L’onboarding è il processo con cui i nuovi dipendenti vengono accolti e integrati in un team. Ci sono molti motivi per cui l’onboarding è importante e sempre più aziende sono consapevoli dell’importanza di integrare e supportare i nuovi assunti, ma molte di esse ancora faticano a trovare le giuste combinazioni per far sì che il processo abbia successo.
Questa guida include tutti gli elementi da considerare per sviluppare un processo di onboarding efficace all’interno di un’azienda che mantenga le sue promesse.
Cos’è l’onboarding e qual è il suo scopo?
È difficile trovare una definizione univoca di onboarding. In realtà, spetta a ciascun team HR personalizzare il processo in modo che incorpori le peculiarità e la visione dell’azienda. Tuttavia, è possibile descrivere l’approccio generale che supporta questa tecnica di integrazione.
Definizione di onboarding
Nel gergo delle risorse umane, il termine “onboarding” significa “imbarco” o “integrazione”. Spesso corrisponde al periodo di prova del nuovo dipendente e segna l’inizio della sua esperienza come membro del personale dell’azienda.
Tuttavia, l’onboarding a volte si separa dalla nozione di integrazione perché questo concetto implica, oltre alla semplice assimilazione del nuovo dipendente nel team esistente, l’implementazione di una metodologia e l’utilizzo di strumenti dedicati.
Pertanto, è più corretto definire l’onboarding come un viaggio o una serie di sequenze ben organizzate intorno a diversi punti chiave.
Comprendere il processo di onboarding
Da quanto detto sopra, si evince che il processo di onboarding rappresenta l’approccio strutturato utilizzato dall’azienda per accogliere e facilitare l’adattamento dei nuovi dipendenti all’interno dei team. È l’introduzione del nuovo assunto al ruolo e all’intera organizzazione.
Il processo è definito dalle diverse fasi che ogni recluta deve seguire per diventare effettivamente operativa. Può essere concepito come una sorta di agenda per i primi giorni di lavoro, con momenti chiave, informazioni essenziali e compiti importanti.
Il processo di onboarding offre ai dipendenti l’opportunità di pianificare e prepararsi alle sessioni di formazione, alle riunioni e agli incontri che si terranno nelle settimane o nei mesi successivi. Si tratta quindi di un punto di riferimento per le informazioni.
Qual è lo scopo dell’integrazione dei nuovi dipendenti?
Prima di presentare i vantaggi di un’integrazione ben condotta per un’azienda, affrontiamo il suo scopo. L’integrazione può essere considerata un elemento chiave per l’ottimizzazione di un processo di reclutamento d’impatto.
L’onboarding supporta l’assunzione e ne garantisce i risultati. Riduce il rischio di abbandono del nuovo dipendente dopo il primo anno, facendo risparmiare all’azienda migliaia di sterline.
Inoltre, il processo di integrazione dei dipendenti agisce a monte del reclutamento, in quanto contribuisce a creare un’immagine del marchio che attirerà senza dubbio i potenziali candidati.
Un’azienda che mette in evidenza il suo piano di integrazione per i nuovi dipendenti dimostra anche ai futuri talenti che tiene a loro.
Quando si candidano per una posizione vacante, i candidati saranno più fiduciosi sul loro futuro all’interno dell’organizzazione se il piano di onboarding viene illustrato nell’annuncio di lavoro, contribuendo ad aumentare la motivazione e l’interesse dei candidati.
Quali sono i vantaggi di un’integrazione efficace?
Quando un piano di integrazione è ben formulato e attuato, offre all’azienda diversi vantaggi a lungo termine.
Questi sono vari e riguardano non solo i dipendenti a cui sono rivolti, ma anche l’intera struttura. Ecco tre vantaggi che si possono ottenere da un processo di onboarding di successo.
Costruire una cultura aziendale positiva
Il termine cultura aziendale si riferisce a un insieme di pratiche, norme, valori e ideali condivisi all’interno di un’organizzazione.
Quando il processo di onboarding è efficace, l’azienda può costruire una cultura positiva in cui i dipendenti si sentono supportati, apprezzati, soddisfatti e impegnati.
Ma come può l’integrazione dei nuovi dipendenti avere questo impatto? Per attuare un processo degno di questo nome, devi comunicare ai dipendenti i valori della tua azienda e le norme relative all’appartenenza, alla diversità e all’inclusione.
Dovresti anche creare un’atmosfera di fiducia alimentata da un feedback costruttivo e rispettoso.
