente i compiti che dovrà svolgere.
Allo stesso modo, può essere utile specificare i colleghi con cui dovrà collaborare in via prioritaria.
Queste informazioni sono fondamentali, in quanto svolgono un ruolo centrale nella fase di chiarimento del processo di onboarding.
Da questo momento in poi, i membri del team avranno un’idea chiara di come interagire con il nuovo dipendente e quali sono le loro responsabilità per facilitare una rapida integrazione.
Come accessorio, il manager può scegliere di chiudere il corpo dell’e-mail di presentazione del nuovo dipendente con un caloroso benvenuto e i dati di contatto del nuovo assunto.
Tono e stile
Il tono e lo stile di scrittura dell’e-mail introduttiva del nuovo dipendente devono essere attentamente adattati alla cultura dell’azienda.
In altre parole, devono riflettere i valori, gli standard e i comportamenti incoraggiati nell’organizzazione.
Ad esempio, per un’azienda che apprezza la creatività e sottolinea un ambiente di lavoro rilassato, un tono allegro e cordiale sarà probabilmente più appropriato.
D’altro canto, per un’azienda che dà importanza alla professionalità, un tono più formale sarà più appropriato.
Tuttavia, a prescindere dal tono adottato, il contenuto dell’e-mail deve essere sufficientemente positivo e accogliente da incoraggiare l’interazione e offrire un senso di sicurezza. esperienza del candidato alla nuova recluta.
Errori da evitare in un’email di presentazione
Se vuoi scrivere una presentazione di alta qualità a un nuovo collega, devi fare attenzione a non commettere errori.
Non menzionare le aspettative o gli obiettivi
Anche se la struttura di scrittura consigliata per l’e-mail introduttiva non sottolinea tacitamente questa necessità, è importante specificare gli obiettivi o i progetti per i quali il nuovo dipendente è stato assunto.
Infatti, le informazioni su ciò che ci si aspetta dal nuovo assunto dovrebbero essere menzionate insieme alle informazioni sul suo ruolo e sulle sue responsabilità.
Queste informazioni vengono utilizzate per giustificare il processo di reclutamento con i membri del team e mostrare come il nuovo dipendente può contribuire a raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione.
Inoltre, assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda quando si tratta degli obiettivi e dei compiti del nuovo assunto all’interno del team.
In questo modo potranno collaborare in modo più efficace con gli altri.
Sarà anche molto più facile per loro integrarsi perfettamente nei progetti di squadra in corso.
Infine, le aspettative chiaramente definite possono servire come base per valutare i progressi e le prestazioni del nuovo assunto.
In questo modo, in caso di prestazioni insufficienti, il manager può identificare i punti chiave da migliorare per garantire il progresso del nuovo dipendente.
Adottare uno stile impersonale
Quando si scrive un’e-mail di presentazione per un nuovo dipendente, si può essere tentati di adottare uno stile troppo impersonale per rimanere professionali.
Tuttavia, questo è un errore da non commettere, perché uno stile di scrittura troppo impersonale nell’e-mail di presentazione del nuovo dipendente può avere l’effetto opposto a quello desiderato.
Infatti, come abbiamo già sottolineato, è fondamentale stabilire un legame umano con i dipendenti per generare impegno e convincerli a sostenere gli sforzi del nuovo assunto per integrarsi nel team.
Tuttavia, un’e-mail di presentazione eccessivamente impersonale può allontanare i dipendenti dal nuovo assunto.
Potrebbero sentirsi indifferenti e non curanti del benvenuto del nuovo assunto.
Di conseguenza, nonostante l’invio di un’e-mail di presentazione, il nuovo dipendente potrebbe sentirsi meno benvenuto e avere difficoltà a integrarsi.
Altri suggerimenti per un’e-mail di presentazione di successo
In alcuni casi, può essere utile adattare l’e-mail di presentazione al nuovo dipendente in base alla composizione e alle esigenze del team.
In particolare, l’idea è quella di condividere informazioni più rilevanti sul nuovo assunto in base al suo ruolo e alle sue competenze.
Ad esempio, un team di vendita potrebbe essere più interessato alle capacità relazionali del neoassunto.
Quindi, l’e-mail introduttiva del nuovo dipendente potrebbe specificare se sono previsti eventi per facilitare l’integrazione del nuovo assunto.
Infatti, è consuetudine organizzare un momento informale per accogliere e integrare un nuovo assunto.
Che si tratti di una colazione di squadra o di una riunione di benvenuto, questi eventi permettono al nuovo dipendente di conoscere i suoi colleghi in un ambiente rilassato e più favorevole al legame.
Per tenere informati i membri del team e invitarli a partecipare, ti consigliamo di annunciarlo nell’e-mail di presentazione del nuovo dipendente.
