Lavorare a distanza è una scelta che offre numerosi vantaggi sia ai dipendenti che ai datori di lavoro.
Tra la flessibilità che offre ai dipendenti e il risparmio sui costi che offre alle aziende, questo modo di lavorare ha tutte le carte in regola per attrarre le persone.
Tuttavia, ci sono una serie di sfide che gli stakeholder dovranno affrontare per implementarla. Inoltre, per convincere i tuoi dipendenti a lavorare da remoto sono necessari diversi passaggi.
Che cos’è il lavoro a distanza?
Oltre al tradizionale lavoro faccia a faccia all’interno di un’azienda, esiste anche una modalità di lavoro a distanza. Questa modalità offre la massima libertà ai dipendenti, che svolgono le loro mansioni interamente a distanza.
Il termine “remoto” significa “isolato”. Un dipendente completamente a distanza, comunemente noto come “lavoratore a distanza”, svolge il proprio lavoro da una postazione che non è ufficialmente collegata all’azienda.
Possono scegliere dove lavorare, se a casa, in spazi di co-working, in centri specializzati o altrove.
Quali sono i vantaggi del lavoro a distanza?
La creazione di un sistema di lavoro a distanza offre una serie di vantaggi sia per i dipendenti che per l’azienda.
I vantaggi del lavoro da remoto per i dipendenti
La libertà di organizzare gli orari di lavoro è uno dei punti di forza del telelavoro.
I lavoratori a distanza possono pianificare la loro giornata in base alle loro preferenze, che sia mattina, pomeriggio o addirittura notte, purché i compiti assegnati dal datore di lavoro vengano svolti in modo efficiente.
Anche la scelta del luogo di lavoro è un vantaggio importante. I lavoratori a distanza hanno la libertà di scegliere l’ambiente a loro più congeniale, eliminando le perdite di tempo dovute al pendolarismo.
Questa sede può essere a casa o in uno spazio di coworking, l’unico requisito è una connessione internet affidabile.
Inoltre, la produttività dei lavoratori a distanza aumenta, soprattutto grazie all’assenza dei disturbi acustici presenti negli spazi aperti. Evitando queste distrazioni, i dipendenti possono concentrarsi maggiormente sui loro compiti, ottenendo una maggiore efficienza.
Vantaggi per l’azienda
Lavorare da remoto offre alle aziende notevoli vantaggi, a cominciare dall’accesso ai migliori talenti.
Questo modo di lavorare permette all’azienda di reclutare i professionisti più qualificati, senza essere limitata da vincoli geografici. Di conseguenza, può mettere insieme un team con le persone migliori, senza dover fare a meno dei candidati, anche in un periodo di forte richiesta. carenza di talenti.
Il lavoro a distanza offre inoltre alle aziende l’opportunità di ridurre significativamente i costi di affitto e di fornitura degli uffici.
Con un numero inferiore di dipendenti fisicamente in sede, l’azienda può ottimizzare l’uso dello spazio di lavoro e ridurre le dimensioni dei suoi locali, generando risparmi significativi.
Infine, la creazione di un sistema di lavoro a distanza è un ottimo modo per migliorare la soddisfazione dei dipendenti.
Offrendo la possibilità di lavorare da remoto, l’azienda può aumentare la soddisfazione dei dipendenti consentendo loro di conciliare meglio la vita professionale e quella personale.
Questo può portare a una migliore qualità della vita sul lavoro e quindi un aumento della motivazione, dell’impegno e della fedeltà dei dipendenti nei confronti dell’azienda.
Quali sono gli svantaggi del lavoro a distanza?
Così come ci sono dei vantaggi nel lavoro a distanza, ci sono anche degli svantaggi sia per i dipendenti che per i datori di lavoro.
Gli svantaggi del lavoro a distanza per i dipendenti
Il lavoro a distanza comporta delle sfide intrinseche, non ultima la riduzione dell’interazione sociale. Momenti di socialità come le pause caffè o i pranzi con i colleghi diventano impossibili, con il rischio di isolamento sociale.