Procedendo in questo modo per facilitare l’integrazione di un nuovo dipendente, costruirai inevitabilmente una cultura positiva che sarà vantaggiosa per tutti e avrà un impatto duraturo.
Combattere la sindrome dell’impostore
Si dice che un dipendente soffra della sindrome dell’impostore quando dubita delle proprie capacità, sente di non meritare la propria posizione o crede di non avere abbastanza talento per far parte di un determinato team.
Questa sindrome può portare alla perdita di fiducia in se stessi, al rifiuto da parte degli altri e infine al burnout, che può portare alle dimissioni o al licenziamento.
Fortunatamente, nel piano di integrazione, l’azienda è tenuta a fornire al nuovo dipendente obiettivi chiari a breve, medio e lungo termine.
Armato di queste istruzioni, il nuovo assunto non si sente più perso e non dubita della sua utilità all’interno del team. Assegnare un mentore è anche un’azione positiva che incoraggia i dipendenti a trovare il loro posto all’interno dell’azienda.
Opportunità di apprendimento per i nuovi dipendenti
Un’integrazione efficace offre ai nuovi dipendenti diverse opportunità di apprendimento. L’azienda dedica diverse settimane alla formazione e all’informazione dei dipendenti per dar loro il tempo di familiarizzare con il nuovo ambiente e le regole in vigore.
Alcune organizzazioni concedono ai neoassunti del tempo non strutturato (al di fuori della formazione) che possono utilizzare per accrescere le loro conoscenze attraverso la documentazione (lettura di note e documenti forniti dai superiori) e l’esplorazione del nuovo posto di lavoro.
Tutte queste opportunità offerte ai nuovi dipendenti permettono loro di conoscere meglio il funzionamento dell’organizzazione, di orientarsi e di prepararsi ad affrontare i progetti in modo efficace.
Perché l’onboarding è importante nel reclutamento?
Sebbene il concetto di onboarding abbia un impatto su tutte le attività dell’azienda, i suoi benefici si avvertono senza dubbio di più nel processo di assunzione.
Infatti, alcuni la considerano l’ultima fase di questo processo, mentre altri la vedono come la prima. Questi ultimi ritengono che la corretta integrazione dei nuovi dipendenti sia essenziale per cercare nuovi talenti.
Riduce il turnover dei dipendenti
Un’indagine di Robert Half mostra che durante il primo mese di lavoro, un dipendente su due pensa di dare le dimissioni. Tra i motivi citati per questa sensazione c’è la scarsa accoglienza, che porta a una perdita di fiducia e quindi al turnover.
Si tratta di una situazione svantaggiosa perché è costosa per l’azienda. È importante sapere che la sostituzione dei dipendenti, soprattutto al di fuori delle assunzioni tradizionali, costa tra il 30% e il 400% dello stipendio annuale. Grazie all’onboarding, le aziende riducono il turnover migliorando l’accoglienza dei nuovi assunti.
Utilizzano messaggi di benvenuto, programmi meticolosamente preparati per guidarli durante le prime settimane, nonché sessioni di formazione per aiutarli a familiarizzare con l’ambiente di lavoro e così via.
Rivela il marchio aziendale dell’azienda
In questo contesto, il marchio del datore di lavoro non è inteso nel senso di immagine del marchio. Si riferisce all’insieme di missioni e valori che l’organizzazione promuove. Questi tratti identitari devono essere integrati da tutto il personale.
Il percorso di inserimento dei dipendenti prevede la rivelazione del marchio dell’azienda ai nuovi talenti. Tuttavia, è importante che questi ultimi non notino un divario significativo tra le informazioni ricevute durante il colloquio e quelle successive all’assunzione.
Inoltre, il piano di integrazione non deve limitarsi a distribuire un documento contenente il marchio del datore di lavoro. Dovrebbe essere progettato in modo che tutti gli attori svolgano il loro ruolo e dimostrino efficacemente il loro coinvolgimento nella creazione dell’immagine del marchio.
Aumenta la produttività
In un buon piano di onboarding, l’azienda prevede di fornire ai nuovi assunti tutti gli strumenti di lavoro necessari nei primi giorni. Prepara l’ambiente mettendo a disposizione informazioni e strumenti pratici.
Questo approccio elimina le perdite di tempo e, soprattutto, aumenta la produttività del nuovo assunto.
Il nuovo assunto può concentrarsi immediatamente sui compiti di alto valore assegnatigli in base alla sua posizione. Sarà operativo fin dall’inizio. Questo è un vero e proprio fattore di rendimento per l’azienda, che inizia a vedere i suoi frutti fin dall’inizio dell’assunzione.