Inoltre, una rigorosa autodisciplina è essenziale quando si adotta questo modo di lavorare, poiché il lavoro a distanza richiede la capacità di mettersi al lavoro senza orari rigidamente definiti. È quindi fondamentale non cedere alla tentazione di procrastinare.
Inoltre, è necessario compartimentare la tua vita lavorativa, distinguendo chiaramente tra il tempo dedicato al lavoro e quello dedicato ad altro.
Svantaggi per l’azienda
Una delle principali sfide per le aziende che adottano il lavoro a distanza è la difficoltà di stabilire un senso di appartenenza e di coltivare una cultura aziendale con i dipendenti remoti.
Se la vicinanza non è necessaria durante le varie fasi del reclutamento, come ad esempio la somministrazione di un test di logica test di logica e un test della personalitàma è utile per stabilire legami significativi e condividere i valori dell’azienda.
È quindi indispensabile trovare strategie ingegnose per incoraggiare una dinamica positiva nonostante l’implementazione di un sistema di lavoro a distanza.
Come si imposta un sistema per lavorare da remoto?
Le fasi principali della creazione di un sistema per lavorare a distanza sono tre. Si tratta di analizzare i requisiti, definire le regole da rispettare e scegliere gli strumenti giusti.
Analisi dei bisogni
Prima di creare un sistema di lavoro a distanza, è fondamentale effettuare un’analisi approfondita delle esigenze dei dipendenti e dell’azienda.
Questo approccio garantisce all’azienda la possibilità di adottare un lavoro a distanza completo, tenendo conto delle caratteristiche specifiche del suo settore di attività.
Analisi delle esigenze dell’azienda
Come per il reclutamento 2.0L’implementazione del lavoro a distanza richiede un’analisi preliminare delle esigenze dell’azienda. In questo caso, l’analisi richiede che il datore di lavoro si ponga delle domande che riguardano vari aspetti come :
- Politica di gestione delle risorse umane;
- Il numero di ore necessarie per portare a termine progetti o compiti all’interno dell’organizzazione;
- Statistiche sugli arrivi in ritardo e sulle assenze ;
- Il numero di lavori in azienda che possono essere svolti da remoto;
- I costi associati a un cambiamento dei metodi di lavoro.
Una volta definiti questi requisiti, il responsabile delle risorse umane dovrà assicurarsi che il lavoro a distanza sia la soluzione giusta per le esigenze dell’azienda.
La creazione di un sistema di lavoro a distanza a tempo pieno offre ai dipendenti l’opportunità di lavorare completamente fuori dalla sede dell’azienda, il che è ideale per i lavori che non richiedono una frequente interazione con il team.
Analisi delle aspettative dei dipendenti
La pandemia ha dissipato le esitazioni di molti manager nei confronti del lavoro a distanza, e alcuni hanno persino osservato che migliora la gestione delle prestazioni.
Questa osservazione ha spinto molti a prendere in considerazione la possibilità di creare un sistema per lavorare a distanza dopo l’esperienza di contenimento.
Tuttavia, in assenza di una situazione di crisi, la legislazione non autorizza il datore di lavoro a imporre il lavoro a distanza. Per questo motivo, prima di prendere in considerazione questa modalità di lavoro, è fondamentale avviare una discussione e sollecitare le opinioni dei dipendenti.
Oltre ad aiutare a fidelizzare i dipendenti intorno all’iniziativa, apre anche un dibattito e aiuta a diagnosticare le precedenti esperienze di lavoro da remoto, incoraggiandoli a condividere i loro feedback positivi e i suggerimenti per migliorare.
I questionari, che garantiscono l’anonimato, sono utilizzati per raccogliere dati come :
- Il numero di dipendenti che desiderano lavorare da remoto ;
- La capacità di lavorare in modo indipendente;
- Le loro attrezzature hanno bisogno di ;
- Le loro esigenze di formazione nell’uso degli strumenti digitali.