Migliora il coinvolgimento e la fidelizzazione
Un dipendente motivato e felice si impegna per la propria azienda. Quando l’integrazione dell’azienda ha successo, i nuovi dipendenti sono rassicurati dalla loro decisione e sanno di aver fatto la scelta giusta. Va detto che in tutte le cose i primi momenti sono di grande impatto.
L’azienda ha la responsabilità di anticipare il percorso di integrazione dei dipendenti, renderlo attraente e accattivante per ottenere il coinvolgimento e trattenere i propri dipendenti. Ecco perché alcuni professionisti affermano che l’onboarding e l’offboarding sono collegati.
Sebbene quest’ultimo aspetto riguardi i dipendenti in partenza, non bisogna dimenticare che un tempo erano nuovi assunti. Se hanno partecipato a un programma di integrazione, è probabile che il senso di coinvolgimento e di fidelizzazione acquisito faciliti la loro partenza, che spesso avviene nelle migliori condizioni.
Ha un impatto positivo sul reparto Risorse Umane
L’implementazione di un piano di integrazione per i nuovi dipendenti ha un impatto significativo sul reparto HR. Le fasi di implementazione, le attività amministrative, i software e gli strumenti utilizzati, tutto questo rivitalizza il lavoro delle risorse umane.
Inoltre, l’onboarding rafforza i team e offre all’intero dipartimento l’opportunità di ricordare e correggere una serie di cose. La visione, l’immagine del marchio, i valori e gli obiettivi vengono rivisti, rendendo più facile l’ottimizzazione della gestione dei talenti dell’azienda.
Le Risorse Umane diventano più abili in alcuni aspetti, come l’organizzazione di sessioni di formazione, promozioni interne, coesione del team, ecc.
Come impostare il processo di integrazione dell’onboarding:
Ci sono diversi passaggi importanti da seguire per organizzare l’onboarding in un’azienda. Il reparto Risorse Umane deve iniziare molto presto per garantire l’efficacia di ogni fase.
Scegli un software HR da integrare
Diversi software di integrazione sono stati progettati per offrire ai nuovi talenti un’esperienza ottimizzata, facilitando al contempo il lavoro delle risorse umane.
I dipartimenti HR di diverse aziende hanno notato che l’adozione di un metodo di integrazione automatizzato permette di centralizzare elementi importanti, di tenere sotto controllo gli obiettivi e soprattutto di risparmiare tempo.
Per scegliere con successo il miglior software di onboarding, è consigliabile definire chiaramente gli obiettivi dell’approccio in base alla realtà aziendale, ai requisiti della posizione e al tipo di talento reclutato.
Scegli la durata dell’onboarding
In generale, la durata del processo di integrazione dipende da ogni organizzazione. Tuttavia, è fondamentale destinare un tempo sufficiente per fasi come le pratiche burocratiche, l’introduzione all’ambiente di lavoro, le sessioni di formazione e il periodo di orientamento.
Come minimo, l’integrazione dei nuovi dipendenti dovrebbe estendersi a tutto il periodo di prova. Tuttavia, è preferibile definire una durata che va da 6 mesi a un anno. Diversi studi hanno dimostrato che le aziende con un onboarding di un anno ottengono risultati più significativi.
Struttura il processo di pre-integrazione
La pre-integrazione è il periodo che intercorre tra l’accettazione dell’offerta di lavoro e la data di inizio dell’attività del dipendente. Le Risorse Umane dovrebbero utilizzare questo periodo per completare le attività necessarie ad accogliere il nuovo dipendente.
Per farlo, dovrebbero utilizzare strumenti come una lista di controllo per l’integrazione. Questa è molto utile per assegnare i compiti ai nuovi assunti, fin dal primo giorno.
Durante la fase di pre-integrazione, è fondamentale comunicare al futuro dipendente alcune istruzioni relative al primo giorno per aiutarlo a prepararsi.
Il responsabile delle risorse umane può, ad esempio, creare un’email preformattata e concisa contenente i dettagli dei contatti, le date, gli orari e i luoghi, oltre alle istruzioni necessarie sul comportamento e sul codice di abbigliamento.
Ricevere un’e-mail di questo tipo prima del primo giorno dà ai futuri dipendenti il tempo di scoprire i compiti da svolgere e di fare domande.
Organizza il primo giorno di lavoro del dipendente
Poiché la maggior parte delle attività amministrative necessarie per l’insediamento del nuovo dipendente saranno state completate durante il periodo di pre-integrazione, il manager e il suo team dovranno solo organizzare il primo giorno, inserendo elementi rilassanti e divertenti.