Stabilire delle regole per disciplinare l’introduzione del lavoro a distanza
La seconda fase dell’introduzione del lavoro a distanza nelle aziende consiste nello stabilire i diritti e i doveri di ciascuna delle parti coinvolte, creando così un quadro che regola il lavoro a distanza all’interno dell’organizzazione.
Le condizioni per lavorare a distanza
Secondo il Codice del Lavoro francese, i datori di lavoro sono invitati a redigere uno statuto o un contratto collettivo prima di introdurre il lavoro a distanza sul posto di lavoro.
In assenza di questi documenti, il datore di lavoro può istituire un sistema di lavoro a distanza tramite un semplice accordo con il dipendente, che generalmente richiede la firma di un emendamento al contratto di lavoro.
La formalizzazione del lavoro a distanza deve specificare diversi aspetti, tra cui :
- Dipendenti o posizioni interessate ;
- La procedura di candidatura per lavorare a distanza ;
- Fornitura di attrezzature da parte del datore di lavoro ;
- Metodi di valutazione delle prestazioni dei dipendenti ;
- Orario di lavoro.
La gestione del tempo è una delle questioni più spinose nel lavoro a distanza, poiché il diritto del lavoro non definisce chiaramente il normale orario di lavoro e gli straordinari in questo contesto.
Tuttavia, il datore di lavoro può guidare i suoi dipendenti suggerendo loro fasce orarie specifiche o specificando il numero di ore lavorative da rispettare ogni giorno, consentendo al dipendente di organizzarsi rispettando la sua quota di tempo professionale.
Gestione del lavoro a distanza da parte del datore di lavoro
Mantenere un team efficiente anche a distanza, il lavoro a distanza richiede lo sviluppo di nuove strategie di gestione delle risorse umane a distanza.
Un primo passo consigliato è quello di organizzare una sessione informativa per spiegare le regole di questo modo di lavorare a tutti i dipendenti.
Oltre a questo incontro, il datore di lavoro può portare all’attenzione di tutti lo statuto o il contratto collettivo relativo al lavoro a distanza.
Successivamente, sarà necessario creare un nuovo sistema di timbratura in entrata e in uscita che tenga conto di tutte le ore di lavoro. Allo stesso tempo, sarà necessario creare un sistema che fornisca informazioni sui compiti giornalieri o settimanali svolti dai dipendenti.
Inoltre, per incoraggiare la comunicazione, è fondamentale definire uno slot settimanale comune per le riunioni attraverso i canali digitali. Questo approccio incoraggerà le discussioni all’interno di tutti i team sui compiti prioritari e sugli obiettivi da raggiungere.
Scegliere gli strumenti giusti
Diversi strumenti di lavoro collaborativo facilitano la creazione di un sistema di lavoro a distanza. La scelta degli strumenti più adatti dipende dalle attività e dalle modalità operative dell’azienda. Ecco alcune delle soluzioni digitali da prendere in considerazione:
- Zoom: si tratta di uno strumento di videoconferenza che può essere utilizzato per organizzare riunioni di gruppo, ospitare un gran numero di partecipanti e condividere file;
- Trello: adattato all’organizzazione dei compiti sotto forma di progetti, Trello è un’applicazione di gestione dei progetti che divide i progetti in sotto-attività con manager assegnati. Inoltre, fornisce visibilità sull’avanzamento dei progetti in corso per ogni membro del team;
- Google Calendar: Unendo diverse agende, questa soluzione consente alle aziende di ricordare a tutto il personale gli eventi e di impostare promemoria per le scadenze di attività o rapporti.
In breve, la creazione di un sistema per lavorare da remoto implica l’analisi delle esigenze dell’azienda e dei suoi dipendenti, la creazione di un quadro normativo e la scelta degli strumenti giusti.