Si consiglia di preparare un pacchetto di benvenuto con alcune informazioni sulle politiche aziendali, i benefici del lavoro, le procedure, le aspettative tecnologiche, ecc.
È anche un’ottima idea organizzare un tour dei locali, presentare al dipendente i membri chiave dello staff, fornirgli i codici di accesso, impostare la sua postazione di lavoro, ecc.
Definisci chiaramente il ruolo e gli obiettivi di lavoro
La prima settimana deve essere dedicata a comunicare le aspettative e le specifiche del lavoro, gli obiettivi di performance, gli indicatori di monitoraggio e la cultura del lavoro. È necessario creare un ambiente favorevole al feedback, consentendo ai dipendenti di esprimere le proprie preoccupazioni.
Gli obiettivi devono essere SMART, ossia Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Tempestivi. La cultura del lavoro deve essere presentata in modo chiaro e applicata da tutto il personale dell’azienda.
Quando ogni fase di onboarding viene seguita scrupolosamente, si facilita l’inserimento, si migliora il coinvolgimento e si fidelizzano i dipendenti. Queste fasi dovrebbero essere accompagnate da controlli regolari per apportare miglioramenti e aggiustamenti se necessario.
Come avere successo nel processo di onboarding?
Tutte le aziende possono implementare un piano di onboarding, ma non tutte hanno successo. Il successo dell’approccio dipende da alcuni elementi cruciali che fanno la differenza.
Preparati adeguatamente all’integrazione
Una preparazione ben studiata permette al dipartimento delle risorse umane di implementare efficacemente le fasi sopra descritte.
Ad esempio, un’indagine ha rivelato che molti dipendenti che avevano apprezzato l’accoglienza del primo giorno si erano comunque lamentati della confusione e della scarsa organizzazione che sembravano prevalere. Una buona preparazione non avrebbe lasciato questo retrogusto.
Comunica costantemente con il reclutatore
La comunicazione è alla base del successo dell’integrazione. Deve essere presente e pertinente durante tutto il processo.
Il rischio è quello di interrompere la comunicazione quando si presume che la recluta abbia capito tutto. In questo caso, però, c’è il rischio che riconsideri la sua posizione, che si senta trascurato o che decida di dimettersi.
Assegna un mentore al nuovo dipendente
Le aziende che hanno adottato il mentoring si sono subito rese conto che questo approccio è efficace per ottenere la fiducia dei dipendenti.
Si sentono più a loro agio quando hanno un unico punto di contatto che li accompagna durante l’integrazione. Sono più disposti a fare domande e a condividere i loro sentimenti.
Monitorare regolarmente il processo
Data la complessità e la durata dell’onboarding, non può essere efficace senza un monitoraggio regolare. Si consiglia quindi di programmare incontri frequenti con i nuovi assunti per monitorare i loro progressi, raccogliere le loro opinioni e modificare l’approccio in base alle necessità.
Durante questi incontri, il manager potrebbe rendersi conto che il periodo di integrazione deve essere prolungato.
In generale, per avere successo nell’onboarding, devi prepararti bene e incoraggiare l’ascolto e il feedback. Ecco perché le aziende che adottano la gestione partecipativa possono facilmente implementare un’integrazione che mantenga le promesse.
Onboarding: Punti chiave
In sintesi, l’onboarding è il processo di integrazione dei nuovi dipendenti in un’organizzazione. Inizia subito dopo l’accettazione del lavoro e può durare fino a un anno, a seconda dell’azienda o del dipendente.
Per attuare un piano di integrazione pertinente ed efficace, è importante:
- Prepara un piano d’azione sotto forma di lista di controllo;
- Definire gli aspetti pratici e logistici dell’approccio;
- Comunica costantemente con il reclutatore;
- Organizza l’arrivo e l’accoglienza in modo adeguato;
- Fornire un supporto di qualità;
- Stabilisci obiettivi chiari per evitare di confondere i compiti da svolgere.
In questo modo, l’azienda può aspettarsi un certo livello di impegno e fedeltà da parte del nuovo dipendente. Può migliorare il tasso di fidelizzazione dei dipendenti e soprattutto ridurre le dimissioni anticipate, che costano caro all’azienda.
L’onboarding è un processo che ha già dato prova di sé nell’adozione di un processo di reclutamento 2.0 in tutte le aziende che hanno deciso di cambiare o adeguare le proprie pratiche.
